關(guān)于檔案信息化建設(shè)與檔案管理的探討

費(fèi)樹(shù)華

（山東省日照市衛(wèi)生健康宣傳教育中心，山東 日照 276826）

檔案工作，已經(jīng)不像是以前一樣離人們的生活非常的遠(yuǎn)了。相反，當(dāng)前在每個(gè)人成長(zhǎng)的過(guò)程中，檔案工作都是如影隨形的，比如我們的學(xué)籍檔案等。我們會(huì)發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在各種工作都會(huì)用到檔案，比如升學(xué)考試、找工作、買(mǎi)房子等，可見(jiàn)檔案工作對(duì)人們的重要性。而在科技發(fā)展的前提下，為了提高檔案工作的效率，讓檔案更好地為我們服務(wù)，就需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)[1]。如何進(jìn)行信息化建設(shè)和管理，是當(dāng)前非常重要的一個(gè)研究課題。

一、檔案信息化建設(shè)的概念

檔案信息化建設(shè)，是在科學(xué)技術(shù)發(fā)展到一定程度出現(xiàn)的，它是通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，對(duì)各種檔案進(jìn)行管理、利用等。檔案信息化建設(shè)可以分為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、一體化等，通過(guò)這些方法，讓檔案工作更加便捷。檔案信息化建設(shè)一般會(huì)從兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。首先是檔案內(nèi)容的信息化，以往我國(guó)的檔案都是存儲(chǔ)在紙上的，這種方式面臨著較大的風(fēng)險(xiǎn)，而檔案內(nèi)容的信息化，就是將各種檔案的內(nèi)容利用計(jì)算機(jī)技術(shù)等進(jìn)行存儲(chǔ)。這種方式更加便捷，利用也會(huì)更加方便。另一方面就是檔案信息的整合。傳統(tǒng)的檔案管理工作，各種檔案之間是相對(duì)獨(dú)立的，無(wú)法進(jìn)行有效的整合。而通過(guò)信息化的建設(shè)，可以在網(wǎng)絡(luò)上對(duì)檔案信息進(jìn)行整合，從而提高檔案的利用率。

二、檔案信息化建設(shè)和管理存在的問(wèn)題

1.缺乏信息化的認(rèn)識(shí)

大部分檔案工作人員都習(xí)慣了傳統(tǒng)的檔案工作模式，即便是計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展到了今天，他們?nèi)匀徊贿m應(yīng)信息化的工作方式。在這種不適應(yīng)之下，體現(xiàn)出來(lái)的就是他們對(duì)信息化缺乏相應(yīng)的認(rèn)識(shí)，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到信息化會(huì)給檔案工作帶來(lái)的好處。他們會(huì)質(zhì)疑這種工作模式，從而阻礙檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

2.相關(guān)機(jī)構(gòu)信息化水平不高

檔案信息化建設(shè)需要大量的人力和物力才能更好地進(jìn)行。但是實(shí)際上，部分機(jī)構(gòu)或者企業(yè)并沒(méi)有達(dá)到這種水平。主要有兩個(gè)方面：一方面是信息化的設(shè)備缺乏。可能是由于資金問(wèn)題或者是其它的問(wèn)題，從而導(dǎo)致信息化設(shè)備不足；另一方面是信息化技術(shù)人員的缺乏。相關(guān)機(jī)構(gòu)需要高水平的人才來(lái)進(jìn)行信息化建設(shè)，但是高水平的人才不易尋得，大部分企業(yè)仍然沿用以往的人才。這種人才和設(shè)備的雙重缺乏，都會(huì)阻礙檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.利用信息化存在缺陷

檔案只有被利用才會(huì)發(fā)揮出更大的價(jià)值，但是在我國(guó)檔案信息化建設(shè)中，利用信息化還存在著一些缺陷，尤其是遠(yuǎn)程利用方面，不僅是技術(shù)不足，安全性也存在著問(wèn)題。很多檔案存在著格式不兼容等問(wèn)題。同時(shí)，遠(yuǎn)程利用檔案信息需要使用網(wǎng)絡(luò)通道，容易引發(fā)各種信息泄露問(wèn)題。

三、檔案信息化建設(shè)與管理分析

要想解決當(dāng)前我國(guó)檔案信息化建設(shè)和管理中的問(wèn)題，可以從以下幾個(gè)方面出發(fā)。

1.增強(qiáng)人們的信息化意識(shí)

只有讓檔案工作人員知道信息化的優(yōu)點(diǎn)，才能夠讓檔案信息化建設(shè)和管理有一個(gè)很好的發(fā)展。因此，相應(yīng)的機(jī)構(gòu)需要增強(qiáng)檔案工作人員的信息化意識(shí)。只有這樣才能讓檔案工作人員了解到信息化的優(yōu)勢(shì)，從而主動(dòng)去促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展。這是檔案信息化建設(shè)的動(dòng)搖動(dòng)力來(lái)源。

2.提高信息化水平

信息化建設(shè)的重要前提是擁有一定的信息化水平，只有當(dāng)企業(yè)或者機(jī)構(gòu)的信息化水平滿足信息化建設(shè)的要求時(shí)，檔案信息化工作才能更好地進(jìn)行。提高信息化水平可以從兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。首先，是信息化設(shè)備的提升。企業(yè)或者機(jī)構(gòu)需要對(duì)當(dāng)前的設(shè)備進(jìn)行更換，選擇更適合檔案信息化的設(shè)備，從而為檔案信息化提供物質(zhì)基礎(chǔ)。另一方面，是信息化技術(shù)和人才的提升。企業(yè)需要不斷地提升自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)，從而保證信息化建設(shè)的安全和發(fā)展。而信息技術(shù)的提升需要人才來(lái)進(jìn)行。因此企業(yè)也需要引進(jìn)或者培養(yǎng)更多的信息化人才，從而為檔案建設(shè)信息化儲(chǔ)備人才。

3.信息采集的全面性

檔案信息化，也是對(duì)檔案的一種管理方式，它的核心仍然是檔案。因此，在檔案信息的采集過(guò)程中，一定要重視信息的真實(shí)性和全面性。這就要求檔案工作人員不能僅僅在辦公室進(jìn)行信息的了解，而是要深入到一線中，去進(jìn)行各種數(shù)據(jù)信息的采集。檔案信息采集工作，需要遵循一個(gè)原則，應(yīng)收盡收，所有的可能會(huì)用到的信息，都需要在第一次信息采集時(shí)進(jìn)行詳細(xì)的采集，確保信息的全面性。

4.做好安全工作

檔案信息化建設(shè)中，一個(gè)重要的問(wèn)題就是安全問(wèn)題。檔案信息化是將檔案信息錄入網(wǎng)絡(luò)中，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳播利用。這雖然大大提高了檔案的利用率，但是也面臨著網(wǎng)絡(luò)威脅，比如各種病毒、木馬等。因此，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，需要同時(shí)對(duì)安全進(jìn)行關(guān)注。安全工作也可以從兩方面進(jìn)行。一方面，提高自身的技術(shù)，這就對(duì)人才的要求更高了，企業(yè)需要大量的引入各種人才。另一方面，是在運(yùn)行過(guò)程中，做好監(jiān)督管理，盡可能提前發(fā)現(xiàn)檔案工作中的一些問(wèn)題，從而提前進(jìn)行解決，保證檔案信息的安全。

結(jié)語(yǔ)

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)高速發(fā)展的今天，檔案工作信息化已經(jīng)成了一種必然的趨勢(shì)。為了確保檔案信息化能夠更好地進(jìn)行，需要對(duì)當(dāng)前檔案信息化存在的問(wèn)題進(jìn)行分析解決。同時(shí)通過(guò)加強(qiáng)人們的信息化意識(shí)、提升信息化水平、重視信息采集、做好信息安全等工作促進(jìn)信息化建設(shè)的發(fā)展。做好檔案信息化建設(shè)和管理，是當(dāng)前我國(guó)檔案工作的重點(diǎn)。