新形勢(shì)下公路檔案工作信息化建設(shè)探析

孫 旻

（臨沂市公路事業(yè)發(fā)展中心羅莊區(qū)中心，山東 臨沂 276017）

一、實(shí)現(xiàn)公路檔案信息化管理的重要性

1.延長(zhǎng)公路工程檔案的使用期限

對(duì)于紙質(zhì)的檔案資料而言，其自身在長(zhǎng)時(shí)間的保存管理過程中，會(huì)受到諸多因素的影響，若是檔案管理室中的環(huán)境較為潮濕，且通風(fēng)不暢，會(huì)導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)受潮現(xiàn)象，甚至?xí)霈F(xiàn)發(fā)霉的情況，這樣將難以保證紙質(zhì)檔案資料的完整性。而將紙質(zhì)的檔案資料轉(zhuǎn)為數(shù)據(jù)傳入到計(jì)算機(jī)之中，則能夠解決上述問題，并且紙質(zhì)檔案還經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象，信息化的檔案管理能夠避免這一風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，讓公路工程檔案資料的保存以及使用時(shí)間變得更長(zhǎng)。

2.提高公路工程檔案管理的工作效率

對(duì)公路工程檔案實(shí)行信息化的管理模式，則能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速查閱以及調(diào)取，相關(guān)借閱人員只要在計(jì)算中輸入檔案資料的關(guān)鍵詞，就能夠快速查找出自己想要的公路工程檔案資料，這樣的操作流程不僅提高了查閱速度，還簡(jiǎn)化了相關(guān)工作流程。另外，對(duì)公路工程檔案實(shí)行信息化的管理模式，還能夠?qū)⒋罅康娜肆Α⑽锪Φ荣Y源節(jié)省出來，應(yīng)用到其他工作之中，同時(shí)，也能夠降低檔案管理流程的復(fù)雜性，提高管理效率與質(zhì)量。

二、公路檔案管理現(xiàn)狀

1.不夠重視公路工程項(xiàng)目檔案管理

隨著公路工程建設(shè)數(shù)量的日益增多，項(xiàng)目檔案管理的任務(wù)也愈加艱巨，為了保證檔案管理工作的順利開展，不單需要多方面的協(xié)調(diào)，更需要各單位加強(qiáng)對(duì)其的重視。同時(shí)，各類檔案資料管理系統(tǒng)尚未完善，直接限制了檔案的實(shí)際管理效果。尤其是在公路項(xiàng)目招投標(biāo)過程中，單位管理制度中沒有關(guān)于對(duì)公路工程建設(shè)的檔案管理，造成公路工程檔案管理效率低。

2.管理工作缺乏規(guī)劃性

現(xiàn)階段，公路檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，公路檔案管理發(fā)展較晚，由于管理制度缺乏，工作難度較大，無法有效保證檔案信息水平。加上管理力度不夠，導(dǎo)致各種類型文件信息在不同時(shí)期的兼容性較低，造成重要數(shù)據(jù)的丟失，難以做到信息的良好對(duì)接。

3.缺乏專業(yè)的管理人員

現(xiàn)階段，對(duì)于一些先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，檔案管理人員認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，缺少檔案管理的專業(yè)化水平，沒有深刻認(rèn)識(shí)到信息管理的重要性。同時(shí)，公路檔案管理選聘沒有經(jīng)過嚴(yán)格的專業(yè)化考試，從業(yè)人員水平參差不齊，不夠重視檔案管理工作，不但工作效率不高，還無法做到公路檔案資料的積極更新，使檔案管理信息化進(jìn)程受到了嚴(yán)重阻礙。

三、探討公路檔案工作在新形勢(shì)下的信息化建設(shè)路徑

1.加強(qiáng)對(duì)公路工程檔案資料管理的重視

要求企業(yè)管理者提高管理意識(shí)，建立相應(yīng)的信息管理部門，設(shè)置專業(yè)管理人員，制定相應(yīng)的檔案管理機(jī)制，將項(xiàng)目進(jìn)度、現(xiàn)場(chǎng)資料、資料檢查有機(jī)結(jié)合起來，使項(xiàng)目檔案管理更加科學(xué)合理。從而為“現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)+審批+填報(bào)”信息系統(tǒng)的建立打下良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，應(yīng)有效運(yùn)用技術(shù)手段，將工程檔案導(dǎo)入編制系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)問題后及時(shí)做出相應(yīng)調(diào)整，減少竣工驗(yàn)收過程中檔案的工作量。根據(jù)公路工程檔案審查、審批的要求，同時(shí)，對(duì)公路建設(shè)階段的有關(guān)資料和資料進(jìn)行分析處理，確保工程檔案的完整性和真實(shí)性。

2.提高公路工程檔案資料管理人員素質(zhì)

究其原因，是管理人員綜合素質(zhì)和檔案管理質(zhì)量的提高，將影響公路企業(yè)未來的整體發(fā)展。要求管理人員根據(jù)公路工程信息管理情況，定期組織相關(guān)人員參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)活動(dòng)，發(fā)放工作手冊(cè)，開展拓展訓(xùn)練、會(huì)議等活動(dòng)，聘請(qǐng)部分外國(guó)專家組織活動(dòng)，不斷提高員工的知識(shí)水平和解決問題的能力，使他們勇于面對(duì)工作中的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。此外，應(yīng)定期進(jìn)行考核，主要針對(duì)員工的工作表現(xiàn)、計(jì)算機(jī)操作、工作態(tài)度、信息管理意識(shí)、團(tuán)隊(duì)合作等情況。其主要目的是提高員工的責(zé)任感，促使員工全身心投入到工作中，進(jìn)而充分發(fā)揮人力、物力、財(cái)力在工程檔案信息管理中的最大作用。

3.突出信息技術(shù)對(duì)公路工程檔案管理的優(yōu)化作用

一是充分關(guān)注硬件設(shè)備的運(yùn)行狀態(tài)，防止硬件事故造成數(shù)據(jù)丟失。二是實(shí)行員工權(quán)責(zé)分工機(jī)制，防止人為因素造成檔案管理停滯和事故。三是保證信息管理技術(shù)在檔案管理中的質(zhì)量和效率，保證整個(gè)系統(tǒng)始終處于正常的運(yùn)行狀態(tài)，為數(shù)據(jù)和信息的有效收集、識(shí)別和整理，保證信息的正確性和完整性，加強(qiáng)檔案信息管理的質(zhì)量和效率水平。最后，公路建設(shè)管理部門要加強(qiáng)對(duì)工作的監(jiān)督檢查，加強(qiáng)工作的落實(shí)。同時(shí)，也要放寬對(duì)基層人員創(chuàng)造力和思想觀念的態(tài)度，鼓勵(lì)積極行為，營(yíng)造集思廣益的工作環(huán)境，縮小領(lǐng)導(dǎo)與各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的距離，使之積極主動(dòng)，為檔案管理信息化的發(fā)展?fàn)I造了寬松、及時(shí)的氛圍。

4.建立健全的信息化檔案管理制度

相關(guān)單位需要根據(jù)檔案信息化管理工作的實(shí)際情況，制定出合理的崗位責(zé)任制，并在每一個(gè)信息管理環(huán)節(jié)中設(shè)置專門的管理崗位，明確崗位的工作內(nèi)容以及相關(guān)職責(zé)，同時(shí)，還要賦予管理人員相應(yīng)的管理權(quán)限，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)一體，提高管理人員的責(zé)任意識(shí)，使其能夠在公路工程檔案管理工作中起到重要作用。另外，相關(guān)單位還要建立相應(yīng)的考核制度以及獎(jiǎng)懲制度，定期對(duì)管理人員的工作效果進(jìn)行評(píng)測(cè)，這也需要相關(guān)單位結(jié)合檔案管理工作內(nèi)容，以及管理人員的實(shí)際工作量，制定出科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于達(dá)到超出考核標(biāo)準(zhǔn)的要予以獎(jiǎng)勵(lì)，低于考核標(biāo)準(zhǔn)的則要予以適當(dāng)?shù)膽土P，以此提高管理人員的工作積極性。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，當(dāng)前多數(shù)是工程專業(yè)出身的人員進(jìn)行公路工程檔案管理工作，在實(shí)施檔案管理信息化的過程中有一定難度。所以，公路工程檔案管理信息化必須從完善檔案管理系統(tǒng)與提升人員素質(zhì)兩方面同時(shí)展開，深入挖掘檔案信息化的價(jià)值與作用，從而為公路建設(shè)發(fā)展奠定基礎(chǔ)，幫助檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、高效化以及信息化的目標(biāo)。