社會保險檔案管理規(guī)范化開展路徑的相關(guān)思考

田 敏

（青州市社會保險事業(yè)中心，山東 青州 262500）

我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，民生福利的不斷提升，居民生活水平不斷提高，人們對社會保險制度的改革完善需求愈加強烈?；诖?，有關(guān)部門必須加強社會保險檔案管理的規(guī)范化。社會保險部門應(yīng)對社會保險檔案管理工作人員進行強化培訓(xùn)，引入相關(guān)知識專業(yè)人員，強化社會保險檔案管理的安全性、完整性和真實性，切實保護參保人員的切實利益，從而推動我國保險行業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

一、目前社會保險檔案管理中的突出問題

1.檔案管理制度缺乏科學性

目前，我國社會保險檔案管理的制度存在許多的漏洞。導(dǎo)致相關(guān)從業(yè)人員在進行社會保險檔案管理的工作時效率低下，具有盲目性。例如，目前隨著社會生活水平的提升，參加社會保險的公民越來越多，所需要的報表文件證件也隨之增加，相應(yīng)的所需管理類型工作量激增。但目前的管理機制對于保險檔案的管理使用范圍和使用期限沒有明確的定義，盡管我國各個地區(qū)針對轄區(qū)內(nèi)所在的保險檔案管理有一定的規(guī)范化條例，但總體而言，檔案管理制度缺乏系統(tǒng)性。

2.從業(yè)人員管理意識模糊

目前，我國社會檔案管理的水平已經(jīng)無法滿足人民日益增長的社會保障需求。在經(jīng)濟和民生蓬勃發(fā)展下，相應(yīng)的管理制度卻沒有做到對應(yīng)的加強，導(dǎo)致社會保險檔案管理工作存在一定的混亂性。我國的相當一部分社會保險檔案管理從業(yè)人員管理意識模糊，而有關(guān)部門的領(lǐng)導(dǎo)層也存在一定的責任，只注重社會保險行業(yè)帶來的效益而忽略了社會保險檔案的有效管理。更有甚者，相關(guān)部門管理人員完全沒有意識到社會保險檔案管理的重要性。因此，相關(guān)部門對相關(guān)從業(yè)人員在進行社會保險管理工作的時候，對從業(yè)人員要求不足、培訓(xùn)不足，這直接導(dǎo)致了我國社會保險管理工作人員在工作時效率低下，錯誤頻出，影響了社會保險行業(yè)的進一步發(fā)展。

3.管理模式和觀念陳舊

在我國目前社會保險檔案管理的工作中最突出的問題是多頭管理。參加社會保障的形式較為復(fù)雜，一般分為個人參保和單位參保，但這兩種都需要提供大量的信息。而相關(guān)部門一般對這些信息進行分類管理和保存需要做大量的工作，因此參保人員在查閱自己的參保檔案時需要聯(lián)系各個部門，十分煩瑣，影響了參保人員及時了解自身社會保障檔案的效率。

二、規(guī)范化社會保險檔案管理的可行性建議

1.提升信息化管理力度，構(gòu)建微機化管理機制

隨著參保人員的數(shù)量急劇增加，社會保險檔案的數(shù)量也隨之增多，因此相關(guān)社會保險部門應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，引進先進的微機設(shè)備，統(tǒng)一進行串聯(lián)系統(tǒng)。還可引進相關(guān)的專業(yè)人員，開發(fā)檔案管理的相關(guān)軟件和應(yīng)用，從而可以做到計算機的互相聯(lián)網(wǎng)和各部門對社會保險檔案的數(shù)據(jù)共享，進一步推動微機設(shè)備對各種目錄和索引的快速編制、快速記檔，提升工作人員的工作效率和質(zhì)量。此外，在社會保險檔案管理的工作中，需要加強區(qū)內(nèi)分別、資料收集和編制、檢索等這幾個工作環(huán)節(jié)的效率。依據(jù)相應(yīng)的規(guī)則進行統(tǒng)一化的整理，保持所有的社會保險檔案的一致性、通用性。

2.強化社會保險檔案規(guī)范化管理意識

要達到社會保險檔案的規(guī)范化管理目的，必須強化相關(guān)從業(yè)人員和公民對于社會保險檔案管理的意識。各相關(guān)部門應(yīng)定期組織社會保險檔案管理宣傳普及工作，定期邀請資深人員舉辦講座。使得從業(yè)人員和參保人員建立起社會保險檔案管理意識，認識到管理工作的重要性和必要性，做到對這方面工作的認可。在日常的工作中，部門領(lǐng)導(dǎo)人員可以組織一線工作人員定期以小組為單位，進行管理技能和知識大比拼，交流工作經(jīng)驗，提升工作效率，為進一步規(guī)范化管理工作奠定基礎(chǔ)。

3.建立信息化服務(wù)體系

當今社會，信息化是社會前沿和發(fā)展趨勢，結(jié)合信息化手段，可以對社會保險檔案管理工作進行改革創(chuàng)新，將以人為本和智能化服務(wù)等因素貫徹到社會保險檔案管理工作中。傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料檔案整理模式效率低下，出錯率高，浪費了人力成本和時間成本，且容易引起檔案丟失。

信息化管理檔案，可以避免此類問題能快速整理檔案、高效查詢。因此，相關(guān)部門應(yīng)加強對信息化設(shè)備的資金投入，完善軟硬件設(shè)施；聘請設(shè)備專業(yè)人員對檔案管理人員進行操作培訓(xùn)。實現(xiàn)以參保人的權(quán)益妥善保障的同時，提升管理工作人員的工作效率 ，降低工作量的同時提升工作質(zhì)量。

4.加強對相關(guān)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

由于整理的社會保險檔案管理機制落后，導(dǎo)致相關(guān)從業(yè)人員習慣于傳統(tǒng)的低效工作模式，對先進管理理念缺失，相關(guān)的先進管理手段不足。新時代下，社會蓬勃發(fā)展，社會保險業(yè)務(wù)激增，要進一步推動保險行業(yè)的良性發(fā)展，必須要求一線檔案管理人員進行業(yè)務(wù)水平提升，更新工作理念，學習最新檔案管理技能。

同時，由于社會保險行業(yè)的特殊性、業(yè)務(wù)性和政策性，一線檔案管理人員必須有充足的保險行業(yè)法規(guī)和業(yè)務(wù)知識儲備，并做到對計算機操作的熟練。檔案行政管理部門也應(yīng)重視社保管理行業(yè)的培訓(xùn)工作，加強溝通聯(lián)系，定期對社保部門人員培訓(xùn)教育，開展知識講座交流經(jīng)驗，為社會保險行業(yè)培育出一批有過硬檔案管理業(yè)務(wù)能力的人員儲備。

結(jié)語

新時代的背景下，我國社會保障體系不斷提升，推動了相關(guān)檔案管理業(yè)務(wù)的前進。傳統(tǒng)的管理觀念和模式必然已經(jīng)無法滿足新形勢下的保險行業(yè)需求?；诖耍M先進微機管理模式，開發(fā)信息化管理手段，加強外部溝通，開展培訓(xùn)提升社保保險檔案管理工作人員新型工作能力十分必要。只有這樣，我國社會保險行業(yè)才能持續(xù)穩(wěn)定健康發(fā)展，為我國建立社會主義和諧社會持續(xù)護航。