新時期事業(yè)單位檔案管理工作的思考

朱曉光

（巨野縣檔案館，山東 菏澤 274900）

基于本國國情，事業(yè)單位是一種較為特殊的存在。事業(yè)單位的檔案管理是為了保證工作人員和工作單位各項資料的真實性。為了進一步為人民服務，應及時提升工作人員的專業(yè)技能，緊跟時代腳步，采取新的工作形式。但由于事業(yè)單位建立時間過長，檔案管理工作十分巨大，傳統(tǒng)的檔案管理手段已經(jīng)不再適用于現(xiàn)在。同時我國的信息技術(shù)也不斷發(fā)展，將檔案管理和現(xiàn)在信息技術(shù)有效融合已經(jīng)是發(fā)展的必然趨勢，將檔案管理更好地融入各種新興的管理技術(shù)，能夠借鑒其他的管理經(jīng)驗，提升自身的事業(yè)單位檔案管理制度，探索新的檔案管理工作模式。

一、存在的問題

1.對檔案管理的認識不強

事業(yè)單位的檔案管理工作不同于其他工作，需要工作人員將收集到的檔案進行分類、編目、編制。在有關(guān)單位借調(diào)檔案時，需要工作人員將借出的檔案及時追回，確保檔案齊全。這個工作通常被人認為是一項簡單的工作，從而給一些事業(yè)單位的領(lǐng)導造成檔案管理工作可有可無的印象，將檔案隨處亂放，沒有整理。然而在之后需要調(diào)取檔案時，又不能及時將檔案找出。不但影響了事業(yè)單位的工作進程，還對廣大人民群眾造成不作為的刻板印象。極有可能會導致檔案的丟失和遺漏，同時也無法積極主動地對檔案管理效率進行升級。

2.管理人員技能不到位

不置可否，事業(yè)單位的檔案管理工作是相當?shù)目菰锴覠┈嵉?。怎樣才能更加快速有效地解決老百姓的問題成為事業(yè)單位的工作重點。隨著社會的不斷進步，檔案管理的工作內(nèi)容也有了巨大改變。但是，由于一些事業(yè)單位領(lǐng)導對于檔案管理工作的不重視，沒有對工作人員進行有效地培訓和管理，造成了沒有明確了解檔案管理的具體工作是什么的現(xiàn)象，形成了工作效率無法提升的結(jié)果。無效的檔案管理，還有可能造成檔案原件的丟失和損毀，從而阻礙事業(yè)單位的工作進程。

3.管理手段不到位

隨著社會發(fā)展的飛速變化，傳統(tǒng)的事業(yè)單位管理檔案方法已經(jīng)無法適應現(xiàn)在的事業(yè)單位需求。之前的紙質(zhì)檔案，可能會出現(xiàn)檔案的破損和丟失等一系列問題。這對于保存檔案的原始稿件是非常不利。事業(yè)單位的領(lǐng)導由于對檔案管理這項工作得不夠重視，沒有及時更新檔案管理的設備，也會對檔案管理的工作效率提高造成影響。

由于對檔案管理方式的落后，沒有將檔案資源應用在實際工作當中，無法提升對檔案信息的有效利用，造成無法有效推進事業(yè)單位的工作效率的現(xiàn)象。明確檔案管理的規(guī)章制度，由專門人員合理監(jiān)督，為檔案管理工作進行有效管理。可以使事業(yè)單位的工作效率更加高速。

二、具體措施

1.完善檔案管理的規(guī)章制度

事業(yè)單位首先應根據(jù)實際情況對本單位的檔案管理健全新的管理制度，才可以保證事業(yè)單位工作開展有效進行。建立完善的管理制度可以保證管理工作順利完成，提升工作人員的工作熱情，減少對檔案資源的不合理浪費，提升檔案的利用率。加深對員工的思想道德培訓，不僅可以增強檔案的保密性，也可以減少檔案的遺失和破損情況。輔助事業(yè)單位更好地完成工作，讓檔案發(fā)揮自身合理高效的作用。

2.提高檔案管理人員的工作水平

為了可以讓檔案工作順利進行，檔案管理人員的工作水平也要有所提高。培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人員成為重中之重。首先，在招聘檔案管理人員時，可以適當提升對招聘人員的要求，還可以招收具有豐富經(jīng)驗的檔案管理人員，還應適當對應聘人員的工作能力進行考核。其次，在檔案管理工作開始之前，對員工進行必要的專業(yè)技能和檔案管理素質(zhì)培訓。同時，檔案管理人員的工作期間，也要經(jīng)常進行員工考核和培訓，培養(yǎng)員工對檔案管理工作的責任心。最后，建立一個檔案管理團隊，保證每天的檔案管理不會因某一個人的失誤而停止，如果出現(xiàn)工作人員的退休或者辭職情況，也不要出現(xiàn)檔案人員短缺的現(xiàn)象。有效的人才選拔，良好的職業(yè)素質(zhì)，實施更加合理的獎懲措施，讓員工對檔案管理工作更加認真和盡職盡責，促進檔案管理的高水平發(fā)展。

3.創(chuàng)新檔案管理方式

社會科技的不斷進步，隨著互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)大大方便了人民生活，將互聯(lián)網(wǎng)和檔案管理有效融合，首先為檔案管理人員提供了簡單便捷的工作方式，其次更加有效地對檔案進行整理。合理利用現(xiàn)代科學技術(shù)，事業(yè)單位的檔案管理人員可以將所需要整理的檔案掃描進電腦中。利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立新的電子檔案庫，保證有紙質(zhì)檔案和電子檔案的雙重保險，在需要檔案時可以快速準確地提取。檔案內(nèi)容也可以在保證安全的情況下，進行多重備份，將檔案的遺失概率降低到最低。同時，事業(yè)單位在通過合理手段有效開發(fā)檔案的利用效率，有效挖掘檔案信息，將檔案的作用發(fā)揮到最大，加強對管理人員的培訓，提升工作經(jīng)驗。

結(jié)語

隨著我國信息技術(shù)的進步，檔案管理工作在事業(yè)單位中具有至關(guān)重要的作用。但對于檔案管理工作還有許多需要加強的地方，積極迎合社會高速發(fā)展的趨勢并提升事業(yè)單位的工作效率。不僅要完善檔案管理制度，還要對管理人員的專業(yè)素質(zhì)有要求。提高對管理工作的認識，培養(yǎng)工作人員的業(yè)務能力，創(chuàng)新工作方式，健全管理工作的工作體系，將現(xiàn)代化信息技術(shù)和檔案管理進行有效結(jié)合。當管理工作遇到新問題時，要尋找有針對性的新方法，同時提高員工的綜合素質(zhì)，推動檔案管理工作的快速發(fā)展。