事業(yè)單位干部人事檔案信息化管理框架

唐 輝

（通榆縣政協(xié)辦公室綜合保障中心，吉林 通榆 137200）

隨著近年來事業(yè)單位干部隊伍的不斷壯大，事業(yè)單位在干部人事檔案的管理過程中也面臨這各種各樣的挑戰(zhàn)，其中亟須要進行改革的一項便是檔案的信息化升級。檔案管理工作較為復(fù)雜、且需要遵循一定的原則性和服務(wù)性。據(jù)調(diào)查，現(xiàn)在事業(yè)單位的人事檔案管理的方式并不科學(xué)，且方式較為傳統(tǒng)，管理人員的工作壓力較大。因此，在融媒體時代背景下，能夠利用電子信息技術(shù)對人事檔案的管理進行改革創(chuàng)新[1]。

一、提升思想覺悟，促增進工作人員的職業(yè)素養(yǎng)

在事業(yè)單位，加大人員的培訓(xùn)力度對于提高事業(yè)單位的工作效率起到很大作用。要想加強對于事業(yè)單位人員的培訓(xùn)，首先需要對于工作人員的訓(xùn)練內(nèi)容進行合理的安排和計劃，并尊重員工的個人意愿，分層次動態(tài)地展開培訓(xùn)工作。事業(yè)單位掌握檔案管理的基本知識，同時，單位還應(yīng)該鼓勵工作人員進行自學(xué)和互幫互助學(xué)習(xí)，以提高自身的綜合素質(zhì)和相關(guān)的能力。單位可以定期安排相關(guān)的知識技能講座，邀請業(yè)內(nèi)的專家來校進行演講，全方位地對于員工進行檔案知識和技能的培訓(xùn)。此外，除了對于基礎(chǔ)技能的培養(yǎng)，一些管理方面的理念和能力也需要對員工進行培養(yǎng)。通過對于以上這些能力的培養(yǎng)，員工更能夠真正地發(fā)揮自身的主觀能動性，結(jié)合所學(xué)知識在自己的工作崗位上發(fā)光發(fā)熱，將自身所學(xué)發(fā)揮到最大化，進而回饋給社會。同時，也要向員工傳達一些公平公正的考核評優(yōu)理念，使得員工之間能夠進行正當(dāng)?shù)母偁?，避免一些徇私舞弊和裙帶關(guān)系，維護公職人員的廉潔性。隨著時代的發(fā)展，事業(yè)單位也應(yīng)該對于和檔案管理人員進行嚴格的篩選和培訓(xùn)。首先可以定期開展培訓(xùn)活動，組織人事管理工作人員進行相關(guān)教育政策的學(xué)習(xí)。此外，事業(yè)單位還應(yīng)該營造積極、健康的管理環(huán)境，尊重管理人員個性發(fā)展，使得管理人員能夠在和諧的氛圍中展開工作，也能有效促進事業(yè)單位的各項管理工作效率的提升。

二、提高安全保護意識，防止檔案信息外漏

人事檔案工作是事業(yè)單位管理工作中十分重要的部分，但是由于人事檔案的管理形式長期以來沒有創(chuàng)新，導(dǎo)致工作枯燥無味。管理人員也沒有具備較強的管理意識和相應(yīng)的法律意識，導(dǎo)致管理工作頻頻出現(xiàn)問題，例如人事信息泄露、檔案時間填寫不準(zhǔn)確等情況出現(xiàn)，這都是管理人員安全意識不強導(dǎo)致的不良后果。為了有效改善這一現(xiàn)象，作為事業(yè)單位的管理者，應(yīng)該打破陳舊的管理理念，樹立“以人為本”的人事檔案管理觀念，通過現(xiàn)代化信息技術(shù)，重塑管理網(wǎng)絡(luò)，將紙質(zhì)的人事檔案電子化，提高檔案管理的效率。

三、改革優(yōu)化制度，規(guī)范檔案管理工作

我國的事業(yè)單位隸屬于國家單位，由直屬的上級部門進行負責(zé)。從社會角度來看，事業(yè)屬于面向社會的公益性事業(yè)，但是在具體的工作過程中，事業(yè)單位面臨的問題和任務(wù)與企業(yè)無異，同樣較為繁雜。事業(yè)單位需要花費大量的資金進行任務(wù)的完成，并且在此前，系統(tǒng)并沒有具體的編制，這便給管理部門造成了一定的困難。從事業(yè)單位的角度看，以往的單位盡管人數(shù)眾多，但是沒有事業(yè)編制，對于人力資源的管理也并不是引用現(xiàn)在的事業(yè)單位的制度。而隨著時代的進步，事業(yè)單位在轉(zhuǎn)型過程中仍然沿用以往的管理體制，這便導(dǎo)致員工內(nèi)部的獎金和福利得不到應(yīng)有的保障。基于以上的討論，事業(yè)單位人才管理出現(xiàn)問題有一部分是歷史遺留問題，人才體制的不明確在一定程度上阻礙了事業(yè)單位的人事檔案管理工作。要想進一步促進人才的工作活力，首先便是需要建立起符合當(dāng)代發(fā)展的人事檔案管理體制。在管理體制的改革過程中，事業(yè)單位可以適當(dāng)?shù)匾M企業(yè)的人才管理制度，并將該制度應(yīng)用于事業(yè)單位，如果在應(yīng)用過程中出現(xiàn)問題，也可以及時進行修正。總而言之，需要在原有的基礎(chǔ)上，將管理制度進行不斷地創(chuàng)新，來激發(fā)事業(yè)單位員工的工作積極性，管理制度需要秉持公平公正公開的原則。

四、加強信息化建設(shè)力度，提高檔案信息化進程

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式多是采用最原始的整理歸檔方式，這樣的形式耗費了巨大的人力物力，這樣的管理方式不僅耗時長且容易出現(xiàn)錯誤。因此，在融媒體時代背景下，管理者們應(yīng)該挖掘新技術(shù)，引進先進的科學(xué)技術(shù)人才進入管理隊伍，將管理體系與信息技術(shù)相結(jié)合，構(gòu)建完整、健康的人事檔案管理體系，以此創(chuàng)新人事檔案管理形式，使得人事檔案管理工作向著多元化、體系化的方向發(fā)展。由于人事檔案的檔案管理工作內(nèi)容龐雜，所以在管理過程中會遇到許多問題。因此，需要創(chuàng)新人事檔案的管理內(nèi)容。首先，管理人員可以將信息登錄系統(tǒng)進行簡化，只需要通過自己的手機號和密碼便能進入人事檔案查詢系統(tǒng)，對自己的人事檔案信息進行查閱。此外，對于人事檔案總結(jié)和工作學(xué)習(xí)情況都有很大的作用。傳統(tǒng)的人事檔案檔案管理工作還存在的問題是沒有做好人事檔案的開發(fā)利用工作。在人事檔案管理工作的開展過程中，不能簡單地只是對人事檔案進行整理和保存，而應(yīng)該對檔案工作展開積極的研究。運用信息技術(shù)將其中的一些信息進行篩選和提煉，最終形成電子檔案，以便于事業(yè)單位進行管理和進行查詢。此外，建立起科學(xué)的人事檔案查詢系統(tǒng)也是很有必要的，能夠有效提高事業(yè)單位的服務(wù)質(zhì)量。

結(jié)語

事業(yè)單位肩負著服務(wù)社會的重要責(zé)任，事業(yè)單位里的工作人員也較為重要，能夠在一定程度上影響事業(yè)單位的發(fā)展和運作情況。因此，相關(guān)部門應(yīng)該積極展開對于人力資源的管理工作，摒棄過去陳舊的管理理念，在不斷地學(xué)習(xí)過程中更新先進的管理方式，使得員工能夠在公平、公正的氛圍內(nèi)工作。同時，單位還應(yīng)該設(shè)立一定的激勵機制和獎懲機制，以激活員工的工作積極性，使得人才能夠發(fā)揮自身的光和熱，為社會做出自己的貢獻。此外，積極改革現(xiàn)有的檔案管理制度，提高整體的檔案管理水平，推進事業(yè)單位的發(fā)展。