“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細(xì)化管理的探討

程 燕

（山東省公共衛(wèi)生臨床中心（濟南市傳染病醫(yī)院），山東 濟南 250021）

醫(yī)院的檔案管理工作至關(guān)重要，是保障醫(yī)院能順利開展各項工作的前提條件。在當(dāng)今社會各行各業(yè)快速發(fā)展的大環(huán)境下，醫(yī)院各項工作也理應(yīng)緊跟時代的步伐，將“加減乘除法”運用于檔案管理，不僅能使管理工作更具安全性，還能大幅度的提升醫(yī)院的整體工作效率，為之后工作的開展奠定穩(wěn)固的基石[1]。醫(yī)院檔案管理人員在實行“加減乘除法”之前對其進(jìn)行了較為系統(tǒng)的研究，發(fā)現(xiàn)該方法的實施，不僅可以對醫(yī)院檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，還有助于提高檔案的管理效率，在極大程度上滿足醫(yī)院工作者對檔案資源的需求。

一、使用“加法”增添檔案管理內(nèi)容

醫(yī)院檔案管理人員在管理檔案的日常工作中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實際情況對相應(yīng)的檔案資料予以補充，這樣不僅能有效提高檔案的完整度，還能彰顯醫(yī)院的檔案管理工作的綜合成效，這就是“加減乘除法”中“加法”的運用。同時檔案管理員需要在現(xiàn)有的檔案基礎(chǔ)上，對其進(jìn)行高程度的完善與補充，還需將上級的各項通知及命令納入檔案中，其中醫(yī)院開展各項事務(wù)的參考文書也是至關(guān)重要的，必須納入管理范圍，例如：醫(yī)院工程項目施工合同、工程項目規(guī)劃書、工程項目圖紙、醫(yī)院所獲得的各項獎杯及各種榮譽證書等。在對檔案文件進(jìn)行收集和歸納時，檔案管理人員應(yīng)將各類檔案資源以不同的格式和屬性進(jìn)行歸類整理，以達(dá)到精細(xì)化管理的要求[2]。為了方便管理，建議醫(yī)院檔案人員將檔案明細(xì)使用電子格式進(jìn)行編輯并存檔，將具有特殊性質(zhì)的獎杯及證書制成掃描件版或者圖片版，以此來保證檔案資源能更好地被保管且能最大程度地被利用，這也是精細(xì)化管理程度的一種提升方式。除此之外，在醫(yī)患關(guān)系如此緊張的當(dāng)今社會，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)當(dāng)針對這一現(xiàn)象，將典型的醫(yī)患糾紛制成案例進(jìn)行永久性保存，為之后醫(yī)院管理人員處理類似事件提供有力的參考依據(jù)，以此保障醫(yī)院管理人員合法權(quán)益。同時檔案管理人員也可以對糾紛案件進(jìn)行探討研究，找出激發(fā)醫(yī)患矛盾的要點并對其加以改進(jìn)，從而也能給患者提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。由此可見，醫(yī)院在檔案管理中運用“加減乘除法”不僅能將檔案資料進(jìn)行細(xì)化，還能提升醫(yī)院整體的服務(wù)質(zhì)量。

二、使用“減法”消除安全隱患

目前國內(nèi)大部分醫(yī)院依然存在檔案管理精細(xì)化程度不高的現(xiàn)象，檔案管理人員盲目結(jié)合信息化技術(shù)，使得當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理出現(xiàn)相應(yīng)的安全隱患，而“加減乘除法”中的“減法”便能將這一問題完美解決。使用“減法”進(jìn)行檔案管理，能將醫(yī)院檔案管理工作中不必要的程序進(jìn)行整理并刪除，還能縮短檔案管理流程中的上報、審批時間，且能將工作匯總中不確定的安全隱患消除，使保管檔案的風(fēng)險系數(shù)大大降低，還在一定程度上將檔案管理精細(xì)化。在使用“減法”進(jìn)行檔案管理時，管理人員應(yīng)將各類檔案文件依據(jù)相關(guān)管理制度和規(guī)定流程來歸類整理，并在每份檔案的封面標(biāo)注詳細(xì)的屬性內(nèi)容再予以存放，在此之后檔案管理人員要及時對檔案室進(jìn)行清潔，并做好各項防火防潮及防盜工作，同時對檔案管理系統(tǒng)添加安全程序，且定期對檔案室進(jìn)行安全檢查，這就確保了檔案管理的安全性。

三、使用“乘法”建立精細(xì)的管理系統(tǒng)

醫(yī)院傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化社會發(fā)展的要求，基于此需要加強對醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新，提高檔案管理水平，這樣不僅有利于醫(yī)院整體管理水平的提升，而且對醫(yī)院各項醫(yī)療工作的順利開展也具有一定的促進(jìn)作用。為了對醫(yī)院檔案進(jìn)行精細(xì)化管理，在實行“加減乘除法”的“乘法”時，要求檔案管理人員采用信息化的檔案管理技術(shù)，這樣既可以有效降低檔案管理成本，還能將檔案管理工作進(jìn)行完善，從而逐步建立精細(xì)的檔案管理系統(tǒng)。例如醫(yī)院檔案管理人員可以在各項工作中通過設(shè)定相應(yīng)的管理參數(shù)，讓檔案管理系統(tǒng)在短時間內(nèi)自動搜索分類，這樣不僅能節(jié)省時間和成本還能讓管理工作更為精細(xì)化。為方便醫(yī)院檔案工作的同步進(jìn)行，工作中出現(xiàn)的任何信息變更，醫(yī)院檔案云端及精細(xì)化文件都會自動更新，這樣不僅保障了檔案資料的安全性能，精細(xì)管理系統(tǒng)和人力物力也得到了相應(yīng)的優(yōu)化。

四、使用“除法”提升檔案的貢獻(xiàn)率

在檔案精細(xì)化管理中充分運用“加減乘除法”中的“除法”，是將檔案資源貢獻(xiàn)率最大化的手段之一。在實施“除法”手段的過程中，需要醫(yī)院管理層按照當(dāng)前實際情況與相關(guān)規(guī)定進(jìn)行有效整合，圍繞檔案管理制度更新對檔案管理人員的績效考核，在實際的檔案管理工作中需要工作人員認(rèn)真且負(fù)責(zé)的按照相關(guān)安全制度執(zhí)行，且能將可能存在的安全隱患進(jìn)行控制，一旦出現(xiàn)問題能確保追責(zé)到個人。除此之外檔案管理人員還需將檔案模式加以優(yōu)化，避免不必要的信息摻雜其中造成信息混亂，檔案管理關(guān)系著醫(yī)院各項工作的開展，所以如何提升檔案管理水平，是醫(yī)院不斷探索的目標(biāo)之一。

結(jié)語

由此可見，在醫(yī)院檔案管理工作中，加強精細(xì)化管理已成為必要的內(nèi)容，尤其是在當(dāng)前信息化時代到來的今天，在加強檔案精細(xì)化管理的過程中，需要我們切實加強"加減乘除法"的應(yīng)用?！凹訙p乘除法”的實施不僅能檔案管理中的安全隱患消除，而且極大地提高了檔案管理的工作質(zhì)量，同時為醫(yī)院源源不斷地提供檔案素材，從而使醫(yī)院各項工作的開展得以順利完成。