檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的價值研究

張 倩

（日照市婦幼保健院，山東 日照 276800）

醫(yī)院的檔案是非常重要的存在，它記錄著醫(yī)院的重要信息，有患者的信息、醫(yī)院的人事信息以及重大、典型病例的記載等，但是由于醫(yī)院每日人流量大，患者信息儲存量大，檔案管理就是一件耗費人力、物力的工作。檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院的應(yīng)用可以有效解決現(xiàn)在檔案管理存在的問題，提升檔案管理效率，方便檔案的調(diào)取、查閱等。同時，將檔案數(shù)字化管理應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理也是一種順應(yīng)時代發(fā)展的必然改變，利用信息技術(shù)的發(fā)展可以提高醫(yī)院的競爭力。

一、檔案數(shù)字化管理對比傳統(tǒng)管理的優(yōu)勢

現(xiàn)階段雖然檔案數(shù)字化管理仍存在一些問題，但相較于傳統(tǒng)檔案的管理模式，它的優(yōu)勢是不可忽略的，因此，檔案數(shù)字化管理逐步替換傳統(tǒng)檔案管理方式是必然的趨勢。

1.能夠保證檔案的完整性

醫(yī)院是一個特殊的場所，每天需要儲存的檔案數(shù)目非常龐大且檔案類型非常復(fù)雜，因此，傳統(tǒng)的檔案管理會因為年代久遠(yuǎn)檔案管理人員的更替、醫(yī)院的搬遷等造成檔案遺失，有時甚至是因為管理人員的疏忽導(dǎo)致檔案的不完整。醫(yī)院檔案的某些管理人員并不具備專業(yè)的知識以及技能，法律意識淡薄，在實際工作中，很容易將價值較高的檔案資料隨意擺放，導(dǎo)致重要檔案缺失[1]。而檔案數(shù)字化管理可以完美地避開因為這些因素所導(dǎo)致的檔案不完整。將檔案通過信息化處理，以數(shù)字化形式進行保存，通過一定途徑進行儲存，可以徹底保證檔案的完整性及永久性。

2.方便資源查找、分享

傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案借閱、查找是非常耗時耗力的，同時，還可能造成檔案原件因為借閱而丟失。檔案數(shù)字化管理借助互聯(lián)網(wǎng)可以實現(xiàn)資源內(nèi)部共享，醫(yī)生及護士可以根據(jù)需求隨時進行網(wǎng)絡(luò)調(diào)閱，節(jié)省了到檔案室查閱資料過程中查找、登記、借閱等步驟，并且不會造成檔案丟失。同時，也可以方便部門之間針對同一個病人不同疾病的快速診斷，不會因為不了解病人所存在的其他疾病而出現(xiàn)誤診情況。

3.減少檔案管理的人力消耗

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理為了確保其完整性，一般會投入一定的人力和物力來進行保障。通過檔案數(shù)字化管理可以有效地節(jié)約人員的利用。解放管理人員的勞動力，避免錯誤的管理操作導(dǎo)致的牽一發(fā)而動全身的整體連鎖反應(yīng)，提高了工作人員的檔案管理效率[2]。相較于傳統(tǒng)的檔案管理，檔案數(shù)字化管理可以不需要大量的人來進行維護、保管，只需要專人來將紙質(zhì)檔案信息化儲存。

二、檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用價值

檔案的數(shù)字化管理主要應(yīng)用有醫(yī)院的人事管理和患者病歷的管理，因為人事檔案和病歷檔案針對醫(yī)院這個特殊場所其包含內(nèi)容非常廣泛，檔案的數(shù)字化管理的應(yīng)用體現(xiàn)出了重要的價值。

1.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應(yīng)用價值

首先，檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用為醫(yī)院建立完整的人事檔案節(jié)約人力、物力及時間的浪費，減少了人事檔案調(diào)閱的時間，使人事信息整合趨于完整、快速。其次，醫(yī)院因為科室、崗位的繁雜，導(dǎo)致人事檔案管理復(fù)雜，通過檔案的數(shù)字化管理可以建立完善的人事管理系統(tǒng)，方便后期人力的培養(yǎng)。醫(yī)院經(jīng)常會根據(jù)自身的運行情況組織人員外出培訓(xùn)，但是人員的調(diào)動會影響科室的正常運行，到那時通過檔案數(shù)字化建立完整的人事管理系統(tǒng)，可以方便醫(yī)院對人事的了解，能夠快速實施人員調(diào)動工作，且不會影響正常運轉(zhuǎn)；最后，檔案數(shù)字化管理方便查閱醫(yī)院的醫(yī)生護士的資質(zhì)及能力水平，在日常工作中建立完善的人事評估檔案：記錄日常培訓(xùn)效果、服務(wù)質(zhì)量、工作技能等，為后期醫(yī)院的骨干力量提拔提供依據(jù)。

2.檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院患者病例檔案管理中的應(yīng)用價值

由于醫(yī)院每天接診的病人數(shù)量非常龐大，并且病癥呈復(fù)雜多樣性，需要接受在醫(yī)院接受問診，各種檢查、診斷，在這個過程中會產(chǎn)生大量的紙質(zhì)病例，對于傳統(tǒng)的檔案管理這是龐大的工作量。檔案管理人員需要對整個治療過程中的門診記錄、檢驗報告、醫(yī)學(xué)影像資料（B超、彩超等）及住院志等進行整理保存，并且在整理、收集過程中容易出現(xiàn)丟失，錯亂的失誤。檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用可以通過資源上傳、共享等，讓主治醫(yī)生及檔案管理人員準(zhǔn)確獲得病人相關(guān)的資料并快速成檔。例如，你在CT室拍完胸片后，片子的影像資料會準(zhǔn)確傳遞至你的就診卡，在胸片沒打印出來之前，主治醫(yī)生可以提前在你的就診卡上看到胸片，并進行診治，同時，檔案方便后期的檔案資料歸集。當(dāng)患者在醫(yī)院建立完整的病例檔案后，后期在本院的其他科室進行疾病治療時，醫(yī)生也可以快速查閱本人前期的病史，結(jié)合判斷，進行問診。避免出現(xiàn)患者隱瞞病史或遺忘重要病史而造成醫(yī)院的診斷決策出現(xiàn)失誤。例如，一位有心臟病史的病人因為牙痛到牙科就診，當(dāng)醫(yī)生問到是否存在其他病史時，病人回答無，牙科醫(yī)生當(dāng)即安排進行拔牙手術(shù)。但是在拔牙過程中病人出現(xiàn)休克，在轉(zhuǎn)科室治療時發(fā)現(xiàn)病人是心臟病突發(fā)導(dǎo)致的休克。檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用可以完全避免上述情況的出現(xiàn)，確保患者得到最優(yōu)的治療，同時保證醫(yī)生的權(quán)益。

結(jié)語

檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用是檔案管理的一次突飛猛進的變革，從根本上上解決了傳統(tǒng)檔案管理存在的弊端，是跟隨信息時代發(fā)展的體現(xiàn)。對于醫(yī)院來說，檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用很大程度上節(jié)省了在檔案管理上面投入的各種消耗，降低了檔案遺失、殘缺等現(xiàn)象的出現(xiàn)，同時，為醫(yī)院問診提供了可靠依據(jù)。相信在未來，檔案數(shù)字化管理在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用將占主導(dǎo)地位，徹底取代傳統(tǒng)的檔案管理方式。