學校檔案數(shù)字化管理探析

張慶英

（新疆生產建設兵團第十師北屯高級中學，新疆 阿勒泰 836099）

學校是學習科學文化知識的主陣地，是信息化快速發(fā)展的場所，因為廣大師生思維活躍，文化水平較高，接受新事物的能力也較強，檔案數(shù)字化管理是必然趨勢。學校檔案記錄著學校的發(fā)展歷史，反映著學校的辦學實力、辦學水平，體現(xiàn)著學校的教學質量、管理效果，通過數(shù)字化理念與方式創(chuàng)新學校檔案管理是學校優(yōu)化檔案工作的必要手段，對學校加快信息化發(fā)展進程有重要意義。然而現(xiàn)階段的學校檔案管理對信息技術的應用存在不足，暴露出不重視傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理、檔案數(shù)據(jù)標準和數(shù)據(jù)庫不統(tǒng)一等問題，急需改進和強化。

一、處理傳統(tǒng)檔案，加快數(shù)字化轉換進程

學校的發(fā)展歷程中形成大量檔案，分類繁雜，應根據(jù)數(shù)字化管理要求盡快進行掃描、拍攝等轉換處理。例如，針對學校的證書、獎章、獎狀等紙質檔案要進行掃描存儲，當有特別色彩要求時要進行彩色掃描處理。如果紙質證書、獎狀等檔案的歷史較為久遠，要注意進行去污掃描。針對獎杯、獎牌等無法掃描的檔案可以進行拍攝處理，形成數(shù)字化檔案。在拍攝時要控制好像素，多角度拍攝圖片或視頻，盡可能還原傳統(tǒng)檔案的圖案、色彩等，全面展示。

在完成掃描或拍攝處理之后要注意檢查，保證圖像足夠清晰，否則應補拍或重拍，針對歷史久遠，拍攝出來有黑點或者發(fā)黃的圖片要在保留原圖的基礎上加以修復[1]。接下來就是存儲圖片檔案，詳細標注文件名，方便后期尋找、利用。針對掃描或拍攝以后有多張圖片的傳統(tǒng)檔案應進行后期拼接，也可以根據(jù)順序編碼，并及時備份，避免數(shù)字檔案丟失。對于他人捐贈給學校或者獨具紀念價值的大型物品類特殊檔案，在數(shù)字化轉換中不僅要進行圖像處理，還應引入視頻處理方式進行數(shù)字化轉換。拍攝視頻時要選擇不同的角度、側面，形成完整的視頻檔案，真實反映檔案的特征。如有必要，還應為數(shù)字化檔案配備字幕解釋，說明紀念品的價值、來歷等，同時，注意檔案備份，確保安全性。

二、構建標準體系，整合好檔案數(shù)據(jù)資源

進入網(wǎng)絡信息時代以后，學校生成的檔案涉及很多電子文件，在歸檔新的電子檔案時必須進行標準化建設，改變學校各職能部門各自為政的現(xiàn)狀，消除信息孤島，達到有效整合學校檔案數(shù)據(jù)資源的目的，保證檔案的完整性。

首先，是學校檔案的接收與歸檔標準，需要檔案工作者制定標準化的檔案接收與歸檔文件，明確歸檔的范圍，避免發(fā)生文件歸檔不規(guī)范或者接收不齊全等問題，形成完整的檔案資源，確保順利開展后續(xù)工作。例如，針對學校的教學檔案，在學校今后的教育教學評估工作中，檔案資源就是驗收對象，檔案工作者要清楚掌握教育教學評估細則，據(jù)此制定歸檔教學檔案的標準與范圍。其次，是電子文件著錄標準，即檔案工作者要針對學校電子文件檔案編制著錄標準，設計電子文件系統(tǒng)的著錄標準，確保檔案著錄信息準確無誤，減少重復工作[2]。例如，合理設計歸檔文件的名稱、來源、時間以及責任者等，若與系統(tǒng)所設計的著錄標準不符，就不能保存 文件。

另外，要構建長期存儲電子文件的格式標準和規(guī)范。在傳統(tǒng)檔案管理模式之中，學校檔案資源一般將紙質作為主要載體，管理辦法與工作制度等也都設立成紙質檔案，信息化與數(shù)字化建設的推進促使學校的電子檔案越來越多，檔案工作者要注重長期保存電子文件。為了方便學校檔案的數(shù)字化管理與使用，檔案工作者必須規(guī)范存儲電子文件的格式，類型不同的電子文件對應不同的存儲格式，只有在一定數(shù)據(jù)格式之下才可以讀取電子文件。例如，針對學校的文本類檔案，這類電子文件的數(shù)量是最多的，內容多種多樣，存儲的常用格式包括txt、pdf、doc、html等，要想實現(xiàn)對電子文件的長期有效保存，應選擇有更高安全性、更強兼容性而且不容易修改的文本格式，即pdf格式；針對學校的圖片類檔案，在日常辦公環(huán)節(jié)經常產生數(shù)字圖片檔案資源，有時候文本類電子檔案也會附帶圖片，所以在歸檔時要規(guī)范圖片存儲格式，考慮到圖片數(shù)字資源的存儲格式類型較多，建議統(tǒng)一使用jpg格式存儲圖片檔案信息；針對學校的音視頻類檔案，建議將mp3作為存儲音頻類數(shù)字檔案的標準格式，將avi作為存儲視頻類數(shù)字檔案的標準格式，方便處理和使用。

三、建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，提高檔案管理水平

不管是對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化處理，還是對新生檔案的數(shù)字化歸檔，都需要統(tǒng)一的、完善的檔案數(shù)據(jù)庫支撐學校檔案數(shù)字化管理，促使學校檔案管理水平得到顯著的提升，確保真正體現(xiàn)檔案資源的價值。從當下學校檔案管理的數(shù)字化建設情況來看，一些學校對數(shù)據(jù)管理工作沒有引起足夠的重視，對于實體管理、檢索查詢、整理編目以及系統(tǒng)維護等工作尚未建立統(tǒng)一的管理標準，而且學校檔案應用軟件沒有自成一體，部分應用程序存在與學校檔案管理數(shù)字化脫節(jié)的問題，影響文件歸檔的時效性，遇到檔案信息檢索需求時不能充分發(fā)揮檢索功能，導致檔案利用者的實際要求得不到滿足，不利于學校檔案管理信息化和規(guī)范化水平的提升。鑒于此，檔案工作者要盡快在學校建立統(tǒng)一的、完善的檔案數(shù)據(jù)庫，利用先進技術和設備為數(shù)據(jù)平臺的安全性、可靠性提供支持。

總而言之，傳統(tǒng)以紙質和人工為主的學校檔案管理已經不能適應學校的信息化建設與現(xiàn)代化發(fā)展需要，檔案工作者要適應改革創(chuàng)新需要，在實際工作中不斷改進學校檔案管理方法和技術手段，全力推進學校檔案數(shù)字化管理的實施，為學校優(yōu)化管理、快速發(fā)展提供保障。