檔案信息數(shù)字化存在問題的探究

陳 瑩

（本溪市檔案館，遼寧 本溪 117000）

一、研究背景

本溪市檔案館始建于1960年8月1日，保存著200多個全宗，館藏檔案302076卷（298491卷35850件），資料23812件。至今，本溪市檔案館共完成數(shù)字化掃描5.3萬卷、620多萬頁。檔案文件目錄著錄288萬條，包括照片檔案2.5萬多條，視音頻檔案1.7萬條。經(jīng)過幾年的努力，檔案信息數(shù)字化建設(shè)初見成效。雖然取得了一定的成績，但是，與社會信息化發(fā)展要求相比，與檔案工作的內(nèi)在需求相比，檔案信息數(shù)字化工作還存在許多亟待解決的問題。

二、館藏檔案數(shù)字化工作中存在的問題

1.管理方面的問題

城市檔案管理見證了一個城市的發(fā)展，非常珍貴。在檔案數(shù)字化過程中，一般都通過外包和自行掃描進行。對于自行掃描，管理的失誤會造成檔案文件的丟失或泄密，會有卷內(nèi)文件、目錄、備考表裝訂散落，裝訂順序有誤等現(xiàn)象發(fā)生。更會出現(xiàn)實體檔案與電子檔案頁碼、內(nèi)容不能完全對應(yīng)等多種問題。對于外包，因外包公司以盈利為目的，多為計件工作，因此常會忽視質(zhì)量，導致錄入的偷工減料，文件不規(guī)范，信息內(nèi)容不全，錯別字多等。

2.技術(shù)安全方面的問題

檔案信息在技術(shù)安全方面的提升影響著當前數(shù)字化管理的發(fā)展，無論是硬件、軟件，還是信息的管理，任何方面出現(xiàn)問題，都容易導致檔案信息的缺失、損壞和泄密對檔案信息數(shù)字化的建設(shè)和管理造成影響[1]。

3.人員方面的問題

檔案數(shù)字化需要具備專業(yè)技術(shù)的人才，無論是對數(shù)據(jù)庫、局域網(wǎng)、網(wǎng)站、軟件系統(tǒng)、各類專業(yè)設(shè)備進行維護，還是對檔案數(shù)字化系統(tǒng)的科學管理，都需要兼具計算機信息技術(shù)和檔案專業(yè)人才能更高效運行，才能夠推動并應(yīng)用好檔案數(shù)字化系統(tǒng)的各項功能，確保數(shù)字化系統(tǒng)安全、穩(wěn)定運行。但是檔案數(shù)字化是檔案領(lǐng)域的一項新的工作，相應(yīng)的人才儲備較少，在推進檔案數(shù)字化進程中，傳統(tǒng)的檔案已不能完全勝任檔案數(shù)字化發(fā)展的需要，特別是數(shù)字化建設(shè)與發(fā)展中所需要的復合型管理人才、技術(shù)人才匱乏，這成為檔案數(shù)字化發(fā)展的又一制約。

三、解決對策

1.管理方面

1.1 對于檔案數(shù)字化的自行掃描，應(yīng)加強細節(jié)管理，出入庫手續(xù)和出入庫信息填寫要做到準確、完善。以保證信息的完整，要做到日期、類別、具件數(shù)、頁數(shù)等信息相符。檔案拆卷與裝訂也需仔細謹慎。許多檔案因年代久遠，紙張變脆易損，操作人員業(yè)務(wù)水平不高，敬業(yè)心不強，容易出現(xiàn)檔案裝訂、掃描、信息上傳等操作不規(guī)范或者錯誤操作。因此應(yīng)安排專業(yè)人員協(xié)助，進行監(jiān)督指導，盡量避免檔案損壞、丟卷、漏頁等失誤。由于部分檔案有保密要求，在檔案的安全管理也須注意，可采取簽訂保密協(xié)議等措施，嚴禁工作人員攜帶U盤等儲存設(shè)備進入掃描工作間，如需網(wǎng)絡(luò)也應(yīng)在獨立的局域網(wǎng)內(nèi)操作，防止網(wǎng)絡(luò)安全隱患。

1.2 對于檔案信息化的外包，要完善對外包監(jiān)管的規(guī)章制度和工作制度，依據(jù)檔案管理的相關(guān)規(guī)范和標準，強化對外包公司服務(wù)的監(jiān)管。要求外包公司的操作人員進行技能和保密方面的培訓；要求崗位固定，分工明確，責任落實。檔案數(shù)字化工作的工作量較大，程序復雜，不能一蹴而就，因此在推進的過程中應(yīng)分步組織實施，結(jié)合本單位實際制訂檔案數(shù)字化的流程及方案。

1.3 檔案信息化檢查掃描完成的案卷必須及時檢查，檢查掃描的影像數(shù)據(jù)與對應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)掛接是否準確，是否有缺掃漏掃或者重復掃描，是否存在掃描的完整度與清晰度等問題，如出現(xiàn)問題應(yīng)及時與外包單位或操作人員溝通，指導改正，確保信息數(shù)字化質(zhì)量。數(shù)字化檢查工作可分為抽檢和全部檢查。全部檢查雖然更加耗時耗力，但可保證了掃描檔案的質(zhì)量，因此在條件允許的情況下，應(yīng)盡量進行全部檢查以便更好地為之后的數(shù)字化管理奠定基礎(chǔ)[2]。

2.技術(shù)安全方面

加大投入，完善各類硬件設(shè)施、設(shè)備，改善檔案數(shù)字化信息的保管設(shè)施設(shè)備和保管環(huán)境。并且應(yīng)定期對設(shè)備進行管理維護，應(yīng)保障存儲設(shè)備的安全，專機專用。按照檔案管理的相關(guān)要求和標準及時做好數(shù)據(jù)的備份。在檔案數(shù)字化過程中應(yīng)同步加強數(shù)字化管理，通過身份驗證、網(wǎng)絡(luò)防火墻等。不同的形式進行安全的防護，才能多措并舉，真正形成安全系統(tǒng)，在各種安全保障的范圍內(nèi)進行安全工作的發(fā)展。同時，備份工作也是非常重要的，在檔案被損毀之后，能快速地啟動備份檔案，這是非常關(guān)鍵的步驟。只有保障檔案的完整性，才能確保檔案管理工作順利開展和實施。

3.人員方面

人才問題是關(guān)系檔案館數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵。對于培養(yǎng)既有檔案專業(yè)知識又具有計算機知識的復合型人才，聯(lián)合培養(yǎng)是解決人才緊缺問題的一個便捷途徑：一是充分利用當?shù)亟逃涂萍假Y源，對在現(xiàn)代的檔案館工作的人員進行必要的管理和培訓；二是積極在引進人才上下功夫，吸引良好的檔案管理信息化人才，才能促進檔案管理工作持續(xù)并且長久發(fā)展；三是在高?？蒲辛α可舷鹿Ψ颍嬲亟鉀Q現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案館檔案管理中心的需求，解決現(xiàn)有問題的基礎(chǔ)上進行知識的更新?lián)Q代，為檔案館的長遠發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

結(jié)語

檔案數(shù)字化是一個相當龐大工程，它需要各方面的協(xié)調(diào)與合作。在數(shù)字化過程中還存在很多問題，這需要檔案部門在整合內(nèi)部資源，有序推進的同時，還要積極爭取外部協(xié)助，尋求資金、技術(shù)、人員等各方面支持，這樣才能更有效推進檔案的數(shù)字化進程，并為將來的檔案數(shù)字化管理奠定更好的基礎(chǔ)。