大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理工作的問(wèn)題及對(duì)策研究

丁莉麗

摘 ?要：隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得高校學(xué)生檔案管理工作面臨新的挑戰(zhàn)。在開(kāi)展學(xué)生檔案管理工作中，許多信息都需要借助大數(shù)據(jù)來(lái)獲取與傳播。因此，本文將探討大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理工作問(wèn)題，希望對(duì)推動(dòng)規(guī)范化的學(xué)生檔案管理機(jī)制構(gòu)建和實(shí)現(xiàn)整體檔案管理水平的提升有幫助。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代;高校學(xué)生;檔案管理工作

前言

高校學(xué)生檔案是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)軌跡反饋，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，具有自身的特點(diǎn)。高校學(xué)生檔案工作是高校管理工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，對(duì)學(xué)校的發(fā)展和學(xué)生未來(lái)的命運(yùn)影響深遠(yuǎn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，需要積極探索高校學(xué)生檔案管理工作方法，為高校發(fā)展注入活力的有效路徑，能夠?yàn)閷W(xué)生和學(xué)校的未來(lái)發(fā)展給予強(qiáng)勁的支撐。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理工作的問(wèn)題

（一）學(xué)校檔案管理的軟硬件設(shè)施較為落后

檔案作為高校學(xué)生管理和人事管理的重要內(nèi)容，管理好、保護(hù)好、規(guī)范化、準(zhǔn)確化學(xué)生的檔案不僅是對(duì)學(xué)生人體負(fù)責(zé)，也能體現(xiàn)出學(xué)校先進(jìn)的管理理念與實(shí)力，更能體現(xiàn)出學(xué)校強(qiáng)勁的師資力量和管理行政人員的綜合素養(yǎng)。目前大多數(shù)高校的檔案設(shè)施設(shè)備都不夠完善，更多地集中存放和管理也沒(méi)有專門的集密柜來(lái)進(jìn)行儲(chǔ)存，學(xué)校也難以保管大量的學(xué)生檔案。因此，學(xué)校需要在學(xué)生畢業(yè)后盡快將學(xué)生的檔案轉(zhuǎn)移到他們各自的工作單位或者生源地，這種轉(zhuǎn)移管理若是出現(xiàn)偏差容易導(dǎo)致檔案遺漏，對(duì)于學(xué)生未來(lái)的職業(yè)考核與就業(yè)等造成較大的麻煩。

（二）高校行政管理人才隊(duì)伍滯后

學(xué)生作為人事檔案的起源，也是高校檔案建設(shè)的基礎(chǔ)。學(xué)生在學(xué)習(xí)期間對(duì)于檔案的重要性認(rèn)知不到位，需要學(xué)校檔案管理部門及學(xué)生所在院系做好檔案維護(hù)的第一道關(guān)。有高校檔案管理工作調(diào)查研究指出，81%的高校對(duì)于學(xué)生自身的檔案管理是由高校院系輔導(dǎo)員進(jìn)行統(tǒng)一管理，16%的高校會(huì)設(shè)置教學(xué)助力和教學(xué)秘書(shū)等勤工助學(xué)崗位來(lái)進(jìn)行檔案管理，還有3%的高校則是依托的學(xué)校招生就業(yè)處進(jìn)行檔案管理。這些數(shù)據(jù)表明目前高校學(xué)生檔案管理工作人員不足，檔案管理人才隊(duì)伍也嚴(yán)重不足，而且大部分高校教師也缺乏檔案管理的全面知識(shí)，他們對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)更多地只是停留在“重要”上面，而對(duì)于檔案管理包括哪些方面、都有什么意義卻缺少詳實(shí)的認(rèn)知，對(duì)于畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和管理流程認(rèn)知也不夠全面。但是檔案對(duì)于未來(lái)學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)、落戶、職稱考評(píng)等卻缺少具體的了解。因此，培養(yǎng)一批業(yè)務(wù)精通、政治素質(zhì)過(guò)硬檔案管理人員對(duì)于提升大數(shù)據(jù)時(shí)代高校檔案管理的質(zhì)量非常有必要。

（三）高校學(xué)生缺乏必要的檔案知識(shí)

在高校課程設(shè)置中幾乎沒(méi)有“檔案管理”這一門課程，使得很多學(xué)生對(duì)于學(xué)生檔案和人事檔案的區(qū)別也不夠清晰。在畢業(yè)前后只有大概5%的學(xué)生會(huì)向?qū)W校老師咨詢檔案內(nèi)容和檔案轉(zhuǎn)移等問(wèn)題，并在正規(guī)的指導(dǎo)下正確填寫(xiě)檔案轉(zhuǎn)移的相關(guān)材料，確認(rèn)檔案轉(zhuǎn)移接收地點(diǎn)，從而保障自身的檔案不被遺失。在學(xué)生傳統(tǒng)的認(rèn)知中，畢業(yè)找到合適的工作最重要，但是對(duì)于檔案的重要性卻忽視了，同時(shí)由于許多學(xué)校也沒(méi)有開(kāi)設(shè)專門的檔案管理課程，學(xué)校檔案管理工作者對(duì)于學(xué)生檔案知識(shí)了解也不夠全面，導(dǎo)致學(xué)生對(duì)于個(gè)人的檔案缺乏重視，難以全面處理好檔案事宜，或者會(huì)錯(cuò)誤地處理個(gè)人檔案。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校學(xué)生檔案管理工作開(kāi)展的策略

（一）積極完善高校學(xué)生檔案管理軟硬件設(shè)施設(shè)備

高校需要以檔案管理基礎(chǔ)建設(shè)為目標(biāo)投入必要的資金，來(lái)完善檔案建設(shè)的軟硬件設(shè)施，一方面可以引入相關(guān)高校信息技術(shù)人才建設(shè)一些云檔案管理系統(tǒng)和軟件，進(jìn)行學(xué)生電子版材料和檔案的管理，另一方面高校還應(yīng)該引入數(shù)字光纖技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)發(fā)展與監(jiān)督技術(shù)，對(duì)檔案的保密性、規(guī)范性、科學(xué)性進(jìn)行監(jiān)督管理，以檔案設(shè)施的完備性著手，來(lái)改善和優(yōu)化檔案保管工具，從而更有效地規(guī)避檔案材料的保護(hù)、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防火、放篡改等風(fēng)險(xiǎn)。

（二）加強(qiáng)高效的檔案管理工作規(guī)范和管理人才隊(duì)伍

隨著大數(shù)據(jù)云計(jì)算的方式不斷發(fā)展，高校的檔案管理也需要走在“檔案+大數(shù)據(jù)”前沿。在當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理工作中，無(wú)論是學(xué)生本身，還是管理檔案隊(duì)伍，他們的大數(shù)據(jù)分析和利用管理意識(shí)都嚴(yán)重不足，存在學(xué)生的檔案沒(méi)有由一個(gè)部門或者一支專業(yè)、高素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的隊(duì)伍進(jìn)行管理。因此，非常必要去進(jìn)行學(xué)生檔案資料庫(kù)的建設(shè)，從而能夠更便捷地進(jìn)行學(xué)生個(gè)人思想政治表現(xiàn)、個(gè)人學(xué)習(xí)成績(jī)、生活作風(fēng)、心理健康狀況等信息的更新，并及時(shí)地、正確地更新到檔案體系之中，也能通過(guò)規(guī)范檔案管理人才隊(duì)伍，能夠在學(xué)生畢業(yè)、就業(yè)、升學(xué)、考核等時(shí)候?qū)ζ錂n案管理和記錄進(jìn)行更高質(zhì)量的指導(dǎo)，也能有效整合學(xué)生檔案的管理工作。

（三）加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案知識(shí)的教育與培訓(xùn)

目前除了高校檔案管理人員以外，大多數(shù)高校畢業(yè)生都對(duì)檔案的知識(shí)體系和相關(guān)內(nèi)容缺少了解，不知道檔案的用途，甚至存在檔案丟失、遺漏等現(xiàn)象。因此，高校有必要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案知識(shí)系統(tǒng)化的教育與培訓(xùn)，例如，在每年的6月日9檔案日進(jìn)行宣傳，學(xué)生在校期間開(kāi)展一些必要的檔案知識(shí)訓(xùn)座、必修或者選修課堂進(jìn)行檔案相關(guān)知識(shí)的教學(xué)與了解，從而讓學(xué)生能夠更加明確檔案的作用，也能在未來(lái)的個(gè)人社會(huì)化過(guò)程中的更加重視檔案的作用，最終從源頭上解決檔案知識(shí)匾乏和檔案滯留問(wèn)題。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)方式的利用對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式的數(shù)字化發(fā)展有著積極的促進(jìn)作用。針對(duì)現(xiàn)階段學(xué)生檔案管理工作種存在的問(wèn)題，可以從提升學(xué)生和管理人才隊(duì)伍數(shù)字服務(wù)意識(shí)出發(fā)，提升檔案管理工作的科學(xué)性和有效性。

參考文獻(xiàn)：

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[2]石貞貞.信息化時(shí)代高校檔案管理工作模式的重構(gòu)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（11）：140-141.

（作者單位：湖南醫(yī)藥學(xué)院，湖南 ? 懷化 ? 418000）