高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用探析

王秀琴 麥波 陳焱

摘 要：高校是高素質(zhì)人才的重要培養(yǎng)基地，圖書館作為高校圖書及信息資源的保存及共享場所，在高校的人才培養(yǎng)工作之中發(fā)揮著十分重要的作用，實(shí)踐之中，高校應(yīng)提高對于圖書館檔案信息資源開發(fā)工作的重視力度，力求提升開發(fā)利用水平。本文主要以紅色文化類檔案信息資源為例，對高校圖書館開發(fā)利用檔案信息資源的意義、高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上，探討高校有效開發(fā)利用檔案信息資源的實(shí)踐策略，旨在提供具有借鑒意義的參考。

關(guān)鍵詞：高校圖書館;檔案信息資源;開發(fā)利用;紅色文化

圖書館是高校中十分重要的文化場所，其承擔(dān)著保存圖書及檔案資源、為高校師生提供多樣化文化服務(wù)等一系列重要功能，對于高校的人才培養(yǎng)工作而言，起到極其關(guān)鍵的作用。

紅色文化，是中國共產(chǎn)黨在革命與建設(shè)過程中所形成的寶貴精神財(cái)富，紅色文化類檔案信息資源，是高校圖書館中一類重要的資源，加強(qiáng)圖書館紅色文化檔案信息資源的開發(fā)利用工作，是高校建設(shè)紅色文化素養(yǎng)基地的重要路徑。以下本文將以紅色文化類檔案信息資源為例，分析探討高校開發(fā)利用檔案信息資源的意義與實(shí)踐策略。

一、高校圖書館開發(fā)利用檔案信息資源的意義

1.為圖書館的各項(xiàng)日常工作提供有效參考

作為高校中一個(gè)重要的服務(wù)部門，圖書館保存著大量重要的檔案信息資源，包括黨建信息、各類會議記錄、圖書及設(shè)備采購信息、職工活動開展記錄等，這些資源是圖書館進(jìn)行戰(zhàn)略決策、制定及修訂規(guī)章制度、展開發(fā)展規(guī)劃的重要依據(jù)，通過開發(fā)利用檔案信息資源，圖書館能夠準(zhǔn)確把握自身真實(shí)的發(fā)展情況及活動規(guī)律，從而為各項(xiàng)日常工作提供有效參考，有利于提高圖書館的實(shí)踐水平。

2.為圖書館及圖書情報(bào)專業(yè)發(fā)展提供資料

高校圖書館的工作以實(shí)踐類為主，強(qiáng)調(diào)從事實(shí)中總結(jié)規(guī)律并找到發(fā)展路徑。各類檔案資源，正是反映圖書館事業(yè)發(fā)展?fàn)顩r的第一手資料，符合“實(shí)事求是”這一原則及要求，具有極強(qiáng)的豐富性和可靠性特征，包含著大量知識和數(shù)據(jù)信息，對于推動圖書館和高校圖書情報(bào)發(fā)展而言，具有十分重要的意義。例如，通過對高校紅色文化類檔案信息資源進(jìn)行整合，可以得到關(guān)于此類圖書館藏情況的信息，有利于推動圖書館成為紅色文化素養(yǎng)培育基地。

3.為高校及圖書館研究工作提供有力支撐

為高校師生提供科研及學(xué)習(xí)所學(xué)的各類資料，是圖書館所承擔(dān)的一項(xiàng)重要職能。通過對館藏圖書、檔案資料、期刊、數(shù)據(jù)庫資源的借閱和下載情況等信息資源加以分析挖掘，圖書館能夠快速明確當(dāng)前館藏資源存在的不足，對于師生的實(shí)際需求進(jìn)行總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上合理找出規(guī)律，從而為各項(xiàng)研究工作提供有力支撐。例如，高校圖書館可以通過對師生的紅色文化類檔案資料借閱情況進(jìn)行分析，建立與之相應(yīng)的數(shù)字模型，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前此類資源存在的不足，并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，從而滿足師生研究和學(xué)習(xí)紅色文化的實(shí)際需求。

二、高校圖書館檔案信息資源開發(fā)利用現(xiàn)狀

1.認(rèn)識不夠深刻，缺乏開發(fā)利用意識

當(dāng)前，許多高校圖書館對于檔案工作均未能給予應(yīng)有的重視力度，往往認(rèn)為檔案工作歸屬于檔案館，僅對于檔案館移交的數(shù)據(jù)和文檔進(jìn)行保存，因而未能充分實(shí)現(xiàn)這一重要信息資源的價(jià)值。究其原因，主要在于圖書館對于檔案信息資源開發(fā)工作的重要性缺乏認(rèn)知，缺乏開發(fā)利用意識，與此同時(shí)，也缺少戰(zhàn)略眼光，往往只是采取簡單的手段對業(yè)務(wù)和讀者檔案進(jìn)行處理，十分不利于自身的長遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。

2.缺乏統(tǒng)一管理，尚未建立完善制度

制度是圖書館各項(xiàng)檔案工作有序開展的重要保障，唯有建立起統(tǒng)一的管理制度，圖書館才能有效開展檔案信息資源的開發(fā)利用工作。然而，當(dāng)前圖書館尚未按照相關(guān)規(guī)定對部分要求長期保存的檔案資料進(jìn)行管理保存，沒有形成統(tǒng)一的管理制度和規(guī)范，往往由不同部門自行保存本部門的業(yè)務(wù)檔案，在這種情況下，一旦出現(xiàn)業(yè)務(wù)調(diào)整或工作調(diào)動，往往會導(dǎo)致檔案資料混亂，甚至可能造成遺失現(xiàn)象的發(fā)生。

3.缺少專業(yè)人員，檔案價(jià)值鑒定不夠

只有對檔案的價(jià)值進(jìn)行科學(xué)鑒定并在此基礎(chǔ)上合理確定其保存年限，圖書館才能有效控制館藏檔案的數(shù)量，避免出現(xiàn)不必要的資源堆積情況。然而，當(dāng)前大部分高校圖書館都缺少擁有檔案價(jià)值鑒定能力的專業(yè)工作人員，導(dǎo)致無法有效根據(jù)檔案的真實(shí)性、可靠性、內(nèi)容詳盡程度等不同的標(biāo)準(zhǔn)合理區(qū)分和判斷其價(jià)值大小，這在很大程度上阻礙著信息資源開發(fā)利用工作的有效開展。

4.經(jīng)費(fèi)不夠充足，信息化的程度較低

信息化是高校圖書館開發(fā)利用檔案信息資源的重要路徑，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新興現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校圖書館能夠形成對于檔案價(jià)值的深度挖掘，透過現(xiàn)象把握其本質(zhì)，從而提高整體利用水平，與此同時(shí)，通過將檔案電子化，圖書館也能夠有效減少外部環(huán)境因素產(chǎn)生的負(fù)面影響，增強(qiáng)檔案保存的安全性。然而，由于當(dāng)前高校普遍缺乏重視力度，因而圖書館的信息化程度較低，尚未實(shí)現(xiàn)檔案工作的信息化和智能化，導(dǎo)致難以深入挖掘和安全保存重要信息及數(shù)據(jù)。

三、高校圖書館有效開發(fā)利用檔案信息資源的實(shí)踐策略

1.增強(qiáng)檔案保存意識，構(gòu)建健全檔案系統(tǒng)

對于高校圖書館而言，要想提升檔案信息資源的利用水平，應(yīng)增強(qiáng)保存意識，深化對于此項(xiàng)工作重要性的理解，安全高效地保存不同類別的檔案資料。為此，工作人員應(yīng)注意在實(shí)踐之中，科學(xué)合理地將檔案分為若干類別并對其進(jìn)行編目、標(biāo)明主題，從而建立健全的管理系統(tǒng)，對于不同類別的資源進(jìn)行規(guī)范保存，為開發(fā)利用工作打下良好的基礎(chǔ)。為進(jìn)一步增強(qiáng)信息查找的便利性，實(shí)踐之中，應(yīng)注意在完成分類和編目工作之后，建立與之相應(yīng)的檢索目錄，這樣一來，借助檢索目錄，工作人員就能夠快速找到所需信息，提升服務(wù)效率。值得注意的是，在開展分類工作時(shí)，需要嚴(yán)格遵循科學(xué)性、邏輯性、一致性和連續(xù)性原則，確保種類劃分科學(xué)合理。通常情況下，辦公室負(fù)責(zé)管理日常事務(wù)性檔案，各個(gè)部門則負(fù)責(zé)管理與本部門工作相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，但需要統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)必須定期對于所有檔案的實(shí)際保存狀況進(jìn)行全方位的了解，從而及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決存在的問題，進(jìn)一步提高不同部門的檔案工作積極性，有效加快開發(fā)利用進(jìn)程。

2.加強(qiáng)檔案信息搜集，全面整合各類資源

從圖書館的工作流程和實(shí)踐內(nèi)容來看，其所擁有的檔案信息資源，主要可分為日常管理類和業(yè)務(wù)流程類兩種，其中日常管理類主要包括與圖書館工作相關(guān)的學(xué)校文件、工作制度、館員行為規(guī)范、重大會議內(nèi)容記錄、發(fā)展規(guī)劃等;業(yè)務(wù)流程類主要包括業(yè)務(wù)文檔（采購文檔、圖書情報(bào)文檔、讀者信息文檔等）、工作記錄及統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，由各個(gè)業(yè)務(wù)部門自主進(jìn)行管理，遵循“分散與集中相結(jié)合”原則。圖書館需要在開展各項(xiàng)工作時(shí)，重視對不同類別的信息進(jìn)行全方位的搜集與整合，除紙質(zhì)材料之外，還需要加強(qiáng)對于以其他載體呈現(xiàn)的資料的搜集及整合，如以光盤、磁帶、膠片等記錄的信息。此外，圖書館應(yīng)重視對于教學(xué)、科研、咨詢服務(wù)等各項(xiàng)工作流程中所產(chǎn)生的信息進(jìn)行全方位的整理，從而達(dá)到進(jìn)一步豐富檔案資源的目的，有效增強(qiáng)館藏信息資源的系統(tǒng)性與完善性，為開發(fā)利用信息資源創(chuàng)造良好的條件。

3.加大資金投入力度，提高信息技術(shù)水平

盡管當(dāng)前圖書館已經(jīng)將計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)與各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)現(xiàn)了結(jié)合，因而實(shí)踐中能夠借助計(jì)算機(jī)快速檢索查找所需資源，如圖書、期刊、可供借閱的檔案等。然而，從整體上看，現(xiàn)階段圖書館的整體信息技術(shù)水平仍然較低，主要表現(xiàn)為紙質(zhì)文檔與電子文檔并存、無法確保電子文檔的安全性、尚未建立完善的數(shù)據(jù)庫、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)的應(yīng)用水平較低等，究其原因，主要在于圖書館缺少經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致難以有效推進(jìn)信息化。針對這一狀況，高校應(yīng)重視加大對于圖書館的資金投入力度，通過為其提供充足的資金，有效推動以下措施的落實(shí)：其一，提高對于電子文檔的重視力度，逐步將紙質(zhì)文檔進(jìn)行電子化處理，并提高保存電子文檔的能力，注意增強(qiáng)電子文檔的安全性，通過定期應(yīng)用殺毒軟件對計(jì)算機(jī)進(jìn)行全盤查殺，有效排除各方面漏洞，同時(shí)，對于重要的電子文檔應(yīng)用加密處理;其二，加大數(shù)據(jù)庫開發(fā)力度，注意將電子文檔建設(shè)成數(shù)據(jù)庫，應(yīng)用數(shù)據(jù)庫整合不同類別的信息資源，從而對其加以高效利用，同時(shí)為資源共享活動打下良好的基礎(chǔ);其三，重視應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)對于所擁有的信息與數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析與挖掘，建立專門的數(shù)字模型，從而明確讀者用戶的實(shí)際需求、當(dāng)前館藏資源類型存在的不足，并采取針對性措施提高服務(wù)水平。例如，圖書館可以通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，對比分析館藏紅色文化檔案資源的實(shí)際類別與高校師生借閱、應(yīng)用紅色文化檔案資源的情況，以此明確現(xiàn)階段存在的不足，并適當(dāng)補(bǔ)充相應(yīng)的紅色文化檔案。

4.加快資源共享進(jìn)程，定期更新共享內(nèi)容

檔案信息資源具有一定的保密性特征，正是由于其具有這一特征，因而要想實(shí)現(xiàn)這一資源共享，具有一定的難度。圖書館所擁有的檔案信息資源，包括圖書館的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、讀者個(gè)人信息及工作信息，在進(jìn)行資源共享時(shí)，需重視遵循“合理開發(fā)與避免泄密相結(jié)合”這一重要原則，既要注意分享可以公開的內(nèi)容，又要做好對于機(jī)密信息數(shù)據(jù)的保密工作。為此，圖書館需要對檔案信息資源的性質(zhì)進(jìn)行合理區(qū)分，有選擇地進(jìn)行開發(fā)與共享工作，借助校園網(wǎng)及高校所擁有的數(shù)據(jù)庫，展開資源共享，這樣一來，師生就可以借助校園網(wǎng)或登錄數(shù)據(jù)庫，快速獲取所需資源。與此同時(shí)，圖書館需要重視做好資源的更新工作，及時(shí)根據(jù)數(shù)據(jù)信息的變動情況，展開動態(tài)化更新，以此確保充分滿足師生的教研與學(xué)習(xí)需求。

5.做好人員培訓(xùn)工作，打造專業(yè)管理隊(duì)伍

檔案信息資源的高效開發(fā)利用，離不開專業(yè)化的管理隊(duì)伍。為此，高校圖書館應(yīng)重視加強(qiáng)人員培訓(xùn)工作，著力增強(qiáng)工作人員的綜合素質(zhì)與實(shí)踐能力。一方面圖書館應(yīng)構(gòu)建長效可持續(xù)的培訓(xùn)機(jī)制，定期組織關(guān)于檔案編研、資源價(jià)值鑒別的主題培訓(xùn)活動，在培訓(xùn)中幫助工作人員掌握相關(guān)理論知識和實(shí)踐方法，切實(shí)增強(qiáng)其實(shí)踐能力;另一方面圖書館應(yīng)重視加強(qiáng)與其他高校圖書館之間的聯(lián)系與溝通，交流成功經(jīng)驗(yàn)，注意推動工作人員根據(jù)本館實(shí)際情況進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，從而打造具有特色、符合本校師生實(shí)際科研與學(xué)習(xí)需求的信息資源服務(wù)模式。同時(shí)，在打造專業(yè)管理隊(duì)伍的過程之中，高校圖書館還應(yīng)重視優(yōu)化和完善人才招聘機(jī)制，重視引入兼具相關(guān)專業(yè)背景和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的高素質(zhì)復(fù)合型人才，以此進(jìn)一步優(yōu)化工作隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)。此外，實(shí)踐之中，圖書館還需要著力推動工作人員自主總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，展開創(chuàng)新探索，進(jìn)而得到特色化的工作方法，切實(shí)增強(qiáng)信息資源開發(fā)利用的針對性與實(shí)效性。

6.組織檔案編研活動，充分挖掘資源價(jià)值

從整體上看，圖書館所擁有的館藏資源通常呈現(xiàn)出分散性特征，系統(tǒng)性與連貫性相對不足，導(dǎo)致其使用價(jià)值難以得到充分實(shí)現(xiàn)。與此同時(shí)，由于部分原始信息資源沒有得到系統(tǒng)有效的加工處理，因而難以在實(shí)踐中得到應(yīng)用。針對上述兩類情況，為有效提升檔案資源的開發(fā)利用水平，就必須組織編研活動，通過系統(tǒng)的分析與編研，將分散的信息整合為具有應(yīng)用價(jià)值的資源，切實(shí)增強(qiáng)館藏資源的系統(tǒng)性，為高校的科研活動提供充分便利。一般情況下，主要有以下幾種編研路徑：其一，根據(jù)某一具體的課題對文獻(xiàn)資料進(jìn)行匯編。例如，在研究“紅色文化的當(dāng)代價(jià)值”時(shí)，可以將不同時(shí)期的紅色文化檔案進(jìn)行整合，分別進(jìn)行研究;其二，根據(jù)某一具體的學(xué)科對文獻(xiàn)資料進(jìn)行匯編;其三，根據(jù)時(shí)間順序?qū)ξ墨I(xiàn)資料進(jìn)行匯編。例如，可以根據(jù)圖書館的發(fā)展歷程，整理不同年份所發(fā)生的重大事件，以此形成對于發(fā)展概況和未來發(fā)展目標(biāo)的清晰認(rèn)知。檔案編研具有一定的難度，但對于充分挖掘信息資源價(jià)值而言，具有十分重要的意義，因此需要重視定期組織這項(xiàng)工作，推動工作人員在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，力求充分發(fā)揮檔案信息資源的價(jià)值。值得注意的是，為確保資料匯編的合理性，在初步完成整理匯編之后，需要組織相應(yīng)的會審工作，從而確保匯編的科學(xué)性與系統(tǒng)性，如果發(fā)現(xiàn)存在問題，應(yīng)及時(shí)采取措施對文獻(xiàn)資料進(jìn)行進(jìn)一步的加工處理，從而確保某一匯編集中所收錄的資料均符合主題要求。

四、結(jié)束語

高校圖書館加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用，有利于為圖書館的各項(xiàng)日常工作提供有效參考、為圖書館及圖書情報(bào)專業(yè)發(fā)展提供資料，為高校及圖書館研究工作提供有力支撐。現(xiàn)階段，高校在圖書館檔案信息資源開發(fā)實(shí)踐之中仍然存在著認(rèn)識不夠深刻、尚未建立完善制度、缺少專業(yè)工作人員及信息化程度較低等一系列問題，為切實(shí)提高開發(fā)利用水平，高校應(yīng)重視增強(qiáng)檔案保存意識并構(gòu)建健全系統(tǒng)、加強(qiáng)信息搜集和資源整合能力、提高信息化和自動化程度、促進(jìn)資源共享實(shí)現(xiàn)、打造專業(yè)工作隊(duì)伍以及組織編研活動，力求切實(shí)增強(qiáng)檔案工作的實(shí)效性。

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（作者單位：萍鄉(xiāng)學(xué)院圖書館）