醫(yī)院檔案管理與檔案升級工作分析

張姝雯

（沛縣人民醫(yī)院辦公室（院辦） 江蘇·徐州 221600）

在醫(yī)院運行發(fā)展過程中，醫(yī)院的檔案管理及升級發(fā)揮著不可比擬的作用和優(yōu)勢，主要是指在院方所有活動中，應(yīng)準(zhǔn)確記錄和開展人事檔案、醫(yī)療技術(shù)、行政管理等工作，其復(fù)雜性特點顯著。檔案管理的運行發(fā)展，是醫(yī)院規(guī)范化管理的重要影響因素之一，而且在資料的研究方面也起到了重要的作用?，F(xiàn)階段，我國醫(yī)院檔案管理要求越來越高，管理模式和升級已經(jīng)成為了上級部門共同關(guān)注的焦點話題之一。但是在實際上，一些醫(yī)院檔案管理升級水平并不高，與新時代發(fā)展需求并不相符。基于此，必須要不斷升級和改進(jìn)檔案管理工作，為院方管理工作的開展提供極大的便利性，同時為各部門工作的執(zhí)行奠定良好的基礎(chǔ)。

1 醫(yī)院檔案管理要求分析

首先，檔案完整性。在這一方面，應(yīng)確保檔案的完好無損，在檔案保管方面，面對外在因素的出現(xiàn)，很難將檔案的完整性發(fā)揮出來。在其影響因素中，檔案保存技術(shù)的先進(jìn)性不夠，同時也包括保管人員的專業(yè)素質(zhì)等。完整性，對于檔案使用和保管的影響意義深遠(yuǎn)，對檔案管理工作要求進(jìn)行分析，也要不斷更新和完善相關(guān)檔案，旨在將檔案的價值充分發(fā)揮出來。其次，技術(shù)現(xiàn)代化。當(dāng)前，檔案管理形式的變化性顯著，現(xiàn)代化技術(shù)，高度適用于檔案管理，基于檔案管理工作人員角度，應(yīng)不斷升級改造其管理模式[1]，為提高整體管理質(zhì)量助益。同時也要積極構(gòu)建現(xiàn)代化與信息化模式，為現(xiàn)代化檔案信息管理平臺的構(gòu)建提供支撐，使當(dāng)前檔案管理工作要求得到滿足，更好地運行各項工作。此外，技術(shù)現(xiàn)代化對于檔案管理人員的要求也比較高，尤其在信息化管理能力這一方面，對此應(yīng)將相關(guān)培訓(xùn)活動落實下去，構(gòu)建高效化的檔案管理環(huán)境。

2 醫(yī)院檔案管理與檔案升級工作的重要性

針對醫(yī)院檔案，具備信息資源的性質(zhì)特點，其載體形式主要包括文字、圖表等，其與醫(yī)療相關(guān)的科研、診治等聯(lián)系性較強(qiáng)，而且與學(xué)術(shù)研究和技術(shù)進(jìn)步也具有一定的關(guān)聯(lián)性，所以可以有力指導(dǎo)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，其參考價值突出。但是在以往，一些醫(yī)院仍然對傳統(tǒng)管理模式比較熱衷，欠缺先進(jìn)的工作體系、模式，這對于整體工作具有一定的限制性作用。由此可以看出，開展醫(yī)院檔案管理和升級工作是至關(guān)重要的，現(xiàn)分析檔案管理和升級的重要作用：

第一，可以避免檔案原件受損。借助檔案管理模式，可以使檔案原件得到有效保護(hù)，將材料丟失和破壞的風(fēng)險概率降至最低。同時，信息化管理模式的出現(xiàn)，可以對工作條件予以改善，在系統(tǒng)升級作用下，可以為工作效率的提升創(chuàng)造有利條件。第二，可以確保醫(yī)院工作效率的穩(wěn)步增強(qiáng)。電子歸檔的檔案管理模式，可以將信息材料檢索服務(wù)的快捷性、便利性等優(yōu)勢發(fā)揮出來，更好地服務(wù)于使用者，這在各個部門和醫(yī)療室的瀏覽使用中具有較高的應(yīng)用價值[2]，從而可以促進(jìn)一系列工作的順利開展。此外，還可以滿足存儲空間對于節(jié)約化的需求，保證檔案備份，實現(xiàn)防患于未然。第三，科研和治療的參考價值顯著。檔案這一載體，在醫(yī)院信息資源中占據(jù)著重要的地位，對檔案存儲媒介形式進(jìn)行分析，紙質(zhì)檔案、實物檔案和電子檔案比較常見。因為醫(yī)院工作性質(zhì)的特殊性明顯，與人們生命安全有著密切的聯(lián)系，所以在醫(yī)院發(fā)展中，醫(yī)療相關(guān)的科研與實踐有著較高的意義，其中，人事調(diào)動、醫(yī)療實踐、基礎(chǔ)建設(shè)的檔案，是醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的重要推動力之一。

3 醫(yī)院檔案管理工作中存在的不足之處

3.1 缺少完善的檔案管理制度

現(xiàn)階段，一些醫(yī)院對于檔案管理和升級工作的重視程度有待提升，但是在實際上，醫(yī)院檔案管理與其他信息仍然存在著一定的出入，其分開管理狀態(tài)顯著，并沒有在統(tǒng)一管理體系中體現(xiàn)出來。通常來說，在綜合檔案室內(nèi)，主要涉及醫(yī)院檔案，而信息科，主要涉及其他醫(yī)療設(shè)備、計算機(jī)管理信息等，其獨立運行模式突出，一定程度上不利于醫(yī)院檔案綜合管理水平的提升，甚至難以滿足資源節(jié)約化需求，嚴(yán)重影響到醫(yī)院檔案管理工作的開展[3]。此外，雖然當(dāng)前信息技術(shù)的應(yīng)用價值較高，但是尚未在檔案管理工作中體現(xiàn)出來，在檢索方面，主要以人力方式為主，其效率低下，而且也會對檔案的升級管理造成影響。

3.2 醫(yī)院檔案管理人才的專業(yè)性不足

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的強(qiáng)大推動下，為醫(yī)院檔案管理工作帶來了全新的發(fā)展契機(jī)，但是在信息技術(shù)不斷滲透過程中，明確提出了對于檔案管理工作人員的要求，尤其在專業(yè)性這一要求。然而在實際上，一些醫(yī)院明確提出了對于醫(yī)學(xué)專業(yè)和技術(shù)要求，且檔案管理工作的枯燥氣息濃厚[4]，很難保證醫(yī)護(hù)工作人員在崗熱情，所以實習(xí)生或臨時工較多，其檔案管理工作專業(yè)性欠缺，在檔案管理方面，過渡依靠傳統(tǒng)經(jīng)驗，其創(chuàng)新意識和工作動力比較弱化。

3.3 檔案管理技術(shù)的滯后性明顯

信息技術(shù)的應(yīng)用，可以大大推動醫(yī)院工作的進(jìn)行，但是尚未廣泛應(yīng)用和普及于檔案管理工作之中。目前，一些醫(yī)院雖然整合了計算機(jī)技術(shù)與檔案的管理，但是只有其檔案目錄排列功能得到了體現(xiàn)，在有效信息的提取方面，尚未對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，同時也不利于共享檔案內(nèi)容。由此可以看出，在檔案管理和應(yīng)用方面，管理技術(shù)的滯后性這一問題必須要予以積極改善、解決。

4 醫(yī)院檔案管理與檔案升級工作措施

4.1 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理制度的構(gòu)建

首先，對于院方領(lǐng)導(dǎo)來說，應(yīng)充分認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性，密切協(xié)調(diào)醫(yī)院檔案管理工作，確保其運行的暢通性，同時應(yīng)對硬件管理設(shè)施進(jìn)行不斷完善，進(jìn)一步規(guī)范檔案管理。同時對于檔案歸檔要求，也要進(jìn)行深入分析，提高對細(xì)節(jié)分類管理的重視程度，靈活運用信息技術(shù)，加強(qiáng)系統(tǒng)化檔案管理平臺的構(gòu)建，將代碼整理與檔案分類結(jié)合在一起，確保良好的便捷性和迅速性?；诖?，可以實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新目標(biāo)，將醫(yī)院檔案管理工作的真實性發(fā)揮出來，避免檔案出現(xiàn)缺失現(xiàn)象。

4.2 加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理人員隊伍建設(shè)

在醫(yī)院建設(shè)方面，醫(yī)院檔案管理的作用不容小覷，作為重要的信息載體之一，檔案資料要確保自身價值的充分體現(xiàn)。第一，工作人員應(yīng)加強(qiáng)服務(wù)意識的構(gòu)建，認(rèn)識到自身在檔案管理中所處的角色，將思想覺悟提升上來，將全面、真實的檔案信息提供給使用者。第二，院方應(yīng)將崗位職能培訓(xùn)落實下去，致力于檔案管理人員專業(yè)能力、素質(zhì)水平的穩(wěn)步提升，充分彰顯出自己的服務(wù)性角色。

4.3 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)

由于信息技術(shù)應(yīng)用力度缺失，應(yīng)引起檔案管理人員的高度重視，加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的靈活應(yīng)用，基于智能化視角，對應(yīng)用平臺進(jìn)行構(gòu)建，不斷規(guī)范醫(yī)院檔案管理工作，并將時效性發(fā)揮出來，有效保證檔案存儲、調(diào)取等環(huán)節(jié)，實現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化在醫(yī)院檔案管理中的合理滲透。要想不斷提高醫(yī)院檔案管理與升級水平，應(yīng)做到各司其職，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)和移動終端的使用，不斷提高各類檔案的分級和分層管理水平，以便于檔案信息后期的應(yīng)用。

此外，基于醫(yī)院視角，應(yīng)將資金投入力度提升上來，為信息化技術(shù)的應(yīng)用提供強(qiáng)有力的資金支撐。在數(shù)據(jù)化檔案存儲和管理中，應(yīng)不斷升級和改造硬件設(shè)備，積極引用檔案智能化管理軟件，并借助科研立項方式，以此來推動檔案管理技術(shù)的研發(fā)，進(jìn)一步創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理技術(shù)。在醫(yī)院檔案管理智能化進(jìn)程中，應(yīng)將醫(yī)院人事流程體系、資產(chǎn)管理體系、員工考勤管理體系等，納入到檔案管理數(shù)據(jù)平臺之中，使檔案管理更好地扶持醫(yī)院的運行。在日常工作中，檔案管理人員還要注意一點，就是應(yīng)從實際需求出發(fā)，在計算機(jī)管理系統(tǒng)中，錄入醫(yī)院檔案的更新部分，并加強(qiáng)目錄檢索的構(gòu)建，貫徹落實好精細(xì)化、時效性管理原則。

5 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案與醫(yī)療事業(yè)之間有著密切的聯(lián)系性，而且檔案管理質(zhì)量，也是醫(yī)院經(jīng)營與運行的重要影響因素之一，對此應(yīng)對醫(yī)院檔案管理工作的價值進(jìn)行挖掘與分析，引導(dǎo)工作人員樹立正確的思想觀念，并加強(qiáng)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，為管理工作效率的提升創(chuàng)造有利條件，實現(xiàn)檔案信息的高效利用，發(fā)揮出對于醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的促進(jìn)作用。