財務(wù)共享模式下電子會計檔案管理研究

石 慧張 鵬鄂新元

（1.內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市中醫(yī)醫(yī)院 內(nèi)蒙古·鄂爾多斯 017010；2.內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市蒙醫(yī)醫(yī)院 內(nèi)蒙古·鄂爾多斯 017010；3.內(nèi)蒙古自治區(qū)鄂爾多斯市康巴什區(qū)財政局 內(nèi)蒙古·鄂爾多斯 017010）

財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為依托，難免存在部分漏洞，因而對檔案管理提出了更高的標準。對于電子會計檔案而言，安全性和有序性是電子會計檔案管理工作中的重點內(nèi)容，由于電子會計檔案管理主要依托于信息技術(shù)的支持，因此，企業(yè)領(lǐng)導者應(yīng)正確認識到電子會計檔案管理的重要性，加強對檔案管理工作的重視，利用先進的信息技術(shù)，對電子會計檔案進行安全有效的管理，為企業(yè)發(fā)展決策提供可靠支持。

1 財務(wù)共享模式下電子會計檔案潛在的風險

1.1 存在徇私舞弊行為

財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理以網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為依托，由財務(wù)中心采用信息技術(shù)進行統(tǒng)一管理，管理中的漏洞不可避免，而企業(yè)中的利益相關(guān)者通常會利用這些漏洞謀取私利。利益相關(guān)者大多為企業(yè)管理人員，企業(yè)的經(jīng)營狀況與其切身利益息息相關(guān)，一旦出現(xiàn)經(jīng)營狀況不佳或業(yè)績不達標的情況，部分利益受損的管理人員會為了自身利益鋌而走險，利用信息系統(tǒng)管理中的漏洞，對電子會計檔案進行作假，以便將這些不利于自身利益的因素遮掩過去，最終達到獲利的目的。當然除了管理人員，企業(yè)財務(wù)共享中心的人員也有可能存在徇私舞弊的行為。企業(yè)為了壯大自身實力，勢必會在發(fā)展過程中不斷擴大自身經(jīng)營規(guī)模，從而設(shè)置一些子公司或分公司，為了準確無誤的核對這些子公司的賬目，需要財務(wù)共享中心人員前往企業(yè)子公司或分公司，這就涉及到了差旅費問題[1]。部分員工會利用這次出差機會，通過信息技術(shù)對差旅費進行造假，以此增加自己的額外收入。另外，賄賂也是財務(wù)共享模式下的企業(yè)會計電子檔案管理中普遍存在的問題。企業(yè)總部在進行年度總賬目核對時，通常會派遣財務(wù)中心人員前往實地子公司進行賬目核對，在此過程中，子公司管理人員為了隱瞞會計賬目不正確的事實，對財務(wù)中心人員進行賄賂，要求財務(wù)中心人員配合，利用信息技術(shù)對電子會計賬目進行偽造，以此遮掩子公司賬目不正確的事實，從而達到謀取不正當利益的目的。由此可見，財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理，雖然在檔案管理效率和質(zhì)量方面獲得了顯著提升，但是信息管理系統(tǒng)存在的漏洞卻是企業(yè)不容忽視的大問題。

1.2 管理制度尚未健全

企業(yè)領(lǐng)導者本身具備超強的帶頭作用，其管理思想和理念在很大程度上決定了企業(yè)未來的發(fā)展方向。根據(jù)當前電子會計檔案管理工作的開展狀況來看，檔案管理工作水平遲遲得不到有效提升的原因，很大一部分在于企業(yè)領(lǐng)導者，部分企業(yè)領(lǐng)導者管理理念較為落后，未能正確認識到會計檔案管理對企業(yè)發(fā)展的作用與價值，對電子會計檔案管理工作不太重視，以至于未能及時完善或優(yōu)化電子會計檔案管理制度，對電子會計檔案管理工作資源的安排也不合理，不論是人力還是財力，均缺乏足夠的支持。殊不知，企業(yè)領(lǐng)導的態(tài)度直接影響了基層人員的思想，使得會計檔案管理人員認為檔案管理工作并不重要，以至于并未對自身行為進行嚴格約束，甚至認為私自更改會計電子檔案并不會造成任何影響，也未能清晰的意識到私自偽造會計電子檔案會產(chǎn)生怎樣的惡劣后果?？茖W健全的檔案管理制度是保障電子會計檔案管理工作高效開展的重要前提，管理制度不健全，容易使電子會計檔案管理工作中的漏洞越來越多，讓部分不法人員謀取私利有了更多的可乘之機。不僅如此，電子會計檔案管理工作存在漏洞，也會使檔案數(shù)據(jù)失去了真實性，不能為企業(yè)決策提供可靠參考[2]。

1.3 電子會計檔案管理系統(tǒng)的安全性缺乏保障

市場競爭是每個企業(yè)在發(fā)展過程中都要面對的問題，在此過程中，部分企業(yè)為了提高自身在市場中的核心競爭力，不惜利用非法手段，如病毒破壞、截收信息、黑客攻擊等不正當手段，對競爭對手企業(yè)的財務(wù)數(shù)據(jù)進行損毀，讓對手企業(yè)蒙受巨大的經(jīng)濟損失，自己從中獲利。此外，由于財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理主要依靠信息技術(shù)，生存于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，一旦遭受突發(fā)性的自然災害，如雷電、地震、暴雨等不可抗力的災害，很有可能丟失一部分會計信息數(shù)據(jù)，使得電子會計檔案資料失去了完整性，其參考價值也因此而降低。當然遭受自然災害的概率非常小，但是造成的損失也是無法估量的，因此，具備前瞻性的電子會計檔案管理理念至關(guān)重要。

1.4 電子會計檔案歸檔管理缺乏規(guī)范性

電子會計檔案數(shù)據(jù)信息量會隨著企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)不斷發(fā)展而逐漸增加，對電子會計檔案進行歸檔管理便成為了重要管理內(nèi)容，電子會計檔案歸檔管理即是指，根據(jù)標準規(guī)范代碼對電子會計檔案進行儲存，在日后工作中，如果需要對某一會計電子檔案借閱時，便可以快速、準確的查找出來，大大提升了檔案借閱效率。傳統(tǒng)會計歸檔管理通常以紙質(zhì)形式進行傳輸和保存，將裝訂好的紙質(zhì)會計檔案進行分類和保存，在此過程中，難免出現(xiàn)人為失誤問題并且不容易被發(fā)現(xiàn)。而電子會計檔案管理則不同，利用信息管理系統(tǒng)便可完成傳輸和保存，將歸檔好的電子會計檔案直接上傳給財務(wù)中心，即便存在人為失誤，也可以快速改正。然而根據(jù)目前企業(yè)電子會計檔案管理狀況來看，財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理仍然存在一些較為突出的問題，歸根結(jié)底在于大多企業(yè)對電子會計檔案的歸檔管理并不是很重視，這樣一來，大多檔案管理人員為了檔案管理的簡便化，不會刻意按照規(guī)范管理流程對電子會計檔案資料進行存儲，再加上企業(yè)領(lǐng)導者對電子會計檔案管理的嚴重忽視，始終未必能完成規(guī)范檔案管理制度的完善工作，導致電子會計檔案在進行存儲時并未進行專門的分類于核對，一旦急需查找某個電子會計檔案時，則需要在繁多的電子檔案中逐個找尋，大大降低了電子會計檔案的查閱效率[3]。

2 財務(wù)共享模式下電子會計檔案管理有效策略

2.1 構(gòu)建科學完善的管理體系

相較于企業(yè)以往單一模式的內(nèi)部控制，財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理提出了更高的標準，根據(jù)目前財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理的現(xiàn)狀來看，想要增強電子會計檔案管理的高效性和安全性，需要一套科學完善的管理體系作后盾，以此保障電子會計檔案管理工作高效穩(wěn)定的運行。目前，我國大多企業(yè)內(nèi)部針對電子會計檔案管理的相關(guān)制度尚不健全，以至于電子會計檔案管理系統(tǒng)仍存在一些安全漏洞，再加上檔案管理人員不具備較強的管理意識，導致企業(yè)內(nèi)部控制需要承擔更高的風險。基于此，企業(yè)應(yīng)根據(jù)財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理的特點以及實際需求，構(gòu)建一個科學完善的內(nèi)部控制管理體系，并加以完善，內(nèi)部控制管理體系包括電子會計檔案管理制度、系統(tǒng)操作權(quán)限、內(nèi)部審計制度、網(wǎng)絡(luò)安全與制度等方面，在這一系列的安全性風險控制措施下，全面保障電子會計檔案管理的質(zhì)量和效率[4]。在實際管理工作中，檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實際需求，利用電子會計檔案管理系統(tǒng)，對各種檔案進行科學歸類與整理，有一點需要注意，在對檔案分類時，應(yīng)根據(jù)檔案的客觀規(guī)律及熱點，保障檔案資料之間保持密切的關(guān)聯(lián)性，以此形成科學嚴謹?shù)臋n案管理體系，為電子會計檔案管理工作持續(xù)性、高效性的開展做良好鋪墊。構(gòu)建管理體系的目的是為了保障電子會計檔案管理工作的高效性，為了充分發(fā)揮管理體系的職能作用，企業(yè)應(yīng)加強對檔案管理工作的重視，深刻的認識到檔案管理的重要作用，在內(nèi)部設(shè)立一個專門的電子會計檔案管理質(zhì)量監(jiān)督小組，進一步促進電子會計檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。

2.2 構(gòu)建信息處理系統(tǒng)

基于財務(wù)共享模式下，電子會計檔案的安全性和有序性是檔案管理工作中的重點內(nèi)容，由于電子會計檔案管理主要依托于信息技術(shù)的支持，因此，企業(yè)有必要搭建信息處理系統(tǒng)，利用先進的信息技術(shù)，對電子會計檔案進行安全有效的管理。搭建信息處理系統(tǒng)需要注意以下幾點[5]：（1）聘請專業(yè)的技術(shù)人員參與企業(yè)信息處理系統(tǒng)的構(gòu)建工作，在技術(shù)人員全程專業(yè)性的指導下，保證信息處理系統(tǒng)的科學性和可靠性；（2）企業(yè)規(guī)模會隨其不斷發(fā)展而逐步擴大，企業(yè)內(nèi)部人員的流動性也會隨之增大，無形中加大了檔案管理的工作量，需要處理的數(shù)據(jù)信息也隨之越來越多。這時企業(yè)應(yīng)充分利用信息技術(shù)，對信息系統(tǒng)不斷完善與優(yōu)化，以此增強信息處理系統(tǒng)的信息處理能力，提高電子會計檔案管理工作的水平和效率；（3）加強日常信息處理系統(tǒng)的管理與維護，防止電子會計檔案資料被外來危險因素竊取，如病毒、木馬等，進一步增強信息處理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

2.3 加大電子檔案數(shù)據(jù)的更新力度

眾所周知，會計檔案資料和數(shù)據(jù)可以為企業(yè)高層決策提供可靠參考，以此保障企業(yè)高層決策措施的科學性和可行性。傳統(tǒng)會計檔案通常以紙質(zhì)檔案為主，這種檔案不僅查閱困難，而且更新速度緩慢，不具備數(shù)據(jù)的實時性，難以為企業(yè)了解自身現(xiàn)階段的發(fā)展情況提供準確性、及時性的數(shù)據(jù)分析，在很大程度上影響了企業(yè)高層的決策。財務(wù)共享模式下的電子會計檔案很好的彌補了傳統(tǒng)檔案的不足，通過電子掃描功能，對新數(shù)據(jù)進行掃描，以此更新數(shù)據(jù)庫內(nèi)的資料和數(shù)據(jù)，保障電子會計檔案數(shù)據(jù)的實時性和準確性，為企業(yè)高層決策提供實時財務(wù)數(shù)據(jù)。因此，檔案管理人員應(yīng)加大對電子會計檔案數(shù)據(jù)的更新力度，定期更新數(shù)據(jù)庫，提高電子會計檔案數(shù)據(jù)的及時性和準確性。

2.4 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員作為主要執(zhí)行者，在電子會計檔案管理工作起著重要作用，其綜合素質(zhì)水平對電子會計檔案管理工作效率的高低有著很大影響。因此，企業(yè)應(yīng)定期組織檔案管理人員參加相關(guān)專業(yè)知識和管理技能的培訓，讓檔案管理人員能夠正確的認識到檔案管理工作的重要性，對自身行為進行嚴格規(guī)范，在日常工作中嚴格遵循保密性原則。同時懂得利用現(xiàn)代化管理手段，對電子會計檔案進行嚴謹、科學的管理，從而促進電子會計檔案管理質(zhì)量與效率的提升，充分發(fā)揮電子會計檔案的參考價值[6]。

2.5 加強內(nèi)部控制風險防范

財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理需要面臨多方面的風險，主要體現(xiàn)為以下幾點：第一，電子會計檔案的存在需要充分依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境潛存著諸多惡意行為，如黑客入侵、病毒感染、木馬攻擊等，這些惡意行為均會對企業(yè)財務(wù)共享服務(wù)應(yīng)用平臺系統(tǒng)造成破壞，甚至使系統(tǒng)發(fā)生癱瘓，最終導致電子會計檔案被不法分子更改；第二，不排除人為因素造成的系統(tǒng)損毀。由于檔案管理人員的專業(yè)水平及專業(yè)素養(yǎng)良莠不齊，難免會出現(xiàn)因人為操作不當，導致電子會計檔子管理系統(tǒng)受到損毀，致使部分檔案數(shù)據(jù)信息缺失。從而給企業(yè)帶來不必要的損失。因此，企業(yè)應(yīng)對電子會計檔案形成的全過程進行全面的認知和了解，加強對電子會計檔案管理信息系統(tǒng)的管理與維護，以此提高檔案管理質(zhì)量，將各種潛在風險加以規(guī)避。財務(wù)共享模式下，信息資源對企業(yè)發(fā)展的重要性及價值不言而喻，保障信息資源的安全性和準確性是檔案信息管理工作中的重點內(nèi)容，對于企業(yè)決策工作而言，一旦信息資源的準確性缺乏保障，那么決策策略也就不具備任何意義和價值，這樣看來，加強電子會計檔案管理過程中的風險防范十分有必要。加強風險防范可以從以下幾點著手[7]：（1）正確認識檔案管理，以整體角度看待電子會計檔案管理系統(tǒng)，對潛在的風險信息和錯誤信息進行及時過濾：加強防讀寫技術(shù)，在根源上防止電子會計檔案信息數(shù)據(jù)被篡改；加強信息加密技術(shù)，設(shè)置多層審核、審批程序，最大限度地降低檔案信息被篡改的風險；加強信息確認技術(shù)，如數(shù)字認證機制、數(shù)字簽名技術(shù)等，對電子原文件設(shè)置一層防護屏障，從而更好的保護電子會計檔案中的各類信息數(shù)據(jù)；提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要求檔案人員既要具備扎實的財務(wù)管理知識，又能熟練掌握信息技術(shù)，只有這樣才能在面對問題時，通過冷靜分析問題的原因，從而尋找最佳的解決方法，將各類信息管理風險如數(shù)規(guī)避。（2）制定科學完善的風險防范制度和法規(guī)，結(jié)合不同風險類型，制定針對性的處理措施。同時還應(yīng)對各種突發(fā)情況和緊急情況進行綜合考慮，制定出與之相符的應(yīng)對措施，以此提高信息處理系統(tǒng)面對突發(fā)風險的防范能力，保障電子會計檔案數(shù)據(jù)的安全性和準確性。

3 結(jié)束語

綜上所述，相較于傳統(tǒng)會計檔案管理的多種弊端，財務(wù)共享模式下的電子會計檔案管理具有高效性、便捷性、及時性的特點，為企業(yè)高層決策提供了眾多可靠參考數(shù)據(jù)，以此保障企業(yè)決策策略的科學性和可行性。電子會計檔案信息會隨著企業(yè)業(yè)務(wù)的不斷拓展逐漸增加，檔案管理人員作為主要執(zhí)行者，應(yīng)深刻的認識到檔案管理的重要性，充分利用信息技術(shù)手段，提高電子會計檔案管理質(zhì)量和效率，將管理中潛藏的風險加以規(guī)避。