電力檔案管理工作的現(xiàn)代化思考

華能羅源發(fā)電有限責(zé)任公司 段欣邑

檔案信息是十分重要的資源，其中記載著電力企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)變化情況、人員崗位流動情況、歷年經(jīng)營數(shù)據(jù)信息等，對這些檔案信息進行妥善管理和應(yīng)用顯然能夠從根本上提升電力企業(yè)未來的發(fā)展質(zhì)量，因此在新的時代背景下加強電力檔案現(xiàn)代化管理可謂是勢在必行。然而從實際情況來看，只有少部分電力企業(yè)在這方面取得了成果，絕大多數(shù)企業(yè)的電力檔案管理工作仍停留在傳統(tǒng)模式下無法寸進，為解決這一問題，有必要對本課題進行研究。

一、電力檔案管理工作的重要性

一個電力企業(yè)想要在殘酷的市場競爭環(huán)境下求得生存，它的管理戰(zhàn)略作就需要做出一定的調(diào)整，即將電力企業(yè)的資源結(jié)構(gòu)、發(fā)展基礎(chǔ)以及管理模式等方面的內(nèi)容和現(xiàn)代化發(fā)展緊密的結(jié)合，從而制定出企業(yè)未來的發(fā)展計劃。電力企業(yè)中的檔案管理工作非常重要，它不只是記錄了電力企業(yè)的過去和現(xiàn)在，還給電力企業(yè)將來的發(fā)展提供了資源，因此在實行電力檔案管理工作時企業(yè)要深入挖掘和使用這些知識，在電力企業(yè)的今后發(fā)展中合理地運用，從而體現(xiàn)出電力檔案管理在企業(yè)發(fā)展過程中的價值。

在企業(yè)管理中的應(yīng)用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使企業(yè)對于檔案管理的手段發(fā)生了改變，例如通過云端、電子文檔、網(wǎng)盤、光盤等一系列存儲方式使電力檔案的管理模式相較于傳統(tǒng)的電力檔案管理模式發(fā)生了巨大改變，從而實現(xiàn)了電力檔案現(xiàn)代信息化的管理。在這樣的背景下，傳統(tǒng)的管理手段已然不能適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)管理模式的需求，怎樣才能保證電子檔案管理的安全性、有效性、完整性以及可靠性就成為現(xiàn)代化企業(yè)管理檔案過程中面臨的主要問題。在企業(yè)管理過程中運用現(xiàn)代信息化技術(shù)提高了管理檔案工作過程中的辦公效率，因此，在現(xiàn)代化的環(huán)境下，企業(yè)需要不斷地提高檔案的管理水平與服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)水平，實現(xiàn)現(xiàn)代化電力檔案管理模式的構(gòu)建，從而促進企業(yè)的全面發(fā)展。

二、電力檔案管理工作現(xiàn)狀及問題

電力檔案管理是電力企業(yè)日常經(jīng)營工作的組成部分之一。在電力企業(yè)不斷擴大規(guī)模、不斷進行體制改革的今天，電力檔案管理的深度和廣度都發(fā)生了改變。為了適應(yīng)這種新情況，檔案管理人員需盡快建成具有價值的檔案信息系統(tǒng)，使檔案信息能夠得到妥善合理的應(yīng)用。近年來，我國的信息化技術(shù)越來越成熟，在很多行業(yè)當(dāng)中發(fā)揮了不可替代的重要作用，而電力企業(yè)檔案管理人員應(yīng)牢牢把握住這一發(fā)展新機遇，借助信息化技術(shù)擺脫傳統(tǒng)電力檔案管理困局，借助先進的技術(shù)方法實現(xiàn)管理工作的創(chuàng)新。已經(jīng)有一些電力企業(yè)建成了符合實際情況的檔案信息化管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有錄入信息、調(diào)閱信息、身份驗證、自動信息分類等多種功能，在電力企業(yè)檔案管理工作中扮演了極為重要的角色，從根本上提升了電力企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。當(dāng)然，這并不意味著我國電力檔案現(xiàn)代化管理已經(jīng)完全成熟，其中仍舊存在許多方面的問題亟待解決：首先，檔案管理制度體系還不太完善，電力企業(yè)因其特殊性，對做好檔案管理有著更高的要求。電力企業(yè)在檔案的鑒定、利用、保管、移交方面都有明確的管理制度。大部分電力企業(yè)能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)制度，但還是有一些基層企業(yè)沒有重視制度的作用，具體工作沒有按照相關(guān)制度執(zhí)行，導(dǎo)致一些制度成為擺設(shè)。其次，部分企業(yè)的管理層人員不能認(rèn)識到檔案現(xiàn)代化管理的重要性，因此在資金等方面未能給予足夠的支持；再次，檔案管理工作人員未能及時掌握信息化技術(shù)的應(yīng)用和操作方法，在新系統(tǒng)建成后無法得心應(yīng)手地工作，導(dǎo)致了電力檔案現(xiàn)代化管理效率的大幅度下降；最后，一些電力企業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理流于表面，除了引進信息系統(tǒng)之外毫無建樹，也不利于檔案現(xiàn)代化管理工作的開展。

三、電力檔案工作現(xiàn)代化的改進措施

（一）健全檔案管理規(guī)章制度

中國現(xiàn)代化建設(shè)的成果十分明顯，特別是法制現(xiàn)代化建設(shè)更是取得了不容忽視的重要成就，近三十年間，我國的法制化進程越來越深入，法律制度的內(nèi)容逐漸覆蓋各個行業(yè)和各項工作。檔案信息能夠在電力企業(yè)依法維護自身合法權(quán)益的時候起到?jīng)Q定性作用，因此必須要健全檔案管理規(guī)章制度、實現(xiàn)電力檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)目標(biāo)。檔案管理部門應(yīng)牢牢把握住電力檔案現(xiàn)代化管理的機遇，根據(jù)工作中遇到的問題和總結(jié)的經(jīng)驗建立相應(yīng)的管理制度，利用績效管理措施、落實責(zé)任制度，讓檔案現(xiàn)代化管理的水平能夠得到穩(wěn)步提升。

（二）加大檔案管理的投入

電力企業(yè)檔案管理工作具有一定的復(fù)雜性，對其進行現(xiàn)代化建設(shè)自然也比較困難，需要大量資金和人力資源的支持才能取得成果，因此企業(yè)方面可適當(dāng)投入更多的物資和人員，保證檔案現(xiàn)代化管理的水平。首先，要加大物質(zhì)資料投入力度，結(jié)合檔案管理實際需求建設(shè)檔案庫房、閱覽室、辦公室等專用建筑場所，同時積極主動地購進計算機、打印機、刻錄機、掃描儀、照相機等一系列現(xiàn)代化設(shè)備，并采購空調(diào)機、去濕機等配套輔助設(shè)備，為電力檔案現(xiàn)代化管理提供有力支持。其次，要加大工作人員投入比例。高素質(zhì)的檔案管理人員能有效推動電力檔案現(xiàn)代化管理進程的發(fā)展，因此企業(yè)方面應(yīng)根據(jù)實際情況安排專業(yè)化的檔案管理人才參與現(xiàn)代化建設(shè)，以保證現(xiàn)代化建設(shè)成果與電力檔案工作需求相匹配，確保電力檔案現(xiàn)代化管理的水平。

特別需要提到的是，在選擇參與現(xiàn)代化管理的工作人員時，除了要考慮工作人員的教育背景、專業(yè)程度之外，還需要考慮他們的學(xué)習(xí)能力、工作經(jīng)驗、創(chuàng)新能力等，確保其能夠在電力檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用改變了許多行業(yè)的發(fā)展方向，其代表了二十一世紀(jì)現(xiàn)代化技術(shù)的基礎(chǔ)和根本，因此在進行電力檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的過程中務(wù)必要合理地應(yīng)用信息技術(shù)。根據(jù)工作經(jīng)驗來看，過去的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足電力企業(yè)發(fā)展需求，無法快速準(zhǔn)確地定位檔案信息，也就無法利用其中的內(nèi)容提升電力企業(yè)發(fā)展水平，在這種情況下實現(xiàn)電力檔案數(shù)字化建設(shè)可謂是勢在必行。因此，電力企業(yè)方面應(yīng)通過各種方式將檔案信息錄入到信息系統(tǒng)當(dāng)中，并根據(jù)其錄入時間、內(nèi)容分類等對數(shù)字化檔案信息進行編號、分類和保存。

另外，還需要盡快構(gòu)建信息化檔案信息查閱平臺，使用戶可以在這一平臺上按照自己的需求查閱檔案資料，快速定位需要的信息，這解決了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查閱不便的問題。最后，要在利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的同時保證電力檔案的安全性，比如可在信息化檔案信息查閱平臺中設(shè)置身份驗證，使用戶可根據(jù)自身權(quán)限訪問對應(yīng)等級的檔案信息，而無法通過驗證的用戶則無法獲取內(nèi)容，這就避免了檔案信息遺失泄露的問題，有助于電力檔案管理工作的進步和發(fā)展。

（四）運用現(xiàn)代化管理手段

電力檔案管理工作的現(xiàn)代化建設(shè)具有一定的難度，而運用現(xiàn)代化管理手段則能從一定程度上提升管理效果。第一，要充分認(rèn)識到檔案現(xiàn)代化管理的重要意義，并對現(xiàn)代化建設(shè)的要求、標(biāo)準(zhǔn)進行研究，結(jié)合電力市場的實際情況、考慮黨和政府出臺的政策法規(guī)內(nèi)容，建立檔案現(xiàn)代化管理制度，并對其中的細(xì)節(jié)進行研究，確保管理制度能夠落實到位。第二，要通過現(xiàn)代化管理方式優(yōu)化檔案管理部門的能力及工作效果，借助績效管理優(yōu)化檔案管理人員的工作積極性，解決過去消極怠工、敷衍了事的問題，保證檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)的水平。最后，要充分利用現(xiàn)代化信息記錄手段豐富電力檔案存儲形式，解決紙質(zhì)文檔存在的弊端，讓電力檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四、結(jié)語

電力檔案管理工作質(zhì)量決定了電力企業(yè)的發(fā)展水平。在新的時代背景下，電力企業(yè)必須要有意識地對傳統(tǒng)檔案管理模式進行調(diào)整，通過健全檔案管理規(guī)章制度、運用現(xiàn)代化管理手段、應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)等方式解決傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，保證檔案信息能夠得到安全、有效的儲存和便利、高效的應(yīng)用。與此同時，還需要關(guān)注電力檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)中存在的安全風(fēng)險等，切實提升電力企業(yè)檔案管理水平。