建筑企業(yè)辦公室管理工作現(xiàn)狀與對(duì)策研究

文｜郭 青

21 世紀(jì)的今天，辦公室管理工作所能發(fā)揮的作用越來越大，其對(duì)企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了重要影響。加強(qiáng)企業(yè)辦公室管理工作十分必要，管理模式上要加以創(chuàng)新，用新式的管理藝術(shù)對(duì)企業(yè)的各方面發(fā)展加以運(yùn)用，這對(duì)于提高企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，降低運(yùn)營(yíng)成本，同時(shí)提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要影響。對(duì)于建筑企業(yè)辦公室管理而言，一方面要實(shí)現(xiàn)自身的革新和發(fā)展，即創(chuàng)新管理模式，改革管理制度，另一方面也要加強(qiáng)人員管理，通過組織培訓(xùn)的方式，提高員工的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，從而使其能夠更好地為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

一、建筑企業(yè)辦公室管理職能

（一）辦公室的服務(wù)職能

對(duì)于建筑企業(yè)的辦公室而言，主要職能便是配合其他部門完成管理工作，對(duì)上級(jí)而言，辦公室主要履行傳達(dá)服務(wù)，負(fù)責(zé)將上級(jí)制定的工作計(jì)劃精準(zhǔn)傳達(dá)到下級(jí)，并做好下級(jí)和同級(jí)部門的履行情況報(bào)告，與此同時(shí)，辦公室也負(fù)責(zé)將下級(jí)和同級(jí)在管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)，并將其即時(shí)送達(dá)上級(jí)，從而便于上級(jí)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，并就問題的解決及早展開討論。因此辦公室是否履行好服務(wù)職能，對(duì)企業(yè)的影響是巨大的，如果無法做好服務(wù)職能，上級(jí)的工作計(jì)劃就無法快速有效地傳達(dá)到下級(jí)，不便于企業(yè)正常工作的展開，除此之外，對(duì)于下級(jí)和同級(jí)發(fā)現(xiàn)的問題沒有及時(shí)上報(bào)，易導(dǎo)致“小問題”演變成“大問題”。

（二）辦公室的管理職能

眾所周知，辦公室無法為企業(yè)產(chǎn)生實(shí)際的經(jīng)濟(jì)效益，但其能夠通過管理藝術(shù)，降低企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，從而在總體上實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。其管理職能主要體現(xiàn)在對(duì)生產(chǎn)工作的審查和對(duì)工作秩序的維護(hù)等，辦公室由于自身的獨(dú)特性，使其在日常辦公的同時(shí)，也要深入基層，對(duì)工程實(shí)施結(jié)果做仔細(xì)和工作的審查，對(duì)不合格的地方要及時(shí)指正，最終將觀察結(jié)果以報(bào)告的形式送達(dá)上級(jí)管理層，輔助管理層做出正確的決策。

二、建筑企業(yè)辦公室管理工作存在的問題

（一）辦公室管理制度還需完善

辦公室管理制度對(duì)提高建筑企業(yè)辦公室管理效率具有重要影響，但在實(shí)際的管理過程中，普遍存在缺乏完善的管理制度的現(xiàn)象，反映在管理工作上，則是一般的辦公室工作時(shí)間都遵循八小時(shí)工作制，如此就與建筑工地的實(shí)際情況相矛盾。建筑項(xiàng)目為了加快施工效率，盡早完工，從而會(huì)實(shí)行輪班制的工作制度，即白天不僅要進(jìn)行日常的施工建設(shè)，晚上同時(shí)也要進(jìn)行施工，這與辦公室的八小時(shí)工作制相矛盾，一旦晚上施工過程中出現(xiàn)問題，就無法報(bào)告辦公室并進(jìn)行高效處理，并且即便報(bào)告上去，也會(huì)因缺乏實(shí)地觀察而無法有效地解決問題，并且給企業(yè)工作人員增加了工作負(fù)荷。

（二）辦公室工作人員工作積極性有待加強(qiáng)

眾所周知，員工的工作熱情越高，工作積極性越強(qiáng)，企業(yè)辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)效率則越高。但在實(shí)際工作狀態(tài)中，許多辦公室管理人員遵循套路化工作模式，不思進(jìn)取，并且對(duì)于辦公室的認(rèn)識(shí)也不足，認(rèn)為辦公室就是上傳下達(dá)的工作。建筑企業(yè)辦公室人員工作積極性下降會(huì)影響整體的工作氛圍，造成整個(gè)辦公室部門成員工作熱情不足，極大地影響了辦公室的正常工作，不利于辦公室工作效率的提高。

（三）關(guān)于辦公室管理創(chuàng)新水平有待提升

在當(dāng)前的建筑企業(yè)辦公室管理現(xiàn)狀中，普遍存在辦公室管理創(chuàng)新水平不足的現(xiàn)象，辦公室管理部門幾乎大事小事都須聽從管理層安排，履行“上傳下達(dá)”職能，由此便導(dǎo)致辦公室管理人員在工作上墨守成規(guī)，不會(huì)主動(dòng)搜集信息并對(duì)信息進(jìn)行處理，遇到問題無法做出快速有效決策，也無法為管理者提供建設(shè)性意見。除此之外，恪守傳統(tǒng)的辦公室管理模式，不對(duì)辦公室管理進(jìn)行有效創(chuàng)新，會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)有的工作模式不適應(yīng)新世紀(jì)的建筑企業(yè)，從而造成辦公室管理效率低下的現(xiàn)象，不利于建筑企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

（四）辦公室管理的績(jī)效考核體系不完整

對(duì)于辦公室員工而言，除了關(guān)注工作環(huán)境，更加在意的就是績(jī)效考評(píng)，好的績(jī)效考評(píng)體系能夠有效激發(fā)員工的工作積極性，提高工作熱情，從而提高辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。但大部分的建筑企業(yè)管理層對(duì)辦公室的重視度不足，便忽視了辦公室管理的績(jī)效考評(píng)，由此導(dǎo)致辦公室成員工作熱情下降，由于缺乏足夠的晉身和加薪機(jī)會(huì)，建筑企業(yè)辦公室也無法招收到具有高素質(zhì)的管理人才，從而出現(xiàn)人才流失的現(xiàn)象，極大地影響了建筑企業(yè)辦公室的運(yùn)行效率。

三、建筑企業(yè)辦公室管理工作對(duì)策

（一）營(yíng)造良好的工作氛圍

眾所周知，工作氛圍對(duì)員工的影響是巨大的，對(duì)于建筑企業(yè)辦公室管理工作而言，營(yíng)造良好的工作氛圍是極其必要的。一方面由于辦公室管理的自身局限性，認(rèn)為總體工作便是“上傳下達(dá)”，從而使得工作內(nèi)容較為單調(diào)無趣，進(jìn)而影響到員工的個(gè)人情緒，使得員工無法調(diào)動(dòng)較高的工作積極性和工作熱情，辦公效率下降。另一方面營(yíng)造良好的工作氛圍，可以有效地促進(jìn)員工的身心發(fā)展，使其在一個(gè)舒適和放松的狀態(tài)中進(jìn)行工作，可以有效提高其工作效率，進(jìn)而提高整個(gè)辦公室部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，促進(jìn)企業(yè)整體發(fā)展。

（二）深入一線工地，明晰服務(wù)對(duì)象

在辦公室的日常工作中，大多數(shù)是傳達(dá)上級(jí)下達(dá)的指令，就員工的晉升而言，其掌握權(quán)也在上級(jí)管理手里，由此便會(huì)導(dǎo)致部分辦公室成員樂于接近上級(jí)，以期能夠得到晉身機(jī)會(huì)，而忽視對(duì)下級(jí)的服務(wù)，總體而言，便是沒有明晰服務(wù)對(duì)象。建筑企業(yè)的基礎(chǔ)工作便是項(xiàng)目施工，因此對(duì)于辦公室而言，其主要服務(wù)對(duì)象是下級(jí)施工部門，其存在便是為了施工部門正常開展工作而服務(wù)，例如深入一線及時(shí)調(diào)查施工進(jìn)度，以及物資采購(gòu)、人員流動(dòng)等，通過對(duì)這些問題的總結(jié)和報(bào)告，從而為管理層制定決策提供信息支持，便于管理層依據(jù)實(shí)際情況做出準(zhǔn)確判斷和決策。

（三）設(shè)計(jì)編制出完整的辦公室管理制度

在實(shí)際的建筑企業(yè)辦公室管理過程中，要想有效提高辦公室管理效率，并使其工作切實(shí)落到實(shí)處，首要是設(shè)計(jì)編制出完整的辦公室管理制度，通過管理制度，約束和督促辦公室員工切實(shí)做好本職工作，另一方面通過管理制度也能夠明確員工的管理職責(zé)，使得個(gè)人明晰自身崗位的重要性，潛移默化的提高員工的工作細(xì)心度、提高整個(gè)辦公室部門的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，對(duì)建筑企業(yè)的一線工作具有重要影響?；诖耍ㄖ髽I(yè)管理層要積極進(jìn)行編制辦公室管理制度，一方面可以采取借鑒同行經(jīng)驗(yàn)的方式，通過深入學(xué)習(xí)同行的辦公室管理制度，最終加強(qiáng)個(gè)性化應(yīng)用到本企業(yè)的辦公室管理中，另一方面則可以通過咨詢相關(guān)企業(yè)，采取“專業(yè)的人做專業(yè)的事”的態(tài)度，使其可以利用自身的經(jīng)驗(yàn)為本建筑企業(yè)制定完善的辦公室管理制度。

（四）制定合理實(shí)用的辦公室績(jī)效考核體系

員工不僅關(guān)注周圍的工作環(huán)境，也關(guān)注工作的績(jī)效考核體系，完善且合理的辦公室績(jī)效考核體系可以極大地激發(fā)員工的工作積極性和工作熱情，使其能夠以更加飽滿的心態(tài)投入到工作當(dāng)中，從而有效地提高辦公室的管理工作效率。因此在制定績(jī)效考核體系的過程中，相關(guān)人員要深入辦公室員工群體，了解辦公室成員期望以什么樣的標(biāo)準(zhǔn)作為考核指標(biāo)，考核指標(biāo)該過多還是過少，相比較晉升是否更加樂于加薪等問題，通過搜集和總結(jié)問題，最后就考核體系做出大致規(guī)劃和完善。與此同時(shí)，辦公室的考核體系應(yīng)是多樣的，不僅要關(guān)注辦公室員工的工作結(jié)果，也關(guān)注其工作過程，兩相結(jié)合從而有效激勵(lì)員工。

（五）及時(shí)對(duì)辦公室工作人員進(jìn)行再培訓(xùn)

辦公室工作人員的個(gè)人素質(zhì)高低，很大程度上影響辦公室管理工作的效率。因此為了提高建筑企業(yè)辦公室的管理效率，對(duì)工作人員進(jìn)行再培訓(xùn)是極為必要的，一方面有利于辦公室員工豐富自身的理論知識(shí)水平，另一方面也能夠加快新員工投入到具體工作當(dāng)中。在培訓(xùn)的過程中，也要制定相關(guān)檢驗(yàn)機(jī)制，對(duì)員工的培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行評(píng)分，并分別予以獎(jiǎng)懲。除此之外，吸收相關(guān)管理人才也是提高辦公室管理效率的重要方式，首要方法便是提高招聘條件，從而能夠檢驗(yàn)出更加具有高水平能力的管理人才，其次也可以通過提高辦公室工作人員薪資的方式吸引管理人才加入本建筑企業(yè)當(dāng)中，在整體上提高辦公室的管理工作效率。

總之，隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，建筑企業(yè)所遇到的困難和挑戰(zhàn)越來越多，提高辦公室管理工作效率對(duì)提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力具有重要意義。應(yīng)積極利用現(xiàn)代信息技術(shù)，制定完善科學(xué)的辦公室管理制度，注重工作氛圍對(duì)員工的影響，不斷提高辦公室的管理工作效率，實(shí)現(xiàn)建筑企業(yè)的新發(fā)展。