芻議檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理措施

文｜劉龍格

伴隨社會的不斷發(fā)展，人們對過去發(fā)生的信息越來越重視，檔案記憶觀為企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求?；诖?，本文淺要闡述了檔案記憶觀的內(nèi)涵，分析了檔案記憶的價(jià)值，并分別從打造企業(yè)內(nèi)部檔案、健全企業(yè)記憶、整理企業(yè)內(nèi)部檔案等便于檔案利用、組織檔案鑒定活動來提高檔案真實(shí)性以及建設(shè)檔案安全系統(tǒng)，提高檔案安全性等方面，提出檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理有效方法。

檔案記憶強(qiáng)調(diào)檔案在歷史記憶方面的價(jià)值，將其應(yīng)用在企業(yè)檔案管理工作中，可以全方位地收集企業(yè)在經(jīng)營與發(fā)展期間的各類事項(xiàng)，給企業(yè)的今后發(fā)展提供參考依據(jù)，不僅如此，還能夠改進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作，及時(shí)有效地處理企業(yè)檔案管理中存在的問題，促進(jìn)企業(yè)的更快、更好發(fā)展。為此，本文圍繞著檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理措施做出如下探討。

一、檔案記憶觀概述

檔案記憶觀是一種新興的檔案管理理念，它的立意比較獨(dú)特，注重檔案管理工作的記憶性與歷史性，把檔案管理部門當(dāng)作記錄信息的關(guān)鍵部門。每個地方都有獨(dú)特的歷史記憶、民族記憶、社會記憶以及人的記憶，給國內(nèi)的許多社會工作提供了非常關(guān)鍵的參考，在推動企業(yè)發(fā)展和助力社會進(jìn)步方面都發(fā)揮著非常重要的作用。從某些角度上來看，檔案記憶觀令企業(yè)的檔案工作更具立體化的特點(diǎn)，而且有效提升了企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)性。

檔案記憶研究把社會記憶理論當(dāng)作出發(fā)點(diǎn)，剖析檔案在社會記憶的傳承、建構(gòu)及控制環(huán)節(jié)中的作用和價(jià)值，充分發(fā)揮出檔案工作在社會記憶建構(gòu)與保護(hù)中的重要價(jià)值，打造更加系統(tǒng)的社會記憶。目前，關(guān)于檔案記憶的研究主要涉及以下幾個方面：①深刻意識檔案在社會發(fā)展當(dāng)中的重要價(jià)值，并在這個基礎(chǔ)上分析檔案在國家與社會發(fā)展中發(fā)揮的作用。② 檔案信息具有非常重要的價(jià)值，怎樣在快速發(fā)展的社會中深入挖掘檔案的價(jià)。③在檔案記憶觀的視野下，確立一個適用性強(qiáng)的理論框架，促進(jìn)檔案記憶在各行各業(yè)中的應(yīng)用。

二、檔案記憶的價(jià)值

利用檔案記憶，可以對我國的歷史文化展開總結(jié)和分析，借鑒西方國家的優(yōu)秀歷史經(jīng)驗(yàn)。從某些角度來看，檔案是一個國家發(fā)展的智慧結(jié)晶，檔案記憶具有非常重要的價(jià)值，可以鼓勵人們的學(xué)習(xí)和進(jìn)步，保存歷史、尊重歷史，促進(jìn)子孫后代的良好發(fā)展。企業(yè)檔案詳細(xì)記錄了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的信息，檔案是企業(yè)記憶的基石，要想推動企業(yè)的良好發(fā)展，離不開檔案信息的記錄和儲存，對相關(guān)的數(shù)據(jù)展開分析，在此基礎(chǔ)上為企業(yè)制定良好的發(fā)展機(jī)制，推動企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

三、檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理措施

（一）打造企業(yè)內(nèi)部檔案，健全企業(yè)記憶

企業(yè)是社會的重要組成部分之一，完整的企業(yè)集體性記憶能夠在某些角度上體現(xiàn)出國家和社會在集體記憶方面的認(rèn)知情況，簡單地理解，就是在當(dāng)下的社會發(fā)展當(dāng)中，企業(yè)改革可以影響整個國家和民族的經(jīng)濟(jì)走向，不難看出，企業(yè)記憶在社會記憶中占據(jù)著非常重要的地位，企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者需要把檔案記憶觀當(dāng)作基礎(chǔ)，進(jìn)一步明確企業(yè)檔案管理在企業(yè)未來發(fā)展中的重要性，加大內(nèi)部檔案的建設(shè)力度，形成獨(dú)特的企業(yè)記憶，要想達(dá)到這一目標(biāo)，可以從以下兩個方面入手：①加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部檔案建設(shè)的宣傳，把檔案管理工作者當(dāng)作如何搜點(diǎn)，不斷強(qiáng)化他們的管理職能，提高他們的思想認(rèn)識，調(diào)動他們的工作積極性，以飽滿的態(tài)度投身日常工作，打造與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展相符的檔案管理體系，提高企業(yè)檔案建設(shè)的質(zhì)量和水平。② 隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案管理特別是內(nèi)部檔案的建設(shè)需要緊跟時(shí)代步伐，創(chuàng)新檔案管理的形式，注重對現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用，建立起檔案管理的數(shù)字化平臺，及時(shí)收集和上傳檔案信息，通過運(yùn)用此種科學(xué)性強(qiáng)的檔案管理方法，可以有力保證檔案記憶的完整性。

（二）整理企業(yè)內(nèi)部檔案，便于檔案利用

在建立起企業(yè)內(nèi)部檔案以后，為了提升企業(yè)檔案記憶的完整性，便于檔案信息的利用，企業(yè)還需要提升對檔案資源的整理能力，可以從以下兩個方面入手：首先，檔案管理工作者在平時(shí)的工作中，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)內(nèi)部的具體情況，收集企業(yè)的內(nèi)部記憶，不斷地提高檔案信息的完整性，同時(shí)對眾多的檔案資料進(jìn)行分類保管，為檔案資料的利用提供一定的便利。其次，站在企業(yè)記憶視角來看，重點(diǎn)要記錄企業(yè)在實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營活動和發(fā)展進(jìn)程方面的信息，在錄入員工的信息時(shí)，還需要準(zhǔn)確錄入各部門的運(yùn)行材料，如此便能夠在整理檔案資料時(shí)全方位地認(rèn)識企業(yè)在各個方面的真實(shí)情況，使其意識到自身的不足，不斷的改進(jìn)，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，提高企業(yè)的核心競爭力。

（三）組織檔案鑒定活動，提高檔案真實(shí)性

在檔案記憶觀認(rèn)為，檔案是企業(yè)非常關(guān)鍵的一種記憶形式，存在著非常重要的價(jià)值，在企業(yè)的檔案管理工作中，檔案資料的真實(shí)性非常關(guān)鍵，是檔案最基本的屬性之一，在企業(yè)檔案的建設(shè)、管理和發(fā)展中都受到非常多的關(guān)注。企業(yè)在開展檔案堅(jiān)定工作時(shí)，需要廣泛收集企業(yè)內(nèi)部信息，鑒定其中關(guān)系企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵信息，進(jìn)而更好地塑造企業(yè)記憶，因而塑造和維護(hù)企業(yè)記憶的真實(shí)性是現(xiàn)階段企業(yè)開展檔案鑒定工作時(shí)難度最大的任務(wù)。為了順利推進(jìn)企業(yè)檔案的鑒定工作，需要把企業(yè)檔案和自身的發(fā)展當(dāng)作重要依據(jù)，把企業(yè)文化、企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略、信息流及業(yè)務(wù)流程等內(nèi)容有機(jī)結(jié)合在一起，深入開展檔案鑒定工作。這就意味著企業(yè)需要創(chuàng)新以往的檔案管理方式，充分掌握企業(yè)的工作背景，樹立大局、長遠(yuǎn)的工作理念，一方面可以為檔案鑒定工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)，另一方面能夠更好地塑造和維護(hù)企業(yè)記憶。

（四）建設(shè)檔案安全系統(tǒng)，提高檔案安全性

在現(xiàn)階段的企業(yè)發(fā)展進(jìn)程當(dāng)中，工作人員在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)大多已經(jīng)開始了現(xiàn)代化建設(shè)，但是對于數(shù)字化檔案來說，雖然其具備非常大的應(yīng)用優(yōu)勢，但是在使用中也存在相應(yīng)的安全隱患，影響著企業(yè)記憶的完整性。針對這些問題，可以從下列方面進(jìn)行改進(jìn)：①企業(yè)需要升級現(xiàn)有的檔案安全系統(tǒng)，大幅提高安全系統(tǒng)抵御病毒的能力，以免病毒入侵系統(tǒng)引發(fā)信息安全問題。② 企業(yè)需加大建設(shè)檔案信息監(jiān)控系統(tǒng)的力度，不斷優(yōu)化監(jiān)控質(zhì)量和效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理方面的異常情況，讓檔案管理工作者第一采取針對性的方法解決，最大限度地降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。③企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大長期可讀模式的實(shí)施，避免出現(xiàn)資料篡改的問題，在設(shè)置方面限制其他人員查閱檔案信息的權(quán)限，盡量避免人為因素給企業(yè)檔案安全帶來的威脅。

（五）激活企業(yè)組織記憶，豐富利用方法

將企業(yè)組織記憶作用在員工的身上，可以提升他們的自豪感、歸屬感和企業(yè)認(rèn)同感，提高企業(yè)的向心力和凝聚力，進(jìn)而大幅提升企業(yè)在市場上的競爭力，有助于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。不難看出，檔案承載著個體、群體、民族甚至國家的歷史信息，也是保留和追溯集體記憶的關(guān)鍵資源，它一方面能夠激活集體記憶，另一方面還負(fù)責(zé)記錄集體記憶，是一種非常重要的載體和媒介。所以，在開展企業(yè)的檔案管理工作時(shí)，需要考慮以下兩方面的問題：首先，企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員需要深入整合檔案資料，直觀地將資料展示在員工面前，激活企業(yè)記憶，促進(jìn)企業(yè)記憶的傳承和發(fā)展。其次，企業(yè)的管理人員需要把檔案按照階段的不同做出準(zhǔn)確劃分，比方說企業(yè)發(fā)展中的重大事件、企業(yè)創(chuàng)立和發(fā)展期間的關(guān)鍵信息等，通過主動服務(wù)的方法激活企業(yè)員工的活力。

綜上所述，檔案記憶觀能夠令企業(yè)的檔案工作更加立體，推動企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。企業(yè)可以充分參考上述檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理方法，創(chuàng)新以往的檔案管理方式，不斷優(yōu)化企業(yè)的檔案管理工作，提高企業(yè)檔案的真實(shí)性與完整性，調(diào)動檔案工作人員的積極性，為檔案鑒定工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)，進(jìn)而提升企業(yè)的綜合競爭力。