中小企業(yè)內(nèi)部控制制度的建立與完善分析

步紅英

（湖州立會(huì)計(jì)師事務(wù)所有限公司，浙江 湖州 313200）

在目前激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)下，中小企業(yè)面臨的各種挑戰(zhàn)也越來(lái)越多，生存越來(lái)越困難。而企業(yè)內(nèi)部控制作為企業(yè)管理的必要組成部分，在控制和防范企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)過(guò)程中已經(jīng)發(fā)揮著日益重要的作用。良好的企業(yè)內(nèi)部控制制度將是保證中小企業(yè)抗衡競(jìng)爭(zhēng)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的重要手段。

一、中小企業(yè)內(nèi)部控制制度概述

內(nèi)部控制是指企業(yè)充分獲取和利用各項(xiàng)內(nèi)外部資源，保證對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)信息資料進(jìn)行可靠、完整的記錄，為保障企業(yè)持續(xù)進(jìn)行高質(zhì)量、高效率的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)而在企業(yè)內(nèi)部實(shí)施的各種管理活動(dòng)、控制和調(diào)整的各項(xiàng)方法的總和。簡(jiǎn)而言之，企業(yè)內(nèi)部控制就是企業(yè)在特定環(huán)境中開展的各項(xiàng)計(jì)劃、程序與監(jiān)督方法，借以提升企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率，保證資產(chǎn)良性運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)既定的管理目標(biāo)的過(guò)程，主要目的是保障企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)，提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理水平，使企業(yè)能健康、持續(xù)的發(fā)展。

中小企業(yè)內(nèi)部控制制度建設(shè)不僅僅是一項(xiàng)單一的管理制度建設(shè)，而是一系列旨在實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的系統(tǒng)工程的建設(shè)和完善，需要企業(yè)上從董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層，下至企業(yè)內(nèi)部各職能部門和每個(gè)職工共同參與并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，共同奮斗。

二、中小企業(yè)內(nèi)部控制制度存在的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)資金籌集與運(yùn)營(yíng)管理內(nèi)部控制方面存在的問(wèn)題

我國(guó)大部分中小企業(yè)多是從家族式企業(yè)轉(zhuǎn)變而來(lái)。一方面，其組織架構(gòu)比較簡(jiǎn)單，企業(yè)內(nèi)部各職能部門的分工一般存在一人身兼數(shù)職現(xiàn)象，而企業(yè)管理者的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)水平又相對(duì)較低，往往眼光局限于企業(yè)短期經(jīng)營(yíng)獲利，對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期資金的籌集和利用上未能較好地制定符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的長(zhǎng)期規(guī)劃和預(yù)算，可能存在各種籌資決策不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。另一方面，由于受到原材料采購(gòu)、銷售議價(jià)權(quán)、人員配備、資源整合等各方面條件的限制，中小企業(yè)往往很難做到對(duì)內(nèi)部各部門的資金需求的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，資金的整體營(yíng)運(yùn)效率較低。在平時(shí)也缺乏對(duì)資金預(yù)算執(zhí)行情況的綜合分析和實(shí)時(shí)管控，無(wú)法及時(shí)掌握整個(gè)企業(yè)資金異常情況。

（二）銷售與存貨及固定資產(chǎn)內(nèi)部控制方面存在的問(wèn)題

首先，中小企業(yè)由于在信息共享方面的不對(duì)稱，存在對(duì)市場(chǎng)變化趨勢(shì)無(wú)法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)、在銷售和采購(gòu)上也缺失必要的議價(jià)權(quán)等問(wèn)題，從而造成在原材料的采購(gòu)上和產(chǎn)品的銷售上普遍、經(jīng)常性地發(fā)生采購(gòu)計(jì)劃安排不合理或銷售不暢引起的庫(kù)存短缺或產(chǎn)品積壓現(xiàn)象，進(jìn)一步將會(huì)引起企業(yè)生產(chǎn)停滯、資源浪費(fèi)和資金周轉(zhuǎn)不靈等一系列問(wèn)題。

其次，在實(shí)物資產(chǎn)的管理環(huán)節(jié)，企業(yè)存貨的積壓或短缺將直接導(dǎo)致庫(kù)存物資價(jià)值減損、流動(dòng)資金占用量過(guò)大甚至生產(chǎn)中斷。而企業(yè)固定資產(chǎn)的維護(hù)不當(dāng)、資產(chǎn)使用效率低下、開工不足引起的產(chǎn)能過(guò)剩等則將導(dǎo)致企業(yè)資源浪費(fèi)、生產(chǎn)的產(chǎn)品缺乏競(jìng)爭(zhēng)力或者安全事故頻發(fā)。

再者，企業(yè)的產(chǎn)品銷售政策和策略不當(dāng)、適銷不對(duì)路、銷售渠道管理不當(dāng)、市場(chǎng)變化預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確等均可能導(dǎo)致庫(kù)存產(chǎn)品積壓、銷售不暢、資金周轉(zhuǎn)率低下。而銷售結(jié)算方式選擇不當(dāng)和貨款催收不力則可能導(dǎo)致銷售款項(xiàng)不能收回、經(jīng)營(yíng)效果較低或使企業(yè)蒙受欺詐。

（三）費(fèi)用支出內(nèi)部控制方面存在的問(wèn)題

很多企業(yè)管理者一般只注重狠抓銷售業(yè)績(jī)和生產(chǎn)能力，對(duì)內(nèi)部控制管理缺乏應(yīng)有的重視。在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，對(duì)各類費(fèi)用支出不注重控制管理，包括不按照預(yù)算開支各類費(fèi)用，費(fèi)用的支付和會(huì)計(jì)核算隨心所欲，未能建立資金的支出分析控制制度，缺乏定期的分析與監(jiān)控以及對(duì)重大問(wèn)題缺乏應(yīng)對(duì)措施等現(xiàn)象比比皆是。上述問(wèn)題的存在均可能導(dǎo)致企業(yè)費(fèi)用支出失控，從而引發(fā)財(cái)務(wù)危機(jī)。

（四）各級(jí)審批流程內(nèi)部控制方面存在的問(wèn)題

目前來(lái)看，多數(shù)中小企業(yè)的管理者片面理解內(nèi)部控制，一般企業(yè)的管理者將內(nèi)部控制與會(huì)計(jì)控制混為一談，普通員工也往往簡(jiǎn)單地認(rèn)為審批流程僅需要老板一人簽字就足夠了，老板也在多數(shù)情況下只讓財(cái)務(wù)自己去走完所有的流程完成付款，頻頻出現(xiàn)不相容崗位職責(zé)混淆不清的情況，崗位設(shè)置缺乏牽制。有些企業(yè)甚至存在出納與會(huì)計(jì)、采購(gòu)與驗(yàn)收都只有一個(gè)人、企業(yè)所有的章都由一人保管等現(xiàn)象，對(duì)于企業(yè)制度上所規(guī)定的各級(jí)審批流程或是流于形式，或是干脆直接略過(guò)，視而不見，完全不進(jìn)行審核，更有甚者連重大的經(jīng)營(yíng)決策都未經(jīng)管理層集體研究決定，從而導(dǎo)致不可挽回的嚴(yán)重后果。

三、完善中小企業(yè)內(nèi)部控制的對(duì)策建議。

（一）加強(qiáng)對(duì)資金籌集和資金運(yùn)營(yíng)的管理

中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身長(zhǎng)短期的發(fā)展目標(biāo)，統(tǒng)籌規(guī)劃，分別制定一年和三至五年的籌資方案。方案中需明確具體籌資規(guī)模、用途、方式等相關(guān)內(nèi)容，對(duì)可能發(fā)生的潛在風(fēng)險(xiǎn)和各項(xiàng)預(yù)計(jì)成本作出充分估計(jì)，必要時(shí)可聘請(qǐng)有關(guān)專家對(duì)籌資方案進(jìn)行必要的科學(xué)論證，對(duì)通過(guò)論證的方案還要遵循內(nèi)部集體決策和嚴(yán)格審批，重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目的可行性。企業(yè)籌資管理部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)經(jīng)審批同意的籌資方案，嚴(yán)格按照規(guī)定程序籌集資金。在市場(chǎng)環(huán)境確實(shí)發(fā)生較大改變時(shí)，也應(yīng)按照相關(guān)程序及時(shí)調(diào)整籌資方案，從而更好地適應(yīng)環(huán)境。

在資金運(yùn)營(yíng)管理方面，中小企業(yè)應(yīng)盡可能地按照年初制定的計(jì)劃組織協(xié)調(diào)資金調(diào)度，努力做到資金在采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等各環(huán)節(jié)內(nèi)有序、高效使用，使資金實(shí)現(xiàn)合理占用，形成良性循環(huán)。同時(shí)，要對(duì)資金執(zhí)行情況進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控和分析，盡可能避免資金短缺不足或資金過(guò)剩冗余。

（二）強(qiáng)化采購(gòu)-驗(yàn)收-實(shí)時(shí)管理-銷售一條龍監(jiān)管

中小企業(yè)可以根據(jù)“以銷定產(chǎn)”策略，依據(jù)年度銷售計(jì)劃，從物資采購(gòu)開始，逐步完善采購(gòu)申請(qǐng)管理制度，進(jìn)一步因地制宜地建立符合本企業(yè)實(shí)際的供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。同時(shí)，設(shè)立完備的物資采購(gòu)驗(yàn)收制度和退換貨管理制度，保證未經(jīng)授權(quán)的人員嚴(yán)禁接觸存貨，保障各種物資完好入庫(kù)。采購(gòu)部門可以在綜合考慮各種存貨一般采購(gòu)周期和當(dāng)前庫(kù)存數(shù)量的基礎(chǔ)上，結(jié)合存貨周轉(zhuǎn)率、市場(chǎng)供需、生產(chǎn)計(jì)劃等因素，合理確定存貨采購(gòu)間隔期和數(shù)量，使企業(yè)各種存貨均達(dá)到最佳庫(kù)存狀態(tài)。平時(shí)要加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)管理，對(duì)存貨的出入庫(kù)做好詳細(xì)記錄，健全存貨保管制度，定期對(duì)存貨進(jìn)行盤點(diǎn)核查，檢查存貨的數(shù)量和減值情況，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)查明原因，按照規(guī)定權(quán)限進(jìn)行審批和處置。

中小企業(yè)應(yīng)建立和完善固定資產(chǎn)目錄制度，對(duì)各項(xiàng)固定資產(chǎn)的來(lái)源、數(shù)量、規(guī)格型號(hào)、購(gòu)入日期、使用地點(diǎn)、責(zé)任人以及驗(yàn)收情況等內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)記錄和登記。在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行必要的日常維護(hù)和大修理，確保各項(xiàng)固定資產(chǎn)運(yùn)行良好。另一方面，落實(shí)實(shí)物資產(chǎn)盤點(diǎn)清查制度，做到每年至少進(jìn)行全面清查一次，并及時(shí)處理清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，嚴(yán)格加強(qiáng)對(duì)固定資產(chǎn)處置的管理控制，按規(guī)定權(quán)限進(jìn)行審批處置，謹(jǐn)防固定資產(chǎn)非正常流失。

中小企業(yè)應(yīng)建立健全本企業(yè)客戶信用檔案，利用各種大數(shù)據(jù)平臺(tái)關(guān)注主要客戶資信變動(dòng)情況，充分采用多種媒介進(jìn)行廣告宣傳，靈活運(yùn)用銷售折扣、銷售折讓、代銷等多種營(yíng)銷策略，努力提升市場(chǎng)占有率。平時(shí)要對(duì)銷售業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)進(jìn)行完整記錄，完善售后服務(wù)制度，加強(qiáng)客戶跟蹤服務(wù)，不斷提升客戶滿意度和忠誠(chéng)度。應(yīng)健全應(yīng)收款項(xiàng)回款獎(jiǎng)懲制度，對(duì)銷售人員按照回款時(shí)間和比例進(jìn)行考核，實(shí)行獎(jiǎng)懲。

（三）建立健全費(fèi)用控制制度

中小企業(yè)可以在每年年初計(jì)劃內(nèi)制定各項(xiàng)重大費(fèi)用事項(xiàng)的開支范圍和開支標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)化費(fèi)用事前申請(qǐng)控制制度，即企業(yè)在發(fā)生重大事項(xiàng)費(fèi)用支出前預(yù)先申報(bào)費(fèi)用事前申請(qǐng)，包括申請(qǐng)事項(xiàng)內(nèi)容、事由和金額，經(jīng)逐級(jí)審核通過(guò)后方可開展相關(guān)業(yè)務(wù)。財(cái)會(huì)部門依據(jù)各級(jí)審批后的單據(jù)按規(guī)定辦理各項(xiàng)費(fèi)用支出業(yè)務(wù)，并定期或按需編制費(fèi)用執(zhí)行情況分析報(bào)告，為企業(yè)決策層提供財(cái)務(wù)信息，對(duì)于費(fèi)用支出業(yè)務(wù)中發(fā)現(xiàn)的異常情況，應(yīng)及時(shí)上報(bào)或者采取有效措施制止。

（四）完善和改進(jìn)審批程序

中小企業(yè)可以根據(jù)自身要求設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，明確應(yīng)相互分離的職責(zé)和崗位，健全相互制約和監(jiān)督的內(nèi)部工作機(jī)制。需要明確各崗位可辦理業(yè)務(wù)的權(quán)限范圍、審批程序和相關(guān)責(zé)任，嚴(yán)格執(zhí)行重大事項(xiàng)集體決策制度，確保執(zhí)行業(yè)務(wù)的相關(guān)人員均在授權(quán)范圍內(nèi)。比如，企業(yè)應(yīng)遵守現(xiàn)金和銀行存款管理的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)禁由一人辦理貨幣資金全過(guò)程業(yè)務(wù)，辦理資金業(yè)務(wù)的相關(guān)印章和票據(jù)不得由一人集中保管。再比如，中小企業(yè)應(yīng)建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)、權(quán)限，采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)不相容職責(zé)至少包括：請(qǐng)購(gòu)與審批；詢價(jià)與確定供應(yīng)商；采購(gòu)合同的訂立與審批；采購(gòu)與驗(yàn)收；采購(gòu)、驗(yàn)收與相關(guān)會(huì)計(jì)記錄；付款審批與付款執(zhí)行等。上述崗位均應(yīng)分離，以確保辦理采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互制約與監(jiān)督。