企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制深度融合的對(duì)策探討

方 健

（江西聚和電子商務(wù)有限公司，江西 南昌 330038）

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展及信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，ERP系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。ERP系統(tǒng)是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制的工具，同時(shí)它本身也是內(nèi)部控制的對(duì)象。由于ERP系統(tǒng)在我國(guó)企業(yè)中應(yīng)用時(shí)間較短，故在提高企業(yè)內(nèi)部控制水平的同時(shí)也給企業(yè)內(nèi)部控制帶來(lái)了一些問(wèn)題。為了更好地完善企業(yè)內(nèi)部控制，發(fā)揮內(nèi)部控制在提高企業(yè)管控能力、增強(qiáng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力方面的作用，本文基于ERP環(huán)境深入研究目前企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題，并試圖提出解決對(duì)策。

一、企業(yè)內(nèi)部控制概念及與ERP系統(tǒng)的關(guān)系

（一）內(nèi)部控制概念

內(nèi)部控制（以下簡(jiǎn)稱“內(nèi)控”）是企業(yè)“董、監(jiān)、高”和全體員工為了保證自身經(jīng)營(yíng)合法合規(guī)、資產(chǎn)安全，確保財(cái)務(wù)信息真實(shí)、可靠和完整，而共同實(shí)施的控制過(guò)程，以提高企業(yè)經(jīng)營(yíng)效率和效果，促進(jìn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性、成本效益是建立與實(shí)施內(nèi)控應(yīng)遵循的五大原則，內(nèi)部環(huán)境、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、控制活動(dòng)、信息與溝通、內(nèi)部監(jiān)督則共同構(gòu)成內(nèi)控五大要素。

（二）ERP系統(tǒng)的內(nèi)涵

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃的簡(jiǎn)稱，作為管理平臺(tái)，其以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，將管理思想系統(tǒng)化，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供決策支持。

企業(yè)通過(guò)ERP系統(tǒng)可有效整合企業(yè)信息系統(tǒng)，使各項(xiàng)工作流程實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化，供應(yīng)鏈各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)銜接緊密化，企業(yè)內(nèi)、外部信息平臺(tái)集成化，信息系統(tǒng)更加及時(shí)對(duì)稱。建立ERP系統(tǒng)的作用在于：一是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源信息共享，不同環(huán)節(jié)同質(zhì)基礎(chǔ)信息一次性處理，基礎(chǔ)操作層面實(shí)現(xiàn)降本增效；二是統(tǒng)一業(yè)務(wù)流程，管理層級(jí)優(yōu)化，各層級(jí)之間溝通更為快捷，決策效率大大提升。

（三）內(nèi)控與ERP系統(tǒng)的關(guān)系

在企業(yè)管理方面，內(nèi)控與ERP系統(tǒng)目標(biāo)大致相同，兩者存在下述關(guān)系：

1.ERP是實(shí)施內(nèi)部控制的工具和手段

內(nèi)控政策和程序覆蓋企業(yè)經(jīng)營(yíng)各方面、全過(guò)程，而具備系統(tǒng)化管理思想的ERP系統(tǒng)將最大限度地減少人力控制帶來(lái)的主觀偏差；在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中積極落實(shí)內(nèi)控要求，設(shè)置好每個(gè)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，使之標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，通過(guò)ERP系統(tǒng)運(yùn)行，企業(yè)達(dá)到實(shí)時(shí)掌控、內(nèi)控預(yù)警目的。

2.內(nèi)控的對(duì)象

ERP作為信息管理系統(tǒng)，也是由具有主觀性的人設(shè)計(jì)方案和具體實(shí)施操作的技術(shù)工具，因此系統(tǒng)有其固有局限性，且在操作中如果輸入錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，不僅影響企業(yè)內(nèi)控目標(biāo)達(dá)成，嚴(yán)重時(shí)可能導(dǎo)致致命的決策差錯(cuò)。

二、ERP系統(tǒng)環(huán)境下企業(yè)內(nèi)控存在的問(wèn)題

（一）存在對(duì)ERP系統(tǒng)的抵觸或過(guò)度依賴兩種極端錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)

首先，作為服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和內(nèi)控的技術(shù)工具，ERP系統(tǒng)須接受企業(yè)內(nèi)控制度的指導(dǎo)和約束。目前，絕大多數(shù)企業(yè)都是先購(gòu)入標(biāo)準(zhǔn)化的ERP系統(tǒng)，根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行改造。對(duì)企業(yè)固有工作模式?jīng)_擊較大，即人適應(yīng)系統(tǒng)，如改造不好，可能導(dǎo)致多數(shù)人員無(wú)法適應(yīng)系統(tǒng)，甚至產(chǎn)生抵觸情緒，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)不能增強(qiáng)內(nèi)控力度。

其次，ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了內(nèi)控程序化，因此內(nèi)控會(huì)過(guò)度依賴ERP系統(tǒng)，系統(tǒng)中產(chǎn)生的差錯(cuò)會(huì)更加隱蔽。如果ERP系統(tǒng)自身因設(shè)計(jì)有誤，引發(fā)程序失效或者出錯(cuò)，這類錯(cuò)誤就會(huì)長(zhǎng)期不被發(fā)現(xiàn)，且因程序反復(fù)運(yùn)行，同類錯(cuò)誤反復(fù)出現(xiàn)，嚴(yán)重影響內(nèi)部控制效果。

（二）存在重供應(yīng)鏈忽視人力資源的錯(cuò)誤做法

傳統(tǒng)ERP系統(tǒng)基本以生產(chǎn)及銷售（供應(yīng)鏈）為中心，相關(guān)資源因此長(zhǎng)期成為企業(yè)核心資源。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展變化，人力資源在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和發(fā)展中的核心地位開(kāi)始凸顯。人力資源是企業(yè)的資源之本，為此人力資源管理成為ERP系統(tǒng)一個(gè)獨(dú)立模塊，和財(cái)務(wù)、生產(chǎn)系統(tǒng)組成了一個(gè)高效的、高度集成的企業(yè)資源系統(tǒng)。但目前ERP系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用中一直忽視人力資源，使企業(yè)內(nèi)控不能成為一個(gè)完善的控制系統(tǒng)。

（三）固定資產(chǎn)管理存在較大局限性

固定資產(chǎn)在生產(chǎn)制造、交通運(yùn)輸?shù)刃袠I(yè)，具有投入金額大、價(jià)值占比高、類目繁多、涉及面廣等特點(diǎn)，發(fā)揮著非常重要的作用，如管理不當(dāng)則會(huì)帶來(lái)極其負(fù)面影響。固定資產(chǎn)管理應(yīng)該實(shí)現(xiàn)價(jià)值核算管理、實(shí)物歸口管理與現(xiàn)場(chǎng)管理的有機(jī)結(jié)合。目前，ERP系統(tǒng)僅具備資產(chǎn)核算功能，管理功能并無(wú)，對(duì)完善固定資產(chǎn)內(nèi)控極為不利。其局限性主要有：

1.業(yè)務(wù)流程功能有待完善

ERP系統(tǒng)僅實(shí)現(xiàn)了固定資產(chǎn)增減和修改等信息數(shù)據(jù)錄入和核算功能。固定資產(chǎn)實(shí)物管理職能所需數(shù)據(jù)信息大多需線下采集。由于企業(yè)固定資產(chǎn)類目繁多，采集難度大，難以實(shí)現(xiàn)全面及時(shí)更新，且易遺漏和差錯(cuò)，所以會(huì)影響固定資產(chǎn)控制效率和效果。

2.終端管理亟須完善

目前，ERP系統(tǒng)未實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)終端管理，固定資產(chǎn)管理權(quán)與使用權(quán)相分離。對(duì)其信息維護(hù)的終端應(yīng)是各使用部門(mén)，但目前ERP系統(tǒng)多限于管理部門(mén)操作，使用部門(mén)并未參與，導(dǎo)致固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)精準(zhǔn)性、更新及時(shí)性嚴(yán)重受限，無(wú)法確保固定資產(chǎn)的安全，影響了內(nèi)控目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

3.系統(tǒng)功能應(yīng)用受限

在ERP系統(tǒng)中，固定資產(chǎn)后續(xù)支出中維護(hù)保養(yǎng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)尚未實(shí)現(xiàn)與其主數(shù)據(jù)中的資產(chǎn)相關(guān)聯(lián)，難以精確配比，管理動(dòng)態(tài)化無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

三、ERP系統(tǒng)環(huán)境下完善企業(yè)內(nèi)控的對(duì)策

（一）正確認(rèn)識(shí)和處理ERP系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)控的辯證關(guān)系

首先，企業(yè)管理層應(yīng)認(rèn)識(shí)到ERP系統(tǒng)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)及內(nèi)控的積極作用，積極推進(jìn)ERP系統(tǒng)建設(shè)和應(yīng)用。在建設(shè)初期可能效率更低，運(yùn)轉(zhuǎn)不暢，但要引導(dǎo)員工正確對(duì)待，用系統(tǒng)流程規(guī)范自己工作行為，在適應(yīng)基礎(chǔ)上再改造，讓改造后的系統(tǒng)為企業(yè)所用，在流程標(biāo)準(zhǔn)化、工作效率提升、強(qiáng)化內(nèi)控等方面發(fā)揮更大作用。

其次，企業(yè)管理層應(yīng)該看到ERP系統(tǒng)作為內(nèi)控的一種技術(shù)工具，有其固有的設(shè)計(jì)局限性及應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，并由此采取合適的控制手段。

1.建立IT系統(tǒng)內(nèi)控制度

將ERP系統(tǒng)作為內(nèi)控對(duì)象，充分評(píng)估其設(shè)計(jì)及應(yīng)用層面潛在風(fēng)險(xiǎn)，建立IT系統(tǒng)內(nèi)控制度，從質(zhì)量和效率兩個(gè)維度確保ERP系統(tǒng)的高效運(yùn)行。

2.構(gòu)建內(nèi)部監(jiān)督管理及內(nèi)控評(píng)價(jià)機(jī)制

首先，發(fā)揮內(nèi)審積極作用。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，內(nèi)審人員要熟悉ERP系統(tǒng)設(shè)置，明確管理思想如何與系統(tǒng)融合，在此基礎(chǔ)上才能通過(guò)系統(tǒng)查找問(wèn)題，提高內(nèi)審效率，通過(guò)職業(yè)判斷，幫助系統(tǒng)查漏補(bǔ)缺，使系統(tǒng)功能更加完善。

其次，企業(yè)應(yīng)建立起科學(xué)的、可量化的內(nèi)控評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，對(duì)操作流程、職能牽制等有效性進(jìn)行評(píng)價(jià)，完善內(nèi)控環(huán)境。根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果，企業(yè)管理層應(yīng)及時(shí)調(diào)整風(fēng)險(xiǎn)防范策略，確保風(fēng)險(xiǎn)防范體系處于最佳狀態(tài)，保證企業(yè)運(yùn)營(yíng)良好，實(shí)現(xiàn)內(nèi)控目標(biāo)。

（二）加大人力資源模塊的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用

企業(yè)要加大ERP系統(tǒng)人力資源模塊的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，讓人力資源管理趨向系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，可以在以下方面進(jìn)行大膽嘗試。

1.人力資源規(guī)劃輔助決策

對(duì)基于企業(yè)人員、組織架構(gòu)的不同設(shè)計(jì)方案，將其進(jìn)行模擬運(yùn)行分析，通過(guò)形象圖形的直觀評(píng)估，對(duì)管理者決策提供輔助參考。

對(duì)企業(yè)內(nèi)部職位分別建立包括素質(zhì)要求、發(fā)展通道和培訓(xùn)計(jì)劃等要素在內(nèi)的模型，通過(guò)與職位相應(yīng)個(gè)人相關(guān)參數(shù)進(jìn)行比較，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)計(jì)算出每個(gè)員工職位及發(fā)展實(shí)際情況與職位模型要求的匹配度。

2.工資及費(fèi)用核算

第一，針對(duì)公司基于不同維度的不同薪資結(jié)構(gòu)及處理流程，通過(guò)系統(tǒng)表格及函數(shù)公式，制定相應(yīng)的薪資核算方法。

第二，運(yùn)用遠(yuǎn)端考勤系統(tǒng)，將員工出勤及與其薪酬有關(guān)的時(shí)間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)導(dǎo)入薪資系統(tǒng)和成本核算中，實(shí)現(xiàn)薪資核算、成本核算動(dòng)態(tài)化。

第三，系統(tǒng)有效控制人員費(fèi)用自申請(qǐng)到審批付款的整個(gè)流程，且通過(guò)集成功能，將核算數(shù)據(jù)導(dǎo)入財(cái)務(wù)成本核算模塊。

第四，進(jìn)行人員成本分析，借助ERP集成，為企業(yè)成本分析提供依據(jù)，可以預(yù)測(cè)未來(lái)人員成本情況，并對(duì)現(xiàn)成本與上年同期、本年預(yù)算數(shù)比較，提供相關(guān)分析數(shù)據(jù)及預(yù)警。

（三）借助ERP系統(tǒng)完善固定資產(chǎn)管理

首先，數(shù)據(jù)修改和維護(hù)權(quán)限擴(kuò)大到各使用部門(mén)?，F(xiàn)各部門(mén)固定資產(chǎn)變動(dòng)信息只能在使用前向資產(chǎn)管理部門(mén)以書(shū)面方式上報(bào)，信息處理不及時(shí)。應(yīng)將固定資產(chǎn)信息的位置變動(dòng)修改權(quán)限改為各使用部門(mén)發(fā)起，資產(chǎn)管理部門(mén)核實(shí)后通過(guò)系統(tǒng)審批。這樣固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)能及時(shí)更新，其基礎(chǔ)資料更加真實(shí)準(zhǔn)確。同理，ERP系統(tǒng)中，使用部門(mén)應(yīng)有所轄資產(chǎn)查詢、修改狀態(tài)的權(quán)限，資產(chǎn)管理部門(mén)同步行使審核批準(zhǔn)職責(zé)。

其次，ERP系統(tǒng)中強(qiáng)大的訂單使用功能要充分利用。目前，內(nèi)部訂單尚未連接系統(tǒng)內(nèi)固定資產(chǎn)模塊，ERP系統(tǒng)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中單臺(tái)設(shè)備成本數(shù)據(jù)未能歸集統(tǒng)計(jì)，現(xiàn)有系統(tǒng)中每臺(tái)生產(chǎn)設(shè)備的產(chǎn)能與其成本費(fèi)用難以配比。每臺(tái)設(shè)備應(yīng)分配產(chǎn)量所產(chǎn)生的成本費(fèi)用要實(shí)現(xiàn)最低的經(jīng)濟(jì)組合，其產(chǎn)量、成本費(fèi)用須實(shí)行動(dòng)態(tài)管控與梳理統(tǒng)計(jì)，實(shí)時(shí)監(jiān)控指標(biāo)的變動(dòng)以使整個(gè)組合在整個(gè)流程中達(dá)到最優(yōu)。

ERP系統(tǒng)中固定資產(chǎn)模塊中的每臺(tái)設(shè)備，借助內(nèi)部訂單，能歸集、統(tǒng)計(jì)其產(chǎn)量、成本費(fèi)用，并實(shí)時(shí)更新和維護(hù)，綜合管理單臺(tái)設(shè)備的所有訂單，可實(shí)時(shí)監(jiān)控整個(gè)設(shè)備生命周期費(fèi)用，并通過(guò)與預(yù)算指標(biāo)比較，提供分析和預(yù)警功能。