做好高校行政管理中的協(xié)調(diào)工作要點(diǎn)分析

廣西警察學(xué)院 黃曉媛

一、明確行政管理中做好綜合協(xié)調(diào)工作的重要性

高校行政管理工作中，整體的協(xié)調(diào)水平為其展開(kāi)服務(wù)的直接表現(xiàn)，會(huì)關(guān)聯(lián)到高校工作的不同層面。所以，進(jìn)行該項(xiàng)工作時(shí)應(yīng)該對(duì)協(xié)調(diào)工作的作用予以積極的明確，且要從整體上進(jìn)行規(guī)劃設(shè)計(jì)，由此實(shí)現(xiàn)整個(gè)協(xié)調(diào)工作可以較好推行。在該項(xiàng)工作進(jìn)行時(shí)，相應(yīng)的工作人員為整個(gè)工作的踐行者，也就是說(shuō)員工的整體協(xié)調(diào)水平會(huì)對(duì)整個(gè)行政工作的扎實(shí)推行起到關(guān)鍵的作用，所以員工必須展開(kāi)持續(xù)的學(xué)習(xí)，由此實(shí)現(xiàn)自身能力的提升，最終能夠完成好相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作。還有，在高校方面，必須對(duì)行政管理工作予以足夠的關(guān)注，在平時(shí)的工作中要把其當(dāng)成重點(diǎn)，并且為了能夠積極促使工作效率提高，由此實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)能力的提升，必須要關(guān)注行政團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，主要從以下幾點(diǎn)入手：第一，對(duì)現(xiàn)存的團(tuán)隊(duì)展開(kāi)相應(yīng)的調(diào)整，將一些無(wú)法與實(shí)際狀況相符合的員工進(jìn)行調(diào)崗，且應(yīng)該引進(jìn)一些高端人才，從而促使整個(gè)團(tuán)隊(duì)的工作效率能夠?qū)崿F(xiàn)較好的改變。第二，必須強(qiáng)化相應(yīng)的培訓(xùn)工作，由此實(shí)現(xiàn)管理人員整體能力的有效提升，這樣會(huì)促使管理團(tuán)隊(duì)可以長(zhǎng)時(shí)間具備較高的能力，這對(duì)后續(xù)工作的扎實(shí)推進(jìn)會(huì)起到較好的保障作用。第三，在行政管理工作中，協(xié)調(diào)工作為一個(gè)主要構(gòu)成，所以在內(nèi)部層面應(yīng)該對(duì)此予以足夠的關(guān)注，要求全部的員工都應(yīng)該把這項(xiàng)要點(diǎn)當(dāng)成主要的強(qiáng)化方向，由此能夠?qū)崿F(xiàn)高校行政管理工作效率的提高[1]。

二、做好高校行政管理中的協(xié)調(diào)工作的原則

（一）統(tǒng)籌兼顧，力求平衡

首先，如若部門(mén)工作和高校的整體工作出現(xiàn)沖突時(shí)，行政部門(mén)則應(yīng)該態(tài)度鮮明地從整體視角出發(fā)，維護(hù)學(xué)校利益，從而促使高校宏觀目標(biāo)可以較好達(dá)成，并且在協(xié)調(diào)過(guò)程中，行政部門(mén)必須從全方位的視角出發(fā)，由此實(shí)現(xiàn)對(duì)不同層面利益的維護(hù)，這樣會(huì)使得各方都處于相對(duì)滿意的狀態(tài)，全部的力量會(huì)實(shí)現(xiàn)集中，也只有這樣整個(gè)工作才可以得以較好完成[2]。

其次，必須要協(xié)調(diào)好重點(diǎn)和非重點(diǎn)之間的關(guān)系，處理重點(diǎn)工作時(shí)應(yīng)該帶動(dòng)且處理相關(guān)的非重點(diǎn)工作。所謂的行政協(xié)調(diào)通常會(huì)表現(xiàn)為行政部門(mén)提高服務(wù)質(zhì)量，從事行政部門(mén)的工作應(yīng)該掌握好相應(yīng)的關(guān)鍵點(diǎn)，能夠理清主次，且可以較好地分清主次矛盾，這樣便可以集中精力去處理相應(yīng)的大問(wèn)題，不然的話則會(huì)被瑣事纏身，造成主要工作無(wú)法有效進(jìn)行。當(dāng)然，辦公室還應(yīng)該牢牢樹(shù)立服務(wù)工作無(wú)小事的理念，不管是一個(gè)電話還是一次外訪，這些都會(huì)對(duì)辦公室的工作產(chǎn)生相應(yīng)的影響，而且這些工作也會(huì)反映出辦公室的形象，所以在開(kāi)展協(xié)調(diào)工作時(shí)，必須要關(guān)注不同的細(xì)節(jié)，各項(xiàng)工作的開(kāi)展都應(yīng)該做到認(rèn)真謹(jǐn)慎，應(yīng)該事事有回音，件件無(wú)紕漏，在能夠從全局視角出發(fā)的同時(shí)，還要善于去把握解決一些微觀問(wèn)題。最后，必須協(xié)調(diào)好眼前利益和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展之間存在的關(guān)系，應(yīng)該避免出現(xiàn)急功近利的想法。

（二）客觀公正、團(tuán)結(jié)協(xié)作原則

在處理相應(yīng)的工作時(shí)必須保持客觀公正的原則，這樣會(huì)使問(wèn)題得以解決，而高校辦公室在協(xié)調(diào)處理不同關(guān)系矛盾時(shí)，應(yīng)該結(jié)合相應(yīng)的法律法規(guī)，并且很好地依據(jù)高校的機(jī)制，還要信守原則，從單位的利益著手。處理工作時(shí)，對(duì)于所關(guān)聯(lián)的部門(mén)以及個(gè)人都應(yīng)該遵循尊重信任的態(tài)度，對(duì)事件的基礎(chǔ)信息展開(kāi)相應(yīng)的了解，由此給出協(xié)調(diào)建議，并開(kāi)展相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，在工作中能夠保持理性，不會(huì)感情用事。這也即表明在客觀公正的原則下，方可以很好地實(shí)現(xiàn)思想上的溝通，達(dá)到處理問(wèn)題的效果，由此確保工作有效進(jìn)行。而在工作處理過(guò)程中，辦公室人員要有一定的度量，能夠很好地團(tuán)結(jié)他人，還可以做到不斤斤計(jì)較。這樣整個(gè)工作便可以順利開(kāi)展，在日常工作方面，必須要實(shí)現(xiàn)分工明確，對(duì)于一些突擊性的工作則應(yīng)該分工不分家，處處以大局為重，避免各自為政，防止相互扯皮。

三、做好高校行政管理中的協(xié)調(diào)工作要點(diǎn)分析

（一）具備協(xié)調(diào)的基本素質(zhì)

在高校辦公室開(kāi)展行政協(xié)調(diào)工作為非常普遍的行為，這對(duì)辦公室人員有著相應(yīng)的要求，首先是在政治層面上，必須能夠符合這些要求，既是政治素養(yǎng)的表現(xiàn)，亦為完成協(xié)調(diào)工作的基礎(chǔ)前提。只有擁有相對(duì)高的思想覺(jué)悟，方可以很好地去維護(hù)高校的威信，樹(shù)立辦公室良好的形象。其次，要有開(kāi)闊的胸襟，由于辦公室通常是綜合性部門(mén)，會(huì)和較多的人進(jìn)行接觸，而且整體的工作極其煩瑣，這樣便成不同矛盾的匯集點(diǎn)，所以辦公室人員必須要有開(kāi)闊的胸襟，禮貌謙虛，能夠和不同的人構(gòu)建較好的關(guān)系。再次，必須具備開(kāi)闊的視野，方可以對(duì)發(fā)展變化的事物給出精準(zhǔn)研判。只有較好地吸收不同部門(mén)的意見(jiàn)，方可以最大可能把沖突處理在萌芽狀態(tài)。第四，在工作態(tài)度方面，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，因?yàn)檗k公室所面對(duì)的問(wèn)題通常和學(xué)校的整體利益有關(guān)，假若存在缺失的話，便會(huì)導(dǎo)致工作處于相對(duì)被動(dòng)的態(tài)勢(shì)，所以辦公室無(wú)小事，很多工作的成敗往往都會(huì)被細(xì)節(jié)所制約，這就要求辦公室人員應(yīng)該具備較強(qiáng)的責(zé)任心，能夠積極去開(kāi)展相應(yīng)的工作。第五為處理問(wèn)題時(shí)必須嚴(yán)謹(jǐn)，不然的話則會(huì)對(duì)營(yíng)造和諧的氛圍帶來(lái)負(fù)面的作用，所以必須掌握解決不同復(fù)雜問(wèn)題的方法。在一些特殊情況下，還可以承受委屈，借助不同對(duì)策從而協(xié)調(diào)好不同的沖突。最后，在語(yǔ)言方面，應(yīng)該準(zhǔn)確使用，在溝通協(xié)調(diào)的過(guò)程中，語(yǔ)言是一個(gè)非常重要的手段，精準(zhǔn)地使用語(yǔ)言則可以讓不同的信息實(shí)現(xiàn)有效的傳遞，這樣會(huì)幫助雙方實(shí)現(xiàn)較好的理解，降低溝通成本[3]。

（二）科學(xué)使用協(xié)調(diào)方式

1.會(huì)議協(xié)調(diào)

以現(xiàn)今的協(xié)調(diào)方式來(lái)看，最為常見(jiàn)的便是會(huì)議協(xié)調(diào)，其通常負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)事務(wù)性的工作，比方說(shuō)召開(kāi)相應(yīng)的會(huì)議，從而達(dá)成某項(xiàng)工作的處理。而這項(xiàng)工作的進(jìn)行，往往需要不同的部門(mén)進(jìn)行合作，這種情況下則應(yīng)該由辦公室牽頭，把關(guān)聯(lián)的部門(mén)協(xié)調(diào)到一起，在會(huì)上明確任務(wù)，責(zé)任落實(shí)到部門(mén)，這樣部門(mén)會(huì)對(duì)其自身的任務(wù)有非常精準(zhǔn)的掌握，在進(jìn)行相應(yīng)的工作時(shí)，整體針對(duì)性便會(huì)極強(qiáng)。而為了促使會(huì)議的高效進(jìn)行，展開(kāi)會(huì)議協(xié)調(diào)時(shí)，還應(yīng)該注重完成會(huì)前協(xié)調(diào)，這部分的內(nèi)容通常表現(xiàn)為時(shí)間、地點(diǎn)以及參會(huì)方的協(xié)調(diào)。

2.信息協(xié)調(diào)

以該協(xié)調(diào)而言，雖然看似簡(jiǎn)單，然而卻發(fā)揮著非常重要的作用，具體協(xié)調(diào)工作中，往往存在著政策無(wú)法落實(shí)或者工作無(wú)法推行等問(wèn)題，這些都是因?yàn)闇贤ú粫乘斐傻?。從縱向視角出發(fā)，往往表現(xiàn)為學(xué)校管理層的相關(guān)決策，未能夠很好地被下級(jí)部門(mén)所執(zhí)行。而在橫向視角方面，高校不同部門(mén)存在著各自為政的情況，這就會(huì)造成互相通報(bào)相對(duì)滯后，彼此的配合存在著較大的缺失，這種背景下，辦公室展開(kāi)相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作，會(huì)將側(cè)重點(diǎn)放在信息的提供上，而辦公室所提供的信息則是經(jīng)過(guò)判斷加工，如此便會(huì)使得關(guān)聯(lián)部門(mén)能夠較好地獲知工作的實(shí)際狀況，做到心里有數(shù)，且可以依據(jù)這些信息給出相應(yīng)的對(duì)策。

3.關(guān)系協(xié)調(diào)

以關(guān)系協(xié)調(diào)來(lái)看，在所有的協(xié)調(diào)中表現(xiàn)出非常強(qiáng)的藝術(shù)性，該種協(xié)調(diào)方式通常會(huì)很微妙，其并不是在某一項(xiàng)工作中建立的，而是在日常的工作中借助工作往來(lái)等實(shí)現(xiàn)彼此幫助。辦公室的工作必須借助別的部門(mén)支撐方可順利開(kāi)展，所以辦公室必須尊重其他部門(mén)，尤其在別的部門(mén)遭遇困難時(shí)，應(yīng)該協(xié)調(diào)幫助他們處理問(wèn)題。從實(shí)踐能夠看出，辦公室和別的部門(mén)所構(gòu)建的合作關(guān)系為良性循環(huán)，這對(duì)整個(gè)高校工作的順利開(kāi)展是非常重要的[4]。

（三）講究協(xié)調(diào)技巧

1.以依法治校的理念規(guī)范協(xié)調(diào)工作

為了能夠促使高校辦公室工作有效進(jìn)行，其必須構(gòu)建健全的管理機(jī)制，這是依法治校的一個(gè)重要表現(xiàn)。首先為建立科學(xué)程序，由此達(dá)成工作的程序化，這會(huì)使得辦公室工作高效開(kāi)展。應(yīng)該結(jié)合辦公室工作的具體狀況打造出與實(shí)際相符合的工作程序，也就是說(shuō)只有在公文處理接待、會(huì)務(wù)信訪等方面有了詳細(xì)的運(yùn)轉(zhuǎn)程序，方可在展開(kāi)協(xié)調(diào)工作時(shí)做到有章可循，由此降低協(xié)調(diào)難度，進(jìn)而會(huì)使得協(xié)調(diào)工作思路清晰。其次為制定崗位機(jī)制，由此達(dá)成科學(xué)管理。面對(duì)不同的工作崗位，辦公室應(yīng)該構(gòu)建對(duì)應(yīng)的工作機(jī)制，由此確保協(xié)調(diào)工作可以高效開(kāi)展。

2.以靈活的處理方法開(kāi)展協(xié)調(diào)工作

首先開(kāi)展相應(yīng)的協(xié)調(diào)工作時(shí)，應(yīng)該較好發(fā)揮情感的作用，這樣會(huì)使得很多問(wèn)題迎刃而解。在科學(xué)應(yīng)用情感協(xié)調(diào)上，一是協(xié)調(diào)者能夠較好地展開(kāi)分析，從而獲取被協(xié)調(diào)者不愿合作的感情因素，而這項(xiàng)工作的開(kāi)展，必須要求在平時(shí)能夠細(xì)致地觀察，能夠做到將心比心，設(shè)身處地。由此可以掌握當(dāng)事者所處的具體情況，要細(xì)心聽(tīng)取不同的聲音，嘗試著理解對(duì)方，掌握他們具體的心理變化，對(duì)所存在的情感障礙進(jìn)行研究。接著，發(fā)現(xiàn)癥結(jié)所在，聯(lián)系具體情況，由此實(shí)現(xiàn)緊張氣氛的緩解。借助坦誠(chéng)的溝通，從而把沖突點(diǎn)放在明面上談，秉持求大同存小異的原則，從而構(gòu)建出大家都可以接受的處理方案。還有，必須要多做相應(yīng)的調(diào)研，與不同的部門(mén)加強(qiáng)聯(lián)系。也就是說(shuō)在被協(xié)調(diào)者發(fā)生問(wèn)題前，已經(jīng)了解了對(duì)方，這樣可以根據(jù)協(xié)調(diào)者的心理，實(shí)現(xiàn)矛盾的化解。其次，必須擁有靈活的協(xié)調(diào)辦法，所謂的協(xié)調(diào)通常都是為了讓對(duì)方能夠接受，這也就意味著對(duì)方在心理層面上可以接受的狀態(tài)下方可以達(dá)成認(rèn)同，不同的沖突都存在著對(duì)應(yīng)的特殊性，協(xié)調(diào)解決問(wèn)題時(shí)，應(yīng)該避免出現(xiàn)一刀切，而是要對(duì)矛盾的因素展開(kāi)有效的研判，借助靈活多變的方法化解[5]。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，高校辦公室的行政協(xié)調(diào)工作，是高校辦公室工作的重要內(nèi)容，做好協(xié)調(diào)工作可以減少高校管理過(guò)程中的功能損耗，有助于建立結(jié)構(gòu)完善、分工合理、運(yùn)轉(zhuǎn)高效的管理體系，保障學(xué)校整體職能的發(fā)揮。