重點(diǎn)工程檔案與工程建設(shè)同步管理問題探討

錢麗銘

（中億豐建設(shè)集團(tuán)股份有限公司，江蘇 蘇州 215131）

一、重點(diǎn)工程檔案收集及管理的重要性

（一）收集歸檔范圍

目前，重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目主要由國(guó)家、省本行政區(qū)域內(nèi)的相關(guān)部門進(jìn)行審批立項(xiàng)的重要建設(shè)項(xiàng)目，其中有改建、技改、新建、擴(kuò)建等形式。在重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目中，需要對(duì)整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)過程進(jìn)行記錄，從而形成工程檔案，主要從工程項(xiàng)目立項(xiàng)開始一直到最后竣工驗(yàn)收整個(gè)全過程，甚至包括試運(yùn)行階段的所有工作活動(dòng)，利用文字、圖紙、圖表、計(jì)算、聲像等形式與載體進(jìn)行記錄、歸檔和保存。

（二）重要作用

在重點(diǎn)建設(shè)工程完工后進(jìn)入竣工驗(yàn)收階段，通常各參建單位對(duì)工程施工質(zhì)量極為重視，而對(duì)施工檔案的收集和管理缺乏重視。工程項(xiàng)目檔案作為項(xiàng)目建設(shè)的重要組成部分，對(duì)整個(gè)工程項(xiàng)目的各環(huán)節(jié)真實(shí)情況進(jìn)行記錄和反映，是建設(shè)工程項(xiàng)目驗(yàn)收、使用及維護(hù)、改建、擴(kuò)建的重要依據(jù)。因此，加強(qiáng)項(xiàng)目工程檔案的收集管理至關(guān)重要[1]。

（三）國(guó)家及政府相關(guān)規(guī)定和要求

近年來，企業(yè)為了加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理，嚴(yán)格遵循國(guó)家制定和頒布的有關(guān)法律法規(guī)，并與各地區(qū)實(shí)際情況以及當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門制定的檔案管理辦法等相結(jié)合，針對(duì)工程檔案資料與項(xiàng)目工程建設(shè)同步進(jìn)行收集、歸檔、整理、審核，通過兩者之間的計(jì)劃、管理同步，確保檔案材料整個(gè)形成過程與工程進(jìn)度實(shí)現(xiàn)同步，同時(shí)對(duì)檔案驗(yàn)收與工程驗(yàn)收同步等要求予以明確。

二、重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理中存在的問題

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目檔案管理中，普遍存在著：檔案人員管理職責(zé)不明確，對(duì)應(yīng)收集材料的范圍不清晰，人員專業(yè)知識(shí)缺乏；重點(diǎn)大型工程項(xiàng)目具有線長(zhǎng)、點(diǎn)多、分散的特點(diǎn)，同時(shí)建設(shè)單位等對(duì)檔案管理工作缺乏重視，未設(shè)置專門的檔案管理人員進(jìn)行文件資料的收集工作，導(dǎo)致建設(shè)項(xiàng)目文件不齊全；文件簽章手續(xù)不齊備，缺乏真實(shí)性，復(fù)印件較多，以及圖紙修改不符合要求等；文件材料分類不準(zhǔn)確、歸檔不及時(shí)，使項(xiàng)目檔案的完整性、準(zhǔn)確性難以保障。另外，在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，未及時(shí)歸檔，以及歸檔完成后使用不便；現(xiàn)場(chǎng)施工對(duì)聲像材料的形成、收集缺乏重視，導(dǎo)致工程質(zhì)量、進(jìn)度、安全等問題無法在聲像材料中予以真實(shí)反映。

三、加強(qiáng)工程檔案管理的具體措施

（一）建立健全檔案管理部門及管理體系

為了保證檔案管理與工程建設(shè)同步，首先應(yīng)從項(xiàng)目計(jì)劃任務(wù)書下達(dá)階段開始，對(duì)項(xiàng)目檔案的建立任務(wù)加強(qiáng)重視，并制定相應(yīng)的管理要求；其次，在施工過程中，監(jiān)督檢查施工進(jìn)度和質(zhì)量時(shí)，應(yīng)對(duì)施工檔案資料加強(qiáng)收集、整理和審核；最后，在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)，應(yīng)確保檔案驗(yàn)收工作同步進(jìn)行。

工程項(xiàng)目立項(xiàng)審批環(huán)節(jié)完成后，在進(jìn)入施工建設(shè)階段時(shí)，需要結(jié)合施工實(shí)際，適時(shí)建立重點(diǎn)工程指揮部，并同步建立檔案管理部門。首先，通過指揮部門的設(shè)立，對(duì)各部門之間的工作進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，通過有效溝通，確保工程進(jìn)度得以保障。其次，加強(qiáng)檔案管理部門的設(shè)立，以及專職管理人員的設(shè)置，能夠?qū)λ行纬傻墓こ虉D紙、文件等進(jìn)行收集和保管。另外，還需要對(duì)所參建單位進(jìn)行指導(dǎo)，使其對(duì)施工過程所形成的檔案資料加強(qiáng)收集和管理工作。各參建單位也應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的專業(yè)檔案人員，明確其在施工過程中，所承擔(dān)的本單位所形成工程檔案的及時(shí)收集、歸檔等職責(zé)。最后，在工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收完成后，施工單位根據(jù)合同規(guī)定及時(shí)進(jìn)行移交。

（二）加強(qiáng)資料整理和有序管理工作

在工程項(xiàng)目建設(shè)過程中，涉及大量的施工文件、材料及圖紙等資源，對(duì)施工圖紙、資料加強(qiáng)收集、發(fā)放及管理工作至關(guān)重要[2]。首先在制度上需要對(duì)檔案管理的任務(wù)和責(zé)任予以明確，盡可能做到人員固定，確保檔案管理的延續(xù)性和統(tǒng)一性。在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，檔案管理人員需要根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)及檔案要求，對(duì)項(xiàng)目檔案規(guī)章制度、工作細(xì)則、分類細(xì)則、立卷歸檔辦法等進(jìn)行制定，及時(shí)下發(fā)并通知到各項(xiàng)目實(shí)施單位，對(duì)項(xiàng)目檔案歸檔要求和進(jìn)度檢查要求等予以明確，從而使檔案人員有據(jù)可依。

檔案員在工作中需要對(duì)所收到的文件資料進(jìn)行存檔備份，再將相關(guān)材料向相應(yīng)的部門和單位進(jìn)行分發(fā)，同時(shí)做好登記。在工程建設(shè)過程中，會(huì)產(chǎn)生大量的文件資料，需要進(jìn)行逐一登記、收集和及時(shí)歸檔，對(duì)不符合歸檔要求的材料文件等應(yīng)與相關(guān)部門進(jìn)行及時(shí)溝通和交流，督促其進(jìn)一步完善和修正。最后，針對(duì)所有形成文件材料，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)收集、整理和歸檔，從而使檔案的完整性得以保證。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)，嚴(yán)把工程資料質(zhì)量關(guān)

在重點(diǎn)工程施工建設(shè)中，通過檔案管理部門指派專業(yè)技術(shù)人員，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工中各參建單位的檔案管理工作加強(qiáng)指導(dǎo)[3]。檔案管理人員根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度，對(duì)文件材料的形成積累情況進(jìn)行實(shí)時(shí)檢查，并加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)。由于項(xiàng)目檔案具有多樣性、分散性、系統(tǒng)性高、周期長(zhǎng)以及專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，文件材料的收集整理工作在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段會(huì)存在難點(diǎn)、重點(diǎn)。因此，需要根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度，針對(duì)不同階段檔案工作難點(diǎn)、重點(diǎn)，適時(shí)對(duì)文件材料收集整理工作加強(qiáng)實(shí)地指導(dǎo)和檢查。同時(shí)，對(duì)檢查中出現(xiàn)問題及時(shí)進(jìn)行指正，提出修改意見，協(xié)助項(xiàng)目人員及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，使項(xiàng)目實(shí)施階段檔案工作的順利開展得以有效保障。

在工程資料收集過程中，需要對(duì)各環(huán)節(jié)中所需要簽字確認(rèn)的手續(xù)加強(qiáng)重視。在大型工程建設(shè)項(xiàng)目中，通常有大量的外地施工企業(yè)參與建設(shè)，待各自承擔(dān)的工程項(xiàng)目完成后，便會(huì)離場(chǎng)并移至其他地區(qū)的工程建設(shè)中繼續(xù)參與施工。針對(duì)此現(xiàn)狀，檔案人員如未能及時(shí)對(duì)其承擔(dān)項(xiàng)目環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的工程資料進(jìn)行審查，或未對(duì)相應(yīng)的整改意識(shí)及時(shí)進(jìn)行督促，一旦施工人員或施工單位離開，會(huì)造成不必要開支的浪費(fèi)，甚至還要花費(fèi)更多的時(shí)間去外地進(jìn)行相關(guān)手續(xù)補(bǔ)辦，否則就對(duì)工程資料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性造成影響。因此，在進(jìn)行重點(diǎn)工程檔案管理時(shí)，應(yīng)與工程建設(shè)同步進(jìn)行，從而使工程資料完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性得以有效保證，從源頭開始，在工程建設(shè)的整個(gè)過程中，使檔案工作管理能夠貫穿始終。

（四）做好聲像檔案的拍攝和整理

重點(diǎn)工程檔案的重要組成部分還包括了聲像檔案，通過特殊檔案與視聽相結(jié)合，能夠使工程建設(shè)過程更真實(shí)、更系統(tǒng)、更準(zhǔn)確地記錄，從而工程檔案的系統(tǒng)性、完整性得以保障。因此，在施工過程中，施工單位應(yīng)加強(qiáng)聲像檔案的收集和整理，緊跟工程進(jìn)度，并采取跟蹤拍攝的方式，對(duì)各施工工序以及所采用的新技術(shù)、新材料、新結(jié)構(gòu)、新工藝等進(jìn)行詳細(xì)記錄，特別需要對(duì)隱蔽工程及地下工程等加強(qiáng)重視，最后對(duì)記錄資料進(jìn)行剪輯和整理，形成完整的聲像檔案。

（五）確?？⒐るA段的檔案管理與竣工驗(yàn)收同步

在進(jìn)入項(xiàng)目竣工驗(yàn)收階段前，為了確保最終資料的完整性、準(zhǔn)確性，應(yīng)請(qǐng)相關(guān)檔案管理部門或機(jī)構(gòu)對(duì)最終的工程檔案進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收[4]。在此過程中主要工作內(nèi)容包括：是否根據(jù)相關(guān)規(guī)劃要求進(jìn)行竣工資料的收集、整理和歸檔；資料的完整性和準(zhǔn)確性；蓋章、簽字手續(xù)的完備性；根據(jù)變更文件竣工圖轉(zhuǎn)繪效果等。確保預(yù)驗(yàn)收合格后，建設(shè)單位可獲得工程檔案認(rèn)可文件，再對(duì)竣工驗(yàn)收進(jìn)行有效組織。

四、結(jié)束語

在重點(diǎn)工程項(xiàng)目建設(shè)中，工程建設(shè)與檔案管理實(shí)現(xiàn)同步，能夠在項(xiàng)目后期的管理、維護(hù)和運(yùn)營(yíng)中發(fā)揮重要作用。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收質(zhì)量和水平直接影響著項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收工作，其能夠全面反映和體現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目活動(dòng)的全過程及建設(shè)質(zhì)量，因此通過實(shí)現(xiàn)工程檔案管理與項(xiàng)目管理同步至關(guān)重要，能夠使檔案資料的準(zhǔn)確性、完整性、系統(tǒng)性得以保證。