信息化背景下文書(shū)檔案管理工作問(wèn)題研究

顏東升

（山東天行健置業(yè)有限公司，山東 滕州 277500）

企業(yè)日常行政管理與綜合事務(wù)中會(huì)產(chǎn)生大量的文書(shū)資料，具有極強(qiáng)的參考價(jià)值、憑證價(jià)值以及決策咨詢價(jià)值。因此，有必要綜合利用信息技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行科學(xué)化管理，充分保證文書(shū)檔案收集、歸檔、開(kāi)發(fā)、利用過(guò)程中的時(shí)效性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性。

一、信息化背景下文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義

1.有利于減輕檔案管理人員壓力與檔案管理成本

過(guò)去，許多企業(yè)文書(shū)檔案管理資料的傳輸、歸檔時(shí)間長(zhǎng)，十分依賴檔案管理人員[1]。同時(shí)，紙質(zhì)類的檔案資源需要占用大量的空間，且空間占有率會(huì)隨之時(shí)間的推移而提升，不利于節(jié)約檔案管理成本。與此相比，文書(shū)檔案信息化建設(shè)則能夠更好地解決上述兩個(gè)問(wèn)題。在信息化背景下，檔案管理人員只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)終端的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)對(duì)各類文書(shū)檔案進(jìn)行系統(tǒng)化管理，管理壓力隨之減少。檔案管理人員可以直接通過(guò)線上終端對(duì)文書(shū)資料進(jìn)行歸檔、更新、傳輸，縮減了許多不必要的工作流程，實(shí)現(xiàn)了人力資源利用效益的最大化。除此之外，文書(shū)檔案信息化建設(shè)能夠減少單位紙質(zhì)文件的使用，無(wú)須占用檔案室的物理空間，進(jìn)而達(dá)到減少檔案管理成本的目標(biāo)。

2.有利于突破時(shí)空界限，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案資源利用效益最大化

傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作時(shí)效有限，且無(wú)法實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)傳輸、借閱的目標(biāo)。文書(shū)檔案信息化建設(shè)則能夠更好地改進(jìn)這一問(wèn)題。一方面，通過(guò)搭建文書(shū)檔案開(kāi)發(fā)利用平臺(tái)，可以直接向檔案需求主體傳輸相應(yīng)的檔案資源，并為其提供在線閱覽服務(wù)，打破了時(shí)間與空間的界限。另一方面，文書(shū)檔案以數(shù)據(jù)化的形式呈現(xiàn)后，更便于被復(fù)制，可以實(shí)現(xiàn)打破傳統(tǒng)“一對(duì)一”的利用格局。即多個(gè)檔案需求主體能夠同時(shí)查閱一份文書(shū)檔案，極大程度地提升了工作效率與質(zhì)量。

3.有利于實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存，充分發(fā)揮文書(shū)檔案資源的價(jià)值

傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理工作對(duì)管理場(chǎng)地、管理?xiàng)l件的要求較高，保管難度以及安全系數(shù)較低。與此相比，文書(shū)檔案信息化建設(shè)后，文書(shū)檔案可以直接存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)、硬盤(pán)、云儲(chǔ)存終端，便于長(zhǎng)期保存和長(zhǎng)期管理。除此之外，文書(shū)檔案信息化建設(shè)可以充分發(fā)揮文書(shū)檔案資源的價(jià)值。尤其是建有文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的企業(yè)，更是可以快速對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行匯總、編研、檢索，為企業(yè)管理者以及其他人員提供決策依據(jù)、決策參考。

二、信息化背景下文書(shū)檔案管理工作中常見(jiàn)的問(wèn)題

1.文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢

現(xiàn)階段，部分企業(yè)文書(shū)檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，許多文書(shū)檔案仍然以紙質(zhì)形式歸檔與管理，難以開(kāi)展后續(xù)的數(shù)字化利用工作。之所以出現(xiàn)這種現(xiàn)象，主要是以下幾類原因：一是部分企業(yè)軟硬件設(shè)施不完善，難以高效地對(duì)文書(shū)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，例如：缺乏高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，沒(méi)有引進(jìn)文書(shū)檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)等；二是部分企業(yè)文書(shū)檔案管理人員數(shù)量不足，難以在處理存量檔案的同時(shí)，對(duì)增量檔案進(jìn)行數(shù)字化處理[2]；三是文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度不高，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間在文件傳輸、文件共享領(lǐng)域仍然存在壁壘，無(wú)法對(duì)OA辦公系統(tǒng)中收發(fā)的公文等文書(shū)進(jìn)行歸檔整理。

2.綜合性信息技術(shù)與文書(shū)檔案管理工作的融合度低

實(shí)踐中，部分企業(yè)尚未充分將大數(shù)據(jù)技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)、智能算法技術(shù)等綜合性信息技術(shù)融入企業(yè)文書(shū)檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)，文書(shū)檔案信息化建設(shè)成效低。一是智能算法技術(shù)在立卷歸檔中的應(yīng)用不足，沒(méi)有打通文書(shū)檔案各個(gè)管理流程，無(wú)法實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的基本目標(biāo)；二是大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用不足，難以實(shí)現(xiàn)深度檢索、深度開(kāi)發(fā)，不利于搭建現(xiàn)代化的文書(shū)檔案服務(wù)平臺(tái)；三是云儲(chǔ)存技術(shù)在文書(shū)檔案保存中的應(yīng)用不足，文書(shū)檔案的保存時(shí)效低，且無(wú)法在物聯(lián)網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)終端進(jìn)行共享，不利于資源利用效益最大化。

3.文書(shū)檔案安全管理滯后

在信息化環(huán)境下，信息技術(shù)為文書(shū)檔案管理工作創(chuàng)造更多便利的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的風(fēng)險(xiǎn)。典型表現(xiàn)在黑客、木馬、勒索病毒以及其他病毒程序?qū)ξ臅?shū)檔案管理系統(tǒng)的入侵，將會(huì)影響文書(shū)檔案的完整性、真實(shí)性以及準(zhǔn)確性。然而，實(shí)踐中部分企業(yè)過(guò)于強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)的利用，沒(méi)有意識(shí)到信息技術(shù)的負(fù)面影響，在文書(shū)檔案安全管理領(lǐng)域仍然存在許多漏洞[3]。一是內(nèi)外網(wǎng)尚未進(jìn)行區(qū)分化、隔離化，通用一個(gè)網(wǎng)絡(luò)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理，容易引發(fā)泄密、文件損毀、文件非法加密等事件，損害企業(yè)的合法權(quán)益；二是仍然通過(guò)單一手段進(jìn)行安全管理，對(duì)現(xiàn)代安全保密技術(shù)的應(yīng)用不足，難以適應(yīng)新形勢(shì)下文書(shū)檔案安全管理的要求；三是涉密類文書(shū)檔案與普通類文書(shū)檔案采取同種管理方式，存在一定的保密風(fēng)險(xiǎn)。

三、信息化背景下加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)工作

文書(shū)檔案資源種類多、內(nèi)容豐富、涉及面廣，管理過(guò)程中的難度較大。只有充分對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，做到文書(shū)檔案數(shù)字化全覆蓋，才能真正朝著信息化管理的目標(biāo)前進(jìn)。具體而言，一是要完善軟硬件設(shè)施，優(yōu)化文書(shū)檔案管理環(huán)境。一方面，企業(yè)要結(jié)合文書(shū)檔案信息化建設(shè)的基本要求以及企業(yè)實(shí)際情況，購(gòu)置高速掃描儀、高拍儀、微縮相機(jī)等硬件設(shè)施，對(duì)紙質(zhì)文書(shū)檔案進(jìn)行掃描處理，并錄入至計(jì)算機(jī)終端；另一方面，企業(yè)要購(gòu)置文書(shū)檔案格式轉(zhuǎn)化系統(tǒng)、文書(shū)檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)微機(jī)化管理，有效對(duì)聲像類、載體類、影響類的文書(shū)檔案進(jìn)行格式處理和管理。二是要結(jié)合企業(yè)人力資源實(shí)際，進(jìn)一步引進(jìn)專業(yè)化人才，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案數(shù)字化工作專人負(fù)責(zé)的目標(biāo)，提升數(shù)字化的質(zhì)量。同時(shí)，企業(yè)也可以探索將非涉密文書(shū)檔案資源交由外部企業(yè)進(jìn)行加工和處理，通過(guò)服務(wù)外包等方式來(lái)推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。三是要進(jìn)一步推動(dòng)信息資源共享工作，通過(guò)技術(shù)手段來(lái)打破文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的數(shù)據(jù)傳輸壁壘、數(shù)據(jù)共享壁壘，實(shí)現(xiàn)文書(shū)資源一站式傳輸、開(kāi)發(fā)與利用，提升文書(shū)檔案管理的速度和質(zhì)量。

2.創(chuàng)新方法，綜合利用現(xiàn)代信息化技術(shù)

信息化社會(huì)，文書(shū)檔案管理工作必須要充分依賴多種現(xiàn)代信息化技術(shù)。具體而言，一是要通過(guò)智能算法技術(shù)，對(duì)檔案管理系統(tǒng)采集、歸類、整理文書(shū)的流程進(jìn)行優(yōu)化，并設(shè)置自動(dòng)化流程，探索實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案立卷歸檔與開(kāi)發(fā)利用一體化。二是要通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行篩選與識(shí)別，設(shè)置更為科學(xué)合理的檢索工具以及檢索條件，滿足檔案需求主體深層次的檔案需求。同時(shí)，要應(yīng)用好大數(shù)據(jù)技術(shù)在文書(shū)檔案檢索中的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)一步對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行細(xì)分，建立不同的文書(shū)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，滿足未來(lái)文書(shū)檔案編研、文書(shū)檔案專題建設(shè)、政策研究分析的需要。通常而言，企業(yè)可以將文書(shū)檔案劃分為公文類、政策類、法律法規(guī)類、會(huì)議類以及其他類別的文書(shū)檔案，并對(duì)其進(jìn)行深度加工與利用。三是要應(yīng)用好云儲(chǔ)存技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案自動(dòng)、永久保存。為此，企業(yè)可以將文書(shū)檔案管理系統(tǒng)與相應(yīng)的云終端進(jìn)行關(guān)聯(lián)與同步，將文書(shū)檔案上傳至云儲(chǔ)存終端，進(jìn)一步節(jié)省文書(shū)檔案所占的硬盤(pán)空間，推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作可持續(xù)化發(fā)展。此外，企業(yè)也可以依托于云儲(chǔ)存終端，深化與分公司、子公司在文書(shū)檔案管理領(lǐng)域的共享與合作，進(jìn)一步發(fā)揮檔案在企業(yè)整體中的作用。

3.堅(jiān)守底線，嚴(yán)格把控文書(shū)檔案的安全

為了更好地保障檔案安全，堅(jiān)守安全底線，一是要嚴(yán)格實(shí)行文書(shū)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離，落實(shí)安全管理責(zé)任，提升文書(shū)檔案管理人員的安全意識(shí)。同時(shí)，應(yīng)采用防火墻來(lái)對(duì)訪問(wèn)IP以及U盤(pán)等介質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格化管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)病毒和非法程序入侵。二是要應(yīng)用區(qū)塊鏈、數(shù)字水印、云加密、數(shù)字加密等新型的信息技術(shù)對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行加密處理，適應(yīng)新形勢(shì)下信息技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)。同時(shí)，也要對(duì)文書(shū)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其能夠熟悉應(yīng)用各種信息技術(shù)，打造復(fù)合型人才隊(duì)伍。三是要重點(diǎn)關(guān)注涉密類文書(shū)檔案的安全管理，充分保障企業(yè)的利益和商業(yè)秘密。對(duì)于涉密類的文書(shū)檔案，還應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步進(jìn)行加密處理，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，嚴(yán)格保守檔案機(jī)密。

四、結(jié)束語(yǔ)

在現(xiàn)代信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，信息技術(shù)對(duì)各行各業(yè)的影響力不斷提升，信息化成為時(shí)代熱詞。在信息化背景下，文書(shū)檔案管理的內(nèi)容、要求、方式都發(fā)生了變化，文書(shū)檔案管理人員需要進(jìn)一步用新思路解決實(shí)際工作中產(chǎn)生的新問(wèn)題，不斷提升文書(shū)檔案資料的利用率。具體而言，一是要轉(zhuǎn)變觀念，深入推進(jìn)文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)工作；二是要?jiǎng)?chuàng)新方法，綜合利用現(xiàn)代信息化技術(shù)；三是要堅(jiān)守底線，嚴(yán)格把控文書(shū)檔案的安全。相信在文書(shū)檔案管理人員的努力下，企業(yè)文書(shū)檔案管理效率、質(zhì)量以及利用率都會(huì)得到大幅提升。