企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的完善路徑探討

雷冬陽

（廣州市銘漢科技股份有限公司，廣東 廣州 510000）

銷售類企業(yè)是市場經(jīng)濟發(fā)展中的重要企業(yè)，其主要業(yè)務(wù)以銷售為主。因此，加強內(nèi)控管理，對促進企業(yè)健康發(fā)展有著重要影響。而銷售業(yè)務(wù)作為銷售類企業(yè)重要業(yè)務(wù)活動，通過對企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制實施情況的分析，及時找出內(nèi)部控制工作中存在的問題，并采取相應(yīng)的優(yōu)化處理對策，提高企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制有效性，以更好促進企業(yè)健康發(fā)展。

一、加強企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的意義

對于當(dāng)前市場經(jīng)濟發(fā)展狀況，增強企業(yè)綜合競爭實力的基本要素就是：適當(dāng)擴充產(chǎn)品銷售渠道，增加產(chǎn)品在市場中的份額，提高產(chǎn)品銷售水平，保證企業(yè)經(jīng)營成果逐步提高。企業(yè)通過加強銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制，為銷售、收款等環(huán)節(jié)穩(wěn)定運行提供了保障，并且通過對銷售過程監(jiān)督管理，及時找出銷售環(huán)節(jié)中存在的風(fēng)險因素，對各環(huán)節(jié)工作職責(zé)和審批權(quán)限進行確定，對銷售業(yè)務(wù)過程進行全面監(jiān)管，一旦發(fā)現(xiàn)問題，及時采取有效對策進行處理，才能為企業(yè)銷售業(yè)務(wù)穩(wěn)定進行提供良好條件。

二、企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制存在的問題

1.銷售計劃不合理

在實際中，部分企業(yè)沒有結(jié)合銷售發(fā)展要求制定合理的年度銷售計劃，使得銷售計劃目標無法順利完成，或者比較保守，讓企業(yè)實際銷售業(yè)績遠遠大于計劃要求，讓銷售計劃價值脫離實際，過于形式化。部分企業(yè)對產(chǎn)品銷售具體要求缺少深入分析，例如：銷售規(guī)模、銷售價格等指標，未能開展市場調(diào)查評估工作，不能對產(chǎn)品在市場中定位和銷售量做出科學(xué)預(yù)測，導(dǎo)致銷售結(jié)果不理想。

2.客戶信用體系不完善

客戶信用對于企業(yè)風(fēng)險把控有著直接影響。對客戶信用情況的調(diào)查和分析，是保證銷售業(yè)務(wù)活動順利進行的依據(jù)。在當(dāng)前市場背景下，存在部分信用低的企業(yè)惡意拖欠債款現(xiàn)象。對此，要求企業(yè)在進行銷售時，應(yīng)提前做好客戶信用情況的調(diào)查工作。但是，由于部分企業(yè)面對的客戶數(shù)量眾多，客戶規(guī)模各不相同，對客戶信用調(diào)查主要以業(yè)務(wù)員主觀判斷為主，容易發(fā)生對客戶評價不全面的狀況。而業(yè)務(wù)人員為了完成業(yè)績，一般會美化客戶，對客戶信用風(fēng)險關(guān)注力度較低，從而容易讓企業(yè)遭受一定的經(jīng)濟損失。

3.應(yīng)收賬款管理不合理

在銷售業(yè)務(wù)中，資金回籠是重要工作內(nèi)容。當(dāng)前，部分企業(yè)在應(yīng)收賬款管理上不規(guī)范，相應(yīng)的工作機制不完善，具體展現(xiàn)在以下幾個方面。首先，應(yīng)收賬款管理缺少專業(yè)的流程和系統(tǒng)，銷售人員不知道哪些款項已經(jīng)到期，哪些款項需要重點追蹤調(diào)查，哪些款項已經(jīng)成為問題賬款等，出現(xiàn)信息不對稱現(xiàn)象，影響企業(yè)應(yīng)收賬款管理質(zhì)量。其次，財務(wù)部門對銷售業(yè)務(wù)記錄不及時，信息不全面，不利于應(yīng)收賬款管理工作順利進行。并且，企業(yè)對賬機制不健全，每年只是進行一兩次的賬款驗收調(diào)查，未能及時發(fā)現(xiàn)客戶信用、經(jīng)濟等情況是否發(fā)生變化。最后，企業(yè)對應(yīng)收賬款壞賬確定沒有進行嚴格管理，部分沒有確定為壞賬的賬款直接將其納入壞賬中進行處理，給企業(yè)資金回收和自身利益造成不良影響。

4.合同管理流于形式

在銷售業(yè)務(wù)中將會產(chǎn)生雙方利益關(guān)系，需要以書面形式簽署相關(guān)合同，而合同管理又是履行責(zé)任、按時回收賬款的重要憑證。在合同與訂單執(zhí)行中如果存在問題，有時會出現(xiàn)因為價格調(diào)整不及時導(dǎo)致雙方價格不相同，而給企業(yè)經(jīng)濟利益造成影響。有時還涉及合同內(nèi)容欺詐，導(dǎo)致一方利益受到影響。另外，還會出現(xiàn)合同沒有經(jīng)過授權(quán)審批，給銷售業(yè)務(wù)活動開展造成不便，產(chǎn)生各種風(fēng)險。

三、企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度的完善路徑

1.科學(xué)制定銷售計劃

要想實現(xiàn)企業(yè)銷售業(yè)務(wù)的內(nèi)控管理，應(yīng)該結(jié)合企業(yè)戰(zhàn)略發(fā)展目標，制定合理的銷售計劃，并且把銷售計劃進行細化處理，劃分為季度銷售計劃、月度銷售計劃等，逐步審核以后，下發(fā)給銷售業(yè)務(wù)部門實施。銷售業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合產(chǎn)品在市場中的實際情況和信息反饋結(jié)果，定期分析，按照相關(guān)要求適當(dāng)調(diào)整銷售計劃，采取有效對策，保證銷售業(yè)務(wù)活動順利進行，提高產(chǎn)品銷售量。

2.建立完善的客戶信用機制

企業(yè)需要加強客戶信用評級機制建設(shè)，優(yōu)化客戶信用評估方法，建立客戶信息檔案，對于重要客戶的經(jīng)營狀況和信用信息應(yīng)當(dāng)高度重視，如果存在突發(fā)事件，需要及時采取有序?qū)Σ哌M行處理，做好客戶信用風(fēng)險防范工作。首先，企業(yè)應(yīng)加強定期訪客、客戶信用評估工作制度，系統(tǒng)建設(shè)需要從開發(fā)客戶到銷售業(yè)務(wù)整個過程入手。其次，加強市場發(fā)展狀況的調(diào)查，確定最佳的定價方式和體系，平衡好貸款回籠和市場份額之間的關(guān)系，結(jié)合市場變化和客戶信譽情況，及時調(diào)整銷售戰(zhàn)略，靈活采取各種銷售方式，提高企業(yè)品牌影響力，保證銷售目標的順利完成，提高市場占有率。最后，企業(yè)應(yīng)該加強售后服務(wù)管理機制，給客戶提供專業(yè)的服務(wù)，定期收集客戶提出的意見，采取大數(shù)據(jù)技術(shù)對客戶反映的問題進行分析和處理，提高客戶滿意度，改進產(chǎn)品質(zhì)量，提高服務(wù)水平。

3.加強應(yīng)收賬款管理

企業(yè)需要加強應(yīng)收賬款內(nèi)控管理機制建設(shè)，根據(jù)職務(wù)不相容要求進行管理。在實際操作中，出于對成本效益的思考，部分崗位無法進行職務(wù)分離控制，應(yīng)該采取代替管理方式。首先，銷售部門主要負責(zé)應(yīng)收賬款催收工作，財務(wù)部門則負責(zé)資金結(jié)算辦理、賬款回收監(jiān)督管理等，對于問題貨款重點調(diào)查，保證會計記錄與業(yè)務(wù)記錄的統(tǒng)一性。其次，加強全方位內(nèi)控管理機制建設(shè)，安排專業(yè)人員通過函證、上門拜訪等方式，定期與客戶進行信息交流，核對應(yīng)收賬款，通過建立實時對賬、月度對賬等管理制度，加強與客戶之間對賬管理，防止銷售人員私自收取貨款、隨意定價等不良行為。最后，企業(yè)需要做好應(yīng)收賬款管理工作，對壞賬確認條件、核算方法和責(zé)任分配要有明確標準，嚴格控制壞賬、呆賬等狀況的出現(xiàn)，防止企業(yè)出現(xiàn)大規(guī)模的壞賬現(xiàn)象。

4.規(guī)范銷售合同管理

在合同簽署之前，銷售人員和審批人員需要對合同對方經(jīng)營狀況、信譽水平等內(nèi)容充分了解，確定對方當(dāng)事人是否具備履行合同職責(zé)的能力。在對客戶主體交易資格和信譽狀況有充分了解以后，需科學(xué)制定合同模板。在銷售業(yè)務(wù)中，應(yīng)盡量使用制式合同，并需要加強合同逐級審批。在完善合同管理體系的同時，還要加強資金回籠管理，在與合同系統(tǒng)整合以后，便于合同管理和資金控制，實現(xiàn)業(yè)務(wù)與財務(wù)的充分連接。除此之外，要加強合同糾紛管理，明確糾紛產(chǎn)生的原因和處理對策。企業(yè)需要在合同中確定糾紛產(chǎn)生以后的處理事宜，防止糾紛發(fā)生以后處于被動狀態(tài)。

5.統(tǒng)一銷售業(yè)務(wù)原則，制訂銷售流程指引

在傳統(tǒng)貿(mào)易企業(yè)和企業(yè)銷售部門內(nèi)控管理方面，針對企業(yè)的特點預(yù)先統(tǒng)一銷售業(yè)務(wù)原則并制訂出簡明的銷售流程指引非常重要。統(tǒng)一的銷售業(yè)務(wù)原則是總綱，是大方向，是必須遵守的基本要點。簡明的銷售流程指引是規(guī)范銷售業(yè)務(wù)的具體路徑，是時間順序與空間騰挪的良好結(jié)合。以珠三角一個鋼材貿(mào)易企業(yè)為例，看它在內(nèi)控管理中如何統(tǒng)一銷售業(yè)務(wù)原則，又如何制訂簡明的銷售流程指引來進行內(nèi)控管理。首先，這個鋼材貿(mào)易企業(yè)針對自身的特點統(tǒng)一了銷售業(yè)務(wù)基本原則為：①快捷提升服務(wù)品質(zhì)，誠信建立雙贏關(guān)系。②堅持以款到銷售作為主要的銷售收款方式的原則，對前款未清的，必須在清收前款后作繼續(xù)銷售；堅持業(yè)務(wù)收款“誰經(jīng)辦，誰負責(zé)”的責(zé)任制原則。③以開拓直接用戶為主，穩(wěn)定舊客戶，發(fā)展新客戶，沉淀優(yōu)質(zhì)客戶，摒棄劣質(zhì)客戶，不斷優(yōu)化客戶網(wǎng)絡(luò)，堅持客戶管理的“二八理論”，即以大部分精力投放在優(yōu)質(zhì)的大客戶及潛在的優(yōu)質(zhì)客戶身上。同時，它制訂了簡明的銷售業(yè)務(wù)總流程圖，并根據(jù)公司特點制訂了銷售業(yè)務(wù)在公司內(nèi)部執(zhí)行的具體流程圖。

從上述例子可以看出，在統(tǒng)一的銷售原則的約束下，在銷售流程的分類指引中，企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制就能夠逐步走出完善的路徑。

四、結(jié)束語

綜上所述，在銷售類企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展中，銷售業(yè)務(wù)在其中起到了重要作用，對其進行內(nèi)部控制管理，可以減少銷售風(fēng)險出現(xiàn)，促進企業(yè)銷售業(yè)績的提高，順利完成銷售目標。所以，對于當(dāng)前企業(yè)銷售業(yè)務(wù)內(nèi)部控制中出現(xiàn)的問題，應(yīng)該做好分析工作，根據(jù)分析結(jié)果采取有效處理對策，強化內(nèi)部控制體系，保證內(nèi)部控制工作穩(wěn)定運行。從長遠發(fā)展角度來說，一套完善的內(nèi)部控制機制，可以有效提高企業(yè)銷售管理水平，增強企業(yè)風(fēng)險防范能力，對促進企業(yè)長效發(fā)展有著重要意義。