基于教育管理學下的學院二級辦公室管理的若干問題探析

黃以炫

（南開大學 天津 300071）

院辦公室在學院日常運作的過程中發(fā)揮著非常重要的作用，它的主要職能是要求辦公室管理人員全面圍繞學院中心工作，做好信息溝通、公文處理、重要活動組織、組織協(xié)調(diào)、督促檢查、信訪接待、機要保密、對外聯(lián)絡(luò)、綜合管理服務和院領(lǐng)導交辦的其他工作，以成為學院的信息樞紐和領(lǐng)導班子的參謀助手，從而全面落實辦公室的綜合協(xié)調(diào)、管理和建議、監(jiān)督檢查等職能，這樣才能促進學院各項事務得到及時有效的處理，并推動學院教育管理朝著健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。但是，在實際的管理工作中，受多方面因素的影響，我國不少學院辦公室管理仍存在較多的問題，尤其是從教育管理學視角來看，學院辦公室管理更是存在較多的管理缺陷問題，這些問題不僅會導致辦公室各項管理職能難以得到充分的發(fā)揮，同時也會制約學院的健康和可持續(xù)發(fā)展，因此，就需要各學院不斷加強辦公室管理工作，才能使自身獲得良好的發(fā)展。

1 教育管理學視角下學院辦公室管理存在的若干問題分析

學院辦公室管理是學院管理工作的重要組成部分之一，原因在于學院辦公室不僅是處理學院各類事物的核心部門和連接學院內(nèi)外的主要橋梁，同時其還承擔著學院各種教學資源的調(diào)配、協(xié)調(diào)等服務工作，因此，只有全面做好學院辦公室管理，才能促進學院各項活動正常運作。然而，從教育管理學視角來看，目前我國大部分學院辦公室管理現(xiàn)狀并不樂觀，存在較多的問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)不高

辦公室管理涉及的內(nèi)容眾多，且專業(yè)性較強，因此，其對辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)均具有較高的要求，然而，當前有不少學院辦公室管理人員專業(yè)能力并不高，不具備統(tǒng)籌調(diào)配和管理學院各類事物的能力，從而導致學院辦公室管理存在較多的問題。其次，從我國當前學院辦公室管理人員的綜合素質(zhì)來看，不少學院辦公室管理人員的思想覺悟和政治素質(zhì)并不高，這一現(xiàn)象不僅會導致其難以全面落實和貫徹黨的教育方針，同時也會導致其在日常管理工作中出現(xiàn)較多的政策性錯誤，從而會降低其管理工作質(zhì)量。

1.2 對辦公室管理職能認識不清

當前，不少學院辦公室管理人員對辦公室管理職能認識不清，認為辦公室管理只是簡單處理學校相關(guān)的各類校務瑣事，這種忽視辦公室管理職能及其重要作用的思想，不僅會導致辦公室管理人員對自身的工作價值存疑，同時也難以促進其真正和全面發(fā)揮自身在教育管理中的作用。

1.3 缺乏健全的辦公室管理制度

學院辦公室管理的業(yè)務范圍十分廣泛，且管理內(nèi)容十分多，要全面管理和處理這些事務，就需要辦公室建立健全的管理制度，利用管理制度對管理人員進行指導和約束，才能促進其按照管理制度的要求規(guī)范開各項管理活動，然而，當前，不少學院辦公室領(lǐng)導對辦公室管理重要性認識不清，也未意識到辦公室管理工作與教育管理學有效結(jié)合的重要性，從而也未建立健全的辦公室管理制度，這樣便導致辦公室日常管理工作的隨意性較強，而這一現(xiàn)象，不僅會影響辦公室管理工作質(zhì)量和效率，同時還可能導致學院重大的事務被延誤，從而會制約學院的健康發(fā)展。

1.4 辦公室管理手段單一、落后

當前，不少學院辦公室仍沿用傳統(tǒng)的人工管理模式，不僅需耗費大量的人力、物力和時間，且難以保證管理工作和效率，且這種單一、落后的管理模式還會增加辦公室管理工作人員的工作量，長此以往，便會導致其產(chǎn)生職業(yè)倦怠或不堪管理重負而選擇辭職，從而導致辦公室管理崗位工作人員大量流失，進而也難以順利管理和處理各項事務。

2 教育管理學視角下提升學院辦公室管理質(zhì)量的對策

2.1 加強辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)

辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的高低對其管理工作質(zhì)量具有直接的影響，因此，就需要不斷加強辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)，在專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)方面，不僅要引導辦公室管理人員學習教育管理理論、文秘知識、檔案管理知識、法律知識及校園管理知識等，同時還需要求其全面了解學院的教職工結(jié)構(gòu)、學生整體情況、專業(yè)設(shè)置和學科建設(shè)等情況，只有這樣，其才能順利和高效地開展各項管理工作。在綜合素質(zhì)培養(yǎng)方面，需要加強對辦公室管理人員的思想政治教育，幫助其樹立正確的政治思想和教育觀念，使其認識到自身擔負著育人的重大責任，只有認識到自身的責任，其才能轉(zhuǎn)變自身的管理思維，科學規(guī)范地對校內(nèi)外事務及各項教育資源調(diào)配工作進行處理，并深入將相關(guān)的教育管理理念滲透到各項日常管理工作中，從而才能全面提高其管理工作質(zhì)量和效率。

2.2 明確辦公室管理職能

為全面提升學院辦公室管理質(zhì)量，還需要辦公室管理人員明確自身的管理職能，一般來說，學院辦公室管理職能主要包含以下三點內(nèi)容：（1）綜合協(xié)調(diào)職能，近年來，隨著我國高校建設(shè)規(guī)模的不斷擴大，學院辦公室管理人員所需管理的事物和內(nèi)容也越來越多，在管理過程中，受各種主觀或客觀因素的影響，必然會導致學院內(nèi)部出現(xiàn)各種各樣的矛盾性問題，因此，就需要學院辦公室管理人員充分發(fā)揮自身綜合協(xié)調(diào)職能，通過協(xié)調(diào)各部門之間的互通和聯(lián)系、協(xié)調(diào)校園內(nèi)部各項人力、物力及財力的使用、協(xié)調(diào)各項教學管理活動、協(xié)調(diào)師生之間的關(guān)系和協(xié)調(diào)校內(nèi)外教學資源等，這樣不僅能有效解決學院出現(xiàn)的各類矛盾性問題，同時還能實現(xiàn)學院的統(tǒng)一化管理。（2）管理和建議職能，辦公室屬于學院的綜合性管理部門，因此，辦公室管理人員可全面接觸到學院相關(guān)的信息，在接觸這些信息后，辦公室管理人員應發(fā)揮自身管理和建議職能，也即要根據(jù)這些信息全面分析學院當前發(fā)展狀況、存在的問題，然后提出合理的建議和管理策略，這樣可推動學院朝著健康、穩(wěn)定的方向發(fā)展。（3）監(jiān)督檢査職能，在學院教育管理過程中，常常有不少教育管理人員或教師為追求自身的利益，難以全面落實上級部門下達的各類教育批示或決策，從而不利于學院教育管理活動規(guī)范開展，針對這種情況，就需要辦公室管理人員充分發(fā)揮自身的監(jiān)督檢査職能，也即定期開展教育管理檢查，以便能準確把握學院教育管理中可能出現(xiàn)的問題，并及時對其進行糾正，才能落實和規(guī)范各項教育管理活動。且通過監(jiān)督檢查，還能促進辦公室管理人員收集更加精準的信息，利用這些數(shù)據(jù)信息可促進學院管理決策的科學化水平進一步提升。

2.3 建立健全的辦公室管理制度

為全面提升學院辦公室管理的科學化水平，還需要根據(jù)辦公室管理工作的實際情況建立健全的辦公室管理制度，如建立辦公室日常管理制度、崗位責任制，在日常管理制度中需明確規(guī)定辦公室管理人員的工作職能、范圍和流程，以促進其在后續(xù)管理工作能按照這些制度有序、規(guī)范開展各項管理工作，并且，還需將各項管理工作落實到個人，避免其出現(xiàn)相互推諉等現(xiàn)象。為激發(fā)辦公室管理人員的工作積極性，還需要建立合理的獎懲制度，也即對取得良好管理成效的管理人員，需給其提供一定的物質(zhì)獎勵或職位晉升，對于管理成效不足的管理人員，需給予一定的處罰，以促進其在后續(xù)管理工作能再接再厲，并且，還需幫助其找出管理成效不足的原因和找出有效的解決方法，才能促進學院辦公室管理朝著健康和科學化的方向發(fā)展。

2.4 建立合理的辦公室管理結(jié)構(gòu)

建立合理的辦公室管理結(jié)構(gòu)也是提升學院辦公室管理科學化水平的重要途徑，因此，就需要辦公室合理優(yōu)化管理人員結(jié)構(gòu)，多引進專業(yè)的管理人員，才能提高辦公室管理的專業(yè)化水平。其次，還需對辦公室布局和結(jié)構(gòu)關(guān)系進行調(diào)整，根據(jù)管理人員優(yōu)勢的不同對其進行合理分工，這樣不僅能促進每個管理人員的長處得到充分發(fā)揮，同時還能避免傳統(tǒng)的扎堆管理現(xiàn)象，從而有助于提高辦公室管理質(zhì)量。

2.5 構(gòu)建現(xiàn)代化辦公室管理平臺

為適應現(xiàn)代教育管理要求和提高辦公室管理效率，還需要學院辦公室管理人員積極將計算機、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)融入到日常管理工作中，積極構(gòu)建現(xiàn)代化辦公室管理平臺，如自主研發(fā)辦公室信息化管理平臺，并及時將日常收集的各項管理信息分類錄入到管理平臺中，這樣能促進管理人員在后續(xù)工作中快速查詢和調(diào)用這些信息，從而能提高其管理工作質(zhì)量和效率。

3 結(jié)語

在學院管理工作中，辦公室管理占據(jù)著非常重要的地位，其管理質(zhì)量的好壞不僅決定了學院各項活動能否正常運作，同時還會影響學院的健康和可持續(xù)發(fā)展，然而，從教育管理學視角來看，當前我國不少學院辦公室管理均存在較多的問題，如辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)不高、對辦公室管理職能認識不清、缺乏健全的辦公室管理制度、辦公室管理手段單一、落后，這些問題將會嚴重限制學院辦公室各項管理職能的發(fā)揮，同時也會對學院發(fā)展產(chǎn)生不利影響，因此，就需要各學院積極探索提升學院辦公室管理質(zhì)量的對策，如加強辦公室管理人員專業(yè)能力和綜合素質(zhì)培養(yǎng)、明確辦公室管理職能、建立健全的辦公室管理制度、建立合理的辦公室管理結(jié)構(gòu)以及構(gòu)建現(xiàn)代化辦公室管理平臺，只有這樣，才能全面提升學院辦公室管理工作質(zhì)量和效率，從而能促進學院各項活動正常和順利運行，并且還能為學院經(jīng)營發(fā)展提供可靠的依據(jù)，進而能推動學院獲得健康和長遠的發(fā)展。