信息化視角下醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理路徑

竇 卉

（淄博市婦幼保健院，山東 淄博 255000）

0 引言

醫(yī)院人事檔案中記錄了醫(yī)院所有工作人員的個(gè)人信息，而且覆蓋了個(gè)人信息的方方面面。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，因其占用大量的存儲(chǔ)空間，進(jìn)而造成了信息的嚴(yán)重?fù)p失，甚至?xí)霈F(xiàn)信息錯(cuò)誤等現(xiàn)象，早已與時(shí)代發(fā)展脫節(jié)。此時(shí)，急需一種先進(jìn)的管理模式，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院人事檔案的有效管理。精細(xì)化管理是一種先進(jìn)的企業(yè)管理模式，在實(shí)際的管理過(guò)程中，涉及到了企業(yè)發(fā)展的各個(gè)方面，即便是微小的問(wèn)題也會(huì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)，并給予合理的解決。在醫(yī)院人事檔案管理中，合理利用精細(xì)化管理模式，能有效彌補(bǔ)管理缺陷。

1 醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 人才結(jié)構(gòu)不合理，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

人事檔案具有保密性與嚴(yán)謹(jǐn)性，無(wú)形中要求管理人員具備較高的政治素養(yǎng)與業(yè)務(wù)水平。然而，大多數(shù)醫(yī)院缺少人事檔案專(zhuān)業(yè)管理人才，尤其是同時(shí)具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)與較高信息水平的人才，更是少之又少。通常情況下，人事檔案管理由行政人員代理，再加上醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層缺乏檔案管理意識(shí)，缺少檔案管理方面的投入，對(duì)醫(yī)院檔案管理的發(fā)展產(chǎn)生了消極影響[1]。

1.2 看重收藏，忽視利用

現(xiàn)階段，大多數(shù)的醫(yī)院將工作重點(diǎn)放在了提高醫(yī)療服務(wù)方面，缺乏對(duì)檔案的有效認(rèn)知。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，將近九成的檔案管理人員不熟悉檔案的用途，甚至認(rèn)為檔案不過(guò)是資料罷了。醫(yī)院檔案管理意識(shí)的缺乏，管理設(shè)備的不充分，大大降低了人事檔案的使用率。

1.3 檔案內(nèi)容不豐富

正常情況下，檔案資料要覆蓋十類(lèi)內(nèi)容，且每一類(lèi)歸檔內(nèi)容都較為全面。只有完善人事檔案，才能充分發(fā)揮人員的特長(zhǎng)。然而，現(xiàn)階段醫(yī)院檔案內(nèi)容較為匱乏，不豐富的檔案降低了人力資源的利用率。例如，在人事檔案中，很少出現(xiàn)醫(yī)德、科研、進(jìn)修等方面的內(nèi)容。

1.4 人事檔案管理制度有待完善

開(kāi)展任何工作都要有完善的管理制度進(jìn)行支持，才能夠更好的完成相關(guān)工作。尤其是在進(jìn)行人事檔案的管理工作時(shí)，沒(méi)有完善的管理制度，將會(huì)導(dǎo)致相關(guān)員工無(wú)法按照明確流程開(kāi)展具體工作，這不僅會(huì)極大的影響員工的工作效率，還會(huì)導(dǎo)致人事部門(mén)無(wú)法有效的與醫(yī)院其他部門(mén)溝通協(xié)調(diào)。而通過(guò)觀察我國(guó)醫(yī)院目前的人事檔案管理制度，卻可以發(fā)現(xiàn)其中存在著很多的問(wèn)題，這就導(dǎo)致檔案管理工作存在著很大的隨意性，相關(guān)員工的工作積極性也不是很高，工作效率也受到很大的影響，這就導(dǎo)致醫(yī)院的整體工作效率下降，極大的影響了醫(yī)院的良性發(fā)展。

2 信息化視角下醫(yī)院人事檔案的精細(xì)化管理路徑

2.1 革新人事檔案的管理理念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的科學(xué)管理

革新人事檔案的管理理念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的科學(xué)管理，我們要從四個(gè)方面為切入點(diǎn)。首先，加強(qiáng)人事檔案重要性的有效宣傳，將檔案重要性的理念充分的融合每個(gè)員工的思想中。其次，把人事檔案管理滲透到醫(yī)院考核機(jī)制中，通過(guò)制度加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的約束，體現(xiàn)人事檔案管理工作的重要性。再次，搭建人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，人事檔案的存儲(chǔ)方式從數(shù)據(jù)與紙質(zhì)并存，并電子檔案逐步發(fā)展。最后，共享人事檔案信息資源，完善人事信息系統(tǒng)的查詢(xún)功能，為醫(yī)院人才隊(duì)伍建設(shè)與決策提供信息保障。

2.2 完善檔案管理制度

管理制度是加強(qiáng)管理的規(guī)定性要求，在日常的管理活動(dòng)中，對(duì)人事檔案管理工作起到了合理的約束性。由于檔案的特殊性，所以在人事檔案制度的制定過(guò)程中，一定要加強(qiáng)對(duì)隱私性與安全性的建設(shè)活動(dòng)，加強(qiáng)對(duì)科學(xué)管理的合理規(guī)劃。尤其是對(duì)檔案的查閱方面，需要嚴(yán)格遵循有關(guān)的管理制度，只有具有瀏覽資格或者是經(jīng)過(guò)授權(quán)的人，才能夠閱覽人事檔案。禁止不具備資格者閱覽檔案，這樣才能夠保證檔案的安全性和隱私性。所以，檔案管理人員要對(duì)檔案進(jìn)行正確的分類(lèi)，有效區(qū)分檔案的性質(zhì)，設(shè)置檔案的查詢(xún)權(quán)限。為了方便查閱，還要根據(jù)檔案的實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)的劃分，在不斷調(diào)整過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)制度問(wèn)題，并給予及時(shí)的修正[2]。同時(shí)，還要對(duì)原有的管理制度進(jìn)行完善，要能夠迎合信息化的需求，使其能夠與信息庫(kù)相輔相成，這樣就能夠極大的提高人事檔案管理工作的效率。這就需要加強(qiáng)建設(shè)醫(yī)院的信息化檔案管理系統(tǒng)，充分的發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的作用，通過(guò)計(jì)算機(jī)開(kāi)展人事檔案的管理工作，要將紙質(zhì)檔案的相關(guān)資料，收錄到計(jì)算機(jī)之中，這樣就能夠更好的開(kāi)展對(duì)檔案的查閱工作。需要注意的是，對(duì)舊有的紙質(zhì)檔案也要做好保管工作，不能夠隨意的進(jìn)行處置。因?yàn)榧堎|(zhì)檔案是開(kāi)展信息化管理的基礎(chǔ)，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)對(duì)開(kāi)展精細(xì)化管理帶來(lái)極大的不良影響。因此，需要相關(guān)工作人員在完成對(duì)紙質(zhì)檔案的錄入后，進(jìn)行妥善的保管，做好防潮防水工作，并制定有關(guān)的管理制度。

2.3 樹(shù)立科學(xué)的醫(yī)院文化

在人事檔案的精細(xì)化管理過(guò)程時(shí)，要樹(shù)立科學(xué)的醫(yī)院文化，醫(yī)院文化是醫(yī)院發(fā)展的核心，優(yōu)質(zhì)的企業(yè)文化對(duì)員工行為起到了積極的影響，同時(shí)也為醫(yī)院的發(fā)展奠定了文化基礎(chǔ)。在人事檔案管理的第一步，要認(rèn)清精細(xì)化管理與傳統(tǒng)模式之間的區(qū)別，在傳統(tǒng)的人力檔案管理過(guò)程中，保存資料是主要的工作內(nèi)容，而在精細(xì)化管理模式下，人事管理能有效提高醫(yī)院對(duì)人力資源的利用率，充分發(fā)揮每個(gè)員工的能動(dòng)性，為醫(yī)院的發(fā)展提供支持。同時(shí)，醫(yī)院方面要加強(qiáng)醫(yī)護(hù)人員核心素養(yǎng)的教育與培訓(xùn)工作，提高醫(yī)護(hù)人員的專(zhuān)業(yè)技能。在優(yōu)質(zhì)醫(yī)院文化的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對(duì)員工需求、動(dòng)態(tài)的有效關(guān)注，讓員工感受到家的溫暖，激發(fā)員工的工作熱情，最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的提升。

2.4 搭建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

隨著醫(yī)療人員的隊(duì)伍也逐漸壯大，大量的人員資料要進(jìn)行歸檔。然而，眾多的部門(mén)給新增材料增加了難度，例如，工資審批與晉升由人力資源負(fù)責(zé)，黨團(tuán)資料由黨辦負(fù)責(zé)，進(jìn)修由科教部負(fù)責(zé)等。因此，醫(yī)院方面要結(jié)合實(shí)際情況，搭建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，加強(qiáng)對(duì)人事檔案材料的整理、分類(lèi)、歸檔。根據(jù)人事檔案資源的差異性，制定多種數(shù)據(jù)資源表格，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善，真正落實(shí)與深化醫(yī)院的精細(xì)化管理。

2.5 注重更新軟硬件設(shè)備

古語(yǔ)云“工欲善其事必先利其器”，為了能夠有效開(kāi)展信息化人事檔案管理工作，就要對(duì)相關(guān)的軟硬件設(shè)備進(jìn)行更新，提前做好相關(guān)設(shè)備的準(zhǔn)備工作，才能夠更好的創(chuàng)新人事檔案的管理方式以及管理內(nèi)容。首先，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者，需要重視對(duì)硬件設(shè)備的更新工作，適當(dāng)?shù)膿艹鲑Y金，對(duì)硬件進(jìn)行完善，尤其是要對(duì)各種存在問(wèn)題或者是功能不完善的硬件設(shè)備進(jìn)行更換，這樣才能夠更好的開(kāi)展相關(guān)的管理工作。其次，要定期對(duì)軟件進(jìn)行更新，積極應(yīng)用新式軟件，這樣才能夠開(kāi)展精細(xì)化的管理工作，方便相關(guān)部門(mén)檢索人事信息，從而減輕統(tǒng)計(jì)人員的工作負(fù)擔(dān)，減少其中的漏洞。最后，醫(yī)院還有必要安排人事檔案管理人員到各大醫(yī)院進(jìn)行學(xué)習(xí)，積極的引進(jìn)先進(jìn)的管理方法，從而有效提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理工作是醫(yī)院持續(xù)性發(fā)展的關(guān)鍵選項(xiàng)，它涉及到了醫(yī)院所有人員的個(gè)人信息。然而，醫(yī)院有專(zhuān)業(yè)復(fù)雜、人員眾多的特點(diǎn)，給檔案管理帶來(lái)了阻力。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，精細(xì)化管理與醫(yī)院人事檔案管理的相互融合，能極大程度的提高工作效率，減少醫(yī)院的運(yùn)營(yíng)成本，為醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展奠定基礎(chǔ)。