醫(yī)院信息系統(tǒng)更換過程探索

(吉林省吉林中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院 吉林 132012)

隨著醫(yī)療制度改革的不斷深化，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院原有信息系統(tǒng)已逐漸不能滿足醫(yī)院管理發(fā)展的需要，因此，信息系統(tǒng)的更換不可避免。醫(yī)院最初的信息化是以患者為中心的醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)；后發(fā)展到為滿足醫(yī)護(hù)要求的臨床支撐系統(tǒng)；現(xiàn)已拓展到為滿足經(jīng)營管理要求的管理信息系統(tǒng)。發(fā)展的變革，新舊的更迭，都要確保穩(wěn)步前行，為此就要做好充分的準(zhǔn)備工作，詳細(xì)的實(shí)施方案，以及完整的應(yīng)急預(yù)案。

1 測(cè)試系統(tǒng)的準(zhǔn)備與應(yīng)用

1.1 測(cè)試硬件的準(zhǔn)備

首先，按新系統(tǒng)需求采購新的應(yīng)用服務(wù)器及存儲(chǔ)設(shè)備，安裝配置數(shù)據(jù)庫、中間件、應(yīng)用服務(wù)。其次，在信息中心準(zhǔn)備幾臺(tái)測(cè)試用電腦，要選擇終端用戶的各類機(jī)型，避免正式啟用時(shí)，終端用戶因電腦配置不夠無法正常使用的情況。最后，安裝測(cè)試程序及相關(guān)控件；安裝各流程所需的外接硬件設(shè)備；準(zhǔn)備各類表單測(cè)試用紙。

1.2 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的導(dǎo)入與維護(hù)

新系統(tǒng)數(shù)據(jù)字典與在用系統(tǒng)有所不同，需由相應(yīng)科室維護(hù)人員進(jìn)行初步對(duì)應(yīng)，由數(shù)據(jù)庫人員將新、老系統(tǒng)表結(jié)構(gòu)導(dǎo)出后進(jìn)行關(guān)聯(lián)導(dǎo)入。對(duì)于導(dǎo)入后仍缺少的字段，再進(jìn)行逐一維護(hù)。此外，因距離正式上線還會(huì)有一段時(shí)間，此時(shí)間段內(nèi)產(chǎn)生的新數(shù)據(jù)，要求維護(hù)人員在新、老系統(tǒng)中同時(shí)維護(hù)，一方面是避免切換時(shí)再次導(dǎo)入，另一方面也是對(duì)維護(hù)人員的培訓(xùn)。對(duì)于庫存類的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)要確認(rèn)字段，待正式切換時(shí)才導(dǎo)入，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)一定要仔細(xì)核對(duì)。

1.3 功能測(cè)試

廠商實(shí)施人員演示系統(tǒng)功能，信息中心人員實(shí)踐操作各種流程是否順暢、錄入異常值的邏輯判斷是否正確、查看各環(huán)節(jié)的信息是否一致、生成報(bào)表是否正確、打印表單的格式是否符合要求。因?yàn)槊總€(gè)人的操作習(xí)慣不同、關(guān)注重點(diǎn)不同，所以測(cè)試過程分工輪番進(jìn)行，以確保每個(gè)測(cè)試點(diǎn)有多人操作，能夠盡量全面地完成測(cè)試任務(wù)。

1.4 測(cè)試結(jié)果總結(jié)

測(cè)試結(jié)果編制固定的表格樣式，每個(gè)人按格式填寫，至少要包括：測(cè)試人、測(cè)試時(shí)間、功能模塊、測(cè)試數(shù)值、測(cè)試結(jié)果。每項(xiàng)測(cè)試任務(wù)完成后，要及時(shí)匯總：過濾結(jié)果正常的測(cè)試點(diǎn)，刪除重復(fù)存在的問題，與廠商實(shí)施人員確認(rèn)剩余問題，得到雙方確認(rèn)后，標(biāo)記為實(shí)證問題，備份記錄。

整個(gè)測(cè)試的過程引用PDCA 戴明環(huán)質(zhì)量管理的過程：Plan，計(jì)劃測(cè)試任務(wù)，確定單元測(cè)試或集成測(cè)試；Do，實(shí)施測(cè)試；Check，檢查整理測(cè)試結(jié)果；Action，確認(rèn)存在的問題，溝通解決的方案，對(duì)于沒有解決的問題，提交給下一個(gè)PDCA 循環(huán)中去解決。

2 功能需求的優(yōu)化

2.1 老系統(tǒng)功能模塊的梳理

對(duì)在用系統(tǒng)的功能進(jìn)行梳理，分角色、分模塊進(jìn)行總結(jié)歸納，尤其對(duì)一些在過去運(yùn)行過程中優(yōu)化的功能點(diǎn)，要特殊標(biāo)注，簡(jiǎn)要記錄其實(shí)現(xiàn)的方式方法。

2.2 新老系統(tǒng)功能對(duì)比

對(duì)比新、老系統(tǒng)的功能情況，討論確定新系統(tǒng)較老系統(tǒng)有所優(yōu)越的功能流程；確定新系統(tǒng)不適用的功能是否沿用老系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)功能。討論過程要有各管理部門的主管參加，由他們提出問題，確定符合業(yè)務(wù)要求的功能實(shí)現(xiàn)方式。

2.3 醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展需達(dá)到的功能

根據(jù)醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展的規(guī)劃，對(duì)比電子病歷系統(tǒng)功能評(píng)價(jià)、互連互通評(píng)級(jí)等更高級(jí)別的功能要求，確定近三年需要實(shí)現(xiàn)的功能目標(biāo)。

2.4 新需求的確認(rèn)及進(jìn)度說明

將測(cè)試中確認(rèn)的問題、新老系統(tǒng)對(duì)比中確認(rèn)的功能、以及中長(zhǎng)期規(guī)劃要達(dá)到目標(biāo)功能匯總整理，確認(rèn)優(yōu)先級(jí)別、確認(rèn)完成時(shí)限。

需求功能的確定應(yīng)用了關(guān)鍵成功因素法.通過管理部門、操作用戶及開發(fā)方共同討論，確定功能需求的優(yōu)先程度、實(shí)現(xiàn)需求的難易程度及時(shí)長(zhǎng)，確定出實(shí)現(xiàn)所有需求的時(shí)間軸：緊急且易于實(shí)現(xiàn)的功能要短期完成；緊急但不易于實(shí)現(xiàn)的功能要中期完成；可緩且易于實(shí)現(xiàn)的功能要在上線前完成；可緩且不易于實(shí)現(xiàn)的功能可隨著上線后實(shí)際應(yīng)用的情況，確定是否必須的需求，從而轉(zhuǎn)化為又一輪的關(guān)鍵因素進(jìn)行討論確定。

3 人員培訓(xùn)

3.1 流程講解

組織全員的培訓(xùn)時(shí)，可按患者就診的全過程進(jìn)行講解，區(qū)分門診、住院的主業(yè)務(wù)流程。要由醫(yī)務(wù)、護(hù)理、財(cái)務(wù)等部門參與，強(qiáng)調(diào)新系統(tǒng)培訓(xùn)的重要性，回復(fù)并記錄操作人員提出的問題。確認(rèn)是否需進(jìn)一步改進(jìn)，如需改進(jìn)還需進(jìn)行之前的需求優(yōu)化、再次培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

3.2 分角色培訓(xùn)

按某一角色進(jìn)行專場(chǎng)培訓(xùn)。建議以信息部門人員培訓(xùn)為主，開發(fā)商實(shí)施人員為輔。因?yàn)樾畔⒉块T人員熟悉新、老系統(tǒng)的各操作環(huán)節(jié)，可有針對(duì)地講解操作上的不同，強(qiáng)調(diào)正確的操作模式。因?yàn)槭欠纸巧嘤?xùn)，所以培訓(xùn)人應(yīng)提前準(zhǔn)備好講解數(shù)據(jù)，并準(zhǔn)備充足的測(cè)試數(shù)據(jù)讓參加人員現(xiàn)場(chǎng)操作，通過現(xiàn)學(xué)現(xiàn)用，強(qiáng)化練習(xí)，及時(shí)答疑，糾正錯(cuò)誤，使培訓(xùn)更有效率。

4 正式庫的安裝與調(diào)試

4.1服務(wù)器配置

按測(cè)試的情況，優(yōu)化配置正式庫的服務(wù)器、存儲(chǔ)等設(shè)備。檢查調(diào)整網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)、應(yīng)用安裝，部署防火墻、安全策略等。

4.2 客戶端安裝

按角色整理客戶端所需安裝的系統(tǒng)、工具、插件設(shè)置及硬件驅(qū)動(dòng)的清單，按清單為醫(yī)生、護(hù)士等不同用戶電腦安裝所需的程序并配置調(diào)試好外連設(shè)備，盡可能做到每個(gè)終端只跑一次，減少硬件人員工作量，同時(shí)也避免影響臨床用戶的正常使用。

5 切換方案的確定和實(shí)施

5.1 切換方案的確定

常見的切換方式有3 種：直接切換、并行切換、逐步切換。

直接切換是在一個(gè)時(shí)間點(diǎn)，老系統(tǒng)全部停止，同時(shí)新系統(tǒng)啟用運(yùn)行的方式。這個(gè)方式需要前期做好充分的準(zhǔn)備及應(yīng)急。但方便醫(yī)院各項(xiàng)數(shù)據(jù)的查詢、統(tǒng)計(jì)。

并行切換是在一段時(shí)間內(nèi)新、老系統(tǒng)同時(shí)運(yùn)行，即未出院的仍用老系統(tǒng)，新入患者使用新系統(tǒng)操作。這個(gè)方式對(duì)操作人員比較麻煩，每天工作需要在兩個(gè)系統(tǒng)中來回切換，且不利于數(shù)據(jù)的查詢統(tǒng)計(jì)。但方便患者，不會(huì)產(chǎn)生兩次起付線。

逐步切換主要在一些接口系統(tǒng)切換中常用，由于主業(yè)務(wù)流程的切換工作量比較大，可將部分接口程序保留，等穩(wěn)定后再逐個(gè)切換的方式。這個(gè)方式對(duì)開發(fā)商要求增加，接口都需按兩倍工作量雙倍費(fèi)用實(shí)施。

從數(shù)據(jù)質(zhì)量考慮，醫(yī)院確認(rèn)了主要采用直接切換的方式，僅一個(gè)檢查科室因功能不支持，仍保留老系統(tǒng)，待后期再逐步切換。

5.2 系統(tǒng)切換的實(shí)施

方案、時(shí)間確定后，提前兩天召集職能科室，公布切換方案，講解切換步驟：先停住院流程，在老系統(tǒng)結(jié)算所有患者，之后為繼續(xù)住院的患者辦理入院，同時(shí)可辦理當(dāng)天新入院的患者，但要求科室當(dāng)天不要產(chǎn)生費(fèi)用。然后導(dǎo)入住院相關(guān)庫存，并讓科室核對(duì)。之后，停止所有門診業(yè)務(wù)，啟用手工流程。導(dǎo)入所有門診相關(guān)庫存，并讓科室核對(duì)。最后，零點(diǎn)啟用正式庫，跟蹤指導(dǎo)各用戶進(jìn)行新系統(tǒng)的操作。觀察保障白天就診高峰期的使用情況，服務(wù)器壓力等。

5.3 應(yīng)急預(yù)案的制定

信息部門是技術(shù)支持保障部門，且系統(tǒng)切換存在一定風(fēng)險(xiǎn)，一定要做好應(yīng)急預(yù)案，考慮各種可能突發(fā)的故障，制訂好應(yīng)急預(yù)案，并公告各管理科室及操作用戶熟練掌握，隨時(shí)檢查應(yīng)急所需備品是否齊全可用。做到未雨綢繆、有備無患。

6 結(jié)語

經(jīng)過數(shù)月的籌備和計(jì)劃，醫(yī)院信息系統(tǒng)切換工作順利完成，各用戶已熟練操作，各流程運(yùn)轉(zhuǎn)正常。信息中心也在此過程中總結(jié)了很多經(jīng)驗(yàn)心得，為日后的工作提高奠定基礎(chǔ)。信息化建設(shè)工作需要多部門支持配合，前期的調(diào)研、評(píng)估，中期的循環(huán)測(cè)試、確認(rèn)，后期的實(shí)施切換，都要團(tuán)結(jié)多部門協(xié)作，加強(qiáng)自身專業(yè)技能，增強(qiáng)工作責(zé)任心，細(xì)心、耐心地對(duì)待每項(xiàng)工作，方能保障信息化工作的穩(wěn)定開展。