新時期高職檔案管理信息化建設(shè)方法分析

襄陽汽車職業(yè)技術(shù)學(xué)院 王 婷

高職院校的檔案資料能夠真實地反映出高職院校在日常管理經(jīng)營方面的各種狀況，在高職院校未來教育策略以及發(fā)展戰(zhàn)略制定上發(fā)揮著非常重要的作用。新時期，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的飛速發(fā)展，高職院校需要緊跟時代潮流，充分利用互聯(lián)網(wǎng)帶來的各種信息技術(shù)優(yōu)勢，進一步推動高職院校檔案管理信息化建設(shè)，充分發(fā)揮檔案資料作用價值，推動高職院校實現(xiàn)更進一步的發(fā)展。

一、加強高職院校檔案管理信息化建設(shè)的必要性

高職檔案管理是一項典型的技術(shù)性工作，新時期，在大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等先進信息技術(shù)廣泛應(yīng)用普及的背景下，必將會對高職檔案管理信息化建設(shè)帶來全面的發(fā)展機遇，通過應(yīng)用上述先進的信息技術(shù)，將會對高職院校檔案工作的開展，比如檔案編目、檢索等帶來全新的影響。對于高職院校檔案管理部門而言，看似只負(fù)責(zé)簡單的“信息收集與存儲”，但是實際工作開展卻非常的復(fù)雜，如包含各種學(xué)術(shù)研究、編史修志、個人取證等內(nèi)容，因此在高職院校運營發(fā)展方面起到了非常重要的推動作用。在傳統(tǒng)高職檔案管理工作模式下，檔案編目、檢索加工主要依靠人力進行，實際工作效率低下，還很容易受到人為失誤因素的影響，已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)下信息社會對檔案管理的要求。因此，必須進一步推動高職院校檔案管理信息化建設(shè)，從而提升檔案信息檢索編目效率，還能夠根據(jù)用戶個性化信息需求提供針對性的檔案信息，甚至還能夠從海量的檔案信息處挖掘出最具有價值的信息，全面滿足用戶對檔案信息快、精、準(zhǔn)的要求，提高高職檔案管理質(zhì)量。

二、新時期高職檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施有待進一步完善

從高職檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展現(xiàn)狀來看，相應(yīng)的信息化基礎(chǔ)設(shè)施仍有待進一步完善，很多高職院校在進行檔案管理的過程中，多是采用一些最為基礎(chǔ)的信息軟硬件設(shè)施，比如計算機、打印機等，因此實際檔案信息化管理水平非常的有限，在實際管理時，仍以人力為主，由此說明高職院校未來在檔案管理信息化建設(shè)方面依然任重而道遠。此外，盡管一些高職院校認(rèn)識到了檔案管理信息化建設(shè)的重要性，通過加大資金支持力度引入了一些比較先進的軟硬件設(shè)施，有效提升了檔案數(shù)字化管理水平，但這種檔案管理信息化建設(shè)僅局限于院校內(nèi)部，無法與校外進行互聯(lián)，難以實現(xiàn)資源信息共享，限制了檔案信息化管理質(zhì)量的提升，相應(yīng)地，先進信息軟硬件設(shè)施也沒有得到充分的運用，實際應(yīng)用效率比較差，最終對于高職院校檔案管理信息化建設(shè)帶來了非常嚴(yán)重的影響。

（二）人才與建設(shè)需求不匹配

如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，各種信息技術(shù)層出不窮，比如大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、云計算技術(shù)等，再加上各種智能信息設(shè)備的不斷涌現(xiàn)、5G 技術(shù)正式投入商用，人們迎來了一個“萬物互聯(lián)”的信息化時代。這必然會對當(dāng)前高職檔案管理信息化建設(shè)帶來一場全新的發(fā)展機遇，各種先進的信息技術(shù)以及設(shè)備將會應(yīng)用于高職檔案管理信息化建設(shè)中。在這一背景下，高職檔案管理工作人員的信息化能力與水平也面臨更高的要求。相應(yīng)的檔案管理人員不僅需要具備過硬的檔案管理學(xué)知識，熟悉檔案管理流程與方法，同時其本身還應(yīng)有著良好的信息化素養(yǎng)，能夠很好地學(xué)習(xí)掌握最新的檔案管理信息化技術(shù)，在短時間內(nèi)就能掌握先進的檔案管理信息系統(tǒng)操作技巧。但從當(dāng)下高職檔案管理人員分布來看，很多人文化程度相對較低，信息化素養(yǎng)低下，難以充分適應(yīng)當(dāng)前高職檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境，最終阻礙了高職檔案管理信息化建設(shè)前進的步伐，難以發(fā)揮出信息化建設(shè)在高職檔案管理中的價值。

（三）缺乏完善的檔案管理制度

規(guī)范的制度是推動相應(yīng)工作順利開展的保障，當(dāng)前高職院校在實際開展檔案管理信息化建設(shè)過程中，依然缺乏完善的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作開展隨意性大，檔案管理流于形式，相關(guān)電子檔案缺乏統(tǒng)一格式，難以發(fā)揮檔案管理中信息化技術(shù)的重要作用。此外，檔案管理缺乏完善的工作考核機制，考評體系已經(jīng)不再適用于當(dāng)前的檔案信息化管理，最終嚴(yán)重限制了高職院校檔案管理作用價值的發(fā)揮。因此，高職院校在檔案管理建設(shè)中應(yīng)注重制度化體系建設(shè)，才能從根本上推動高職院校檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。

（四）信息技術(shù)應(yīng)用不足

盡管當(dāng)下高職院校在檔案管理方面已經(jīng)引入了很多信息技術(shù)，但尚未形成一個完整的信息化技術(shù)應(yīng)用體系，缺乏一個公共的檔案信息化管理平臺，難以實現(xiàn)信息化共享。對大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等當(dāng)前最為先進的信息技術(shù)應(yīng)用不足，最終阻礙了高職院校檔案管理信息化建設(shè)。此外，當(dāng)前高職院校安全信息技術(shù)應(yīng)用也比較薄弱，沒有做好安全防火墻的應(yīng)用，安全系統(tǒng)病毒庫長時間不更新，沒有后臺備案技術(shù)，一旦數(shù)據(jù)丟失將難以找回。

三、新時期高職檔案管理信息化建設(shè)方法

（一）從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)入手，完善高職檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施建設(shè)

高職檔案管理信息化建設(shè)離不開完善的基礎(chǔ)硬件設(shè)備設(shè)施的支持，并且檔案管理本身內(nèi)容眾多，因此實際信息化建設(shè)也不僅包含一些基本的機房計算機、打印機等硬件設(shè)施設(shè)備，同時還應(yīng)有完善的通信網(wǎng)絡(luò)，需要專門的服務(wù)器、防火墻等軟件設(shè)備設(shè)施，從而才能夠更好地推動高職院校檔案信息化建設(shè)工作的開展。因此，高職院校需要加大投資建設(shè)力度，增添檔案信息化建設(shè)軟硬件設(shè)備設(shè)施。如果實際條件允許，還可以開發(fā)一個專門的高職檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)高職院校檔案的統(tǒng)一管理，不斷提高檔案信息的利用效率，促使檔案信息化管理水平得到顯著提升。除此之外，檔案信息化管理還離不開高速的網(wǎng)絡(luò)支撐，因此在實際建設(shè)過程中，高職院校還應(yīng)建立起完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，在校園內(nèi)部設(shè)置專門的局域網(wǎng)，既能滿足高職檔案實現(xiàn)信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，又能有效保護檔案信息安全，提升高職院校檔案信息化管理水平。

（二）從人員培訓(xùn)入手，構(gòu)建優(yōu)秀的檔案信息化管理人才隊伍

隨著高職院校檔案管理信息化建設(shè)的不斷推進，其對于檔案管理工作人員的信息化操作能力也提出了更高的要求。因此，高職院校需要注重做好優(yōu)秀的檔案信息化管理人才隊伍建設(shè)。首先，通過從外部引進專業(yè)的檔案信息化管理人才，提高人才準(zhǔn)入門檻，保證人才能夠更好地勝任檔案信息化管理工作。其次，從內(nèi)部入手，做好在職工作人員的檔案管理信息化技術(shù)能力培訓(xùn)工作，在具體培訓(xùn)過程中，注重理論結(jié)合實踐，開展有針對性的操作技能培訓(xùn)，從而確保工作人員能夠熟練操作各種信息化設(shè)備，有效提升工作人員的檔案信息化管理能力。最后，為有效激發(fā)檔案管理相關(guān)人員的工作積極性，還可以結(jié)合檔案管理規(guī)范和高職院校行政管理要求，建立完善的績效考核制度，考核內(nèi)容重點關(guān)注檔案管理信息化建設(shè)的開展進度，量化考核結(jié)果，并將考核成績作為晉升和職稱評定的依據(jù)，針對相關(guān)人員做好全面的評估考察，確保高職檔案信息管理建設(shè)工作能夠有條不紊地開展。

（三）從管理制度入手，構(gòu)建適應(yīng)高職檔案信息化建設(shè)的科學(xué)管理體系

沒有規(guī)矩，不成方圓。在高職檔案管理信息化建設(shè)過程中，還應(yīng)通過建立完善的檔案信息化建設(shè)管理規(guī)章制度，從而為相應(yīng)建設(shè)工作提供良好的指導(dǎo)。高職院校需要對相關(guān)檔案信息化管理制度及方法進行充分的了解，并以此為依據(jù)，提升建設(shè)目標(biāo)設(shè)置的規(guī)范性，統(tǒng)一電子文件和信息的傳遞方式，促進校園網(wǎng)與相關(guān)檔案系統(tǒng)之間實現(xiàn)互聯(lián)互通，提升信息傳遞效率，實現(xiàn)檔案資源共享，提升檔案資源利用率。與此同時，還應(yīng)構(gòu)建高職院校檔案信息采集、利用及安全防護的相關(guān)制度，不斷增強檔案管理人員的檔案信息管理安全意識，注重保護隱私權(quán)，有效防止信息泄露，確保高職院校檔案信息化管理能夠規(guī)范安全地開展。

（四）從信息技術(shù)應(yīng)用入手，加強高職檔案信息化建設(shè)信息技術(shù)的應(yīng)用

互聯(lián)網(wǎng)時代衍生出了多種先進的信息技術(shù)，比如云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等，因此高職院校需要在推動檔案管理信息化建設(shè)的過程中，抓住機遇，加強先進信息技術(shù)的應(yīng)用。例如通過應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案信息中心核心數(shù)據(jù)庫，為檔案信息化管理提供良好的平臺支持，在此基礎(chǔ)上，建立大數(shù)據(jù)服務(wù)分析系統(tǒng)，通過實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)云服務(wù)、檔案數(shù)據(jù)綜合查詢等功能，從根本上提升高職檔案管理信息化水平。在實際應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，還應(yīng)充分借助大數(shù)據(jù)收集、存儲等方面的優(yōu)勢，比如充分利用基于大數(shù)據(jù)的Hadoop、HDFS功能，確保檔案數(shù)據(jù)信息收集的全面性。通過SQL 等技術(shù)，實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)信息的壓縮、抽取，提高檔案信息化管理效率，推動高職檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)更好的發(fā)展。

此外，在保險檔案信息安全方面，可以引入“下一代防火墻（Next Generation Firewall）”技術(shù)，該技術(shù)對于病毒防范性能更強，還能夠更好地應(yīng)對來自應(yīng)用層的病毒的惡意攻擊，更好地保護高職院校檔案信息數(shù)據(jù)安全。

綜上所述，高職院校檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)復(fù)雜的工作，在實際建設(shè)過程中，需要從多方面著手，比如人員培訓(xùn)方面、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面、規(guī)則制度完善方面等，從而更好地推動高職院校檔案管理信息化建設(shè)水平不斷提升，有效提升檔案資源利用率，為高職院校運營提供更好的指導(dǎo)。