又快又準(zhǔn)數(shù)據(jù)錄入有高招

愚人

○數(shù)據(jù)行列多 巧用“數(shù)據(jù)單”錄入

對于因行列多而錄入數(shù)據(jù)時容易看錯的問題，比如某社區(qū)人員統(tǒng)計(jì)報表，需要填報的項(xiàng)目很多，在這種情況下，我們可以調(diào)出記錄單進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入。

點(diǎn)擊“文件→選項(xiàng)”，在打開的窗口中切換到“快速訪問工具欄”，在右側(cè)的窗格中選擇“不在功能區(qū)中的命令”，將其中的“記錄單”添加進(jìn)來（圖1）。

返回Excel界面，選中A1：Q1中的數(shù)據(jù)（即需要填寫的項(xiàng)目行），接著點(diǎn)擊上述添加的“記錄單”，此時會彈出一個縱向排列的記錄單，原來長行的項(xiàng)目內(nèi)容會變?yōu)榭v向排列，按提示錄入需要的內(nèi)容即可。完成后點(diǎn)擊“新建”，即可繼續(xù)填寫（圖2）。

○小數(shù)數(shù)據(jù)輸入整數(shù)自動添加小數(shù)點(diǎn)

很多時候，我們需要錄入帶小數(shù)點(diǎn)的數(shù)據(jù)，比如財務(wù)統(tǒng)計(jì)中每筆金額的錄入都需要精確到分，常規(guī)的方法是輸入整數(shù)后再按小數(shù)點(diǎn)輸入，這容易出錯。如果文檔中需要輸入的此類數(shù)據(jù)很多，可以通過Excel設(shè)置自動輸入小數(shù)點(diǎn)。

點(diǎn)擊“文件→選項(xiàng)”，在打開窗口的左側(cè)窗格中選擇“高級”選項(xiàng)，在右側(cè)窗格的“編輯選項(xiàng)”欄中勾選“自動輸入小數(shù)點(diǎn)”復(fù)選框，在“小位數(shù)”增量框中輸入“2”，設(shè)置完成后單擊“確定”（圖3）。

這樣返回Excel窗口后，當(dāng)我們需要輸入類似￥213.56的數(shù)字時，只要直接輸入21356并回車，便會自動添加小數(shù)點(diǎn)，變?yōu)?13.56。如果是輸入整數(shù)，則要在數(shù)字后再添加兩個0，比如表示100應(yīng)該輸入10000。這里要注意的是，數(shù)據(jù)錄入完畢后，請恢復(fù)原來的設(shè)置（圖4）。

○部分重復(fù)數(shù)據(jù)自動填充輸入

對于重復(fù)數(shù)據(jù)，比如某商場的4K超高清電視產(chǎn)品統(tǒng)計(jì)中，產(chǎn)品名稱要統(tǒng)一輸入“xx品牌4K超高清電視”字樣，需要重復(fù)輸入的是“4K超高清電視”，這里可以使用自定義格式的方法實(shí)現(xiàn)快速自動輸入。例如，需要在A2：A20區(qū)域輸入的產(chǎn)品名稱中都包含上述字樣，選中上述區(qū)域后右擊并選擇“設(shè)置單元格格式”，在打開的窗口中切換到“自定義”，在右側(cè)的窗格中輸入“@"""4""K""超""高""清""電""視"”（每個字符均使用半角的雙引號標(biāo)注，前面有個半角空格將產(chǎn)品名稱和4K隔開），點(diǎn)擊“確定”退出（圖5）。

這樣，當(dāng)我們需要在A2：A20區(qū)域輸入產(chǎn)品名稱，如“夏普H654K超高清電視”時，只要輸入“夏普H65”并回車，就會自動變?yōu)榉弦蟮臄?shù)據(jù)了。其他品牌產(chǎn)品的輸入效果與之類似（圖6）。

○不相鄰重復(fù)數(shù)據(jù)定位批量輸入

日常工作中我們還經(jīng)常需要在一些不相鄰的單元格里輸入重復(fù)數(shù)據(jù)。比如在某公司產(chǎn)品的抽檢情況表中，對于已經(jīng)有檢查結(jié)果的，會標(biāo)注“合格”或者“不合格”，沒有結(jié)論的則要統(tǒng)一標(biāo)注為“待定”，并使用黃色的底色進(jìn)行填充（圖7）。

對于這種需要在不相鄰的單元格中輸入重復(fù)字符的情況，可以使用F5鍵定位批量輸入。選中B2：B37區(qū)域，按下F5鍵并選擇“定位條件→空值”，這樣會選中所有未輸入結(jié)果的空單元格，點(diǎn)擊填充工具將其底色設(shè)置為黃色，選中任意空單元格，在地址欄中輸入“待定”，按“Ctrl+Enter”組合鍵，即可快速完成輸入（圖8）。