OA系統(tǒng)在煤炭企業(yè)中的應(yīng)用實(shí)踐

田 源

(中煤科工集團(tuán)西安研究院有限公司，陜西 西安 710077)

0 引言

OA是OfficeAutomation的簡(jiǎn)寫，即辦公自動(dòng)化，所謂OA系統(tǒng)就是利用網(wǎng)絡(luò)和軟件構(gòu)建一個(gè)組織內(nèi)部辦公平臺(tái)，用于輔助辦公[1-3]。OA系統(tǒng)是面向組織的日常運(yùn)作和管理，員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。自1985年國(guó)內(nèi)召開第1次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來，OA系統(tǒng)在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可或缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)[4-7]。OA系統(tǒng)可提升人與人、部門與部門之間的管理和辦公效率，涵蓋了單位內(nèi)部的溝通與協(xié)作、信息與資料共享、文檔管理、工作流程等內(nèi)容，使單位事務(wù)自動(dòng)化、無紙化、網(wǎng)絡(luò)化，以實(shí)現(xiàn)協(xié)同工作[8-11]。

中煤科工集團(tuán)西安研究院有限公司(以下簡(jiǎn)稱“西安院”)是一家專業(yè)從事煤炭地質(zhì)與勘探的大型科技型企業(yè)，并已成為在煤礦安全高效開采地質(zhì)保障技術(shù)、裝備與工程領(lǐng)域唯一具有突出優(yōu)勢(shì)的國(guó)家重點(diǎn)高新技術(shù)企業(yè)。為規(guī)范公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理和日常辦公管理，使辦公不再受到地域和時(shí)間的限制，降低辦公成本，提升工作效率，真正實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，由西安院信息網(wǎng)絡(luò)部牽頭，各職能部門協(xié)同配合，經(jīng)過數(shù)月的實(shí)施建設(shè)，將公司的審批流程植入到OA系統(tǒng)中，完成了OA系統(tǒng)在全院范圍內(nèi)上線運(yùn)行。

1 OA系統(tǒng)的建設(shè)過程

1.1 前期調(diào)研

前期調(diào)研階段的主要工作是需求的收集，分為3步。一是與相關(guān)部門確認(rèn)需植入系統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)和人員列表，明確人員的唯一登錄名和初始密碼。二是根據(jù)院里現(xiàn)有的規(guī)章制度梳理各類業(yè)務(wù)審批流程，與平臺(tái)開發(fā)商確認(rèn)技術(shù)可行性。三是針對(duì)每條流程收集相應(yīng)的線下表單，若無線下表單則與相關(guān)部門確認(rèn)字段從而設(shè)計(jì)電子表單。

1.2 制作實(shí)施

制作實(shí)施階段主要有2個(gè)工作，一是組織結(jié)構(gòu)和人員賬號(hào)的建立，二是流程搭建。

建立組織結(jié)構(gòu)和人員賬號(hào)：①首先，在OA系統(tǒng)內(nèi)建立組織結(jié)構(gòu)，根據(jù)調(diào)研階段收集的組織結(jié)構(gòu)列表，將每一個(gè)部門新建到OA系統(tǒng)中，并設(shè)定其層級(jí)關(guān)系；②其次，為公司職工建立OA賬號(hào)，并為其設(shè)置對(duì)應(yīng)的部門和直接上級(jí)；③最后，對(duì)每個(gè)部門設(shè)置負(fù)責(zé)人。

流程搭建：首先根據(jù)調(diào)研階段收集的需求制作表單，并完成相關(guān)配置。對(duì)表單中數(shù)據(jù)格式、字段編輯權(quán)限、顯示效果等進(jìn)行基礎(chǔ)配置；對(duì)每個(gè)表單建立相應(yīng)的審批流程，包括設(shè)置節(jié)點(diǎn)和明確流轉(zhuǎn)方式，配置每個(gè)節(jié)點(diǎn)的操作人、路徑條件、審批條件等信息；對(duì)流程的每個(gè)節(jié)點(diǎn)配置表單填寫、審批、辦理、閱讀、打印等操作權(quán)限；根據(jù)業(yè)務(wù)需要，設(shè)置是否關(guān)聯(lián)、觸發(fā)其他流程。

1.3 測(cè)試上線

為降低系統(tǒng)正式運(yùn)行上線的風(fēng)險(xiǎn)，西安院部署了正式服務(wù)器和測(cè)試服務(wù)器，在正式上線前，所有實(shí)施和測(cè)試工作都在測(cè)試服務(wù)器上完成，測(cè)試通過后再?gòu)?fù)制到正式服務(wù)器。

測(cè)試已建好的流程：完成了以上2個(gè)階段后，便可開始真實(shí)場(chǎng)景的模擬。在各終端(包括PC端和移動(dòng)端)發(fā)起和處理測(cè)試流程，登錄流程涉及的人員賬號(hào)進(jìn)行操作，檢驗(yàn)表單數(shù)據(jù)是否顯示正確、流程路徑是否通暢正確、操作權(quán)限是否分配得當(dāng)?shù)龋缒沉鞒虨橥ㄟ^檢驗(yàn)，則在系統(tǒng)后臺(tái)反復(fù)調(diào)試該流程，直至其能勝任日常業(yè)務(wù)審批需要。

組織用戶培訓(xùn)：大多數(shù)流程測(cè)試通過后可組織用戶培訓(xùn)會(huì)議，通過幻燈片為用戶介紹OA系統(tǒng)的域名地址、人員賬號(hào)登錄方式以及在多終端的操作方法，并現(xiàn)場(chǎng)為用戶演示1到2個(gè)流程完整的流轉(zhuǎn)過程。會(huì)后，將培訓(xùn)幻燈片和用戶操作手冊(cè)分發(fā)給用戶，以便用戶在使用OA系統(tǒng)遇到問題時(shí)能查找解決。

上線試運(yùn)行：所有流程測(cè)試通過之后，便可以將測(cè)試服務(wù)器的數(shù)據(jù)復(fù)制到正式服務(wù)器，上線試運(yùn)行3個(gè)月。在試運(yùn)行的過程之中，對(duì)用戶的反饋，包括系統(tǒng)Bug、操作疑問等信息進(jìn)行記錄和處理，不斷完善OA系統(tǒng)。

1.4 運(yùn)維管理

流程的上線運(yùn)行，并不代表流程已完全制作完成。因?qū)徟鷺I(yè)務(wù)變更、組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)、人員流動(dòng)和系統(tǒng)升級(jí)等原因，都需要及時(shí)更新維護(hù)流程，運(yùn)維管理是一個(gè)基礎(chǔ)和長(zhǎng)期的工作。

2 OA系統(tǒng)上線后帶來的改善提升

2.1 數(shù)據(jù)處理

數(shù)據(jù)填寫規(guī)范，查詢統(tǒng)計(jì)便捷。在填寫傳統(tǒng)紙質(zhì)表單時(shí)，對(duì)于部分規(guī)范嚴(yán)格的表單(如財(cái)務(wù)、授權(quán)審批事項(xiàng))，時(shí)常出現(xiàn)因字跡潦草、錯(cuò)填、漏填等問題導(dǎo)致重新審批的情況。OA系統(tǒng)中的電子表單，會(huì)對(duì)關(guān)鍵字段進(jìn)行檢驗(yàn)，若出現(xiàn)信息類型填寫不正確、未填寫必填項(xiàng)等問題，操作人員將收到系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)，無法提交表單，規(guī)避了因填寫錯(cuò)誤而返工的情況。同時(shí)，除非人工操作數(shù)據(jù)庫，OA系統(tǒng)中的流程和表單是永久保存的，且可以按照表單字段進(jìn)行查詢和統(tǒng)計(jì)，避免了審批表單遺失或表單數(shù)量太多難以查詢的問題，為業(yè)務(wù)專崗的工作帶來極大的方便。

2.2 降低成本

實(shí)現(xiàn)無紙化辦公，降低辦公成本。隨著OA系統(tǒng)的上線運(yùn)行，辦公成本的降低是顯而易見的。傳統(tǒng)線下業(yè)務(wù)流程審批，對(duì)于審批所需的表單、文件等材料，需多次打印發(fā)放。OA系統(tǒng)上線后，以電子化辦公代替紙質(zhì)辦公，實(shí)現(xiàn)了在線申請(qǐng)、在線審批、文檔掃描上傳、在線流轉(zhuǎn)和審閱等功能，減少了紙張使用，降低了紙張、油墨、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公費(fèi)用，同時(shí)，也減輕了工作人員的壓力和勞累度，降低了人工成本。

2.3 提升效率

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程：對(duì)于傳統(tǒng)的線下業(yè)務(wù)流程審批，發(fā)起人在申請(qǐng)時(shí)可能不了解表單填寫規(guī)則，以及不清楚接下來的審批環(huán)節(jié)，一般先通過查閱公司的規(guī)章制度或詢問相關(guān)業(yè)務(wù)專崗，了解需準(zhǔn)備的材料及后續(xù)審批環(huán)節(jié)再做申請(qǐng)，若查詢或咨詢過程中得到的信息不準(zhǔn)確，則可能填寫的表單不符合規(guī)范，被后續(xù)的審批人員退回。這個(gè)過程不僅消耗申請(qǐng)人的時(shí)間和精力，對(duì)于業(yè)務(wù)部門來說，接受路程咨詢也屬于日常工作的一部分，尤其對(duì)于某些發(fā)起頻率較高、流程相對(duì)復(fù)雜的流程，業(yè)務(wù)部門的答疑工作往往會(huì)占用大量時(shí)間。

OA系統(tǒng)的效率優(yōu)勢(shì)：流程審批便捷，提升工作效率。在OA系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)流程的線上審批，流程的配置人員可在申請(qǐng)節(jié)點(diǎn)的表單上對(duì)填寫規(guī)范進(jìn)行注明，免去了申請(qǐng)人查詢或咨詢的過程。且在審批流程單的任何一個(gè)節(jié)點(diǎn)上，都有查看流程圖的按鈕，操作人員可直觀地看到該流程的審批路徑。西安院有3個(gè)院區(qū)(2個(gè)已使用院區(qū)和1個(gè)在建院區(qū))，OA系統(tǒng)上線前，申請(qǐng)人常常攜帶紙質(zhì)表單在多院區(qū)之間傳遞審批，耗時(shí)耗力。若審批人員在外出差，則必須等其返回后才能進(jìn)行審批，因此一些流程跑辦時(shí)間較長(zhǎng)。而表單的在線審批，可以讓各院區(qū)的審批人員在系統(tǒng)中完成審批工作，申請(qǐng)人無需在多院區(qū)之間往返；且審批人員外出辦公時(shí)可以使用筆記本電腦異地登錄VPN后進(jìn)入OA系統(tǒng)完成審批工作，即使不方便使用電腦，也可使用手機(jī)、平板等移動(dòng)設(shè)備進(jìn)行審批。

2.4 協(xié)同辦公

審批過程公開透明，實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。申請(qǐng)人進(jìn)行表單填寫和提交后，可以隨時(shí)查看該流程的審批進(jìn)展和各節(jié)點(diǎn)的審批意見，流程中間節(jié)點(diǎn)人員也可對(duì)該事項(xiàng)進(jìn)行督辦、催辦。根據(jù)業(yè)務(wù)需要，部分流程設(shè)定了定時(shí)提醒功能，即流程達(dá)到某一條件后，會(huì)自動(dòng)給相關(guān)人員發(fā)出提醒，以避免遺忘重要事項(xiàng)。對(duì)于需要多部門協(xié)辦的流程，申請(qǐng)人提交表單后系統(tǒng)自動(dòng)驅(qū)動(dòng)各部門辦理，不需要工作人員分別對(duì)口驅(qū)動(dòng)，各部門協(xié)同工作自動(dòng)完成。

3 存在的問題

3.1 建設(shè)中遇到的問題

業(yè)務(wù)流程不明確：審批或處理節(jié)點(diǎn)人員不能定崗定責(zé)。在初期調(diào)研階段，進(jìn)行業(yè)務(wù)流程梳理時(shí)，偶爾會(huì)遇到規(guī)章制度與實(shí)際業(yè)務(wù)流程不匹配的問題；對(duì)于某些流程的中間節(jié)點(diǎn)，其操作人員可能是多個(gè)，且審批權(quán)限不明確。而OA系統(tǒng)是代碼實(shí)現(xiàn)的軟件，無法根據(jù)實(shí)際情況判斷流程走向和操作人員，若系統(tǒng)要求的判斷數(shù)據(jù)不明確，則該流程無法實(shí)現(xiàn)。

部分業(yè)務(wù)流程復(fù)雜：某些業(yè)務(wù)流程(如生產(chǎn)、項(xiàng)目、合同等相關(guān)流程)較為復(fù)雜，OA系統(tǒng)無法獨(dú)自實(shí)現(xiàn)，需要多系統(tǒng)(如PM系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、MDM系統(tǒng)等)協(xié)作完成。若其他系統(tǒng)未建成、只在OA系統(tǒng)內(nèi)單獨(dú)實(shí)現(xiàn)，則需要重復(fù)錄入大量數(shù)據(jù)，同時(shí)部分業(yè)務(wù)必須采用線下紙質(zhì)審批的方式。對(duì)于此類流程，電子化不僅不能提升效率，反而會(huì)給工作人員增加許多工作量，所以本期OA系統(tǒng)建設(shè)并未上線此類流程。

3.2 上線后遇到的問題

系統(tǒng)操作不適應(yīng)：隨著OA系統(tǒng)的上線試運(yùn)行，傳統(tǒng)辦公方式向電子化辦公轉(zhuǎn)變，必然會(huì)帶來用戶對(duì)系統(tǒng)操作不適應(yīng)、不熟練的問題。由于用戶初次使用OA系統(tǒng)進(jìn)行表單申請(qǐng)或流程審批，常常找不到功能入口，不理解表單信息漏填、錯(cuò)填等問題導(dǎo)致的系統(tǒng)報(bào)錯(cuò)，對(duì)無法提交表單感到茫然；OA系統(tǒng)某些按鈕的名稱有歧義，如“轉(zhuǎn)發(fā)”和“提交”，“強(qiáng)制收回”和“撤銷”等，用戶不理解這些按鈕的功能，導(dǎo)致誤操作。

流程設(shè)計(jì)不夠靈活：部分上線流程設(shè)計(jì)不合理，存在流轉(zhuǎn)過程過于繁瑣，或不夠靈活、不能適應(yīng)具體情況的問題。比如某條流程需要多個(gè)同級(jí)人員審批后才能辦理，若設(shè)計(jì)成串聯(lián)流轉(zhuǎn)，則可能因?yàn)閷徟鷷r(shí)間過長(zhǎng)而影響業(yè)務(wù)的時(shí)效性。再如某條流程的某個(gè)中間節(jié)點(diǎn)操作人員，多數(shù)情況下都由人員A來審批，但少數(shù)情況則需要人員A和人員B同時(shí)審批，在OA系統(tǒng)中制作該流程時(shí)，若將該節(jié)點(diǎn)操作人員設(shè)置為A，則無法實(shí)現(xiàn)A和B同時(shí)審批。

4 結(jié)語

OA系統(tǒng)擁有強(qiáng)大的審批流承載能力，在企業(yè)信息化建設(shè)中扮演著重要角色，筆者對(duì)企業(yè)OA系統(tǒng)的建設(shè)有以下幾點(diǎn)建議。

(1)規(guī)劃系統(tǒng)多期建設(shè)，預(yù)留集成接口。OA系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于業(yè)務(wù)流程審批，對(duì)生產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理、合同管理和財(cái)務(wù)管理方面不如各專項(xiàng)系統(tǒng)，若其他專項(xiàng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)未建成，此類流程可暫時(shí)繼續(xù)線下紙質(zhì)流轉(zhuǎn)，待各系統(tǒng)建成后再制作上線。同時(shí)，OA系統(tǒng)建設(shè)期間應(yīng)預(yù)留與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成接口，保證后續(xù)系統(tǒng)集成的可行性。

(2)制作電子流程時(shí)，重視流程的完整性。流程制作人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門要高度重視需求的梳理準(zhǔn)備工作，對(duì)于同一個(gè)流程，要考慮可能的各種情況，各流轉(zhuǎn)、審批條件應(yīng)準(zhǔn)確嚴(yán)密。對(duì)于中間節(jié)點(diǎn)操作人員不確定的情況，可制作靈活流程，由發(fā)起人或相關(guān)業(yè)務(wù)專崗選擇該節(jié)點(diǎn)的操作人；或開啟流程轉(zhuǎn)發(fā)功能，但建議謹(jǐn)慎開啟此功能，轉(zhuǎn)發(fā)功能可實(shí)現(xiàn)本該一人審批的節(jié)點(diǎn)由多人審批，但需要該節(jié)點(diǎn)原操作人員暫時(shí)不提交至下一節(jié)點(diǎn)，待其轉(zhuǎn)發(fā)的人員審批完后，再提交流程，故此功能的邏輯相對(duì)較難理解，需要用戶對(duì)系統(tǒng)相對(duì)熟悉，否則容易誤操作。

(3)加強(qiáng)用戶培訓(xùn)。OA系統(tǒng)上線后，信息管理部門除了解答用戶的操作疑問外，應(yīng)定期進(jìn)行用戶培訓(xùn)和答疑。對(duì)員工數(shù)量較多的大型企業(yè)，信息管理部門的答疑工作量大，建議在每個(gè)部門設(shè)立信息員，負(fù)責(zé)部門內(nèi)信息化建設(shè)各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作，信息部門可重點(diǎn)對(duì)各部門信息員進(jìn)行培訓(xùn)，信息員可解答本部門人員提出的相對(duì)簡(jiǎn)單基礎(chǔ)的問題，對(duì)于信息員解答不了的問題，可由信息管理部門解答。

(4)持續(xù)優(yōu)化調(diào)整。幾乎沒有一個(gè)系統(tǒng)建成后能一勞永逸，OA系統(tǒng)的建設(shè)也是一個(gè)迭代反復(fù)、循序漸進(jìn)的過程。信息管理部門應(yīng)多聽取用戶的意見和建議，并積極與相關(guān)業(yè)務(wù)部門溝通，不斷優(yōu)化已上線的電子流程。建議在OA系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置問題反饋渠道，可以使用戶快速向信息管理部門反饋問題；對(duì)于用戶提出需要調(diào)整流程、表單的需求，可建立一條“變更流程”的流程，用戶填寫該流程對(duì)應(yīng)的表單并發(fā)起，經(jīng)過相關(guān)業(yè)務(wù)部門或管理層審批后，流轉(zhuǎn)到信息管理部門進(jìn)行流程修改。