人口普查工作中紙質(zhì)檔案和電子檔案整合利用思考

王諍

【摘 要】文章以人口普查工作如何利用電子檔案和紙質(zhì)檔案為支點(diǎn)，結(jié)合人口普查工作中遇到的問(wèn)題，通過(guò)整合人口電子檔案和紙質(zhì)檔案，挖掘其中的檔案價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的社會(huì)性和社會(huì)效益，建立健全我國(guó)人口普查數(shù)據(jù)質(zhì)量追溯及問(wèn)責(zé)機(jī)制，確保第七次人口普查數(shù)據(jù)的可核查、可追溯、可問(wèn)責(zé)，確保人口普查工作質(zhì)量與數(shù)據(jù)質(zhì)量合格達(dá)標(biāo)，為完善人口普查工作質(zhì)量控制制度提出整合利用紙質(zhì)檔案和電子檔案、大力發(fā)展電子檔案的對(duì)策建議。

【關(guān)鍵詞】人口普查;檔案整合;發(fā)展

【中圖分類號(hào)】G270 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1674-0688（2020）11-0088-03

2019年10月31日，國(guó)務(wù)院向全國(guó)下發(fā)《國(guó)務(wù)院關(guān)于開(kāi)展第七次全國(guó)人口普查的通知》，明確指出2020年11月1日零時(shí)是我國(guó)第七次人口普查標(biāo)準(zhǔn)時(shí)點(diǎn)。國(guó)務(wù)院副總理韓正在國(guó)務(wù)院第七次全國(guó)人口普查領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)議上提出：這次人口普查必須全面查清核準(zhǔn)我國(guó)人口分布、數(shù)量、結(jié)構(gòu)、城鄉(xiāng)住房、流動(dòng)等情況，準(zhǔn)確反映我國(guó)人口變化趨勢(shì)特征，為科學(xué)制定國(guó)民經(jīng)濟(jì)及社會(huì)發(fā)展規(guī)劃，完善我國(guó)人口發(fā)展戰(zhàn)略和政策，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展，促進(jìn)人的全面發(fā)展，提供準(zhǔn)確科學(xué)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)支持。人口普查是當(dāng)今世界各國(guó)廣泛采用的搜集人口資料的一種科學(xué)方法，是提供國(guó)民基本數(shù)據(jù)的主要來(lái)源。在中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代的背景下，我國(guó)開(kāi)展第七次人口普查是一次重大國(guó)力國(guó)情調(diào)查，具有重要而深遠(yuǎn)的意義。

從國(guó)家統(tǒng)計(jì)局制定的《第七次全國(guó)人口普查方案》中可以看出，這次人口普查較以往任何一次普查的最大不同在于普查數(shù)據(jù)采集原則上采用電子化方式。要求普查員使用電子采集設(shè)備（智能手機(jī)或PAD）普查登記對(duì)象信息后實(shí)時(shí)聯(lián)網(wǎng)上報(bào)，或是由普查對(duì)象應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)選擇自主填報(bào)方式進(jìn)行。實(shí)行嚴(yán)格的普查質(zhì)量控制制度，建立健全普查數(shù)據(jù)質(zhì)量的追溯及問(wèn)責(zé)機(jī)制，確保普查數(shù)據(jù)的可追溯、可核查、可問(wèn)責(zé)。各級(jí)黨委、政府高度重視這項(xiàng)工作，將第七次人口普查工作列入黨委常委會(huì)和政府重點(diǎn)工作。

第七次全國(guó)人口普查的主要內(nèi)容是調(diào)查人口及住戶的基本情況，內(nèi)容涵蓋居民身份證號(hào)碼、姓名、年齡、性別、民族、受教育程度、職業(yè)、行業(yè)、遷移流動(dòng)、死亡、婚姻生育、住房情況等。第六次人口普查的數(shù)據(jù)是13多億，如何在如此龐大的人口基數(shù)上實(shí)行嚴(yán)格的普查質(zhì)量控制，確保普查工作質(zhì)量與數(shù)據(jù)質(zhì)量合格達(dá)標(biāo)，是廣大普查工作者要解決的問(wèn)題。在實(shí)施普查過(guò)程中，基層普查員和普查指導(dǎo)員發(fā)現(xiàn)采用人口紙質(zhì)檔案和電子檔案交叉整合利用給普查工作帶來(lái)事半功倍的作用。

1 紙質(zhì)檔案和電子檔案的概念區(qū)分

目前，檔案分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案是以紙作為載體的檔案，如公文圖紙、信札、戶籍、電報(bào)、合同、賬冊(cè)、書(shū)稿、證書(shū)、日記、家譜的原稿和原本。紙質(zhì)檔案具有無(wú)法再生、易損壞、需要專門(mén)場(chǎng)所保密等特點(diǎn)，對(duì)檔案的修復(fù)和保護(hù)是檔案工作中的重要任務(wù)，必須高度重視。隨著科技的快速發(fā)展，電子文檔出現(xiàn)。電子文件（Electric Records）是“指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”[1]。與紙質(zhì)文件比較，電子文件具有存儲(chǔ)效率高、信息存儲(chǔ)量大、方便信息遠(yuǎn)距離傳輸、查閱方便的特點(diǎn)。因此，在當(dāng)今的文件辦公和存儲(chǔ)過(guò)程中，電子檔案的應(yīng)用逐漸廣泛。許多檔案館用雙套制和雙軌制兩種共存方式使用并存檔。所謂雙套制是指文件歸檔后兩者共存，亦稱為雙套歸檔[2]。通過(guò)電子文檔制作成紙質(zhì)拷貝，或?qū)⒓堎|(zhì)文件通過(guò)電腦軟件實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)字化存儲(chǔ)。所謂雙軌制是指在文件生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的過(guò)程中二者共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)[3]。雙軌制包含雙套制，在文件生成和轉(zhuǎn)換時(shí)，電子文檔和紙質(zhì)文檔同時(shí)運(yùn)轉(zhuǎn)并共存。需要工作人員對(duì)兩種版本的文件進(jìn)行部分處理或完全處理，兩種版本的檔案同時(shí)存在，同時(shí)起到存檔作用。

2 紙質(zhì)檔案和電子檔案的優(yōu)劣

2.1 紙質(zhì)檔案的優(yōu)劣

紙質(zhì)檔案優(yōu)勢(shì)：一是來(lái)源的原版和稀缺，大多蓋印章和簽字，真實(shí)有效，具有明確的法律效應(yīng)。二是檔案直觀，閱讀具有便利性，不需要借助媒介檢閱。同時(shí)可復(fù)制，讓人在不影響損傷原版的基礎(chǔ)上看到原貌。三是檔案的整理和排列可以手工操作，不需要太多的科技含量。

紙質(zhì)檔案的不足：一是檔案的存儲(chǔ)占據(jù)空間較大。二是檔案庫(kù)要求非常嚴(yán)格，對(duì)防火、防潮、防蟲(chóng)、溫度、濕度等都有嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)和要求。三是除了在檔案的查閱過(guò)程中避免不了人為弄臟、破損、丟失現(xiàn)象外，紙質(zhì)檔案的管理也要面臨時(shí)間太長(zhǎng)、容易腐蝕及庫(kù)房搬遷造成丟失的考驗(yàn)。

2.2 電子檔案的優(yōu)劣

電子檔案的優(yōu)勢(shì)：一是信息存儲(chǔ)查閱便捷、存儲(chǔ)傳遞速度快。二是不占用實(shí)際空間，利于文件保存。不受時(shí)間考驗(yàn)，不怕腐蝕丟失。三是傳遞和接收簡(jiǎn)單，可以跨越時(shí)間使用，充分體現(xiàn)了現(xiàn)代檔案資源共享和信息交換的優(yōu)勢(shì)。四是電子檔案的存儲(chǔ)查閱迅速，作為大數(shù)據(jù)時(shí)代的一部分，能高效地服務(wù)社會(huì)。四是具備紙質(zhì)檔案同等的法律效力，新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》明確規(guī)定“電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。

電子檔案的核心劣勢(shì)在于信息的泄露和被撰寫(xiě)，涉及部分人自身利益的檔案，很可能成為網(wǎng)絡(luò)罪犯的目標(biāo)，網(wǎng)絡(luò)犯罪行為已經(jīng)成為世界各行各業(yè)數(shù)據(jù)檔案的防范核心。電子檔案一經(jīng)被修改和刪除，很難恢復(fù)，作為網(wǎng)絡(luò)科技的致命殺手黑客技術(shù)，幾乎是和網(wǎng)絡(luò)共生并同步快速發(fā)展，重要的檔案及資料在黑客技術(shù)手段面前毫無(wú)抵抗力，電子檔案過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代設(shè)備，成為電子檔案防御黑客的制約。

3 紙質(zhì)檔案和電子檔案整合使用實(shí)踐思考

3.1 紙質(zhì)檔案將在人們工作生活中長(zhǎng)期存在和使用

在人口普查籌備工作期間，工作人員需要從檔案中調(diào)取第六次人口普查的文件檔案，了解當(dāng)年工作的基本情況，并根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行調(diào)整，提前進(jìn)行組織機(jī)構(gòu)和隊(duì)伍建設(shè)，因此，2010年的第六次人口普查紙質(zhì)檔案起到寶貴的指導(dǎo)作用。在普查初期，工作人員需要調(diào)取檔案庫(kù)中各種年代積累下來(lái)的建筑物圖紙檔案，用來(lái)協(xié)助建筑物電子標(biāo)繪工作以求標(biāo)繪信息準(zhǔn)確可靠。調(diào)取歷年的戶籍檔案制作人口普查電子戶籍底冊(cè)。在核對(duì)死亡人口過(guò)程中，有些信息無(wú)法核對(duì)，這時(shí)需要查閱歷史檔案。紙質(zhì)檔案在使用過(guò)程中，其穩(wěn)定性和真實(shí)有效性在有爭(zhēng)議的信息前起到仲裁作用。在我國(guó)仍有相當(dāng)數(shù)量的老人和邊遠(yuǎn)山區(qū)的農(nóng)村人口沒(méi)有使用智能手機(jī)，他們中的相當(dāng)部分人需要先用紙質(zhì)表格進(jìn)行手工填寫(xiě)后，交由工作人員錄入電腦上傳到人口普查系統(tǒng)。在高校，學(xué)生數(shù)量龐大，無(wú)法統(tǒng)一進(jìn)行自主錄入培訓(xùn)，工作人員就先制作紙質(zhì)表格檔案，讓學(xué)生填寫(xiě)信息后交付工作人員集中錄入。人口普查過(guò)程中紙質(zhì)表格直觀和便于操作的特征，讓年齡較大、文化程度較低、無(wú)法掌握智能手機(jī)自主錄入信息的群體，以及人口密集群體較快完成人口普查的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集工作。在人口普查隊(duì)伍中，年齡較大、文化程度較低但社會(huì)經(jīng)驗(yàn)豐富的社區(qū)普查員中相當(dāng)部分人無(wú)法短期內(nèi)掌握智能普查儀器，但社區(qū)居民愿意信任并接受他們?nèi)霊?，因此，這部分工作仍然需要他們形成紙質(zhì)信息后才轉(zhuǎn)錄上網(wǎng)填報(bào)。由此可見(jiàn)，在我國(guó)智能手機(jī)廣泛普及、電子數(shù)據(jù)收集成為常態(tài)的當(dāng)下，紙質(zhì)檔案仍然有其不可替代的作用，人們無(wú)法完全拋開(kāi)紙質(zhì)檔案進(jìn)行工作，紙質(zhì)檔案將在人們的工作生活中長(zhǎng)期存在。這也體現(xiàn)了我國(guó)現(xiàn)階段人民日益增長(zhǎng)的美好生活需要和不平衡、不充分發(fā)展的矛盾。

3.2 電子檔案逐漸在人們生活中占據(jù)核心地位

在人口普查工作期間，公安局的居民電子戶籍信息系統(tǒng)和衛(wèi)健委的出生人口電子信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)為人口普查工作提供了基礎(chǔ)數(shù)據(jù)依據(jù)，為人口普查工作的順利開(kāi)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在比對(duì)核查階段，公安局和衛(wèi)健委的人口電子檔案庫(kù)成為檢驗(yàn)人口普查工作成果的依據(jù)，它們大大減小了人口普查的人為誤差。但是為什么不直接使用這兩個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，而要專門(mén)開(kāi)展全國(guó)人口普查呢？人口普查的內(nèi)容除了人口的出生和死亡數(shù)外，還有受教育程度、行業(yè)、職業(yè)、遷移流動(dòng)、婚姻、住房情況等，同時(shí)這兩個(gè)數(shù)據(jù)由于各地各行業(yè)無(wú)法及時(shí)更新和維護(hù)，還有基層工作人員漏報(bào)、誤報(bào)、重報(bào)等情況發(fā)生，又或者系統(tǒng)工作人員操作中的誤錄、錯(cuò)錄和不及時(shí)更新等都會(huì)造成兩個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不完善。為了達(dá)到這次人口普查的“全面查清我國(guó)人口數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、城鄉(xiāng)住房等情況”[4]這一要求，國(guó)家啟動(dòng)第七次人口普查工作時(shí)強(qiáng)調(diào)，用上門(mén)入戶和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行普查，用現(xiàn)代科技手段形成人口數(shù)據(jù)檔案是這次人口普查工作人員的必備技能。經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，廣西壯族自治區(qū)南寧市某社區(qū)157名工作人員采用上門(mén)入戶、智能操作的辦法，在短短20天內(nèi)完成3.3萬(wàn)人的普查工作。工作效率較第六次人口普查明顯提高，但由于普查系統(tǒng)的核查功能不完善，基層人口普查員和人口指導(dǎo)員無(wú)法在自己操作的界面進(jìn)行信息核查，只能由后臺(tái)工作人員進(jìn)行核對(duì)，大量的數(shù)據(jù)堆積給后臺(tái)工作人員帶來(lái)核對(duì)難度，普查初期的數(shù)據(jù)誤差率很難達(dá)到國(guó)家統(tǒng)計(jì)局要求的“誤差率不超過(guò)4‰”的要求。經(jīng)過(guò)基層工作人員再次上門(mén)入戶核對(duì)信息，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)不斷修正，所獲取的數(shù)據(jù)最終達(dá)到國(guó)家要求的標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)過(guò)程消耗了不少人力、物力。

在人口數(shù)據(jù)電子檔案的收集、整理、錄入數(shù)據(jù)過(guò)程中，由于PAD或智能手機(jī)對(duì)網(wǎng)速高度依賴，在網(wǎng)速緩慢和信息覆蓋不到的區(qū)域，普查工作人員無(wú)法正常工作。這也是目前我國(guó)電子檔案發(fā)展中遇到的技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新滯后難題。

3.3 電子檔案的開(kāi)發(fā)應(yīng)用是檔案發(fā)展的必然趨勢(shì)

當(dāng)今世界各國(guó)都在大力發(fā)展大數(shù)據(jù)，把大數(shù)據(jù)作為國(guó)家戰(zhàn)略發(fā)展。習(xí)近平總書(shū)記在中共中央政治局第二次集體學(xué)習(xí)時(shí)強(qiáng)調(diào)，要主動(dòng)實(shí)施國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，加快建設(shè)數(shù)字中國(guó)。雖然我國(guó)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)快速發(fā)展，但是仍存在行業(yè)發(fā)展良莠不齊、數(shù)據(jù)開(kāi)放程度較低、安全風(fēng)險(xiǎn)日益突出、技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新滯后四大挑戰(zhàn)。在人口普查工作中，工作人員的紙質(zhì)檔案和電子檔案交叉整合使用就是我國(guó)數(shù)據(jù)開(kāi)放程度較低、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新滯后的無(wú)奈之舉。新修訂的《中國(guó)國(guó)家檔案法》增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”的內(nèi)容，規(guī)定各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用，電子檔案建設(shè)成為國(guó)家大數(shù)據(jù)建設(shè)的一部分[5]。人口數(shù)據(jù)檔案不但對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的長(zhǎng)期穩(wěn)定有基本要求，對(duì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)處理及讀取能力都帶來(lái)軟硬件的挑戰(zhàn)，電子數(shù)據(jù)檔案建設(shè)需要高額資金支持。政府通過(guò)戰(zhàn)略部署對(duì)人口電子檔案的建設(shè)給予指導(dǎo)和支持，是促進(jìn)大數(shù)據(jù)收集、存儲(chǔ)和分析技術(shù)持續(xù)推進(jìn)的根本性有效手段。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]周映月.電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（4）：102，104.

[2]路玲.電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展[J].河南科技，2009（10）：9-10.

[3]張少偉.電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展[J].城建檔案，2017（5）：37-38.

[4]姜昱.電子檔案和紙質(zhì)檔案的整合利用與共存發(fā)展探討[J].城建檔案，2017（3）：92-93.

[5]畢英梅.電子檔案和紙質(zhì)檔案的集成化管理措施分析[J].才智，2017（16）：257.