“居家辦公”模式的分析與完善

【摘 要】 在疫情爆發(fā)的背景下，“居家辦公”作為能夠避免人們直接接觸的辦公模式備受企業(yè)推崇。但目前對于這種新型辦公模式，我國企業(yè)仍缺乏相關(guān)的實踐經(jīng)驗。文章對于“居家辦公”模式得以出現(xiàn)和推行的現(xiàn)實條件進行了分析，并總結(jié)了這種辦公模式所具有的價值與優(yōu)勢以及風(fēng)險與缺陷。最后，文章從促進“居家辦公”模式長遠發(fā)展的角度出發(fā)，提出了相應(yīng)的策略及建議。

【關(guān)鍵詞】 居家辦公 優(yōu)勢 缺陷 策略建議

一、引言

在數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平提升的背景下，遠程辦公越來越多的出現(xiàn)在企業(yè)當(dāng)中。遠程辦公的概念最早由Niles在1973年提出，指在非傳統(tǒng)的辦公場所內(nèi)遠離雇主進行各項工作。而“居家辦公”則是遠程辦公的形式之一，指員工在家進行辦公并完成各項工作。近來在新冠肺炎的疫情背景下，為了減少人們互相接觸并防止疫情擴散，“居家辦公”模式在許多企業(yè)中得到廣泛應(yīng)用，這種新型辦公模式展現(xiàn)出了在突發(fā)性公共衛(wèi)生事件中的獨特優(yōu)勢。

國外先于我們對這種新型辦公方式進行了實踐，并對其展開了相關(guān)研究。發(fā)現(xiàn)適當(dāng)?shù)倪h程工作時間可以提高勞動生產(chǎn)率，但是當(dāng)遠程工作時間過長時，遠程工作會降低勞動生產(chǎn)率。其次，遠程辦公可以提高生活滿意度，而生活滿意度可以提高員工的勞動生產(chǎn)率（Sachiko Kazekami，2020）。國內(nèi)也有學(xué)者對于遠程工作的影響因素展開了研究，并發(fā)現(xiàn)環(huán)境、技術(shù)以及社會因素都會對其產(chǎn)生影響（王迪旸，劉洪，2017）。另外，還有學(xué)者發(fā)現(xiàn)在“居家辦公”過程能中，如何對居家辦公的員工績效進行合理評價，以及員工如何處理居家辦公時面臨的家庭干擾并提高辦公效率，也是這種新型辦公方式所需要解決的（萬希，2006）。由此可見，居家辦公作為遠程辦公模式的一種，存在許多優(yōu)勢的同時也具有一些問題。我們可以通過研究其適用的現(xiàn)實條件，并分析其價值與缺陷所在，進一步加深對“居家辦公”模式適用范圍以及未來發(fā)展方向的思考與理解，探索其完善的策略與路徑。

二、“居家辦公”模式的現(xiàn)實條件

（一）工作內(nèi)容與方式的變革提供了“居家辦公”的可能性

新冠肺炎爆發(fā)以來，為了在防控疫情的同時保障企業(yè)運行，“居家辦公”成為一種受到企業(yè)青睞的辦公模式。但“居家辦公”能夠在企業(yè)中實行的可能性源于現(xiàn)代工作內(nèi)容與方式的變革。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，人們的生活與工作也因此產(chǎn)生了許多變革，使得現(xiàn)代人的生活與工作已經(jīng)與網(wǎng)絡(luò)密不可分。從工作內(nèi)容來看，需要線上辦公完成的內(nèi)容越來越多。例如以前需要人工線下完成的郵件收發(fā)、材料申報審批、檔案資料整理等等工作，都已經(jīng)需要通過線上完成。而互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)的迅速發(fā)展也使得線上辦公越來越常見，辦公場所不再需要是固定的某一地點。在國外許多新興互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)中，員工可以選擇自己喜歡的工作場所進行工作，靈活安排工作節(jié)奏。從工作方式來看，除了一線生產(chǎn)線工人或農(nóng)業(yè)生產(chǎn)者，日常中許多工作的完成與辦公場所并無顯著關(guān)系，而是借助互聯(lián)網(wǎng)便可完成各項任務(wù)。員工往往在家就能通過接入網(wǎng)絡(luò)的計算機完成工作資料的收集、發(fā)送，并與同事、上級以及下屬進行溝通協(xié)作。同時目前許多企業(yè)具有自己的線上辦公系統(tǒng)，各部門間可以通過線上程序完成各項工作的交接，而不再需要當(dāng)面進行。這種工作內(nèi)容及方式的變革為“居家辦公”模式的實行提供了可能性。

（二）互聯(lián)網(wǎng)與通訊技術(shù)的發(fā)展與普及提供了技術(shù)條件

現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)與通訊技術(shù)的發(fā)展是實行“居家辦公”模式的基礎(chǔ)，為其提供了技術(shù)條件。隨著云計算、5G、區(qū)塊鏈、人工智能等科學(xué)技術(shù)的在我們的日常生活中越來越普及，工作的線上化發(fā)展也越來越迅速，越來越多的工作能夠通過各類辦公軟件、專業(yè)技術(shù)軟件、辦公系統(tǒng)等完成。同時各類通訊軟件，例如微信、QQ、釘釘、騰訊會議等的發(fā)展進步，也使得人們的線上交流不再存在障礙。員工只需要依靠互聯(lián)網(wǎng)，就能夠與公司保持聯(lián)絡(luò)并完成各項工作任務(wù)。目前，互聯(lián)網(wǎng)在我國的普及率越來越高，員工在家中便可以利用計算機等設(shè)備連接上網(wǎng)并進行辦公。同時，互聯(lián)網(wǎng)的普及也使得人們對其熟悉和掌握程度越來越高，除了年輕人以外許多中年人以及老年人也開始學(xué)習(xí)掌握各類計算機和互聯(lián)網(wǎng)操作方式。因此大部分員工都能夠?qū)W習(xí)熟練各類線上辦公方式，這為“居家辦公”的實行奠定了基礎(chǔ)。

（三）社會發(fā)展創(chuàng)造了經(jīng)濟與環(huán)境條件

隨著社會經(jīng)濟水平的提高，人們的生活水平也得到了提高。據(jù)調(diào)查顯示，大部分在企業(yè)單位工作的員工家中都具備電腦、手機等智能設(shè)備。這說明大部分員工在家中也具備辦公的工具和條件。除硬件設(shè)備外，工作環(huán)境也是影響工作績效的重要因素。目前我國的居住環(huán)境不斷美化，社區(qū)加強規(guī)范化管理，噪音污染減少。在良好的居住環(huán)境中，員工 “居家辦公”具備了適宜的工作環(huán)境。由此可見，社會的發(fā)展與建設(shè)為“居家辦公”模式創(chuàng)造了良好的大環(huán)境，在此情況下員工能夠擁有更多的物質(zhì)條件支撐。

三、“居家辦公”模式的價值與優(yōu)勢

首先從企業(yè)的角度來說，“居家辦公”有利于企業(yè)靈活用工與招聘員工，并節(jié)約企業(yè)的經(jīng)營成本支出。在突發(fā)公共衛(wèi)生事件的情況下，“居家辦公”模式有利于企業(yè)靈活應(yīng)對突發(fā)事件的同時保持正常運轉(zhuǎn)。以這次疫情為例，許多不同行業(yè)的企業(yè)都采取了員工居家辦公的方式，解決了企業(yè)的用工問題，并在防控疫情的同時維持企業(yè)運營。“居家辦公”的模式意味著辦公地點不再受到限制，因此企業(yè)可以擴大招聘范圍，廣泛招納來自全球各地的優(yōu)秀人才。而對于現(xiàn)有員工，“居家辦公”可以使企業(yè)為員工提供更多的靈活時間，有助于企業(yè)留住優(yōu)秀員工。同時員工“居家辦公”也意味著企業(yè)的辦公場地費用、辦公用品費用以及水電費等日常支出減少了，有利于企業(yè)降低經(jīng)營成本。

其次從員工角度來說，“居家辦公”有利于減少員工通勤壓力，并通過實現(xiàn)工作家庭平衡提高其工作績效。首先從員工通勤因素來看，“居家辦公”使員工不再需要浪費上下班的通勤時間，減少了員工的通勤壓力，使其能夠?qū)⒏鄷r間與精力放在工作上，有利于提高其工作效率。其次，“遠程辦公”打破了傳統(tǒng)辦公模式的邊界限制，互聯(lián)網(wǎng)平臺使不同組織、職能之間的邊界感大大減弱。同時遠程辦公能夠通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)知識共享，有利于員工在辦公過程中利用更多資源。最后從工作—家庭關(guān)系來看，工作與家庭間的平衡或者沖突是影響員工績效的重要因素?！熬蛹肄k公”期間員工獲得了更多的靈活時間以實現(xiàn)工作和家庭的平衡，同時家庭作為員工的工作環(huán)境，員工也可以自行營造出一個適宜其工作的環(huán)境。因此可以發(fā)現(xiàn)工作家庭增益關(guān)系會對員工績效產(chǎn)生積極影響，當(dāng)家庭能夠?qū)ぷ鲙泶龠M效應(yīng)時員工更容易提高其工作績效。

最后從社會角度來看，“居家辦公”有利于節(jié)約能源，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。在傳統(tǒng)辦公模式下，員工在通勤過程中往往需要利用各種交通手段，由此將會產(chǎn)生許多大氣污染物。在現(xiàn)代社會，資源耗竭、霧霾污染等問題愈發(fā)嚴(yán)重，“居家辦公”模式能夠使早晚通勤高峰的交通壓力減少，從而促進能源節(jié)約。除通勤方面外，“居家辦公”使互聯(lián)網(wǎng)與計算機的效用等到充分發(fā)揮，而互聯(lián)網(wǎng)辦公作為一種污染耗能較小的辦公方式，能夠減少對于傳統(tǒng)辦公模式中辦公用品的消耗。由此可見，這種新型辦公模式是與未來發(fā)展趨勢相適應(yīng)的。在提倡綠色發(fā)展的時代背景下，通過改變辦公方式減少耗能有利于實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

四、“居家辦公”模式的風(fēng)險與缺陷

員工工作過程中易受到家庭以及其他干擾，不利于監(jiān)督管控員工的工作過程與績效。工作環(huán)境作為影響員工績效的重要因素，員工只有在較少干擾的環(huán)境中才能夠提高工作效率?！熬蛹肄k公”時家庭環(huán)境會對員工工作效率以及工作投入程度產(chǎn)生影響，當(dāng)員工實現(xiàn)工作與家庭平衡時家庭不會對員工績效產(chǎn)生消極影響，并且良好的工作家庭關(guān)系甚至能夠提高員工績效。但家庭的干擾無法消除時，工作與家庭間的沖突將會降低員工工作績效。同時，由于“居家辦公”的性質(zhì)員工在工作過程中不再受到領(lǐng)導(dǎo)及同事的直接監(jiān)督與觀察，因此其工作的時長和質(zhì)量難以管控。據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，有將近一半的居家辦公員工的每日平均辦公時長需要延長。這一問題是“居家辦公”模式的缺陷之一，如何在員工“居家辦公”的同時，保證其完成工作的質(zhì)量與數(shù)量并實現(xiàn)對員工的有效管理，是企業(yè)采用這種模式時需要進行研究探索的重點。

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)尚不成熟，企業(yè)的信息安全存在風(fēng)險。雖然我國互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)發(fā)展迅猛，但網(wǎng)絡(luò)作為一個開放自由的環(huán)境仍然潛藏著許多危險因素。目前網(wǎng)絡(luò)黑客仍然存在，木馬病毒仍然能夠侵入計算機系統(tǒng)?！熬蛹肄k公”作為依賴互聯(lián)網(wǎng)的辦公模式，互聯(lián)網(wǎng)安全對其十分重要。但現(xiàn)在仍然缺乏成熟的機制體系來應(yīng)對此類攻擊，同時現(xiàn)有的信息技術(shù)也無法迅速防御變化多樣的非法侵入和盜取手段。因此面對網(wǎng)絡(luò)不法分子的攻擊，企業(yè)系統(tǒng)以及機密資料信息存在被攻擊和泄露的風(fēng)險，而這些風(fēng)險將使企業(yè)面臨重大的經(jīng)濟損失。另外，網(wǎng)絡(luò)卡頓以及技術(shù)不支持等問題也會使員工在辦公過程中出現(xiàn)溝通協(xié)調(diào)不順暢、工作任務(wù)難以完成等情況。在傳統(tǒng)辦公模式下，員工面對計算機相關(guān)的技術(shù)問題時可以尋求同事或公司技術(shù)人員的幫助。但“居家辦公”使員工只能自行解決或另尋專業(yè)人員解決，而無論何種解決方式都會耗費更多時間與精力，降低員工的工作效率。

員工間接觸交流減少，不利于培養(yǎng)企業(yè)凝聚力?！熬蛹肄k公”模式下員工通過線上交流展開協(xié)作，但面對面接觸的減少使員工缺少對同事的了解，不利于團隊凝聚力的培養(yǎng)?，F(xiàn)代企業(yè)中，良好的人力資源管理不僅僅是制度的制定與推行，更多的是對員工的關(guān)懷與了解。但遠程辦公使員工的交流與表達受到限制，企業(yè)無法第一時間觀察并掌握員工的需求并為員工提供所需的資源與福利。在此情況下，員工的積極性受到影響，對企業(yè)的忠誠度也有所降低。從員工之間的關(guān)系來看亦是如此，無論是上下級還是平級之間除工作內(nèi)容之外的交流將會大大減少，造成彼此之間的了解較少。而人際交流的減少難以形成良好愉快的工作與人際氛圍，員工的工作孤獨感增加，從長遠角度來看不利于公司未來健康發(fā)展。

“居家辦公”模式也存在一些法律風(fēng)險。我國目前沒有出臺針對“居家辦公”模式的相關(guān)法律，因此企業(yè)只能使用其自主權(quán)以及內(nèi)部制度制定權(quán)進行管理。但在“居家辦公”模式下，如果企業(yè)制定的相關(guān)規(guī)定和協(xié)議存在漏洞與缺陷，則存在產(chǎn)生法律糾紛的可能性。例如經(jīng)濟方面的問題，針對員工在家辦公過程中產(chǎn)生的一系列費用公司是否應(yīng)該報銷或給予補貼，以及員工居家辦公期間的績效薪酬如何真實反映員工工作過程和成果。又比如員工的安全問題，企業(yè)如何保證工作場所的安全避免員工產(chǎn)生工傷。針對這些法律相關(guān)的問題，目前仍缺少系統(tǒng)的制度規(guī)范。因此企業(yè)在實行“居家辦公”模式時，隨時都有出現(xiàn)法律風(fēng)險的可能。

五、“居家辦公”模式的完善建議

（一）建立“居家辦公”與傳統(tǒng)辦公相結(jié)合的模式

據(jù)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，愿意進行完全居家辦公的員工占比11%左右，而大部分員工都更愿意接受居家辦公和傳統(tǒng)辦公相結(jié)合的模式。因此從員工的意愿可以看出工作過程中面對面的接觸不能完全被虛擬接觸取代，員工需要現(xiàn)實的交流以滿足非經(jīng)濟需求，同時一定的面對面接觸也能夠抵消遠程辦公對共享知識質(zhì)量的負面影響。從公司角度來看，適當(dāng)?shù)拿鎸γ娼佑|能夠?qū)T工的工作情況進行監(jiān)督檢查。公司可以定期開展線下例會進行工作匯報與交流，對員工的工作績效進行考察并促進更多新想法、新方案的誕生。同時也能夠通過實際交流加深同事間、上下級間的了解程度，更有利于企業(yè)識別不同類型的人才，并提高企業(yè)的凝聚力?？偠灾?，為了“居家辦公”模式的長遠發(fā)展應(yīng)建立起“居家辦公”與傳統(tǒng)辦公相結(jié)合的模式。在此模式下既能夠讓員工靈活把握時間、創(chuàng)造放松的工作氛圍，也使企業(yè)能夠管控員工績效、加強員工間溝通交流。

（二）合適的工作崗位選擇與流程制定

目前我國大多數(shù)企業(yè)仍缺乏實行“居家辦公”模式的經(jīng)驗，因此在企業(yè)中推行這種辦公模式之前需要確定適合的崗位以及工作內(nèi)容，并制定與之配套的工作流程。首先需要在企業(yè)中識別適合“居家辦公”的崗位，有特定工作場所需求的崗位如一線生產(chǎn)工人、銷售類崗位不適合居家辦公，另外在企業(yè)中擔(dān)任突發(fā)事件統(tǒng)籌處理的崗位也不適合信息傳遞易受影響的居家辦公模式。企業(yè)中行政職能類崗位、計算機技術(shù)類崗位及其他輔助型崗位比較適合居家辦公的模式。其次需要制定適合居家辦公的工作內(nèi)容及流程。“居家辦公”是不同于企業(yè)傳統(tǒng)辦公模式的新型辦公體系，因此需要對原有的辦公內(nèi)容與流程做出改造，使其更加適應(yīng)居家辦公的各項條件。由于“居家辦公”依靠于互聯(lián)網(wǎng)完成各項工作，因此工作的內(nèi)容應(yīng)避免涉及企業(yè)機密等關(guān)鍵內(nèi)容以降低企業(yè)安全風(fēng)險。同時在流程的設(shè)計上也應(yīng)制定一套成熟的線上辦公體系，使各部門以及員工間能夠通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)實現(xiàn)良好溝通協(xié)作。

（三）建立規(guī)范化系統(tǒng)化的相關(guān)政策及制度

針對我國缺乏針對“居家辦公”模式相關(guān)法律制度的現(xiàn)狀，企業(yè)應(yīng)充分發(fā)揮自主權(quán)制定適合本企業(yè)的規(guī)范系統(tǒng)化制度。而國家也應(yīng)加大對這種新型辦公模式的重視，出臺相關(guān)的政策加以規(guī)范。在實施“居家辦公”之前，企業(yè)應(yīng)結(jié)合員工與專家意見制定出相應(yīng)制度，明確企業(yè)與員工在“居家辦公”期間的權(quán)利與義務(wù)，并將制度內(nèi)容進行公示，在日后出現(xiàn)法律糾紛時做到有據(jù)可依。同時企業(yè)應(yīng)與員工簽訂相關(guān)協(xié)議，針對薪酬、安全等問題與員工進行協(xié)商與約定，避免勞資雙方日后出現(xiàn)勞動爭議。另外企業(yè)也應(yīng)進一步完善對員工的“居家辦公”監(jiān)管機制，明確員工在相對自由的“居家辦公”模式下的工作時間、考勤、績效等內(nèi)容的考核管理方式，實現(xiàn)對員工的監(jiān)督管控。

（四）完善企業(yè)信息安保系統(tǒng)

在“居家辦公”模式下，企業(yè)信息安全成為企業(yè)所面臨的最大風(fēng)險。目前互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中仍存在著許多潛在的黑客、病毒，稍有不慎則將會對企業(yè)造成巨大經(jīng)濟損失。因此企業(yè)應(yīng)加強對應(yīng)用程序及辦公系統(tǒng)的管理、防火墻的建設(shè)以及信息技術(shù)的升級，通過完善企業(yè)信息安保系統(tǒng)避免企業(yè)重要機密資料的泄露。另外，居家辦公期間可能遇到的信息技術(shù)問題除了安全風(fēng)險還有故障問題。由于“居家辦公”的特性，企業(yè)應(yīng)完善遠程技術(shù)支持系統(tǒng)。通過遠程操縱解決員工辦公中的技術(shù)問題，減少員工為解決技術(shù)問題所浪費的時間，提高員工辦公效率。同時企業(yè)在推行“居家辦公”模式前，應(yīng)對企業(yè)辦公系統(tǒng)及其他辦公所需網(wǎng)絡(luò)操作進行技術(shù)調(diào)試測評，并對于出現(xiàn)的問題及時進行調(diào)整修復(fù)，降低實際使用時出現(xiàn)技術(shù)問題的概率。

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作者簡介：劉雅琪（1997），湖南人，女，組織與人力資源管理碩士生。

基金項目：中南財經(jīng)政法大學(xué)中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費專項資金資助（202051270）