新時(shí)代高等職業(yè)院校檔案征集工作的實(shí)踐與探索

王熙婷　高力

【摘要】檔案征集，是檔案工作永恒的話題。檔案征集工作是檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作中的基礎(chǔ)，沒有檔案收集，檔案事業(yè)就成了無(wú)本之木、無(wú)源之水。高校檔案是高校在從事招生、教學(xué)科研、黨政管理以及對(duì)外交流與合作等各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

【關(guān)鍵詞】高等職業(yè)院校? 檔案征集? 實(shí)踐與探索

目前，學(xué)校綜合檔案館內(nèi)存放有文書檔案、教學(xué)檔案、人事檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、實(shí)物檔案和學(xué)籍檔案，綜合檔案館改建擴(kuò)建后，將增加基建檔案、科研檔案，全面綜合的管理學(xué)校在運(yùn)行過程中形成的各類檔案，為學(xué)校的內(nèi)涵建設(shè)的重要性發(fā)展提供檔案資料支持。

一、學(xué)校檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有重要的作用

1.真實(shí)反映學(xué)校發(fā)展情況。學(xué)校檔案室成立以來(lái)，綜合收集了學(xué)校的第一手原始資料，反應(yīng)了學(xué)校發(fā)展過程中的活動(dòng)的完整情況，包括學(xué)校內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)變沿革、人事變更、科研情況、制度改革和財(cái)務(wù)情況等，從檔案室的資料中可以完整、真實(shí)地看到學(xué)校發(fā)展的歷程，見證學(xué)校發(fā)展的歷程。檔案能發(fā)揮這樣的作用，只有在檔案形成初期——檔案收集階段，就將見證學(xué)校發(fā)展的資料歸入檔案工作，這樣才能為后期檔用奠定基礎(chǔ)。

2.為學(xué)校未來(lái)發(fā)展規(guī)劃提供依據(jù)。學(xué)校檔案室存放學(xué)校的原始資料，見證學(xué)校的發(fā)展歷史。檔案資料做為反應(yīng)單位歷史的重要依據(jù)，可以從在規(guī)劃單位發(fā)展中起到借鑒作用。檔案中有成功的經(jīng)驗(yàn)，也有失敗的案例，更是記錄學(xué)校當(dāng)前水平的一個(gè)重要參考標(biāo)準(zhǔn)，目前學(xué)校在進(jìn)行內(nèi)涵建設(shè)，在對(duì)單位現(xiàn)有實(shí)力進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上，結(jié)合單位歷史發(fā)展規(guī)律，才能更好地制定出未來(lái)發(fā)展規(guī)劃方案。

3.為地方醫(yī)療衛(wèi)生發(fā)展做好人才培養(yǎng)服務(wù)。我校是云南省唯一一所中醫(yī)藥特色鮮明、中西醫(yī)專業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展的公辦全日制普通高等?？茖W(xué)校，學(xué)校在多年辦學(xué)歷程中，形成了“注重實(shí)踐能力，貼近職業(yè)崗位，面向基層，輻射周邊，專業(yè)教育與中國(guó)傳統(tǒng)文化相融合”的辦學(xué)特色，建校以來(lái)，為我省培養(yǎng)了各類醫(yī)療衛(wèi)生技術(shù)人才3萬(wàn)余人，為邊疆少數(shù)民族地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革和全民健康做出了重要貢獻(xiàn)。學(xué)校的發(fā)展歷程，在學(xué)校檔案室的資料中，有完整而詳實(shí)的記錄，目前滇西地區(qū)的基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)中的骨干力量，絕大部分都是從本校畢業(yè)的學(xué)生，學(xué)校檔案室為這部分畢業(yè)生在工作晉升、執(zhí)業(yè)醫(yī)師資格證考試等方面持續(xù)發(fā)揮中亞作用，更為本地的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展做好基礎(chǔ)信息工作。

鑒于檔案在記錄學(xué)校發(fā)展、規(guī)劃未來(lái)方向和當(dāng)?shù)蒯t(yī)療衛(wèi)生事業(yè)服務(wù)等方面的重要作用，為了進(jìn)一步提升學(xué)校綜合檔案室服務(wù)學(xué)校、服務(wù)學(xué)生、服務(wù)當(dāng)?shù)蒯t(yī)療衛(wèi)生發(fā)展的能力，檔案征集就顯得更加重要。

二、學(xué)校檔案征集過程中存在以下不足

1.檔案人員檔案征集意識(shí)不強(qiáng)。學(xué)校檔案室目前只有一名兼職檔案工作人員，且為非檔案專業(yè)人員，檔案管理知識(shí)僅限于業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，對(duì)檔案工作缺乏系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)，更沒有相關(guān)的檔案實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，特別實(shí)在檔案收集階段，普遍存在檔案收集時(shí)沒有做到應(yīng)收盡收，這就容易導(dǎo)致后期檔案使用中檔案資料不全的局面。

2.教職員工歸檔意識(shí)薄弱。隨著學(xué)校規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)校教職員工數(shù)量增加，工作分工更加細(xì)化，大量工作開始出現(xiàn)“隔行如隔山”的局面。教職員工在工作中，歸檔意識(shí)薄弱，對(duì)本部門產(chǎn)生的材料無(wú)備份存檔意識(shí)，很這就給檔案收集帶來(lái)了極大的挑戰(zhàn)。

3.信息化背景下，數(shù)字檔案的收集面臨挑戰(zhàn)。目前，學(xué)校的檔案主要以紙質(zhì)檔案為主。隨著信息化、“互聯(lián)網(wǎng)+”的應(yīng)用，學(xué)校的辦公也緊跟時(shí)代潮流，進(jìn)行數(shù)字校園的建設(shè)。數(shù)字校園的建設(shè)，為自動(dòng)化辦公提供了極大的便利，大大的提高了辦公的效率，不過這同時(shí)也給檔案收集整理帶來(lái)了新問題：如何優(yōu)質(zhì)有效的將數(shù)字化的信息轉(zhuǎn)化為檔案進(jìn)行收集。

三、結(jié)合實(shí)際條件，對(duì)于有效做好檔案收集工作，采用以下方法

1.完善檔案收集工具。隨著學(xué)校智慧校園的推廣運(yùn)用，校內(nèi)工作基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化和無(wú)紙化，在辦公效率上大大提高，辦公成本也得到節(jié)省。為了適應(yīng)辦公自動(dòng)化，那么在檔案管理方面，就要與時(shí)俱進(jìn)，在智慧校園設(shè)計(jì)初期，就將檔案管理工作進(jìn)行綜合考慮，在公文流轉(zhuǎn)初期，結(jié)合檔案歸檔要求，為后期檔案收集、整理做好準(zhǔn)備工作，以提高檔案整理和利用效率，從檔案管理工具上做到檔案收集應(yīng)收盡收，為后期檔案管理做好準(zhǔn)備工作。

2.檔案人員素質(zhì)提升。檔案工作人員的素質(zhì)，直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量，因此，提升檔案人員的素質(zhì)對(duì)檔案收集具有決定性的作用。學(xué)校針對(duì)目前檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高的情況，積極開展對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育、年會(huì)交流以及邀請(qǐng)檔案主管部門到校開展工作指導(dǎo)等方式，提升檔案從業(yè)人員的素質(zhì)，為檔案管理工作的開展，特別是檔案收集工作提升奠定了人力方面的基礎(chǔ)。同時(shí)，對(duì)檔案從業(yè)人員的職稱評(píng)聘、福利待遇以及學(xué)習(xí)晉升方面，學(xué)校均有相關(guān)的考慮，能極大的激勵(lì)檔案從業(yè)人員的工作熱情和積極性。

3.創(chuàng)新檔案收集方式。針對(duì)目前檔案形式多樣化，檔案從業(yè)人員素質(zhì)提升以及檔案管理軟件信息化的局面，創(chuàng)新檔案收集工作方式，可以快速適應(yīng)信息化工作方式，比如照片檔案目前均為數(shù)碼照片，因此每次活動(dòng)選取2到3張有代表性的照片，采用excel表格對(duì)照片進(jìn)行編輯、說明，形成照片檔案，同時(shí)將其余照片刻錄光盤保存，這樣既保證了照片檔案的完整性，也充分利用了數(shù)碼照片的資源。再比如，在公文流轉(zhuǎn)中，將檔案管理系統(tǒng)和文件傳閱系統(tǒng)結(jié)合，在收集歸檔文件階段，檔案管理系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行歸檔，既提高了歸檔效果，也保證文件應(yīng)收盡收。這些都是在檔案管理過程中，對(duì)檔案收集階段工作進(jìn)行工作方法的創(chuàng)新。

檔案工作反應(yīng)著一個(gè)單位的發(fā)展歷程，見證著一個(gè)單位的努力和成長(zhǎng)，要在檔案收集階段，就保證檔案的真實(shí)、有效，才能從根本上實(shí)現(xiàn)檔案的有效，因此，檔案收集工作必須與時(shí)俱進(jìn)，從檔案管理工具上實(shí)時(shí)更新、從業(yè)人員上素質(zhì)提升，工作方式上創(chuàng)新改革，保證檔案收集工作順利有效開展。

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