基于現(xiàn)代信息技術(shù)的工程信函智能化管理

楊建榮

摘 要?田灣核電站采用機器學(xué)習(xí)、移動互聯(lián)網(wǎng)、人工智能等智能信息技術(shù)理念，對核電工程信函接收、分發(fā)、著錄、歸檔等工作進行創(chuàng)造性的重塑，開發(fā)與總承包方電子辦公系統(tǒng)連接的接口，實現(xiàn)了工程信函的自動傳遞，并通過元數(shù)據(jù)的自動抓取實現(xiàn)工程信函與文檔平臺的自動著錄對接，通過基于機器學(xué)習(xí)等技術(shù)的智能分發(fā)功能，依據(jù)預(yù)置的分發(fā)矩陣及時完成工程信函的自動批分，實現(xiàn)了電子文件的全過程自動歸檔，對工程函件實現(xiàn)了“零停留”“零干預(yù)”，完成了工程信函智能化管理的研究和應(yīng)用，全面提升了核電項目文檔管理整體水平。

關(guān)鍵詞?企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)（ECM） 信息化 工程信函 智能化

一、引言

核電項目建設(shè)周期長，涉及單位廣，接口復(fù)雜，信函作為項目參建各方的主要溝通載體，應(yīng)用于商務(wù)談判、日常溝通、技術(shù)交流、提資送審、設(shè)計信息交換、變更發(fā)布、文件傳遞等項目各項活動中。據(jù)統(tǒng)計，一個核電建設(shè)周期約產(chǎn)生20—30萬份信函，高峰期每月產(chǎn)生信函量近3000份。面對海量的文件，傳統(tǒng)信函處理流程為郵件接收、人工著錄標(biāo)引、人工分發(fā)至相關(guān)單位及內(nèi)部處室，上述一系列工作耗時、耗力，導(dǎo)致信函分發(fā)的時效性大幅下降，極易造成信息傳遞滯后。

如何減少信函管理的人工操作，最大化地實現(xiàn)智能化操作，提高工程信函的規(guī)范、高效管理，保證工程建設(shè)和項目管理信息傳遞的及時和高效，是項目文檔管理的重要任務(wù)之一。

本文以田灣核電站為例，提煉出工程信函智能化管理的主要模式，列舉一些具體工作方法和成果，希望能為其他項目提供參考。

二、工程信函智能化管理模式

1.建立組織和保障機構(gòu)，明確目標(biāo)思路。田灣核電站所有往來工程信函由信息文檔處歸口管理，負(fù)責(zé)信函模板的制定、信函的收發(fā)、通信渠道的維護、處理跟蹤統(tǒng)計、信息系統(tǒng)的開發(fā)運維等，并根據(jù)總經(jīng)理部授權(quán)開展接收工程信函的任務(wù)批分。各業(yè)務(wù)處室負(fù)責(zé)外發(fā)信函的編制和審核，并對職責(zé)范圍內(nèi)承包商及外單位提交的工程信函進行任務(wù)處理及跟蹤。

工程信函按照“全程控制、編碼科學(xué)、形成規(guī)范、系統(tǒng)管理”管理原則和目標(biāo)，建立文件管理機制，對文件的產(chǎn)生、收發(fā)、保管和利用進行有效控制，確保被管理文件的真實性、可靠性、完整性、可用性，以滿足公司生產(chǎn)運營和工程建設(shè)需要。

2.構(gòu)建制度保障體系，不斷完善工作機制。工程信函具有時效性、溝通性、任務(wù)性等特點，應(yīng)建立獨立的通訊規(guī)則，確保收到、發(fā)出信函無遺漏并及時被處理。為了保證工作人員能夠及時、準(zhǔn)確地得到最新、正確、適用的文件，應(yīng)建立信函收發(fā)制度，對其收發(fā)過程進行規(guī)范和控制。為了指導(dǎo)工程信函的規(guī)范管理，田灣核電站編制了《通信的一般規(guī)則》《信函收發(fā)及管理》《文檔信息著錄規(guī)則》《信函管理》等一系列管理程序制度，并制定了《接收信函崗位規(guī)范》《外發(fā)信函崗位規(guī)范》《信函查漏、通信渠道維護崗位規(guī)范》《工程信函檔案管理》等四份崗位規(guī)范。這些程序規(guī)范的制定及不斷完善，保證了工程信函管理的正常有序高效開展，為信函智能化管理提供了制度保障。

3.搭建文檔信息系統(tǒng)，提供技術(shù)平臺保障。田灣核電高度重視信息化建設(shè)，將文檔信息化建設(shè)作為提升公司管理水平的重要手段。公司早在2002年就開發(fā)了以工程信函處理為核心的文檔信息系統(tǒng)“工程文件管理系統(tǒng)”，將工程信函、會議紀(jì)要、技術(shù)文件等納入流程化、信息化規(guī)范管理，避免重復(fù)和無謂的人力工作。確保田灣核電站與其設(shè)計、施工、制造、調(diào)試、運行、維修等參建單位之間信息溝通的流暢、準(zhǔn)確、高效。

為進一步推動業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化、集成和數(shù)據(jù)共享，田灣核電站于2012年在原有信息系統(tǒng)基礎(chǔ)上升級改造，開發(fā)了“企業(yè)內(nèi)容管理系統(tǒng)”（以下簡稱ECM），進一步規(guī)范工程信函的審批、接收、分發(fā)、歸檔、利用等信息化管理工作，為信函智能化管理提供了技術(shù)和平臺保障。

三、智能化信息技術(shù)在工程信函管理的應(yīng)用

1.減少人工干預(yù)，實現(xiàn)外發(fā)信函版式化文件自動生成。田灣核電ECM系統(tǒng)外發(fā)信函在完成流程審批后，通過預(yù)先植入的編碼規(guī)則和發(fā)文單位地址簿，自動生成通信渠道號，并保證編碼的唯一性和連續(xù)性。通過系統(tǒng)設(shè)置的花簽圖片，自動調(diào)用電子簽名。通過自主設(shè)計與開發(fā)的版式文件轉(zhuǎn)換服務(wù)，自動生成格式規(guī)范的PDF版式文件，無需編輯處理。在人工檢查無誤后，點擊“登錄”完成外發(fā)信函的生成，全過程實現(xiàn)了一鍵式操作，無需人為操作處理，實現(xiàn)文件生成的全自動化。

2.利用SOA信息化手段，實現(xiàn)業(yè)主與總包方信函自動傳遞。為了提高工作效率，田灣核電站利用SOA的信息化手段，通過系統(tǒng)接口實現(xiàn)了接收信函的自動傳遞交換。通過開發(fā)ECM系統(tǒng)與CNPE施工管理系統(tǒng)3.0的接口，實現(xiàn)信函、會議紀(jì)要、變更澄清、圖紙等元數(shù)據(jù)、電子文件及關(guān)聯(lián)關(guān)系在系統(tǒng)平臺間的互相推送，完成業(yè)主ECM與總包方文件的自動接收傳遞。實現(xiàn)了信函傳遞過程的零停留，減輕了保存、下載、發(fā)送電子郵件等重復(fù)勞動，節(jié)省了人力。

3.借助系統(tǒng)平臺交換集成，實現(xiàn)接收信函的自動著錄。通過業(yè)主平臺與總承包方平臺自動交換傳遞的文件，在完成自動接收數(shù)據(jù)的同時，在人工檢查無誤后，能夠直接在ECM創(chuàng)建相應(yīng)的文件條目，完成自動著錄工作。目前田灣核電站與CNPE往來信函（約占總信函量的80%）已全部實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享、自動著錄，省去了文檔人員大量重復(fù)性著錄工作，大大提高了工作效率。

運用現(xiàn)代OCR識別技術(shù)，開發(fā)對現(xiàn)有不可復(fù)制的PDF等掃描文件的可識別化處理，通過元數(shù)據(jù)的自動抓取實現(xiàn)文件題名、責(zé)任者、文件日期等信息在ECM著錄頁面的自動填寫和著錄，功能實現(xiàn)后將進一步提高系統(tǒng)接口以外接收信函的登錄效率。

4.系統(tǒng)自動建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，實現(xiàn)文件內(nèi)容的互見。田灣ECM支持復(fù)合文件管理，文件一次錄入多處使用，多處建立關(guān)聯(lián)關(guān)系，直接調(diào)用同一份文件內(nèi)容。例如，信函可以與技術(shù)文件、會議紀(jì)要、不符合項報告等相關(guān)文件，技術(shù)文件與其變更、澄清、過時版本等相關(guān)文件，ECM支持輸入關(guān)聯(lián)文件編碼自動建立關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)文件內(nèi)容的互見。

如當(dāng)著錄接收信函或外發(fā)信函時，在“參考文號”處輸入關(guān)聯(lián)文件編碼后（若關(guān)聯(lián)文件為兩個或以上，在文件編碼之間加逗號），系統(tǒng)會自動建立該信函與關(guān)聯(lián)文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系，點擊形成的鏈接可直接查看關(guān)聯(lián)文件內(nèi)容。通過不斷建立文件之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，將文檔錯綜復(fù)雜的關(guān)系進行鏈接，便于對信息的跟蹤、追溯。

5.利用大數(shù)據(jù)和機器學(xué)習(xí)工具，實現(xiàn)工程信函智能批分。在傳統(tǒng)接收信函批分方式下，信函批分人員每天在40多個業(yè)務(wù)處室及公司領(lǐng)導(dǎo)中重復(fù)選擇主辦處室、協(xié)辦處室、閱知處室和領(lǐng)導(dǎo)，耗費大量時間和精力，若系統(tǒng)接口不正?；蛟L問量較大則耗時更多。此外，不同批分人對于主協(xié)辦處室、閱知處室和領(lǐng)導(dǎo)的選擇也帶有主觀判斷，隨意性較大，缺乏規(guī)范性、統(tǒng)一性。

為有效解決信函批分面臨的問題，田灣核電站采用大數(shù)據(jù)和機器學(xué)習(xí)工具，在十萬多條歷史分發(fā)記錄和固化的分發(fā)規(guī)則基礎(chǔ)上，梳理與總結(jié)了智能化矩陣表，將原來傳統(tǒng)的只是概括性的批分參考表，整理成系統(tǒng)可識別的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，引入機器學(xué)習(xí)，預(yù)測分發(fā)結(jié)果，輔以人工校驗，使信函批分智能化操作。將傳統(tǒng)的主辦部門、協(xié)辦部門、閱知領(lǐng)導(dǎo)的人工重復(fù)性選擇，轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)根據(jù)矩陣自動選擇;分發(fā)工作標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)避不同批分人對于閱知處室、閱知領(lǐng)導(dǎo)選擇的隨意性，統(tǒng)一、規(guī)范了批分信息。

信函智能批分上線后，能找到唯一匹配規(guī)則的信函可達50%，即可實現(xiàn)全自動批分。由系統(tǒng)給出的批分建議正確率可達到75%，信函批分效率提高，且準(zhǔn)確性、規(guī)范性大大提高。

6.利用QR編碼技術(shù)，自動生成文件二維碼。鑒于田灣核電站電子簽名適用范圍僅限于總經(jīng)理部領(lǐng)導(dǎo)、處室級負(fù)責(zé)人審批未使用電子簽名，部分通過ECM流程生效的文件，如由處室領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的外發(fā)信函，無任何簽名等有效性標(biāo)識。ECM利用QR二維碼生成技術(shù)，通過在文件封面上添加二維碼，來界定ECM輸出文件的有效性和唯一性。文件二維碼也可用于文件瀏覽、文件回收、有效版本確認(rèn)等工作場景，通過移動客戶端，進入“文件瀏覽”應(yīng)用，掃描文件封面的二維碼，即可瀏覽文件版本及生效信息、查看PDF電子文件等。該場景已廣泛應(yīng)用于田灣核電現(xiàn)場，協(xié)助現(xiàn)場技術(shù)人員及時準(zhǔn)確的判斷所使用文件是否為最新有效版本，防止失效文件的誤用，具有重要的現(xiàn)實意義。

7.設(shè)置案卷創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)電子文件自動歸檔。信息系統(tǒng)電子文件自動歸檔，一直是重要課題。經(jīng)過創(chuàng)新與實踐，田灣核電站已實現(xiàn)商務(wù)合同、財務(wù)會計電子文件的自動歸檔，改變了原有文件歸檔模式，將人工參與的環(huán)節(jié)完全置換為自動流程，具有很強的可操作性和指導(dǎo)性。

四、工作難點及思考

1.提高信函智能批分的準(zhǔn)確性。工程信函自動批分實施以來，效果顯著，批分時效性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性有明顯提高，節(jié)省了人力。但目前智能批分覆蓋率還有待提高，與預(yù)期的目標(biāo)還稍有差距。究其主要原因和后續(xù)改進建議有：首先，由于田灣核電5、6號機組采用的M310堆型與1—4號機組采用的VVER堆型，從合同分工、組織關(guān)系和管理模式上均有較大差異，其批分規(guī)則也不同，還需繼續(xù)收集擴充分發(fā)規(guī)則矩陣。其次，3、4號機組處于基建甩尾向生產(chǎn)交接的過渡期，關(guān)于工程尾項處理接口分工尤為復(fù)雜，增加了系統(tǒng)識別推薦的難度，還需強化人工校驗，對分發(fā)的準(zhǔn)確性進行把關(guān)，尾項關(guān)閉正式轉(zhuǎn)入生產(chǎn)運營后工作任務(wù)和職責(zé)相對固定規(guī)范，自動批分和系統(tǒng)推薦的準(zhǔn)確率將會大幅度提高。

2.推動工程信函分級管理。工程信函建議按其內(nèi)容的重要程度進行分級管理，建立重要信函清單，并定期維護。以便有針對性地對重要信函進行管理及跟蹤，更好地提供文檔知識服務(wù)。工程信函歸檔以電子歸檔為主。原則上工程建設(shè)、生產(chǎn)管理與核安全監(jiān)管單位往來所產(chǎn)生的信函等，應(yīng)進行紙質(zhì)歸檔。部分查考利用價值不大、臨時性的信函，列入不歸檔文件范圍。

3.加強文檔編研，深化信函利用服務(wù)。運用大數(shù)據(jù)的利用熱點分析，田灣核電借助集中日志監(jiān)控平臺，對用戶在ECM系統(tǒng)的文檔查詢、瀏覽、打印日志等行為進行分析，找出用戶使用率較高的信函，聯(lián)合業(yè)務(wù)部門開展有針對性的信函編研服務(wù)。例如，為做好3、4號機組安全質(zhì)量經(jīng)驗反饋，計劃聯(lián)合質(zhì)量管理部門編制《3、4號機組重大不符合項處理匯編》《3、4號機組事故處理匯編》等。檔案編研工作緊密結(jié)合公司主線任務(wù)，提高了文檔利用服務(wù)的水平，體現(xiàn)了文檔工作的價值。

隨著兩化深度融合于核電各專業(yè)領(lǐng)域工作，核電文檔信息化、智能化管理也迎來了以創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展的“新常態(tài)”。以工程信函智能化管理為契機，實現(xiàn)文檔管理的全方位、全業(yè)務(wù)的智能化管理，成為核電文檔信息化建設(shè)的目標(biāo)和發(fā)展方向。通過筆者在田灣擴建文檔管理中的探索與實踐，總結(jié)提煉出工程信函乃至所有工程文檔的智能化管理應(yīng)用思路和方法，希冀也能為其他項目文檔管理提供參考與借鑒。

參考文獻

[1] 陳超，查鳳華，楊強.基于大數(shù)據(jù)與機器學(xué)習(xí)的核電信函智能分發(fā)[C].2018年中國核工業(yè)檔案學(xué)會征文優(yōu)秀論文，2018.