關(guān)于地鐵企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的思考

郝敏

摘 要：近幾年，我國經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)與現(xiàn)代化信息技術(shù)都被應(yīng)用到了社會經(jīng)濟(jì)和生產(chǎn)工作中。尤其是在企業(yè)管理當(dāng)中，信息技術(shù)的應(yīng)用大大提高了企業(yè)的管理和工作效率，降低了員工工作強(qiáng)度。地鐵企業(yè)作為國有建設(shè)部門，更應(yīng)履行自身的責(zé)任，緊跟科學(xué)技術(shù)的發(fā)展步伐，加大對信息技術(shù)的開發(fā)力度。本文主要探討了推進(jìn)地鐵企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的思考，為人事管理帶來借鑒和思考。

關(guān)鍵詞：地鐵企業(yè) 人事檔案管理 數(shù)字化建設(shè) 管理思路

所謂數(shù)字化的人事檔案管理，就是一種建立在計(jì)算機(jī)技術(shù)和相關(guān)信息化設(shè)備技術(shù)上的人事檔案管理方式。數(shù)字化的人事檔案管理工作相對于傳統(tǒng)的人工管理而言，更加的簡單、便捷，且有利于資料的保存和保密。但目前，我國地鐵企業(yè)人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)還存在諸多的問題，如缺乏信息化人才、沒有統(tǒng)一的管理機(jī)制等等，則使得地鐵企業(yè)人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)一直處于緩慢，甚至停滯的狀態(tài)中，給地鐵企業(yè)工作的展開帶來了巨大的影響。因此，對于地鐵企業(yè)人事管理較為復(fù)雜的單位來說，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)具有重大現(xiàn)實(shí)意義。

一、地鐵企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）社會發(fā)展的必然需求

21世紀(jì)是信息化時(shí)代和大數(shù)據(jù)時(shí)代，社會中許多的企業(yè)也響應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向，加強(qiáng)了對信息技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)。我國事業(yè)單位、機(jī)關(guān)單位等相繼進(jìn)行了人事制度改革，地鐵企業(yè)工作人員的流動性增強(qiáng)，這增加了人事管理人員的工作強(qiáng)度和復(fù)雜程度，如果還依靠傳統(tǒng)的人工方式進(jìn)行檔案查找、內(nèi)容更新，將大大地降低工作效率，唯有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，才能有效提升人事管理效率。

（二）企業(yè)自身發(fā)展與管理的必然需求

第一，地鐵企業(yè)要滿足國家所提出的相關(guān)要求，就必須加快數(shù)字化建設(shè)。我國已經(jīng)提出了關(guān)于人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)在人事檔案材料形成的一個(gè)月之內(nèi)將其主動移交到檔案館歸檔的要求，如果還采用人工方式進(jìn)行，勢必會耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間，同時(shí)也會導(dǎo)致所采集的信息不全面、不完整。

第二，在人事檔案儲存和使用上，要求地鐵企業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。數(shù)字化建設(shè)則是要求在上述兩種辦公狀態(tài)下實(shí)現(xiàn)智能化，對信息進(jìn)行集約化的管理。傳統(tǒng)人事檔案工作中，使用紙質(zhì)檔案或是簡單的采用計(jì)算機(jī)登記，浪費(fèi)了大量資源，還可能出現(xiàn)被篡改甚至丟失的情況。而實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)，則是建立一個(gè)專供人事管理所用的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，人們可以將人事檔案快捷且相對安全的儲存在數(shù)據(jù)庫中，大大提高了檔案的儲存和使用效率。

第三，在人事檔案的安全管理上，要求實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。紙質(zhì)檔案的使用和保存存在一些安全隱患，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息的缺乏。人事檔案的數(shù)字化管理可以更好地保留原有的檔案，只有將備份文件外借到數(shù)據(jù)庫中，才能防止篡改檔案、數(shù)據(jù)丟失等情況，保證檔案的安全。

二、地鐵企業(yè)人事檔案數(shù)字化建設(shè)策略分析

（一）完善檔案數(shù)據(jù)庫

1.依據(jù)單位規(guī)模和人力資源特點(diǎn)制定適合的檔案系統(tǒng)，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的支持下，進(jìn)行信息的錄入，并設(shè)立多個(gè)模塊，例如儲存、導(dǎo)出、傳輸、分享、采錄、編碼、查找、備份等。

2.需要與紙質(zhì)檔案緊密結(jié)合，這里可以將紙質(zhì)檔案進(jìn)行照片化處理，并和對應(yīng)的電子檔案進(jìn)行同類編碼，以便識別和查找，人事部門還必須設(shè)立專門的崗位從事紙質(zhì)檔案審核工作，確保紙質(zhì)檔案所記錄的信息詳細(xì)準(zhǔn)確，減少電子檔案的出錯率。

3.將檔案數(shù)據(jù)庫分隔為兩個(gè)部分，一個(gè)是前臺操作系統(tǒng)，主要進(jìn)行檔案的信息采集、錄入、更新、上傳等，一個(gè)是后臺系統(tǒng)，主要用于監(jiān)督和確認(rèn)前臺操作，改善傳統(tǒng)由領(lǐng)導(dǎo)人員統(tǒng)一簽字確認(rèn)需要消耗的時(shí)間，確保了檔案的安全性。由于需要后臺系統(tǒng)進(jìn)行最終確認(rèn)，其他人員沒有權(quán)限進(jìn)行操作，一旦出現(xiàn)問題，能夠便于查找。

（二）提高數(shù)字化系統(tǒng)的安全性

地鐵企業(yè)采用人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行升級更新，避免病毒、木馬等威脅。所有的軟件和硬件設(shè)施都應(yīng)使用上安全手段，例如防火墻技術(shù)、病毒查殺軟件等。其次，需要對人員的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)提供統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，例如工作人員需要按時(shí)關(guān)閉電腦、取出并妥善保存外部儲存設(shè)備，不允許瀏覽外部網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)頁、點(diǎn)擊不明連接，不允許在不安全的環(huán)境下進(jìn)行工作以及定期清理電腦，進(jìn)行安全檢查等。在實(shí)現(xiàn)信息共享的過程中，也應(yīng)使用專門的通道進(jìn)行文件傳輸，并采用加密傳輸方式，避免信息傳輸?shù)倪^程中出現(xiàn)問題。

（三）全面提高從業(yè)人員的工作素養(yǎng)

1.定期展開專業(yè)培訓(xùn)。人事檔案管理人員，除有健全的管理技能外，還必須精通計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和軟件操作技能。單位應(yīng)定期開展人事檔案管理工作，一方面，是培訓(xùn)其管理能力;另一方面，訓(xùn)練其計(jì)算機(jī)操作能力，逐步提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

2.加大人才引進(jìn)力度。對于單位的新員工，尤其是符合當(dāng)前工作需要的尖端人才，應(yīng)該適當(dāng)提拔他們，制度范圍內(nèi)給予晉升機(jī)會。同時(shí)，還應(yīng)提高檔案管理人員入職門檻高，招聘一些綜合人才進(jìn)入人事檔案管理部門，從而從源頭上完善人事檔案的整體管理。

3.實(shí)現(xiàn)高效的高素質(zhì)人才輸送。高校是培養(yǎng)高素質(zhì)人才的搖籃，管理部門可以與高校展開合作，在為高校專業(yè)人員提供人員培訓(xùn)平臺的同時(shí)，完成人才引進(jìn)工作。

參考文獻(xiàn)

[1]丁振偉，劉偲偲.論數(shù)字化人事檔案安全防范策略[J].蘭臺世界，2017（24）：33—35.