醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題及對策探討

劉佳

摘要：醫(yī)院的內(nèi)部管理工作非常復(fù)雜，包含多個(gè)內(nèi)容，其中很重要的一點(diǎn)就是醫(yī)院人事檔案的管理，這是醫(yī)院自身人力資源管理的一個(gè)關(guān)鍵部分，對于醫(yī)院整體的人力應(yīng)用以及醫(yī)院內(nèi)部的工作效率和質(zhì)量都具有深遠(yuǎn)影響?？茖W(xué)有效的醫(yī)院人事檔案管理能夠幫助醫(yī)院合理安排人力資源，為醫(yī)院的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供強(qiáng)大的人力支持，可以推動醫(yī)院的有效發(fā)展，提高醫(yī)院整體診療服務(wù)水平，強(qiáng)化醫(yī)院的社會形象。本文就當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，并結(jié)合實(shí)際提出進(jìn)一步完善人事檔案管理的對策和措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案;檔案管理;問題及對策

醫(yī)院在社會生活中占據(jù)非常重要的地位。醫(yī)院內(nèi)部擁有大量專業(yè)人才，這些人才負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)診療、檢查、護(hù)理、給藥、管理等職責(zé)，是確保醫(yī)院正常發(fā)揮其職能的關(guān)鍵。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院自身的工作效率與質(zhì)量，提高人民群眾的滿意度，有必要做好醫(yī)院內(nèi)部自身的人力資源管理。這是科學(xué)合理安排人力資源、確保醫(yī)院有效發(fā)揮其正常職能的關(guān)鍵，同時(shí)合理的人力資源管理也可以激發(fā)工作人員的工作積極性和主動性，激發(fā)醫(yī)院內(nèi)部工作人員的服務(wù)意識，為人民群眾帶來更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

在醫(yī)院內(nèi)部人力資源管理過程中，很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是醫(yī)院的人事檔案管理，這些人事檔案是每個(gè)工作人員自身履歷、資料的載體，是醫(yī)院設(shè)計(jì)落實(shí)人事安排、合理分配人力資源、維護(hù)醫(yī)院正常秩序的前提和基礎(chǔ)，在醫(yī)院人力資源管理過程中具有基礎(chǔ)性作用和價(jià)值。

基于此，必須始終高度重視醫(yī)院的人事檔案管理，將其作為醫(yī)院內(nèi)部人力資源管理的重點(diǎn)開展工作。要深刻認(rèn)識到，醫(yī)院自身人事檔案管理對于提高醫(yī)院整體運(yùn)行效率、強(qiáng)化醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量、提高診療水平、提高患者滿意度的重要性，結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際合理開展人事檔案管理工作。本文分析了當(dāng)前醫(yī)院在人事檔案管理方面的問題與不足，并結(jié)合實(shí)際提出針對性的改進(jìn)措施和方法。

1.醫(yī)院人事檔案管理工作中存在的主要不足與問題剖析

1.1 醫(yī)院人事檔案管理基礎(chǔ)條件不足

醫(yī)院的人事檔案管理與其他單位的人事檔案管理工作存在一定差異，這是由醫(yī)院自身特殊的性質(zhì)決定的。醫(yī)院作為為人民群眾提供專業(yè)化高質(zhì)量醫(yī)療服務(wù)的機(jī)構(gòu)，要求相應(yīng)的工作人員必須是專業(yè)性職業(yè)性人才。不僅如此，醫(yī)院的診療服務(wù)工作關(guān)系到人民群眾的生命安全，具有一定的敏感性和隱私性?；诖耍槍︶t(yī)院人事檔案的管理，必須按照相應(yīng)的原則和要求進(jìn)行，也就是說，要確保人事檔案管理的整體性科學(xué)性和隱私性，為醫(yī)院合理分配人力資源確保醫(yī)院正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供支撐。

當(dāng)前，很多醫(yī)院沒有深刻認(rèn)識到其重要性，沒有結(jié)合實(shí)際投入相應(yīng)的資金設(shè)備和人力，而是將其與人力資源管理工作混為一談。這種情況下，往往沒有相應(yīng)的基礎(chǔ)條件，比如資金匱乏、場地不足、人才缺乏等，這些因素導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理難以達(dá)到預(yù)期的專業(yè)性科學(xué)性和有效性，對醫(yī)院的整體診療服務(wù)水平產(chǎn)生了負(fù)面影響，不利于醫(yī)院自身的健康發(fā)展。由于管理不規(guī)范設(shè)備不到位，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案存在被竊取、丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)，不利于維護(hù)人事檔案的完整性私密性和有效性。

1.2 管理人員專業(yè)性較低

醫(yī)院內(nèi)部的人事檔案管理，尤其是大型醫(yī)院的人事檔案管理，涉及到的資料非常多，管理具有很強(qiáng)的復(fù)雜性系統(tǒng)性特征。不僅如此，近年來，信息化技術(shù)在醫(yī)院人事檔案管理工作中得到有效應(yīng)用，這對于提高管理效率、完善管理效果、推動人事檔案管理工作的整體發(fā)展具有重要價(jià)值和意義。在這種環(huán)境下，工作人員還要具有相應(yīng)的信息技術(shù)知識和應(yīng)用能力，這對管理人員的專業(yè)書素養(yǎng)提出了更高要求。

當(dāng)前，很多醫(yī)院的人事檔案管理工作依然由人力資源管理部門兼職負(fù)責(zé)，沒有安排相應(yīng)的專業(yè)性人才專門負(fù)責(zé)。這種情況下，由于管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)的低下、專業(yè)知識的不足以及管理經(jīng)驗(yàn)的欠缺，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案的管理工作難以達(dá)到預(yù)期的科學(xué)性有效性整體性效果，影響到人事檔案管理的良性發(fā)展。很多醫(yī)院沒有深刻認(rèn)識到人事檔案的專業(yè)性特征，因此沒有選用相應(yīng)的專業(yè)人才負(fù)責(zé)落實(shí)管理工作，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理缺乏必要的專業(yè)知識支持，影響到其專業(yè)性和有效性。在實(shí)踐過程中，存在這種情況，部分醫(yī)護(hù)人員因?yàn)槟挲g原因不適合繼續(xù)擔(dān)任本職工作，醫(yī)院管理層將其安排到人事檔案管理部門，由其負(fù)責(zé)落實(shí)具體人事檔案的管理，這種情況下，很難確保醫(yī)院人事檔案管理的整體效果，影響到人事檔案的質(zhì)量。

1.3 醫(yī)院人事檔案管理信息化水平不高

近年來，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化工作手段在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用。在醫(yī)院人事檔案管理過程中，很多醫(yī)院主動引入信息化管理手段，將人事檔案進(jìn)行電子化數(shù)字化，在此基礎(chǔ)上借助信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化管理，極大地提高了工作效率，有效節(jié)約了成本，為醫(yī)院合理分配人力資源推動醫(yī)院的健康發(fā)展提供了有力支撐。分析可知，通過信息化技術(shù)，可以將人事檔案納入相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)人事檔案的存儲。不僅如此，還可以根據(jù)需要進(jìn)行查詢、調(diào)閱、使用和維護(hù)，從而大幅提高了人事檔案管理的系統(tǒng)性規(guī)范性和便捷性。

雖然不少醫(yī)院已經(jīng)注重將信息化手段應(yīng)用到人事檔案管理過程中來，但是由于資金設(shè)備人力投入不足等原因，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理的信息化水平還沒有達(dá)到預(yù)期。分析發(fā)現(xiàn)，還有部分醫(yī)院依然采用傳統(tǒng)的人工工作方法，也就是說，由工作人員負(fù)責(zé)落實(shí)人事檔案的管理維護(hù)查詢調(diào)閱等工作，其工作模式落后，工作效率低下，而且工作成本較高，影響到醫(yī)院整體經(jīng)營效益。這種現(xiàn)象說明當(dāng)前很多醫(yī)院還沒有做好人事檔案管理的信息化，不利于醫(yī)院的整體發(fā)展。

2.提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量與效能的策略探討

2.1 提高思想認(rèn)識

考慮到當(dāng)前很多醫(yī)院沒有深刻認(rèn)識到醫(yī)院人事檔案管理對于人力資源管理工作的重要性，對于優(yōu)化配置醫(yī)院內(nèi)部人力資源、強(qiáng)化醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量、推動醫(yī)院全面發(fā)展的重要性，有必要強(qiáng)化醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層對人事檔案的認(rèn)識，提高相關(guān)人員的思想認(rèn)識，為順利開展科學(xué)化專業(yè)化的人事檔案管理工作打下基礎(chǔ)。各大醫(yī)院的管理人員要切實(shí)轉(zhuǎn)變工作思想，將人事檔案管理提高到戰(zhàn)略管理高度，結(jié)合本院實(shí)際做好資金投入、設(shè)備投入和人力投入，為科學(xué)有效開展人口資源管理打下基礎(chǔ)，為提高醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理的整體效率與質(zhì)量提供支撐。

在管理過程中，尤其是需要注重結(jié)合管理實(shí)際做好資金人力投入，為人事檔案管理工作的順利開展提供支撐。不僅如此，還要根據(jù)需要為人事檔案管理工作分派相應(yīng)的專業(yè)工作人員，要確保工作人員自身的專業(yè)素養(yǎng)和工作經(jīng)驗(yàn)，確保管理工作達(dá)到良好的專業(yè)性和科學(xué)性，推動醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作的整體發(fā)展和進(jìn)步。

2.2 強(qiáng)化制度建設(shè)

為了有效提高醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理的科學(xué)性有效性整體性，就需要結(jié)合醫(yī)院自身工作實(shí)際和檔案管理工作需要，進(jìn)一步完善相應(yīng)的人事檔案管理制度，并確保工作人員將其貫徹落實(shí)，從而達(dá)到良好的管理效果，推動醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理工作的進(jìn)步，推動醫(yī)院自身的全面發(fā)展。當(dāng)前，醫(yī)院在完善人事檔案管理制度的過程中，要從人力資源管理的全局出發(fā)，結(jié)合醫(yī)院自身的管理要求，建立符合醫(yī)院管理實(shí)際的人事檔案管理制度，要注重借鑒參考其他醫(yī)院和國外醫(yī)院的先進(jìn)做法和經(jīng)驗(yàn)，有效提高管理制度的科學(xué)性針對性實(shí)用性和規(guī)范性，同時(shí)還要注重強(qiáng)化各項(xiàng)規(guī)章制度的可操作性，確保相應(yīng)的管理措施得到有效落實(shí)。

在實(shí)踐過程中，要根據(jù)人事檔案管理內(nèi)容和具體要求設(shè)計(jì)對應(yīng)的管理制度，比如針對人事檔案的收集整理建立相應(yīng)的人事檔案材料收集管理制度，確保資料收集的整體性有效性;針對人事檔案遺失以后的補(bǔ)充等工作，建設(shè)對應(yīng)的補(bǔ)充更新制度，確保人事檔案的完整性有效性，為后續(xù)各項(xiàng)工作的順利開展打下基礎(chǔ);針對人事檔案的查詢和調(diào)閱建立對應(yīng)的人事檔案查詢使用制度，確保人事檔案滿足相應(yīng)的使用需要，同時(shí)做好人事檔案的保護(hù)工作，確保其完整性和有效性;針對人事檔案的轉(zhuǎn)移和移交工作，建立對應(yīng)的人事檔案移交制度，確保人事檔案充分發(fā)揮其積極作用，推動醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)事業(yè)的健康發(fā)展。

2.3 促進(jìn)信息化建設(shè)

近年來，信息技術(shù)在很多行業(yè)得到有效應(yīng)用，并深刻改變了行業(yè)發(fā)展趨勢和方向。在醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理過程中，很多醫(yī)院也積極引入信息化工作方法和手段，有效提高了醫(yī)院人事檔案管理工作的效率與質(zhì)量。通過數(shù)字化電子化工作模式，可以將人事檔案轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，這些檔案存儲在相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫中，可以根據(jù)需要進(jìn)行查詢調(diào)閱和維護(hù)，能夠提高工作效率，同時(shí)降低維護(hù)存儲成本，還可以提高檔案管理的安全性，不必?fù)?dān)心人事檔案的損壞或者丟失。必須高度重視檔案的信息化工作。

醫(yī)院在應(yīng)用信息技術(shù)落實(shí)人事檔案管理工作的過程中，要注重結(jié)合醫(yī)院自身的特點(diǎn)和人事檔案的管理要求，注重做好檔案的數(shù)字化的電子化工作，還要建設(shè)相應(yīng)的醫(yī)院人事檔案數(shù)據(jù)庫，做好資源的存儲和維護(hù)。不僅如此，還要根據(jù)需要建立對應(yīng)的查詢平臺，根據(jù)相應(yīng)的關(guān)鍵詞查詢具體的檔案，提高檔案使用的效率與質(zhì)量，強(qiáng)化檔案使用的針對性和實(shí)效性，進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的實(shí)踐效率。此外，還要注重做好數(shù)字化檔案的維護(hù)和管理工作，設(shè)計(jì)相應(yīng)的安全保護(hù)程序，確保醫(yī)院內(nèi)部人事檔案的整體安全性和完整性，達(dá)到良好的人事檔案管理效果。

2.4 切實(shí)不斷提升人事檔案管理人員綜合能力素質(zhì)

醫(yī)院人事檔案管理工作需要由專業(yè)人員落實(shí)，為了進(jìn)一步提高人事檔案管理效率與質(zhì)量，就需要注重強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理人才建設(shè)。具體來講，要注重強(qiáng)化管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)，注重在實(shí)踐過程中訓(xùn)練提高管理人員的工作能力;不僅如此，還要注重引導(dǎo)管理人員積極學(xué)習(xí)最先進(jìn)的管理方式和內(nèi)容，尤其是要積極學(xué)習(xí)掌握信息化的管理模式和內(nèi)容，為進(jìn)一步推動醫(yī)院內(nèi)部人事檔案管理的發(fā)展提供支撐，促進(jìn)醫(yī)院自身的全面發(fā)展。

醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量的決定因素之一就是管理人員，只有不斷提升人事檔案管理人員管理技能，才能促使檔案管理的水平得以不斷提升。首先，必須高度重視醫(yī)院人事檔案管理人員的遴選，將那些擁有較厚資料檔案管理理論功底、具有非常強(qiáng)的責(zé)任心與事業(yè)心、具有良好的信息化素養(yǎng)與政治素質(zhì)過硬的人員配置到醫(yī)院檔案管理工作崗位。其次，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理業(yè)務(wù)技能升級，通過鼓勵(lì)自學(xué)等方式促使人事檔案管理人自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能提升。再次通過引入考核競爭機(jī)制。

3.結(jié)語

醫(yī)院內(nèi)部擁有大量專業(yè)人才，這些人才負(fù)責(zé)落實(shí)各項(xiàng)診療、檢查、護(hù)理、給藥、管理等職責(zé)，是確保醫(yī)院正常發(fā)揮其職能的關(guān)鍵。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院自身的工作效率與質(zhì)量，提高人民群眾的滿意度，有必要做好醫(yī)院內(nèi)部自身的人力資源管理。這是科學(xué)合理安排人力資源、確保醫(yī)院有效發(fā)揮其正常職能的關(guān)鍵，同時(shí)合理的人力資源管理也可以激發(fā)工作人員的工作積極性和主動性，激發(fā)醫(yī)院內(nèi)部工作人員的服務(wù)意識，為人民群眾帶來更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

在醫(yī)院內(nèi)部人力資源管理過程中，很重要的一個(gè)環(huán)節(jié)就是醫(yī)院的人事檔案管理，這些人事檔案是每個(gè)工作人員自身履歷、資料的載體，是醫(yī)院設(shè)計(jì)落實(shí)人事安排、合理分配人力資源、維護(hù)醫(yī)院正常秩序的前提和基礎(chǔ)，在醫(yī)院人力資源管理過程中具有基礎(chǔ)性作用和價(jià)值。醫(yī)院人事檔案管理工作影響和制約著醫(yī)院的綜合實(shí)力與核心競爭力。必須切實(shí)高度重視人事檔案管理工作的重要價(jià)值與意義，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，做好醫(yī)院人事檔案管理。

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