新形勢下醫(yī)院檔案的分類和管理分析

張波

摘要：醫(yī)院的檔案管理是內(nèi)部管理工作的重要組成部分，對于醫(yī)院自身的整體發(fā)展質(zhì)量具有深遠(yuǎn)影響。醫(yī)院的檔案具有其特殊性，具體來講，醫(yī)院檔案數(shù)量巨大、種類繁多，因此其管理難度也比其他單位的檔案更難。在新形勢下，要想做好醫(yī)院檔案管理工作，有必要結(jié)合醫(yī)院實際開展檔案的分類和管理，通過科學(xué)分類，可以提高檔案管理的科學(xué)性有效性針對性，進(jìn)而從整體上提高醫(yī)院檔案管理的實踐效率與質(zhì)量，為促進(jìn)醫(yī)院自身的健康發(fā)展提供支撐和動力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理意義;分類管理

醫(yī)院是為人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的公共事業(yè)單位，是維護人民群眾生命健康的主要機構(gòu)，在社會生活中占據(jù)非常重要的地位。醫(yī)院內(nèi)部擁有大量專業(yè)人才，這些人才負(fù)責(zé)落實各項診療、檢查、護理、給藥、管理等職責(zé)，是確保醫(yī)院正常發(fā)揮其職能的關(guān)鍵。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院自身的工作效率與質(zhì)量，提高人民群眾的滿意度，有必要做好醫(yī)院內(nèi)部檔案管理。這是科學(xué)合理安排人力資源、確保醫(yī)院有效發(fā)揮其正常職能的關(guān)鍵，同時合理的人力資源管理也可以激發(fā)工作人員的工作積極性和主動性，激發(fā)醫(yī)院內(nèi)部工作人員的服務(wù)意識，為人民群眾帶來更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

在醫(yī)院內(nèi)部人力資源管理過程中，很重要的一個環(huán)節(jié)就是醫(yī)院的檔案管理，這些檔案是每個工作人員自身履歷、資料的載體，是醫(yī)院設(shè)計落實人事安排、合理分配人力資源、維護醫(yī)院正常秩序的前提和基礎(chǔ)，在醫(yī)院人力資源管理過程中具有基礎(chǔ)性作用和價值。

基于此，必須始終高度重視醫(yī)院的檔案管理，將其作為醫(yī)院內(nèi)部人力資源管理的重點開展工作。要深刻認(rèn)識到，醫(yī)院自身檔案管理對于提高醫(yī)院整體運行效率、強化醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量、提高診療水平、提高患者滿意度的重要性，結(jié)合醫(yī)院自身實際合理開展檔案管理工作。本文分析了當(dāng)前醫(yī)院在檔案管理方面的問題與不足，并結(jié)合實際提出針對性的改進(jìn)措施和方法。

一、醫(yī)院檔案管理的意義

醫(yī)院作為一個非常重要的公共服務(wù)機構(gòu)，其自身的運行狀態(tài)和管理效果會直接影響到醫(yī)院內(nèi)部診療服務(wù)效果，進(jìn)而對患者就診效果和滿意度產(chǎn)生影響。為了有效履行醫(yī)院職責(zé)，為人民群眾提供科學(xué)專業(yè)優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)，一方面滿足人民群眾對醫(yī)療工作的要求，另一方面促進(jìn)醫(yī)院自身的健康發(fā)展，醫(yī)院需要做好各方面的管理工作。醫(yī)院內(nèi)部的管理工作涉及到方方面面，具體包括診療服務(wù)、醫(yī)藥服務(wù)、住院服務(wù)、檔案管理等。在這個過程中，檔案管理工作雖然受到的關(guān)注較少，但是其重要性并不低于其他管理內(nèi)容。

醫(yī)院作為一個為人民群眾提供醫(yī)療服務(wù)的公益性機構(gòu)，其內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)繁多、人員繁雜，這就產(chǎn)生了大量復(fù)雜的檔案資料，具體包括醫(yī)院內(nèi)部員工人事檔案、醫(yī)院建設(shè)管理檔案、患者就診檔案、醫(yī)院文書檔案、醫(yī)院基建檔案、醫(yī)院財務(wù)檔案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院設(shè)備檔案等。這些檔案是推動各項工作順利開展的重要基礎(chǔ)，比如患者個人的病歷檔案，是醫(yī)生診斷其病情制定治療方案開具相關(guān)處方的重要依據(jù)，是確保醫(yī)院診療水平和效果的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，是保證患者得到科學(xué)有效救治的基礎(chǔ)，因此其重要性不言而喻。

做好醫(yī)院內(nèi)部各項檔案的管理，可以有效推動醫(yī)院內(nèi)部相關(guān)工作的順利開展。不僅如此，醫(yī)院自身的檔案管理工作涉及到方方面面，包括醫(yī)院自身的財務(wù)、人事、基建、診療業(yè)務(wù)、文書、設(shè)備等，因此可以說，做好醫(yī)院各方面的檔案管理工作，是確保醫(yī)院正常運行的關(guān)鍵，是保證醫(yī)院為患者提供優(yōu)質(zhì)高效診療服務(wù)的關(guān)鍵，是確保醫(yī)院自身健康發(fā)展的關(guān)鍵?；诖耍仨毷冀K高度重視醫(yī)院的檔案管理。

二、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

近年來，我國醫(yī)院的改革得到深入推進(jìn)，醫(yī)院的檔案管理得到有效改進(jìn)和完善。需要注意的是，很長一個時期以來，我國醫(yī)院將管理重心放在診療服務(wù)、財務(wù)管理、設(shè)備管理、人事管理等方面，對醫(yī)院自身的檔案管理重視不足，相關(guān)的制度人才建設(shè)不到位，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理存在諸多問題。

（一）檔案管理人才匱乏

我國醫(yī)院負(fù)責(zé)內(nèi)部檔案管理工作的人才往往比較匱乏，尤其是專業(yè)性人才嚴(yán)重匱乏。根據(jù)調(diào)查可知，目前很多醫(yī)院的檔案管理往往由負(fù)責(zé)財務(wù)管理或者設(shè)備管理的相關(guān)人員兼職，這種情況下，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性專業(yè)性有效性大幅下降，影響到檔案管理的質(zhì)量與效率，影響到醫(yī)院檔案管理的持續(xù)性發(fā)展效果。此外，醫(yī)院沒有注重培養(yǎng)和引入具有專業(yè)知識的檔案管理人才，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理難以得到順利開展，無法達(dá)到良好管理效果，不利于醫(yī)院自身的健康發(fā)展。

（二）檔案管理缺乏有效管理

我國醫(yī)院的檔案管理體系沒有有效建立起來，導(dǎo)致針對檔案管理的落實未能到位，很多工作流于表面或者未能得到落實。分析發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的檔案管理工作比較簡單和模式化，就是將各種檔案資料集中起來放置到對應(yīng)的存儲房，沒有對其進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)致完善的管理。這種管理不僅無法為后續(xù)工作的開展提供支撐，也很容易影響到檔案自身的完整性和有效性。

（三）醫(yī)院檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

很長一段時間以來，我國針對醫(yī)院檔案管理沒有制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，這種情況下，各個醫(yī)院在實施檔案管理的過程中，往往缺乏可以依循的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，導(dǎo)致醫(yī)院的檔案管理沒有達(dá)到良好的標(biāo)準(zhǔn)性效果，影響到檔案管理的整體效果。醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度較低，主要體現(xiàn)在電子化數(shù)字化信息化建設(shè)方面，很多醫(yī)院都是根據(jù)自身需要選購相關(guān)的電腦設(shè)備，沒有形成規(guī)范的檔案建設(shè)電子化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)，不利于后續(xù)醫(yī)院檔案的聯(lián)網(wǎng)和統(tǒng)一管理。

（四）經(jīng)費投入不足

一般來講，醫(yī)院的檔案管理所需經(jīng)費由醫(yī)院自己承擔(dān)，并沒有其他的專門的財政支持或者資金來源，這種情況下，醫(yī)院自身的財政支出成為檔案管理唯一的經(jīng)費來源。由于醫(yī)院對檔案管理的重視程度不足，加上醫(yī)院自身經(jīng)費緊張，導(dǎo)致檔案管理的經(jīng)費始終非常緊張，進(jìn)而影響到各種工作的順利開展。

三、醫(yī)院實施檔案分類管理的主要類別及其措施

為了在新形勢下有效提高醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性有效性和針對性，就必須深刻認(rèn)識到醫(yī)院檔案管理的特殊性及其自身特點。具體來講，醫(yī)院檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)繁多、人員繁雜，產(chǎn)生了大量復(fù)雜的檔案資料，具體包括醫(yī)院內(nèi)部員工人事檔案、醫(yī)院建設(shè)管理檔案、患者就診檔案、醫(yī)院文書檔案、醫(yī)院基建檔案、醫(yī)院財務(wù)檔案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院設(shè)備檔案等。這些檔案是推動各項工作順利開展的重要基礎(chǔ)，比如患者個人的病歷檔案，是醫(yī)生診斷其病情制定治療方案開具相關(guān)處方的重要依據(jù)，是確保醫(yī)院診療水平和效果的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，是保證患者得到科學(xué)有效救治的基礎(chǔ)，因此其重要性不言而喻。

針對醫(yī)院檔案種類多數(shù)量大的特點，為了提高檔案管理實踐效果與質(zhì)量，可以針對檔案進(jìn)行分類管理，取得最佳的管理效果。通過分類，可以結(jié)合具體檔案的自身特點開展相應(yīng)管理，有助于提高檔案管理的科學(xué)性針對性和有效性，優(yōu)化檔案的后續(xù)使用和管理。比如針對患者檔案的管理，將其與其他檔案分別開來進(jìn)行針對性管理，為醫(yī)生及時有效使用具體的患者檔案提供便利，為醫(yī)生制定相應(yīng)的治療方案提供支撐，有助于提高臨床診療的科學(xué)性有效性，有效治療患者，提高患者滿意度，促進(jìn)護患和諧，同時有效推動醫(yī)院自身的健康發(fā)展。

（一）文書檔案

文書檔案主要是記載醫(yī)院日常行政管理的具體內(nèi)容以及相應(yīng)的政策。醫(yī)院的文書檔案種類較多，涉及到各個科室以及醫(yī)院的各個方面，主要來自相關(guān)部門以及上級醫(yī)院的指示文件，這是醫(yī)院科學(xué)合理開展各項工作的重要指導(dǎo)和遵循，必須做好檔案保護工作，方便及時查閱。將文書檔案分類以后，要按照其性質(zhì)進(jìn)行進(jìn)一步細(xì)化，為及時查閱打下基礎(chǔ)。

（二）基建檔案

基建檔案是記錄醫(yī)院自身擴建或者其他建設(shè)內(nèi)容的檔案，基建檔案的管理直接關(guān)系到醫(yī)院自身基建的順利開展，關(guān)系到醫(yī)院各項基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)和使用效果，關(guān)系到后續(xù)診療體系的順利運行?；诖耍仨氉龊冕t(yī)院基建檔案管理。將基建檔案分離出來以后，要對其進(jìn)行針對性管理。要建立相應(yīng)的基建檔案管理辦公室和存儲系統(tǒng)，為確?；n案的整體性有效性打下基礎(chǔ)。

（三）影像、音像及照片檔案

影像音像以及照片檔案主要是記錄醫(yī)院相關(guān)活動的主要資料，要確保其真實性完整性，基于此，針對分類得到的影像照片資料，有必要對其進(jìn)行備份管理，還要注重做好這些資料的存儲工作。要注意為這些檔提供一個良好的環(huán)境，避免檔案資料受到損壞，尤其是要做好相關(guān)照片資料的保護工作。

（四）人事檔案

人事檔案是每個工作人員自身履歷、資料的載體，是醫(yī)院設(shè)計落實人事安排、合理分配人力資源、維護醫(yī)院正常秩序的前提和基礎(chǔ)，在醫(yī)院人力資源管理過程中具有基礎(chǔ)性作用和價值。基于此，必須始終高度重視醫(yī)院的人事檔案管理，將其作為醫(yī)院內(nèi)部人力資源管理的重點開展工作。要深刻認(rèn)識到，醫(yī)院自身人事檔案管理對于提高醫(yī)院整體運行效率、強化醫(yī)院服務(wù)質(zhì)量、提高診療水平、提高患者滿意度的重要性，結(jié)合醫(yī)院自身實際合理開展人事檔案管理工作。

（五）財務(wù)檔案

醫(yī)院在診療等各個環(huán)節(jié)會涉及到大量財務(wù)工作內(nèi)容，因此會產(chǎn)生大量財務(wù)檔案。近年來，隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，患者數(shù)量也在不斷增加，加上醫(yī)院自身各種設(shè)備和設(shè)施的采購以及醫(yī)院員工的工資發(fā)放等，這些工作產(chǎn)生了大量財務(wù)檔案。針對財務(wù)檔案的管理，要將其分類，做好各種財務(wù)票據(jù)的管理，為后面進(jìn)行財務(wù)查詢工作打下基礎(chǔ)。財務(wù)檔案工作要為準(zhǔn)確查詢醫(yī)院內(nèi)部資金流流向提供支撐，規(guī)避濫用資金的行為。

（六）設(shè)備檔案

醫(yī)院需要使用大量設(shè)備，主要是各種檢查治療設(shè)備如核磁共振等，這些設(shè)備是順利開展各種診斷治療工作的前提和基礎(chǔ)，對于醫(yī)院整體診療效果具有決定性影響。為了做好設(shè)備檔案的管理工作，要注重根據(jù)設(shè)備具體情況做好檔案記錄和整理，為后續(xù)查閱檔案打下基礎(chǔ)，提高設(shè)備的使用效果。

（七）病歷檔案

醫(yī)院最大的作用就是為患者提供各種診斷治療服務(wù)，這也是醫(yī)院自身公共性服務(wù)的最大內(nèi)容。在患者診斷治療的過程中會產(chǎn)生大量病歷檔案，這些檔案記錄了患者個人信息以及疾病診斷治療信息，是醫(yī)生制定治療方案的關(guān)鍵信息。在管理過程中，要做好病歷檔案的針對性管理，避免檔案的流失或者損壞，避免患者個人信息泄露，還要為醫(yī)生做好診斷治療提供支持，充分發(fā)揮病歷檔案的積極作用。

四、醫(yī)院檔案分類管理的重要性

醫(yī)院檔案管理的弊端上文已經(jīng)贅述，這更加突顯出醫(yī)院檔案分類管理的重要性，因為其分類管理是細(xì)化和完善整個醫(yī)院檔案管理工作的重點工作之一，具體到其細(xì)分類別的重要性主要有：

第一，醫(yī)院檔案分類管理能夠通過不同類的信息進(jìn)行精準(zhǔn)篩選，確保所有信息都得到有效且充分地利用。第二，社會的高速進(jìn)步和時代的快速變化，導(dǎo)致社會公眾對檔案管理的意識越發(fā)深化，從一個過去對檔案完全不重視變革到越來越意識到檔案的重要性，而且會竭盡全力來利用檔案達(dá)成自己的需求，而檔案分類正是幫助領(lǐng)導(dǎo)層、在職員工以及外界醫(yī)療專家更高效快速地尋找出自己需求的信息資源。第三，醫(yī)院檔案分類管理其實也是在檔案管理或者醫(yī)院檔案管理專業(yè)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步所細(xì)化的分支領(lǐng)域，那么這就對學(xué)科建設(shè)和學(xué)院選擇又有了更好地指向性，有利于培養(yǎng)適合現(xiàn)當(dāng)下形勢的專業(yè)性人才，尤其是更適合現(xiàn)當(dāng)下醫(yī)療背景中，不同檔案管理部門所希求的不同人才。

五、總結(jié)

醫(yī)院檔案的管理工作比較復(fù)雜，這是因為醫(yī)院內(nèi)部的檔案種類較多，具體包括醫(yī)院內(nèi)部員工人事檔案、醫(yī)院建設(shè)管理檔案、患者就診檔案、醫(yī)院文書檔案、醫(yī)院基建檔案、醫(yī)院財務(wù)檔案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院設(shè)備檔案等。這些檔案是推動各項工作順利開展的重要基礎(chǔ)，比如患者個人的病歷檔案，是醫(yī)生診斷其病情制定治療方案開具相關(guān)處方的重要依據(jù)，是確保醫(yī)院診療水平和效果的關(guān)鍵和基礎(chǔ)，是保證患者得到科學(xué)有效救治的基礎(chǔ)，因此其重要性不言而喻。

為了做好醫(yī)院檔案的管理工作，有必要對檔案進(jìn)行科學(xué)分類，在此基礎(chǔ)上根據(jù)具體檔案的特點和要求進(jìn)行管理，從而有效提高醫(yī)院檔案管理的科學(xué)性針對性和有效性，提高檔案管理的實踐效率與質(zhì)量，為后續(xù)各項工作的順利開展打下基礎(chǔ)。

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