國內(nèi)智慧檔案館研究述評

彭 忱

智慧城市的規(guī)劃和建設(shè)已成為現(xiàn)代城市建設(shè)的新趨勢，超鏈接的移動設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)化傳感設(shè)施以及虛擬化技術(shù)正深刻影響著信息經(jīng)濟，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)正潛移默化改變著大眾社會的活動方式，如何審時度勢、應(yīng)勢而謀完成檔案館的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，構(gòu)建全新的檔案館服務(wù)新業(yè)態(tài)，尋求檔案館發(fā)展新思路，已然提上日程。國內(nèi)智慧檔案館最早研究文獻發(fā)表于2013 年，這之后關(guān)于智慧檔案館研究文獻逐年增長，內(nèi)容涉及智慧檔案館內(nèi)涵、理論、架構(gòu)、技術(shù)、服務(wù)、實際案例等。本文剖析了智慧檔案館熱門關(guān)鍵詞，并梳理歸納其研究內(nèi)容，指出研究中存在的問題，旨在為之后的研究起到提示的作用。

一、數(shù)據(jù)來源

利用中國知網(wǎng)檢索出2013—2019 年“智慧檔案館”相關(guān)的期刊論文177 篇（核心期刊發(fā)文59 篇），本文將以這177 篇文章作為第一手資料，以發(fā)文量、關(guān)鍵詞、內(nèi)容等為切入點，深入展開探討。

二、發(fā)文量、關(guān)鍵詞統(tǒng)計

1.發(fā)文方面。2013 年楊來青等最早闡述了“智慧檔案館”的內(nèi)涵特征、體系構(gòu)成以及整體構(gòu)想[1]68-70。這之后發(fā)文量逐漸攀升，2016—2019 年文章發(fā)表篇數(shù)均為30篇以上，研究態(tài)勢相對比較平穩(wěn)，就目前而言智慧檔案館各方面研究還不成熟，在相對較長的時間內(nèi)仍然會是檔案學(xué)者關(guān)注的熱點課題。

2.關(guān)鍵詞統(tǒng)計。將知網(wǎng)中有關(guān)“智慧檔案館”的文章導(dǎo)入SATI3.2，通過去重、抽取關(guān)鍵詞、統(tǒng)計頻次，對關(guān)鍵詞排序做處理，以關(guān)鍵詞出現(xiàn)頻次不低于7 次為標(biāo)準(zhǔn)選取10 個高頻關(guān)鍵詞，表1 展現(xiàn)了關(guān)鍵詞詞頻由高到低的排列順序。關(guān)鍵詞詞頻的高低往往和該關(guān)鍵詞相關(guān)的研究成果成正比。由此可知，數(shù)字檔案館、智慧城市、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等既是高頻關(guān)鍵詞，也是智慧檔案館的主要研究方向。

表1 關(guān)鍵詞詞頻

三、研究熱點分析

1.智慧檔案館內(nèi)涵、特點。對于智慧檔案館，業(yè)界至今未有明確定義，以往學(xué)者從不同角度給予了不同的理解。陶水龍從智慧檔案館建設(shè)的角度認(rèn)為智慧檔案館是智慧城市的組成部分，是系統(tǒng)與建筑的優(yōu)化融合[2]67-69。莫家莉等站在頂層設(shè)計高度認(rèn)為智慧檔案館是全面感知、智能協(xié)同、深度融合的檔案信息化的高級形態(tài)[3]6-9。在智慧檔案館特性方面，畢娟認(rèn)為智慧檔案館具備溝通感知智慧化、資源管理智能化、建筑設(shè)施智慧化、服務(wù)創(chuàng)新智慧化的特性[4]13-16。楊桂明認(rèn)為與數(shù)字檔案館和智能檔案館相比，智慧檔案館的突出特點是智慧[5]110-112。由此可見，智慧檔案館是適應(yīng)社會需求、順應(yīng)新型信息技術(shù)的產(chǎn)物，作為智慧城市的基礎(chǔ)單元，智慧檔案館擁有和智慧城市相似的特性: 全面透徹的感知、無處不在的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用以及以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。

2. 智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系?！吧壵摗焙汀安⑿薪徊嬲摗笔且酝鶎W(xué)術(shù)界對智慧檔案館與數(shù)字檔案館關(guān)系的描述。李月娥等認(rèn)為二者既有聯(lián)系又有區(qū)別，二者是檔案信息技術(shù)發(fā)展到不同階段的表現(xiàn)形態(tài)，在核心技術(shù)、管理對象、理念重心、服務(wù)模式方面二者又存在區(qū)別[6]21-24。王曉雁從定位、服務(wù)能力的角度闡述了二者的不同，并從智慧檔案館與數(shù)字檔案館相輔相成、數(shù)字檔案館是智慧檔案館的前提保證、智慧檔案館是數(shù)字檔案館的必然等三方面分析了智慧檔案館和數(shù)字檔案館存在的關(guān)系[7]58-59。歸納以往觀點，由此可知數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是智慧檔案館與數(shù)字檔案館二者在互聯(lián)網(wǎng)業(yè)態(tài)下的共同特性，前者是以數(shù)字化檔案信息作為前提條件，聚焦了現(xiàn)代化先進技術(shù)，它繼承升華了數(shù)字檔案館，在資源深度挖掘整合、智能處理、信息感知能力方面具有數(shù)字檔案館無法比擬的先進性，而且在高質(zhì)量管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面，注入了“智慧”的思維與手段。

3.智慧檔案館架構(gòu)。莫家莉等分別用“神經(jīng)末梢”“神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)”“中樞神經(jīng)”非常形象地形容智慧檔案館的感知層、傳輸層、平臺層，最終各神經(jīng)脈絡(luò)集中于智慧目標(biāo)——應(yīng)用層[8]6-9。蔣建峰、金懌借“感傳知用”四字精辟概括了智慧檔案館總體實施架構(gòu):感知層、通訊層、分析處置層、服務(wù)層[9]46-50。由此得知，感知層，等同于物理接觸層，能實現(xiàn)對物理世界的識別感知，如對檔案以及檔案建筑實體感知；傳輸層或通訊層，由各種局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、有線或無線通信網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和云計算平臺等組成，負(fù)責(zé)傳遞和處理感知層獲取的各類檔案信息；平臺層或分析處置層，將不同的應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)，處理為統(tǒng)一類型數(shù)據(jù)，作出科學(xué)合理的反應(yīng)，例如，檔案的風(fēng)險預(yù)警，檔案事務(wù)的預(yù)案控制等；應(yīng)用層或服務(wù)層，與檔案行業(yè)需求結(jié)合，完成人與系統(tǒng)的交互，實現(xiàn)用戶的智能應(yīng)用，是智慧化的集中體現(xiàn)。筆者認(rèn)為在智慧檔案館架構(gòu)實施過程中，終端設(shè)備的智能化、基礎(chǔ)設(shè)施網(wǎng)絡(luò)的融合、應(yīng)用創(chuàng)新等方面的研究還將會繼續(xù)。

4.智慧檔案館技術(shù)手段。在涉及智慧檔案館技術(shù)的文章中，大數(shù)據(jù)、云計算總會被反復(fù)提起，作為數(shù)字檔案館階段就被廣泛應(yīng)用的技術(shù)，在智慧檔案館階段將繼續(xù)被沿用，大數(shù)據(jù)在提供精準(zhǔn)服務(wù)方面的作用，云計算在信息開放、資源共享層面的價值還會繼續(xù)被縱深挖掘。田雷較全面地論述了物聯(lián)網(wǎng)在智慧檔案館中的應(yīng)用，通過“7（層）+2（體系）”的結(jié)構(gòu)設(shè)計了智慧檔案館的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)架構(gòu)[10]60-64。劉俊恒提到了虛擬現(xiàn)實技術(shù)在檔案信息傳播中的效益，通過三維建模構(gòu)建出來的檔案館仿真系統(tǒng)既能幫助用戶快速查看檔案，又可降低檔案館實體資源的使用壓力和損耗[11]24-27。楊靖、朋禮青從個性化檔案信息服務(wù)、檔案管理各層級的協(xié)作能力、智能安防與存儲調(diào)度等方面談到了人工智能技術(shù)對智慧檔案館的驅(qū)動作用[12]9-13。不可否認(rèn)，云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)、人工智能等應(yīng)用技術(shù)手段讓服務(wù)變得更智能。智慧檔案館技術(shù)項目實踐模式的設(shè)計與案例也將繼續(xù)為其實際意義上的建立和使用提供技術(shù)依據(jù)。

5.智慧檔案館服務(wù)模式。以往智慧檔案館服務(wù)功能的研究成果主要匯聚于:具有感知功能的檔案一站式服務(wù)平臺，感知整合各種異構(gòu)的、分布的檔案信息，實現(xiàn)檔案從管理到借閱的快捷服務(wù)；更科學(xué)的檔案分眾服務(wù)，細(xì)分用戶群體，針對不同用戶類型、層次、需求特征，提供更多元、更精準(zhǔn)的檔案信息服務(wù)；基于情境感知的主動推薦服務(wù)，感知用戶交互數(shù)據(jù)，發(fā)掘用戶興趣，建立用戶與檔案信息間的相互關(guān)系，進而實現(xiàn)推薦；無界化檔案移動服務(wù)，微博、微信等社交媒體元素的融入打破了傳統(tǒng)地域時空限制，檔案信息服務(wù)內(nèi)容得以延伸。純粹檔案服務(wù)模式理論研究的文獻較少，李月娥等從三個轉(zhuǎn)變，即由靜態(tài)被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?wù)、由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)、由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)過程，闡述了物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的智慧檔案館用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間的網(wǎng)狀服務(wù)模型[13]20-23。牛力、裴佳勇將智慧檔案館服務(wù)模式分為三種類型:以資源為中心的服務(wù)模式、以技術(shù)為中心的服務(wù)模式、以用戶為中心的服務(wù)模式[14]89-96。

6.智慧檔案館實踐。有關(guān)智慧檔案館實踐的文章較少，劉遷以張家港市檔案館為例，探討智慧時代檔案信息安全的提升路徑:借助物聯(lián)網(wǎng)完善檔案館監(jiān)控，依托云平臺分級管理檔案信息，基于大數(shù)據(jù)提升檔案管理平臺及系統(tǒng)等[15]21-24。張磊波等從智慧檔案館的建設(shè)原則、總體架構(gòu)、建設(shè)路徑等闡述了電力企業(yè)應(yīng)置身于智慧城市體系之中，建設(shè)智慧企業(yè)，建設(shè)智慧檔案館，提供智慧服務(wù)[16]45-48。

四、存在問題及建議

通過對以往智慧檔案館文獻的分解梳理，可以看出，雖然智慧檔案館的研究在廣大學(xué)者不斷豐富完善下，已經(jīng)取得了不小的成果，但同時也存在一定問題，主要集中于如下幾方面。首先，重理論，輕實踐。就智慧檔案館屬性而言，其理論性與實踐性同等重要，并具備統(tǒng)一性。目前看來，由于智慧檔案館實踐的復(fù)雜性，致使理論與實踐產(chǎn)生脫節(jié)狀態(tài)，大部分研究成果仍浮于理論表層，并未真正與實踐者對話。其次，偏整體、輕細(xì)節(jié)。從現(xiàn)有的研究來看，我國智慧檔案館的研究主要集中在智慧檔案館內(nèi)涵、特征、引發(fā)背景等方面，宏觀整體論述多、微觀個案研究少，內(nèi)容淺層研究多、細(xì)化研究少。第三，忽略人本研究。智慧檔案館建設(shè)需要技術(shù)的扶持，但我們也要清楚地認(rèn)識到，技術(shù)的堆砌并不代表真正意義上的智慧檔案館，“人”才是智慧檔案館最活躍的因素。

智慧檔案館的研究具有復(fù)雜性和前瞻性，因理論研究不成熟、政策引導(dǎo)不及時、思想認(rèn)識不到位等問題，難免會出現(xiàn)上述現(xiàn)象，在之后的研究中建議對研究方向作些許調(diào)整。首先，對于智慧檔案館的研究要避免盲目跟風(fēng)，人云亦云，脫離實際。只有結(jié)合國情、切合發(fā)展現(xiàn)狀，方能對實踐產(chǎn)生指導(dǎo)作用。其次，要圍繞智慧檔案館規(guī)劃、資源、服務(wù)、人員等核心元素展開細(xì)化研究，并樹立融合、創(chuàng)新、開放的思維模式，兼顧檔案館與其他行業(yè)的融合協(xié)作研究。第三，要把對人性的尊重放在首位，既要重視對智慧檔案館踐行者的研究，也要強調(diào)用戶需求方面的研究。唯有如此，才能真正帶來實際效益。