彭 忱
智慧城市的規(guī)劃和建設(shè)已成為現(xiàn)代城市建設(shè)的新趨勢,超鏈接的移動設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)化傳感設(shè)施以及虛擬化技術(shù)正深刻影響著信息經(jīng)濟,大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)正潛移默化改變著大眾社會的活動方式,如何審時度勢、應(yīng)勢而謀完成檔案館的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型,構(gòu)建全新的檔案館服務(wù)新業(yè)態(tài),尋求檔案館發(fā)展新思路,已然提上日程。國內(nèi)智慧檔案館最早研究文獻發(fā)表于2013 年,這之后關(guān)于智慧檔案館研究文獻逐年增長,內(nèi)容涉及智慧檔案館內(nèi)涵、理論、架構(gòu)、技術(shù)、服務(wù)、實際案例等。本文剖析了智慧檔案館熱門關(guān)鍵詞,并梳理歸納其研究內(nèi)容,指出研究中存在的問題,旨在為之后的研究起到提示的作用。
利用中國知網(wǎng)檢索出2013—2019 年“智慧檔案館”相關(guān)的期刊論文177 篇(核心期刊發(fā)文59 篇),本文將以這177 篇文章作為第一手資料,以發(fā)文量、關(guān)鍵詞、內(nèi)容等為切入點,深入展開探討。
1.發(fā)文方面。2013 年楊來青等最早闡述了“智慧檔案館”的內(nèi)涵特征、體系構(gòu)成以及整體構(gòu)想[1]68-70。這之后發(fā)文量逐漸攀升,2016—2019 年文章發(fā)表篇數(shù)均為30篇以上,研究態(tài)勢相對比較平穩(wěn),就目前而言智慧檔案館各方面研究還不成熟,在相對較長的時間內(nèi)仍然會是檔案學者關(guān)注的熱點課題。
2.關(guān)鍵詞統(tǒng)計。將知網(wǎng)中有關(guān)“智慧檔案館”的文章導入SATI3.2,通過去重、抽取關(guān)鍵詞、統(tǒng)計頻次,對關(guān)鍵詞排序做處理,以關(guān)鍵詞出現(xiàn)頻次不低于7 次為標準選取10 個高頻關(guān)鍵詞,表1 展現(xiàn)了關(guān)鍵詞詞頻由高到低的排列順序。關(guān)鍵詞詞頻的高低往往和該關(guān)鍵詞相關(guān)的研究成果成正比。由此可知,數(shù)字檔案館、智慧城市、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等既是高頻關(guān)鍵詞,也是智慧檔案館的主要研究方向。
表1 關(guān)鍵詞詞頻
1.智慧檔案館內(nèi)涵、特點。對于智慧檔案館,業(yè)界至今未有明確定義,以往學者從不同角度給予了不同的理解。陶水龍從智慧檔案館建設(shè)的角度認為智慧檔案館是智慧城市的組成部分,是系統(tǒng)與建筑的優(yōu)化融合[2]67-69。莫家莉等站在頂層設(shè)計高度認為智慧檔案館是全面感知、智能協(xié)同、深度融合的檔案信息化的高級形態(tài)[3]6-9。在智慧檔案館特性方面,畢娟認為智慧檔案館具備溝通感知智慧化、資源管理智能化、建筑設(shè)施智慧化、服務(wù)創(chuàng)新智慧化的特性[4]13-16。楊桂明認為與數(shù)字檔案館和智能檔案館相比,智慧檔案館的突出特點是智慧[5]110-112。由此可見,智慧檔案館是適應(yīng)社會需求、順應(yīng)新型信息技術(shù)的產(chǎn)物,作為智慧城市的基礎(chǔ)單元,智慧檔案館擁有和智慧城市相似的特性: 全面透徹的感知、無處不在的互聯(lián)、智能融合的應(yīng)用以及以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。
2. 智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系。“升級論”和“并行交叉論”是以往學術(shù)界對智慧檔案館與數(shù)字檔案館關(guān)系的描述。李月娥等認為二者既有聯(lián)系又有區(qū)別,二者是檔案信息技術(shù)發(fā)展到不同階段的表現(xiàn)形態(tài),在核心技術(shù)、管理對象、理念重心、服務(wù)模式方面二者又存在區(qū)別[6]21-24。王曉雁從定位、服務(wù)能力的角度闡述了二者的不同,并從智慧檔案館與數(shù)字檔案館相輔相成、數(shù)字檔案館是智慧檔案館的前提保證、智慧檔案館是數(shù)字檔案館的必然等三方面分析了智慧檔案館和數(shù)字檔案館存在的關(guān)系[7]58-59。歸納以往觀點,由此可知數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是智慧檔案館與數(shù)字檔案館二者在互聯(lián)網(wǎng)業(yè)態(tài)下的共同特性,前者是以數(shù)字化檔案信息作為前提條件,聚焦了現(xiàn)代化先進技術(shù),它繼承升華了數(shù)字檔案館,在資源深度挖掘整合、智能處理、信息感知能力方面具有數(shù)字檔案館無法比擬的先進性,而且在高質(zhì)量管理和優(yōu)質(zhì)服務(wù)方面,注入了“智慧”的思維與手段。
3.智慧檔案館架構(gòu)。莫家莉等分別用“神經(jīng)末梢”“神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)”“中樞神經(jīng)”非常形象地形容智慧檔案館的感知層、傳輸層、平臺層,最終各神經(jīng)脈絡(luò)集中于智慧目標——應(yīng)用層[8]6-9。蔣建峰、金懌借“感傳知用”四字精辟概括了智慧檔案館總體實施架構(gòu):感知層、通訊層、分析處置層、服務(wù)層[9]46-50。由此得知,感知層,等同于物理接觸層,能實現(xiàn)對物理世界的識別感知,如對檔案以及檔案建筑實體感知;傳輸層或通訊層,由各種局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、有線或無線通信網(wǎng)、網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)和云計算平臺等組成,負責傳遞和處理感知層獲取的各類檔案信息;平臺層或分析處置層,將不同的應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù),處理為統(tǒng)一類型數(shù)據(jù),作出科學合理的反應(yīng),例如,檔案的風險預警,檔案事務(wù)的預案控制等;應(yīng)用層或服務(wù)層,與檔案行業(yè)需求結(jié)合,完成人與系統(tǒng)的交互,實現(xiàn)用戶的智能應(yīng)用,是智慧化的集中體現(xiàn)。筆者認為在智慧檔案館架構(gòu)實施過程中,終端設(shè)備的智能化、基礎(chǔ)設(shè)施網(wǎng)絡(luò)的融合、應(yīng)用創(chuàng)新等方面的研究還將會繼續(xù)。
4.智慧檔案館技術(shù)手段。在涉及智慧檔案館技術(shù)的文章中,大數(shù)據(jù)、云計算總會被反復提起,作為數(shù)字檔案館階段就被廣泛應(yīng)用的技術(shù),在智慧檔案館階段將繼續(xù)被沿用,大數(shù)據(jù)在提供精準服務(wù)方面的作用,云計算在信息開放、資源共享層面的價值還會繼續(xù)被縱深挖掘。田雷較全面地論述了物聯(lián)網(wǎng)在智慧檔案館中的應(yīng)用,通過“7(層)+2(體系)”的結(jié)構(gòu)設(shè)計了智慧檔案館的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)架構(gòu)[10]60-64。劉俊恒提到了虛擬現(xiàn)實技術(shù)在檔案信息傳播中的效益,通過三維建模構(gòu)建出來的檔案館仿真系統(tǒng)既能幫助用戶快速查看檔案,又可降低檔案館實體資源的使用壓力和損耗[11]24-27。楊靖、朋禮青從個性化檔案信息服務(wù)、檔案管理各層級的協(xié)作能力、智能安防與存儲調(diào)度等方面談到了人工智能技術(shù)對智慧檔案館的驅(qū)動作用[12]9-13。不可否認,云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)、人工智能等應(yīng)用技術(shù)手段讓服務(wù)變得更智能。智慧檔案館技術(shù)項目實踐模式的設(shè)計與案例也將繼續(xù)為其實際意義上的建立和使用提供技術(shù)依據(jù)。
5.智慧檔案館服務(wù)模式。以往智慧檔案館服務(wù)功能的研究成果主要匯聚于:具有感知功能的檔案一站式服務(wù)平臺,感知整合各種異構(gòu)的、分布的檔案信息,實現(xiàn)檔案從管理到借閱的快捷服務(wù);更科學的檔案分眾服務(wù),細分用戶群體,針對不同用戶類型、層次、需求特征,提供更多元、更精準的檔案信息服務(wù);基于情境感知的主動推薦服務(wù),感知用戶交互數(shù)據(jù),發(fā)掘用戶興趣,建立用戶與檔案信息間的相互關(guān)系,進而實現(xiàn)推薦;無界化檔案移動服務(wù),微博、微信等社交媒體元素的融入打破了傳統(tǒng)地域時空限制,檔案信息服務(wù)內(nèi)容得以延伸。純粹檔案服務(wù)模式理論研究的文獻較少,李月娥等從三個轉(zhuǎn)變,即由靜態(tài)被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?wù)、由水平單向服務(wù)過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務(wù)、由孤立的淺層檔案服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務(wù)過程,闡述了物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的智慧檔案館用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間的網(wǎng)狀服務(wù)模型[13]20-23。牛力、裴佳勇將智慧檔案館服務(wù)模式分為三種類型:以資源為中心的服務(wù)模式、以技術(shù)為中心的服務(wù)模式、以用戶為中心的服務(wù)模式[14]89-96。
6.智慧檔案館實踐。有關(guān)智慧檔案館實踐的文章較少,劉遷以張家港市檔案館為例,探討智慧時代檔案信息安全的提升路徑:借助物聯(lián)網(wǎng)完善檔案館監(jiān)控,依托云平臺分級管理檔案信息,基于大數(shù)據(jù)提升檔案管理平臺及系統(tǒng)等[15]21-24。張磊波等從智慧檔案館的建設(shè)原則、總體架構(gòu)、建設(shè)路徑等闡述了電力企業(yè)應(yīng)置身于智慧城市體系之中,建設(shè)智慧企業(yè),建設(shè)智慧檔案館,提供智慧服務(wù)[16]45-48。
通過對以往智慧檔案館文獻的分解梳理,可以看出,雖然智慧檔案館的研究在廣大學者不斷豐富完善下,已經(jīng)取得了不小的成果,但同時也存在一定問題,主要集中于如下幾方面。首先,重理論,輕實踐。就智慧檔案館屬性而言,其理論性與實踐性同等重要,并具備統(tǒng)一性。目前看來,由于智慧檔案館實踐的復雜性,致使理論與實踐產(chǎn)生脫節(jié)狀態(tài),大部分研究成果仍浮于理論表層,并未真正與實踐者對話。其次,偏整體、輕細節(jié)。從現(xiàn)有的研究來看,我國智慧檔案館的研究主要集中在智慧檔案館內(nèi)涵、特征、引發(fā)背景等方面,宏觀整體論述多、微觀個案研究少,內(nèi)容淺層研究多、細化研究少。第三,忽略人本研究。智慧檔案館建設(shè)需要技術(shù)的扶持,但我們也要清楚地認識到,技術(shù)的堆砌并不代表真正意義上的智慧檔案館,“人”才是智慧檔案館最活躍的因素。
智慧檔案館的研究具有復雜性和前瞻性,因理論研究不成熟、政策引導不及時、思想認識不到位等問題,難免會出現(xiàn)上述現(xiàn)象,在之后的研究中建議對研究方向作些許調(diào)整。首先,對于智慧檔案館的研究要避免盲目跟風,人云亦云,脫離實際。只有結(jié)合國情、切合發(fā)展現(xiàn)狀,方能對實踐產(chǎn)生指導作用。其次,要圍繞智慧檔案館規(guī)劃、資源、服務(wù)、人員等核心元素展開細化研究,并樹立融合、創(chuàng)新、開放的思維模式,兼顧檔案館與其他行業(yè)的融合協(xié)作研究。第三,要把對人性的尊重放在首位,既要重視對智慧檔案館踐行者的研究,也要強調(diào)用戶需求方面的研究。唯有如此,才能真正帶來實際效益。