國內(nèi)智慧檔案館研究述評

彭 忱

智慧城市的規(guī)劃和建設已成為現(xiàn)代城市建設的新趨勢，超鏈接的移動設備、網(wǎng)絡化傳感設施以及虛擬化技術(shù)正深刻影響著信息經(jīng)濟，大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)正潛移默化改變著大眾社會的活動方式，如何審時度勢、應勢而謀完成檔案館的創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，構(gòu)建全新的檔案館服務新業(yè)態(tài)，尋求檔案館發(fā)展新思路，已然提上日程。國內(nèi)智慧檔案館最早研究文獻發(fā)表于2013 年，這之后關(guān)于智慧檔案館研究文獻逐年增長，內(nèi)容涉及智慧檔案館內(nèi)涵、理論、架構(gòu)、技術(shù)、服務、實際案例等。本文剖析了智慧檔案館熱門關(guān)鍵詞，并梳理歸納其研究內(nèi)容，指出研究中存在的問題，旨在為之后的研究起到提示的作用。

一、數(shù)據(jù)來源

利用中國知網(wǎng)檢索出2013—2019 年“智慧檔案館”相關(guān)的期刊論文177 篇（核心期刊發(fā)文59 篇），本文將以這177 篇文章作為第一手資料，以發(fā)文量、關(guān)鍵詞、內(nèi)容等為切入點，深入展開探討。

二、發(fā)文量、關(guān)鍵詞統(tǒng)計

1.發(fā)文方面。2013 年楊來青等最早闡述了“智慧檔案館”的內(nèi)涵特征、體系構(gòu)成以及整體構(gòu)想[1]68-70。這之后發(fā)文量逐漸攀升，2016—2019 年文章發(fā)表篇數(shù)均為30篇以上，研究態(tài)勢相對比較平穩(wěn)，就目前而言智慧檔案館各方面研究還不成熟，在相對較長的時間內(nèi)仍然會是檔案學者關(guān)注的熱點課題。

2.關(guān)鍵詞統(tǒng)計。將知網(wǎng)中有關(guān)“智慧檔案館”的文章導入SATI3.2，通過去重、抽取關(guān)鍵詞、統(tǒng)計頻次，對關(guān)鍵詞排序做處理，以關(guān)鍵詞出現(xiàn)頻次不低于7 次為標準選取10 個高頻關(guān)鍵詞，表1 展現(xiàn)了關(guān)鍵詞詞頻由高到低的排列順序。關(guān)鍵詞詞頻的高低往往和該關(guān)鍵詞相關(guān)的研究成果成正比。由此可知，數(shù)字檔案館、智慧城市、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等既是高頻關(guān)鍵詞，也是智慧檔案館的主要研究方向。

表1 關(guān)鍵詞詞頻

三、研究熱點分析

1.智慧檔案館內(nèi)涵、特點。對于智慧檔案館，業(yè)界至今未有明確定義，以往學者從不同角度給予了不同的理解。陶水龍從智慧檔案館建設的角度認為智慧檔案館是智慧城市的組成部分，是系統(tǒng)與建筑的優(yōu)化融合[2]67-69。莫家莉等站在頂層設計高度認為智慧檔案館是全面感知、智能協(xié)同、深度融合的檔案信息化的高級形態(tài)[3]6-9。在智慧檔案館特性方面，畢娟認為智慧檔案館具備溝通感知智慧化、資源管理智能化、建筑設施智慧化、服務創(chuàng)新智慧化的特性[4]13-16。楊桂明認為與數(shù)字檔案館和智能檔案館相比，智慧檔案館的突出特點是智慧[5]110-112。由此可見，智慧檔案館是適應社會需求、順應新型信息技術(shù)的產(chǎn)物，作為智慧城市的基礎單元，智慧檔案館擁有和智慧城市相似的特性: 全面透徹的感知、無處不在的互聯(lián)、智能融合的應用以及以人為本的可持續(xù)創(chuàng)新。

2. 智慧檔案館與數(shù)字檔案館的關(guān)系?！吧壵摗焙汀安⑿薪徊嬲摗笔且酝鶎W術(shù)界對智慧檔案館與數(shù)字檔案館關(guān)系的描述。李月娥等認為二者既有聯(lián)系又有區(qū)別，二者是檔案信息技術(shù)發(fā)展到不同階段的表現(xiàn)形態(tài)，在核心技術(shù)、管理對象、理念重心、服務模式方面二者又存在區(qū)別[6]21-24。王曉雁從定位、服務能力的角度闡述了二者的不同，并從智慧檔案館與數(shù)字檔案館相輔相成、數(shù)字檔案館是智慧檔案館的前提保證、智慧檔案館是數(shù)字檔案館的必然等三方面分析了智慧檔案館和數(shù)字檔案館存在的關(guān)系[7]58-59。歸納以往觀點，由此可知數(shù)字化、網(wǎng)絡化是智慧檔案館與數(shù)字檔案館二者在互聯(lián)網(wǎng)業(yè)態(tài)下的共同特性，前者是以數(shù)字化檔案信息作為前提條件，聚焦了現(xiàn)代化先進技術(shù)，它繼承升華了數(shù)字檔案館，在資源深度挖掘整合、智能處理、信息感知能力方面具有數(shù)字檔案館無法比擬的先進性，而且在高質(zhì)量管理和優(yōu)質(zhì)服務方面，注入了“智慧”的思維與手段。

3.智慧檔案館架構(gòu)。莫家莉等分別用“神經(jīng)末梢”“神經(jīng)網(wǎng)絡”“中樞神經(jīng)”非常形象地形容智慧檔案館的感知層、傳輸層、平臺層，最終各神經(jīng)脈絡集中于智慧目標——應用層[8]6-9。蔣建峰、金懌借“感傳知用”四字精辟概括了智慧檔案館總體實施架構(gòu):感知層、通訊層、分析處置層、服務層[9]46-50。由此得知，感知層，等同于物理接觸層，能實現(xiàn)對物理世界的識別感知，如對檔案以及檔案建筑實體感知；傳輸層或通訊層，由各種局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、有線或無線通信網(wǎng)、網(wǎng)絡管理系統(tǒng)和云計算平臺等組成，負責傳遞和處理感知層獲取的各類檔案信息；平臺層或分析處置層，將不同的應用系統(tǒng)數(shù)據(jù)，處理為統(tǒng)一類型數(shù)據(jù)，作出科學合理的反應，例如，檔案的風險預警，檔案事務的預案控制等；應用層或服務層，與檔案行業(yè)需求結(jié)合，完成人與系統(tǒng)的交互，實現(xiàn)用戶的智能應用，是智慧化的集中體現(xiàn)。筆者認為在智慧檔案館架構(gòu)實施過程中，終端設備的智能化、基礎設施網(wǎng)絡的融合、應用創(chuàng)新等方面的研究還將會繼續(xù)。

4.智慧檔案館技術(shù)手段。在涉及智慧檔案館技術(shù)的文章中，大數(shù)據(jù)、云計算總會被反復提起，作為數(shù)字檔案館階段就被廣泛應用的技術(shù)，在智慧檔案館階段將繼續(xù)被沿用，大數(shù)據(jù)在提供精準服務方面的作用，云計算在信息開放、資源共享層面的價值還會繼續(xù)被縱深挖掘。田雷較全面地論述了物聯(lián)網(wǎng)在智慧檔案館中的應用，通過“7（層）+2（體系）”的結(jié)構(gòu)設計了智慧檔案館的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)架構(gòu)[10]60-64。劉俊恒提到了虛擬現(xiàn)實技術(shù)在檔案信息傳播中的效益，通過三維建模構(gòu)建出來的檔案館仿真系統(tǒng)既能幫助用戶快速查看檔案，又可降低檔案館實體資源的使用壓力和損耗[11]24-27。楊靖、朋禮青從個性化檔案信息服務、檔案管理各層級的協(xié)作能力、智能安防與存儲調(diào)度等方面談到了人工智能技術(shù)對智慧檔案館的驅(qū)動作用[12]9-13。不可否認，云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)、人工智能等應用技術(shù)手段讓服務變得更智能。智慧檔案館技術(shù)項目實踐模式的設計與案例也將繼續(xù)為其實際意義上的建立和使用提供技術(shù)依據(jù)。

5.智慧檔案館服務模式。以往智慧檔案館服務功能的研究成果主要匯聚于:具有感知功能的檔案一站式服務平臺，感知整合各種異構(gòu)的、分布的檔案信息，實現(xiàn)檔案從管理到借閱的快捷服務；更科學的檔案分眾服務，細分用戶群體，針對不同用戶類型、層次、需求特征，提供更多元、更精準的檔案信息服務；基于情境感知的主動推薦服務，感知用戶交互數(shù)據(jù)，發(fā)掘用戶興趣，建立用戶與檔案信息間的相互關(guān)系，進而實現(xiàn)推薦；無界化檔案移動服務，微博、微信等社交媒體元素的融入打破了傳統(tǒng)地域時空限制，檔案信息服務內(nèi)容得以延伸。純粹檔案服務模式理論研究的文獻較少，李月娥等從三個轉(zhuǎn)變，即由靜態(tài)被動服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹腔壑鲃臃?、由水平單向服務過程轉(zhuǎn)變?yōu)榱Ⅲw互聯(lián)的服務、由孤立的淺層檔案服務轉(zhuǎn)變?yōu)榛ヂ?lián)的深層信息服務過程，闡述了物聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下的智慧檔案館用戶、檔案實體和檔案信息管理系統(tǒng)之間的網(wǎng)狀服務模型[13]20-23。牛力、裴佳勇將智慧檔案館服務模式分為三種類型:以資源為中心的服務模式、以技術(shù)為中心的服務模式、以用戶為中心的服務模式[14]89-96。

6.智慧檔案館實踐。有關(guān)智慧檔案館實踐的文章較少，劉遷以張家港市檔案館為例，探討智慧時代檔案信息安全的提升路徑:借助物聯(lián)網(wǎng)完善檔案館監(jiān)控，依托云平臺分級管理檔案信息，基于大數(shù)據(jù)提升檔案管理平臺及系統(tǒng)等[15]21-24。張磊波等從智慧檔案館的建設原則、總體架構(gòu)、建設路徑等闡述了電力企業(yè)應置身于智慧城市體系之中，建設智慧企業(yè)，建設智慧檔案館，提供智慧服務[16]45-48。

四、存在問題及建議

通過對以往智慧檔案館文獻的分解梳理，可以看出，雖然智慧檔案館的研究在廣大學者不斷豐富完善下，已經(jīng)取得了不小的成果，但同時也存在一定問題，主要集中于如下幾方面。首先，重理論，輕實踐。就智慧檔案館屬性而言，其理論性與實踐性同等重要，并具備統(tǒng)一性。目前看來，由于智慧檔案館實踐的復雜性，致使理論與實踐產(chǎn)生脫節(jié)狀態(tài)，大部分研究成果仍浮于理論表層，并未真正與實踐者對話。其次，偏整體、輕細節(jié)。從現(xiàn)有的研究來看，我國智慧檔案館的研究主要集中在智慧檔案館內(nèi)涵、特征、引發(fā)背景等方面，宏觀整體論述多、微觀個案研究少，內(nèi)容淺層研究多、細化研究少。第三，忽略人本研究。智慧檔案館建設需要技術(shù)的扶持，但我們也要清楚地認識到，技術(shù)的堆砌并不代表真正意義上的智慧檔案館，“人”才是智慧檔案館最活躍的因素。

智慧檔案館的研究具有復雜性和前瞻性，因理論研究不成熟、政策引導不及時、思想認識不到位等問題，難免會出現(xiàn)上述現(xiàn)象，在之后的研究中建議對研究方向作些許調(diào)整。首先，對于智慧檔案館的研究要避免盲目跟風，人云亦云，脫離實際。只有結(jié)合國情、切合發(fā)展現(xiàn)狀，方能對實踐產(chǎn)生指導作用。其次，要圍繞智慧檔案館規(guī)劃、資源、服務、人員等核心元素展開細化研究，并樹立融合、創(chuàng)新、開放的思維模式，兼顧檔案館與其他行業(yè)的融合協(xié)作研究。第三，要把對人性的尊重放在首位，既要重視對智慧檔案館踐行者的研究，也要強調(diào)用戶需求方面的研究。唯有如此，才能真正帶來實際效益。