強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理提升檔案利用率的研究

李慧

（荊州市第三人民醫(yī)院 藥事管理辦公室 湖北 荊州 434000）

0 引言

醫(yī)院的檔案是醫(yī)院的高貴財(cái)富，如何推動(dòng)醫(yī)院檔案管理對醫(yī)院的發(fā)展有著重要的意義，從檔案管理的歷史角度上分析，需要通過檔案了解在過去的服務(wù)過程中存在的問題，醫(yī)院檔案管理不僅僅能反應(yīng)過去與現(xiàn)在，更對醫(yī)院未來的發(fā)展有著重要的影響。以現(xiàn)代的角度分析檔案管理問題出現(xiàn)的原因，并且利用各類文獻(xiàn)檔案的匯集來探究新時(shí)期的醫(yī)院檔案管理方案。

1 醫(yī)院檔案管理工作當(dāng)中存在的問題

對于醫(yī)院的檔案管理而言存在著比較多的問題，其一是管理制度不完善，收集效率也不高，在具體的管理方式上不同醫(yī)院有著不同的制度，因此統(tǒng)一的管理制度不多，同時(shí)也未形成統(tǒng)一的管理目標(biāo)，更沒有將管理目標(biāo)歸納到整體的考核內(nèi)容當(dāng)中，因而無法提升檔案收集的效率，也無法建立完善的管理模式。其二在醫(yī)院的檔案管理過程中沒有明確管理范圍，從當(dāng)前的形勢上分析需要利用一套科學(xué)性的管理制度來進(jìn)行確定，而隨著當(dāng)前科技的不斷發(fā)展，對檔案管理的方式也提出了不同的意見，而沒有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是主要問題，各級(jí)醫(yī)院都是一句自身的經(jīng)驗(yàn)來確定，因此很多原先屬于管理范圍內(nèi)的內(nèi)容卻無法起到管理的效果。其三是管理意識(shí)的問題，在醫(yī)院檔案管理過程中其實(shí)際的檔案利用率較低，而且各級(jí)醫(yī)院管理意識(shí)也不強(qiáng)，對管理工作也不夠重視，無法將檔案管理作為醫(yī)院必須的層面上，沒有重視檔案信息的開發(fā)與利用，具體的檔案管理重點(diǎn)也比較分散，無法保障醫(yī)院檔案的完整性與安全性，對醫(yī)院檔案的整體管理過程也不夠明確，在之前的檔案管理過程中，不同科室的管理側(cè)重點(diǎn)也不同，因此在檔案的綜合利用的過程中也不夠完善，嚴(yán)重影響了檔案的有效性。而在這種管理方式當(dāng)中還會(huì)出現(xiàn)嚴(yán)重的人力、物理的浪費(fèi)。其四檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下，對于一名檔案管理人員而言不僅要對檔案管理相關(guān)知識(shí)進(jìn)行了解，還需要端正管理人員的工作態(tài)度。并且在醫(yī)院培養(yǎng)人才的過程中需要重視醫(yī)療技術(shù)，但是在實(shí)際過程中缺乏培訓(xùn)機(jī)會(huì)，在檔案管理人員中對于管理能力而言也僅僅只在理論與經(jīng)驗(yàn)上有所涉及，其具體的管理水平無法跟上當(dāng)前醫(yī)院的需求。其五檔案管理硬件設(shè)備不足，在現(xiàn)代化的檔案管理過程中，一方面是檔案管理場地緊張，陳設(shè)檔案的房間比較小，管理起來也復(fù)雜，另外在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)達(dá)的情況下管理技術(shù)極為落后，嚴(yán)重制約了檔案管理方式的發(fā)展，并且無法革新醫(yī)院管理技術(shù)，部分管理工作仍舊停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案上[1]。

2 醫(yī)院檔案管理中的對策

2.1 醫(yī)院檔案依法管理。在醫(yī)院檔案管理過程中，需要讓管理人員大力加強(qiáng)《檔案法》的學(xué)習(xí)，提高其依法管理的意識(shí)，并且對檔案管理工作進(jìn)行大力宣傳，將檔案管理工作的重要性貫徹在醫(yī)院所有檔案管理人員的意識(shí)中，并且讓醫(yī)院認(rèn)識(shí)到檔案管理工作在醫(yī)院整體運(yùn)營當(dāng)中的密切聯(lián)系，促進(jìn)檔案管理格局能夠在管理工作當(dāng)中得以形成。在《檔案法》當(dāng)中明確規(guī)定，所有的管理工作必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理的原則，并且維護(hù)檔案管理的安全性。在醫(yī)院檔案具體的管理工作當(dāng)中，為了改善醫(yī)院管理層人員管理意識(shí)淡薄的現(xiàn)狀，需要普及《檔案法》的相關(guān)內(nèi)容，讓檔案管理人員自覺歸檔，促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的提高[2]。

2.2 檔案集中統(tǒng)一管理。改變醫(yī)院檔案的管理方式，將傳統(tǒng)分散式管理方式中落后的方式推翻，將行政、法律等手段納入到管理工作當(dāng)中，做到檔案統(tǒng)一管理并且建立一套完善、科學(xué)、合理的管理制度，另外需要讓管理工作更加規(guī)范化，讓統(tǒng)一的檔案管理工作更加具備實(shí)用性[3]。

2.3 建立科學(xué)的管理體系。檔案管理體系的科學(xué)性是促進(jìn)檔案管理質(zhì)量的重要手段，因此需要建立科學(xué)的管理體系，并制定相應(yīng)的管理制度，讓檔案管理過程中的各項(xiàng)工作都具備規(guī)范性。另外各級(jí)醫(yī)院都需要根據(jù)自身的實(shí)際情況分析，充分利用《檔案法》、《衛(wèi)生檔案管理辦法》等規(guī)章制度，完善醫(yī)院本身檔案管理制度的科學(xué)性，并且對于不同科室的檔案管理而言也需要進(jìn)行差異化的管理方式，并且將管理質(zhì)量與業(yè)務(wù)考核評價(jià)質(zhì)量相銜接[4]。

2.4 加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)。建立管理人員培訓(xùn)制度，在具體的檔案管理工作當(dāng)中，其管理質(zhì)量與工作人員的綜合素質(zhì)有著密切的關(guān)系，并且要將檔案管理人員的培訓(xùn)歸納進(jìn)醫(yī)院整體的人才培養(yǎng)規(guī)劃當(dāng)中，全面提升管理人員的職業(yè)素質(zhì)。其一通過培訓(xùn)的方式讓管理人員的業(yè)務(wù)水平與綜合水平得以提升，另一方面還需要通過實(shí)際管理的方式提升管理人員的知識(shí)技能與工作態(tài)度，同時(shí)還需要對醫(yī)院不同類型的檔案進(jìn)行分類管理，如醫(yī)學(xué)教學(xué)型檔案、科研型檔案、病歷資料等，進(jìn)而推出一套適合現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的檔案管理方式[5]。

2.5 實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理。醫(yī)院需要加大對醫(yī)院檔案資金的投入規(guī)模，對于現(xiàn)代信息化技術(shù)與裝備都需要大力引進(jìn)，促進(jìn)現(xiàn)代化管理方式的實(shí)施。其一對硬件設(shè)備進(jìn)行購置，如管理庫房當(dāng)中的環(huán)境維持設(shè)備，如滅蟲、空調(diào)、祛濕器等，其二對軟件設(shè)備進(jìn)行引進(jìn)，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來提升醫(yī)院的業(yè)務(wù)儲(chǔ)存能力，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，增強(qiáng)醫(yī)院檔案的完整性以及儲(chǔ)存性。在這種管理方式下不僅能夠節(jié)省檔案查閱時(shí)查找、閱讀的時(shí)間，同時(shí)從長遠(yuǎn)角度上看也節(jié)省了管理過程中的人力與財(cái)力支出。同時(shí)利用計(jì)算機(jī)管理的方式來降低檔案的儲(chǔ)存空間，保證信息保存的便捷度與加密度[6]。

2.6 建立醫(yī)院檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理。在醫(yī)院檔案管理過程當(dāng)中，需要統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作以及統(tǒng)一保管。建立并實(shí)施檔案三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式，由院長或副院長直接分管檔案管理，形成以院長或副院長為領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任或副主任負(fù)責(zé)，各科室負(fù)責(zé)人與檔案管理人員為成員的三級(jí)網(wǎng)絡(luò)管理模式。從而有效貫徹落實(shí)上級(jí)精神，更加有利于組織監(jiān)督各職能部門，并且利用檔案的收集功能，解決檔案綜合管理過程中人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等問題，為醫(yī)院檔案的開發(fā)與利用提供保障[7-8]。

3 結(jié)論

檔案管理工作是醫(yī)院各項(xiàng)工作的橋梁與紐帶，既是醫(yī)院經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，也是領(lǐng)導(dǎo)決策的重要依據(jù)，需要不斷利用新技術(shù)、新理念與新方法來對檔案管理進(jìn)行強(qiáng)化，提高檔案的有效率，更好的為醫(yī)院發(fā)展服務(wù)。