提高當(dāng)前工程檔案管理水平的若干思考

劉浩，李安然，李小俊，宋力

（1連云港市通榆河北延送水工程管理處，江蘇 連云港 222006；2南京林業(yè)大學(xué)，江蘇 南京 210037；3江蘇金壇市政建設(shè)有限公司，江蘇 金壇 213200；4江蘇省水利科學(xué)研究院，江蘇 揚(yáng)州 225002）

1 水利工程檔案及檔案管理工作現(xiàn)況

水利工程檔案，是指從水利工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及管理過(guò)程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料[1]。水利工程檔案及檔案管理工作具有周期性、基礎(chǔ)性、專業(yè)性、服務(wù)性等特點(diǎn)[2]。

水利工程檔案及檔案管理工作具有非常重要的價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義，具體體現(xiàn)在：

一是水利工程檔案能夠?yàn)樗こ添?xiàng)目設(shè)計(jì)、計(jì)劃擬定、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制等環(huán)節(jié)提供依據(jù)，為水利工程改擴(kuò)建提供精確數(shù)據(jù)，避免設(shè)計(jì)、施工的盲目性，減少建設(shè)施工成本；

二是水利工程檔案可以為水利工程質(zhì)量管理、安全管理、結(jié)算支付、決算審計(jì)、階段驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收及運(yùn)行管理等環(huán)節(jié)提供數(shù)據(jù)支撐，良好的水利工程檔案管理工作有利于水利工程其他各環(huán)節(jié)工作的順利開(kāi)展；

三是水利工程檔案可以為工程確權(quán)劃界工作提供依據(jù)，確權(quán)劃界是水利工程管理活動(dòng)開(kāi)展的必要條件和有效保障，是水利工程依法管理的基礎(chǔ)[3]。確權(quán)劃界工作必須以水利工程檔案為基礎(chǔ)，良好的檔案管理工作為確權(quán)劃界工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造有利條件；

四是水利工程檔案可以為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。水利工程項(xiàng)目作為城市發(fā)展、社會(huì)進(jìn)步的有機(jī)組成，是城市面貌提升、文明程度提高的重要方面。水利工程檔案可以為相關(guān)領(lǐng)域、行業(yè)的創(chuàng)建工作提供資料支持，為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)。

2 水利工程檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題

水利部及地方各級(jí)水行政主管部門(mén)高度重視水利工程檔案管理工作，通過(guò)制定部門(mén)規(guī)章、配套相應(yīng)實(shí)施辦法，從制度設(shè)計(jì)層面提出了新的要求。近年來(lái)，水利工程檔案管理水平顯著提高，歸檔立卷工作日趨規(guī)范，但仍然存在一些問(wèn)題，主要表現(xiàn)如下。

2.1 主要領(lǐng)導(dǎo)不重視，不主動(dòng)

2.2 檔案制度不健全，不規(guī)范

水利工程檔案管理制度建設(shè)相對(duì)落后，存在制度不健全、不規(guī)范、執(zhí)行不到位等現(xiàn)象。尤其是在一些基層水利工程項(xiàng)目中，并未真正建立起一套全面、系統(tǒng)、操作性強(qiáng)的檔案管理制度，未對(duì)檔案管理工作形成有效的制度約束。制度上的不健全給水利工程檔案管理工作帶來(lái)不利影響。此外水利工程檔案管理工作缺乏必要的技術(shù)規(guī)范，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后。

2.3 檔案收集不及時(shí)，不完整

在水利工程檔案管理中，檔案收集、歸檔不及時(shí)的現(xiàn)象比較普遍。在一些水利工程項(xiàng)目中，檔案管理人員介入較晚，由于對(duì)工程前期情況不了解，很容易造成工程前期資料收集不及時(shí)、不完整。工程建設(shè)管理人員是工程檔案資料直接經(jīng)手人和使用人，在實(shí)際中，為了查找使用方便，往往不主動(dòng)、不及時(shí)將應(yīng)歸檔的資料移交檔案管理人員。檔案資料在具體建設(shè)管理人員手中滯留時(shí)間越長(zhǎng)，檔案丟失、損毀的風(fēng)險(xiǎn)越高。

2.4 管理人員不專業(yè)，不負(fù)責(zé)

在水利工程檔案管理中，存在檔案管理人員不夠?qū)I(yè)、責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題。水利工程檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要檔案管理人員具備一定的水利工程專業(yè)知識(shí)，熟悉水利工程建設(shè)管理程序，同時(shí)具有一定的檔案管理業(yè)務(wù)能力。但在實(shí)際中，檔案管理這項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作常常被認(rèn)為是人人都能干的工作，認(rèn)為配備專職檔案管理人員是一種人力資源的浪費(fèi)。

2.5 檔案管理信息化建設(shè)滯后

雖然近年來(lái)水利工程檔案管理信息化水平快速提高，但與水利工程建設(shè)發(fā)展速度相比，仍遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后。由于檔案信息化建設(shè)需投入大量的時(shí)間和物力，部分水利工程檔案管理中未能實(shí)現(xiàn)對(duì)重要文件的原文掃描并建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)。檔案管理信息化建設(shè)的相對(duì)滯后給檔案的查找利用造成了一定的影響，不利于檔案利用價(jià)值的充分發(fā)揮，更加無(wú)法適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案管理智慧化的要求。

3 提高水利工程檔案管理水平的對(duì)策研究

3.1 轉(zhuǎn)變思想觀念，提升認(rèn)識(shí)水平

轉(zhuǎn)變思想觀念，提升對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)水平是提高水利工程檔案管理水平的前提條件。只有轉(zhuǎn)變了思想觀念，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，檔案管理工作才能變被動(dòng)參與為主動(dòng)管理，才能從根源上扭轉(zhuǎn)不夠重視檔案管理工作的現(xiàn)狀。

①主要領(lǐng)導(dǎo)帶頭轉(zhuǎn)變觀念。主要領(lǐng)導(dǎo)要帶頭轉(zhuǎn)變思想觀念，發(fā)揮核心示范效應(yīng)。主要領(lǐng)導(dǎo)要像重視工程進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面工作一樣，重視水利工程檔案管理工作，要做到檔案管理工作親自抓、親自管。

②嚴(yán)格制度促進(jìn)轉(zhuǎn)變觀念。從制度執(zhí)行上提高對(duì)檔案管理工作的要求，通過(guò)提高工程檔案通過(guò)驗(yàn)收的標(biāo)準(zhǔn)，從檔案驗(yàn)收上嚴(yán)格把關(guān)，促進(jìn)主要領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，確保檔案管理組織機(jī)構(gòu)真正發(fā)揮作用。

以上所述的原生帶狀構(gòu)造不顯著，主要是遭受鈉長(zhǎng)石化交代作用，因此含礦偉晶巖內(nèi)鈉長(zhǎng)石交代集合體常呈帶狀分布，由于鈉長(zhǎng)石交代作用強(qiáng)度不同，區(qū)內(nèi)劃分為：①?gòu)?qiáng)鈉長(zhǎng)石化帶：微斜長(zhǎng)石含量小于10%；②弱鈉長(zhǎng)石化帶：鈉長(zhǎng)石含量小于10%；③中等鈉長(zhǎng)石化帶：微斜長(zhǎng)石含量大于10%，鈉長(zhǎng)石含量大于10%[5]。

③全體人員自覺(jué)轉(zhuǎn)變觀念。參與水利工程建設(shè)管理的全體人員要自覺(jué)轉(zhuǎn)變觀念，積極主動(dòng)地參與到工程管理檔案活動(dòng)中來(lái)，要自覺(jué)認(rèn)識(shí)到檔案管理不僅是檔案管理人員和檔案管理部門(mén)的職責(zé)，只要參與工程建設(shè)管理、接觸工程檔案，就有義務(wù)和責(zé)任做好工程檔案的收集保護(hù)工作。

3.2 建立完善制度，抓好落實(shí)執(zhí)行

建立完善檔案管理制度，抓好制度的落實(shí)和執(zhí)行提高水利工程檔案管理水平的關(guān)鍵所在。檔案管理制度是檔案管理工作開(kāi)展的重要依據(jù)，是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案規(guī)范化、科學(xué)化管理的基礎(chǔ)。

①建立健全制度是根本。通過(guò)建立健全檔案管理制度，從機(jī)制體制上保障工程檔案管理工作的正常有序開(kāi)展。檔案管理制度必須與工程建設(shè)管理實(shí)際相符合，做到全面、科學(xué)、系統(tǒng)。要研究制定檔案管理技術(shù)規(guī)范規(guī)程，推進(jìn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

②抓好制度落實(shí)是關(guān)鍵。嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)水利工程檔案科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的關(guān)鍵。要加強(qiáng)對(duì)檔案管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改，促進(jìn)檔案管理各項(xiàng)制度措施落實(shí)到位。

③明確責(zé)任主體是抓手。落實(shí)檔案管理工作責(zé)任制，真正實(shí)現(xiàn)工程檔案層層有人管理、層層有人負(fù)責(zé)。配套建立問(wèn)責(zé)機(jī)制，對(duì)未認(rèn)真履行檔案管理責(zé)任的人員實(shí)行責(zé)任追究，對(duì)發(fā)生重大檔案質(zhì)量失控問(wèn)題的工程實(shí)行責(zé)任倒查機(jī)制，通過(guò)明確責(zé)任、建立問(wèn)責(zé)，確保檔案管理工作扎實(shí)開(kāi)展。

3.3 強(qiáng)化過(guò)程監(jiān)管，確保及時(shí)歸檔

強(qiáng)化對(duì)水利工程檔案管理的過(guò)程監(jiān)管是提高水利工程檔案管理水平的重要手段。強(qiáng)化水利工程檔案管理過(guò)程監(jiān)管，有利于促進(jìn)文件資料的及時(shí)歸檔，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題并落實(shí)整改。

①階段驗(yàn)收控制。以工程階段驗(yàn)收為重要節(jié)點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管，每一次階段驗(yàn)收都是對(duì)檔案管理工作的檢閱，要充分利用階段驗(yàn)收的機(jī)會(huì)，查漏補(bǔ)缺，完善工程檔案資料，為工程檔案專項(xiàng)驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。

②督查檢查控制。要以工程督查檢查為重要契機(jī)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工程檔案管理中存在的問(wèn)題，有針對(duì)性地補(bǔ)充完善相關(guān)資料，提高檔案的完整性。

③審核把關(guān)控制。檔案管理相關(guān)責(zé)任單位、責(zé)任人員要切實(shí)履行好對(duì)檔案資料審核把關(guān)的職責(zé)，強(qiáng)化對(duì)檔案管理工作的監(jiān)管，加強(qiáng)對(duì)檔案資料的質(zhì)量控制。

3.4 加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)能力

加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員業(yè)務(wù)能力是提高水利工程檔案管理水平的根本保障。開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)作為水利工程檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，對(duì)提高水利工程檔案管理水平至關(guān)重要。

①加強(qiáng)檔案崗前培訓(xùn)。檔案管理人員必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的崗前培訓(xùn)才能從事檔案管理工作。崗前培訓(xùn)要以學(xué)習(xí)水利工程檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、制度規(guī)范為主要內(nèi)容，增強(qiáng)檔案管理人員規(guī)范化、科學(xué)化管理的基本意識(shí)；同時(shí)，要加強(qiáng)檔案管理專業(yè)技能方面的培訓(xùn)，提升檔案管理人員規(guī)范化、科學(xué)化管理的操作水平。

②擴(kuò)大培訓(xùn)效果的延展。要組織檔案管理人員參加檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)更新檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理人員在參加培訓(xùn)后，要積極做好宣教、推廣檔案管理培訓(xùn)內(nèi)容的工作，自覺(jué)擴(kuò)大檔案培訓(xùn)的效益。

③強(qiáng)化培訓(xùn)全員參與。加強(qiáng)對(duì)參與工程建設(shè)管理全員的檔案培訓(xùn)工作，對(duì)所有參與工程建設(shè)管理、接觸工程檔案的人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的宣傳，增強(qiáng)全員的檔案管理意識(shí)。通過(guò)培訓(xùn)，努力形成人人重視檔案管理、人人了解檔案管理、人人參與檔案管理的良好局面。

3.5 加快信息化建設(shè)，提高利用價(jià)值

加快檔案信息化建設(shè)是提高水利工程檔案管理水平的當(dāng)務(wù)之急。隨著信息化、現(xiàn)代化技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代人們對(duì)檔案高效利用的需求，檔案管理信息化、智慧化已成為檔案管理工作發(fā)展的趨勢(shì)。

①加強(qiáng)智慧檔案管理系統(tǒng)的科技研發(fā)。技術(shù)部門(mén)要加大研發(fā)投入，加快開(kāi)發(fā)能夠適應(yīng)水利工程建設(shè)管理需要及大數(shù)據(jù)時(shí)代要求的智慧檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檢索、查閱、下載、統(tǒng)計(jì)等功能一體化。要同步設(shè)計(jì)研發(fā)移動(dòng)端APP管理軟件，在保證檔案管理安全性的基礎(chǔ)上，提高檔案查找利用的便捷性。

②加強(qiáng)智慧檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用。行業(yè)主管部門(mén)要加大對(duì)優(yōu)秀智慧檔案管理系統(tǒng)的推廣應(yīng)用力度，技術(shù)部門(mén)要及時(shí)做好系統(tǒng)的優(yōu)化更新升級(jí)工作。通過(guò)推廣應(yīng)用智慧檔案管理系統(tǒng)，促進(jìn)水利工程檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)信息化、智慧化，有效提高檔案利用效率和檔案管理水平。