科學(xué)事業(yè)單位網(wǎng)上報(bào)銷模式的優(yōu)勢及問題淺析

董 昊

近年來,隨著科研項(xiàng)目資金規(guī)模的快速增長,科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量也日益增大。基于2016年以來國家頒布的一系列為科研人員減負(fù)松綁政策的背景,科學(xué)事業(yè)單位急需充分利用信息化手段,提高科研管理效率和便利化程度。越來越多的科學(xué)事業(yè)單位開始對(duì)現(xiàn)有會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行升級(jí)改造,實(shí)行網(wǎng)上報(bào)銷模式。同時(shí),政府會(huì)計(jì)制度自2019年1月1日起施行,為適應(yīng)政府會(huì)計(jì)制度會(huì)計(jì)核算和科學(xué)事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理科學(xué)化精細(xì)化要求,網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式將逐步替換傳統(tǒng)報(bào)銷模式,提高科研項(xiàng)目財(cái)務(wù)管理和經(jīng)費(fèi)報(bào)銷效率。

一、網(wǎng)上報(bào)銷流程

一般來說,科學(xué)事業(yè)單位網(wǎng)上報(bào)銷的主要流程為：科研人員登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)→根據(jù)報(bào)銷業(yè)務(wù)的類型和項(xiàng)目開支方向,選擇經(jīng)費(fèi)類型、項(xiàng)目編碼、預(yù)算指標(biāo)以及結(jié)算方式等信息,填寫相應(yīng)的報(bào)銷單據(jù)→填報(bào)信息核對(duì)無誤后進(jìn)行保存,同時(shí),科研人員利用手機(jī)、掃描儀等工具對(duì)取得的主要原始票據(jù)如發(fā)票、合同進(jìn)行拍照,并將符合要求的圖片上傳→點(diǎn)擊提交單據(jù)走審批流程(審批流程已設(shè)置進(jìn)系統(tǒng),提交后將自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一審批人)→報(bào)銷人員待審批結(jié)束后,即可打印網(wǎng)上報(bào)銷單,連同紙質(zhì)原始票據(jù)一同送至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行初次審核→會(huì)計(jì)人員初審?fù)ㄟ^后提交,審批流程根據(jù)金額權(quán)限設(shè)定內(nèi)容自動(dòng)傳送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批→領(lǐng)導(dǎo)審批后,會(huì)計(jì)人員對(duì)科研人員填制的網(wǎng)上報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行終審,最后生成記賬憑證。

二、網(wǎng)上報(bào)銷模式的優(yōu)勢

（一）為科研人員松綁減負(fù)

1.解決簽字難題。傳統(tǒng)報(bào)銷模式下,報(bào)賬過程的一個(gè)關(guān)鍵問題就是“簽字難”。報(bào)銷人找領(lǐng)導(dǎo)簽字,而領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)因?yàn)殚_會(huì)、出差不在辦公室。報(bào)銷人員只能在工作空閑間去找領(lǐng)導(dǎo)簽字。實(shí)施網(wǎng)上報(bào)銷模式后,科研人員可以在任何地方登錄系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)銷,領(lǐng)導(dǎo)也可以在非固定辦公場所進(jìn)行審批,報(bào)銷單據(jù)也不再受到地域的限制。

2.減少手工錯(cuò)誤。網(wǎng)上報(bào)銷模式中對(duì)所有報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行了分類,如報(bào)銷勞務(wù)費(fèi)需填寫勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷單、報(bào)銷出國費(fèi)用需填寫因公出國費(fèi)單據(jù),單據(jù)根據(jù)各經(jīng)費(fèi)類型需要設(shè)置了固定的填寫格式,且經(jīng)辦人姓名、所在部門、項(xiàng)目名稱等均已在初始化信息維護(hù)時(shí)錄入,科研人員可在填寫時(shí)自動(dòng)關(guān)聯(lián)。同時(shí),網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式下的報(bào)銷單據(jù)對(duì)于必輸欄目設(shè)置了強(qiáng)制輸入提醒,既有效減少了人工填寫錯(cuò)誤的概率,又避免了出現(xiàn)單據(jù)填寫不完整的問題。

3.實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算控制。網(wǎng)上報(bào)銷模式中科研人員能夠?qū)崿F(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)預(yù)算的實(shí)時(shí)控制?？蒲腥藛T在填寫單據(jù)時(shí),每筆支出的項(xiàng)目預(yù)算均在審批前就可實(shí)現(xiàn)預(yù)算總額和預(yù)算明細(xì)的同步控制,出現(xiàn)無預(yù)算或是科目超支單據(jù)將無法保存,從系統(tǒng)層面限制預(yù)算的超支和無預(yù)算的經(jīng)費(fèi)開支,提高了科研項(xiàng)目管理效率,加強(qiáng)了預(yù)算管理,避免了年終調(diào)賬情況的發(fā)生。

4.方便科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收。網(wǎng)上報(bào)銷模式下科研人員可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高效獲取。年終項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收時(shí),科研人員可以查看項(xiàng)目每張單據(jù)對(duì)應(yīng)的憑證號(hào)及電子附件,不用再集中赴財(cái)務(wù)檔案室復(fù)印驗(yàn)收資料的會(huì)計(jì)憑證,可以直接登錄系統(tǒng)查詢并進(jìn)行批量下載。同時(shí),報(bào)銷項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)時(shí),每筆支出均已經(jīng)對(duì)應(yīng)預(yù)算開支科目的功能分類和經(jīng)濟(jì)分類,年終編寫項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算時(shí),科研人員不用再根據(jù)財(cái)務(wù)賬上的經(jīng)濟(jì)分類科目進(jìn)行重新歸集,能夠更加直觀地獲取數(shù)據(jù),為科研項(xiàng)目結(jié)題驗(yàn)收工作帶來極大的便利。

5.單據(jù)狀態(tài)可自行查詢。網(wǎng)上報(bào)銷模式下科研人員可以實(shí)現(xiàn)審批情況的實(shí)時(shí)反饋?？蒲腥藛T最關(guān)心的就是自己的單據(jù)何時(shí)可以完成報(bào)銷,單據(jù)流轉(zhuǎn)到了哪個(gè)環(huán)節(jié)。在傳統(tǒng)報(bào)銷模式下,報(bào)銷人常常往返于財(cái)務(wù)部門或者是通過電話問詢是否完成報(bào)銷單據(jù);網(wǎng)上報(bào)銷模式實(shí)行后,報(bào)銷人員可以自行登錄系統(tǒng)實(shí)時(shí)查看單據(jù)狀態(tài)。

（二）為財(cái)務(wù)人員提高工作效率

1.自動(dòng)生成憑證。目前,在新政府會(huì)計(jì)制度下,會(huì)計(jì)核算難度明顯加大。一是新制度要求會(huì)計(jì)核算采用平行記賬,一筆會(huì)計(jì)分錄既要編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分錄,又要編制預(yù)算會(huì)計(jì)分錄。二是按照編制政府會(huì)計(jì)報(bào)告的要求,部門內(nèi)部單位為避免事項(xiàng)重復(fù)列示,應(yīng)將屬于政府內(nèi)部各主體之間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行抵銷后編制。故此,為了區(qū)分部門內(nèi)外單位的可抵消事項(xiàng),財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的相關(guān)科目均設(shè)置了往來核算項(xiàng)。三是科學(xué)事業(yè)單位在核算項(xiàng)目時(shí)往往需要通過設(shè)置會(huì)計(jì)科目輔助項(xiàng)來對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行核算。因此在現(xiàn)行制度下,科學(xué)事業(yè)單位實(shí)際核算時(shí),編制完一筆會(huì)計(jì)分錄通常需要選擇多達(dá)十個(gè)輔助項(xiàng),如項(xiàng)目名稱、預(yù)算來源、單位往來等,造成財(cái)務(wù)人員手工錄入工作量大且出錯(cuò)率高。而在網(wǎng)上報(bào)銷模式下,系統(tǒng)可以按照新政府會(huì)計(jì)制度設(shè)置分錄規(guī)則,同時(shí)自動(dòng)獲取輔助項(xiàng),將報(bào)銷人已經(jīng)錄入的項(xiàng)目名稱、預(yù)算來源、金額等信息進(jìn)行自動(dòng)關(guān)聯(lián),制單時(shí)一鍵完成憑證的自動(dòng)生成,提高會(huì)計(jì)的核算效率,減輕財(cái)務(wù)人員的工作量。

2.緩解報(bào)賬壓力。網(wǎng)上報(bào)銷模式下,科研人員無需再到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行問詢,減少了報(bào)銷人員與財(cái)務(wù)人員的直接接觸,避免了嘈雜擁擠的工作環(huán)境導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員因超負(fù)荷工作引發(fā)的消極情緒;同時(shí),財(cái)務(wù)人員可以根據(jù)每天工作事項(xiàng)的輕重緩急,選擇相對(duì)固定的工作時(shí)間處理網(wǎng)上報(bào)銷單據(jù),改善了財(cái)務(wù)人員工作環(huán)境,提高了財(cái)務(wù)人員的工作效率。

三、網(wǎng)上報(bào)銷模式存在的問題

（一）系統(tǒng)設(shè)計(jì)存在局限性

1.兼容性不佳。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)對(duì)電腦配置相對(duì)較高,瀏覽器、Java版本較低或是電腦內(nèi)存不足都會(huì)造成登錄時(shí)間較長、登錄后出現(xiàn)卡頓及操作不穩(wěn)定等問題。同時(shí),部分科學(xué)事業(yè)單位未能與網(wǎng)銀系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接,科研人員已在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中錄入的公務(wù)卡消費(fèi)、個(gè)人、單位等轉(zhuǎn)賬信息,仍然需要財(cái)務(wù)人員對(duì)這些信息進(jìn)行二次加工,重新輸入到網(wǎng)銀系統(tǒng)中,不僅加大了財(cái)務(wù)人員出錯(cuò)概率,還影響了支付進(jìn)度。

2.預(yù)算控制方式調(diào)整不靈活。在網(wǎng)上報(bào)銷模式下,系統(tǒng)添加項(xiàng)目信息時(shí)將按照各個(gè)項(xiàng)目管理制度,對(duì)所有項(xiàng)目的預(yù)算明細(xì)科目設(shè)置控制方式,以利于監(jiān)管。預(yù)算科目的控制方式是基于當(dāng)下的項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法進(jìn)行錄入,一旦管理辦法發(fā)生變更,由于一個(gè)項(xiàng)目通常對(duì)應(yīng)多個(gè)預(yù)算明細(xì)科目,將造成大批量的修改。

3.不適用多個(gè)項(xiàng)目報(bào)銷同一單據(jù)?？蒲腥藛T在填寫網(wǎng)上報(bào)銷單據(jù)時(shí),不同的開支項(xiàng)目必須分單據(jù)填寫,即一個(gè)單據(jù)只能對(duì)應(yīng)一個(gè)項(xiàng)目。對(duì)于科學(xué)事業(yè)單位來說,多名科研人員共同出差,如進(jìn)行田間試驗(yàn)、野外采樣,或是前往同一地點(diǎn)進(jìn)行開會(huì)等,通常情況下是由一人進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算,同一報(bào)銷事項(xiàng)涉及多個(gè)項(xiàng)目開支方向,此時(shí)需要報(bào)銷人就同一事項(xiàng)將車船票、住宿發(fā)票、租車發(fā)票等進(jìn)行拆分。同時(shí),年底課題組部分項(xiàng)目存在少量剩余金額,課題組為了整合項(xiàng)目開支,會(huì)將同一張發(fā)票的材料費(fèi)按照明細(xì)內(nèi)容及項(xiàng)目相關(guān)性從多個(gè)項(xiàng)目開支。目前在一單一項(xiàng)目的設(shè)計(jì)下,科研人員只能填寫多個(gè)單據(jù)對(duì)應(yīng)同一事項(xiàng),報(bào)銷時(shí)不僅加大了填制單據(jù)的難度,而且財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)時(shí)也不容易對(duì)應(yīng),需要將多個(gè)單據(jù)的金額進(jìn)行加總核對(duì)。

（二）部分人員對(duì)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)參與度不高

1.數(shù)據(jù)不共享增加了工作負(fù)擔(dān)。一般來說,科學(xué)事業(yè)單位的內(nèi)部信息系統(tǒng)包括辦公部門的OA系統(tǒng)、科研部門的科研管理系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)部門的網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng),單位內(nèi)部不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)較多,信息數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián),但各個(gè)系統(tǒng)之間相互獨(dú)立不兼容,無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接和共享,導(dǎo)致科研人員耗費(fèi)大量時(shí)間精力重復(fù)填寫相關(guān)數(shù)據(jù)。如科研人員在辦公室的OA系統(tǒng)中填寫的出差審批計(jì)劃可用來對(duì)接到網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中的差旅費(fèi)報(bào)銷單,報(bào)銷人不用再重復(fù)錄入報(bào)銷事由、出差天數(shù)、起始地點(diǎn)等;又如,在科研部門的科研管理系統(tǒng)里填寫的項(xiàng)目信息可用來對(duì)接到網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中的預(yù)算管理信息,科研人員不用重復(fù)錄入項(xiàng)目基礎(chǔ)信息。

2.線上線下協(xié)同效率低?？蒲腥藛T在網(wǎng)上填寫報(bào)銷單據(jù)前,準(zhǔn)備的報(bào)銷材料若涉及到相關(guān)業(yè)務(wù),仍然需要走線下審批,如報(bào)銷會(huì)議費(fèi)需要提供部門、業(yè)務(wù)處室、領(lǐng)導(dǎo)審批的會(huì)議審批表,報(bào)銷材料費(fèi)需要提供采購人、出庫人、驗(yàn)收人簽字的入庫單、驗(yàn)收單等。有些審批程序比較繁瑣、涉及部門比較多,報(bào)銷人需要花費(fèi)很多時(shí)間和精力,這在一定程度上造成了線上報(bào)銷業(yè)務(wù)推進(jìn)緩慢,科研人員獲得感不高。

3.新事物接受力不強(qiáng)。在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)模式下,科研人員需要自行在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中填寫報(bào)銷單的全部內(nèi)容,部分年紀(jì)較大的科研人員對(duì)電腦操作不熟悉,更習(xí)慣于在財(cái)務(wù)人員的指導(dǎo)下計(jì)算報(bào)銷金額、粘貼原始附件,使用紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行填寫。另外,部分科研人員平常忙于科研,不愿花費(fèi)太多的時(shí)間去學(xué)習(xí)網(wǎng)上報(bào)銷。

（三）安全風(fēng)險(xiǎn)

1.網(wǎng)絡(luò)潛在安全隱患。網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)通過外網(wǎng)聯(lián)通,科研人員登錄的時(shí)間、地點(diǎn)、終端不固定,容易帶來各種安全隱患,且網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)通常是與賬務(wù)核算系統(tǒng)連接,大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中傳遞,一旦遭遇病毒入侵等不確定性攻擊造成系統(tǒng)癱瘓,將會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)安全性構(gòu)成威脅。

2.報(bào)銷人登錄密碼設(shè)置及使用不當(dāng)。項(xiàng)目報(bào)銷權(quán)限必須經(jīng)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人進(jìn)行授權(quán)或是已經(jīng)被授權(quán)的其他項(xiàng)目組成員進(jìn)行操作,部分科研人員不注意保管好自己的密碼或是簡單地設(shè)置為默認(rèn)密碼,甚至將自己的賬號(hào)和密碼交給多人使用,一旦審批出現(xiàn)問題,很可能出現(xiàn)他人冒領(lǐng)冒用項(xiàng)目報(bào)銷經(jīng)費(fèi)的情況。

四、完善網(wǎng)上報(bào)銷模式的相關(guān)建議

（一）做好網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)的維護(hù)和優(yōu)化

要求技術(shù)人員定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù),清除報(bào)錯(cuò)數(shù)據(jù),通過更新高版本的配置軟件,提高系統(tǒng)的運(yùn)行速度,不斷完善系統(tǒng)的穩(wěn)定性和兼容性。同時(shí),對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行優(yōu)化,盡快實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)與銀行系統(tǒng)連接,加快支付進(jìn)度,減少工作量,避免二次輸入的錯(cuò)誤,提高會(huì)計(jì)核算的效率和準(zhǔn)確度。并且,科學(xué)事業(yè)單位還可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)上的需要,與技術(shù)人員協(xié)商建立解決方案,考慮對(duì)系統(tǒng)新功能實(shí)現(xiàn)二次開發(fā)。

（二）加強(qiáng)對(duì)科研人員系統(tǒng)上線前后的培訓(xùn)

要做好對(duì)科研人員的系統(tǒng)操作培訓(xùn)工作,至少需要兩次。第一次,由廠家開發(fā)人員講解,對(duì)系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念、系統(tǒng)架構(gòu)、系統(tǒng)功能、各模塊的使用等做詳細(xì)介紹,使職工對(duì)系統(tǒng)有個(gè)初步的認(rèn)識(shí)。系統(tǒng)運(yùn)行一段時(shí)間后,各項(xiàng)流程基本調(diào)整到位,應(yīng)由財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)賬人員進(jìn)行二次培訓(xùn)。財(cái)務(wù)人員站在報(bào)賬人的角度,編制系統(tǒng)操作手冊(cè),對(duì)系統(tǒng)操作做詳細(xì)、全面的講解,并對(duì)相關(guān)問題的處理方式、填報(bào)方式做規(guī)范要求。這個(gè)階段,因?yàn)閳?bào)賬人對(duì)系統(tǒng)已經(jīng)使用了一段時(shí)間,財(cái)務(wù)人員也更了解單位業(yè)務(wù)流程,講解時(shí)也更符合報(bào)賬人操作習(xí)慣,效果會(huì)更好。

（三）搭建網(wǎng)上報(bào)銷交流平臺(tái)

通過微信群或QQ群搭建信息交流平臺(tái),財(cái)務(wù)人員可以將審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)反饋給報(bào)銷人,便于雙方溝通聯(lián)系。同時(shí),財(cái)務(wù)部門也可以將網(wǎng)上報(bào)銷操作流程、常用操作小竅門以及財(cái)務(wù)規(guī)章制度和報(bào)銷手冊(cè)發(fā)送到該平臺(tái),供科研人員學(xué)習(xí)與查閱。通過該平臺(tái),不僅能加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員與科研人員之間的溝通與交流,也增進(jìn)了科研人員對(duì)財(cái)務(wù)工作的理解與支持。

（四）優(yōu)化審批流程

財(cái)務(wù)部門應(yīng)主動(dòng)聯(lián)合其他業(yè)務(wù)部門理順線上線下的審批程序,重新整合審批流程,減少重復(fù)審批。在符合內(nèi)控管理的前提下,可以從網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的審批程序,盡量不再走線下審批,真正讓科研人員體驗(yàn)到網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式的便捷性。

（五）提升安全性能

加強(qiáng)對(duì)信息系統(tǒng)安全性的管理和監(jiān)控,加大對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)設(shè)施的投入,不斷完善網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),建立網(wǎng)絡(luò)信息安全預(yù)警機(jī)制,規(guī)避不規(guī)范操作、使用不良軟件造成的安全風(fēng)險(xiǎn),防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí),科研人員登錄網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)時(shí),應(yīng)注意使用殺毒軟件對(duì)病毒進(jìn)行查殺,不定期修改登錄密碼,密碼應(yīng)當(dāng)設(shè)置數(shù)字和大小寫字母的組合。同時(shí),財(cái)務(wù)人員要注意對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù)和經(jīng)常性備份。

基金項(xiàng)目： 中國熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院基本科研業(yè)務(wù)費(fèi)專項(xiàng)資金（項(xiàng)目編號(hào)1630022020016）