基于大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理研究

青文紅

摘要：現(xiàn)如今，我國是科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的新時期，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與計算機(jī)工程行業(yè)呈現(xiàn)出了上升趨勢，這無疑為大數(shù)據(jù)、云計算、信息化發(fā)展奠定了堅實基礎(chǔ)。在大數(shù)據(jù)時代背景下，企業(yè)為了謀求生存和發(fā)展，往往需要從海量的、低價值的數(shù)據(jù)信息中提煉出有價值的信息。為此，只有直面大數(shù)據(jù)時代所帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，才能幫助企業(yè)實現(xiàn)既定的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。本文著重探討了大數(shù)據(jù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理方面的情況，并針對應(yīng)用中存在的問題，提出了應(yīng)對措施。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;企業(yè)檔案管理;管理效率

在互聯(lián)網(wǎng)快速發(fā)展的信息化時代，企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)能夠有效促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提高。另外，還對企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生有利影響。然而，我國企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平較低，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程中，管理者對于企業(yè)檔案管理信息化的建設(shè)缺少相應(yīng)的重視。除此之外，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)還存在著設(shè)備落后以及缺乏專業(yè)管理人才等狀況。在這種情況下，企業(yè)應(yīng)建立健全內(nèi)部管理機(jī)制，對管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，還要做好數(shù)據(jù)庫的建設(shè)工作。企業(yè)檔案管理信息化是提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，企業(yè)要科學(xué)有效地加快檔案管理的信息化建設(shè)，從而使企業(yè)在激烈復(fù)雜的市場環(huán)境中具有更大優(yōu)勢。

1.何為大數(shù)據(jù)時代

世界經(jīng)濟(jì)論壇曾道：“數(shù)據(jù)就像貨幣和黃金一樣，將成為一種新的經(jīng)濟(jì)資產(chǎn)?！贝髷?shù)據(jù)=海量數(shù)據(jù)+復(fù)雜類型數(shù)據(jù)。大數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)特征主要包括以下三個方面：一是量大，主要體現(xiàn)在數(shù)據(jù)存儲量和計算量上;二是速度快，一方面數(shù)據(jù)本身的增長速度快，另一方面數(shù)據(jù)存儲、傳輸?shù)忍幚硭俣仍絹碓娇?三是多樣化，體現(xiàn)為數(shù)據(jù)來源多樣性、數(shù)據(jù)類型多樣性，數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)多樣性。大數(shù)據(jù)時代下的數(shù)據(jù)、信息、知識管理變得更加復(fù)雜。如企業(yè)中面對的數(shù)據(jù)伴隨著互聯(lián)網(wǎng)和物聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，由傳統(tǒng)的實體交易數(shù)據(jù)擴(kuò)展為傳感器、社交網(wǎng)絡(luò)等多來源數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)也有傳統(tǒng)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)擴(kuò)展為半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的文本、視頻、圖像等信息。

2.大數(shù)據(jù)時代的企業(yè)檔案管理

2.1增強(qiáng)企業(yè)檔案管理理念

增強(qiáng)企業(yè)檔案管理理念，提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理中應(yīng)用于現(xiàn)代信息技術(shù)的重視程度，是企業(yè)檔案管理的必然要求。例如：山東海城倉儲設(shè)備有限公司采用人工采集信息的方式，造成企業(yè)檔案管理效率極為低下，人力資源無法合理利用，最終導(dǎo)致整體企業(yè)檔案管理工作無法有效開展。該企業(yè)為了保證檔案管理在企業(yè)經(jīng)營中有序進(jìn)行，指導(dǎo)企業(yè)檔案管理工作順利開展。首先，要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)深刻認(rèn)識現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)檔案管理重要性，在管理中利用當(dāng)前現(xiàn)代化企業(yè)管理思路，為企業(yè)的整體運(yùn)營打下良好的基礎(chǔ)。不僅如此，該企業(yè)在日常經(jīng)營管理中，企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)格外重視企業(yè)的現(xiàn)代化建設(shè)，尤其是現(xiàn)代化信息技術(shù)，并廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理的各個層面，做好科學(xué)有效的管理計劃，實現(xiàn)完善的檔案管理規(guī)章制度。其次，該企業(yè)加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)，突破傳統(tǒng)的檔案管理理念，在提升管理效率的同時，注重企業(yè)檔案管理質(zhì)量，規(guī)范化開展企業(yè)檔案管理工作，將檔案管理工作與其他部門管理工作提升到同等的地位。最后，企業(yè)持續(xù)提升檔案管理工作效率和質(zhì)量，圍繞信息化技術(shù)，及時更新檔案管理理念，利用信息化技術(shù)的優(yōu)勢開展檔案管理工作，實現(xiàn)新時代的檔案管理目標(biāo)，保證企業(yè)檔案管理工作有效開展，促進(jìn)企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展。

2.2建設(shè)完善的防范體系

檔案信息中包含很多與企業(yè)運(yùn)營發(fā)展有關(guān)的信息，例如，企業(yè)工作人員的個人資料、企業(yè)有關(guān)工作的核心信息等，對于企業(yè)的發(fā)展有著重要影響。一旦出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，就很有可能影響到企業(yè)正常運(yùn)營和發(fā)展，降低企業(yè)的競爭力。在這種情況下必須重視對檔案信息實施安全保護(hù)，利用有效的防范技術(shù)提高檔案信息的保存效果，避免信息出現(xiàn)丟失或者不完整的現(xiàn)象。目前，檔案信息的存儲方式主要包括紙質(zhì)存儲和電子存儲，針對紙質(zhì)存儲的檔案資料而言，最好是先將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，可以提高存儲的安全性。當(dāng)檔案資料全部轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)之后，企業(yè)需要在其中添加相應(yīng)的信息化安全保護(hù)技術(shù)，例如，防火墻、病毒監(jiān)測技術(shù)等，在電子管理系統(tǒng)中及時發(fā)現(xiàn)入侵的病毒或者木馬，在其未入侵?jǐn)?shù)據(jù)系統(tǒng)之前實施攔截或者處理。同時，針對檔案管理系統(tǒng)制定密碼保護(hù)限制，即通過相應(yīng)的密碼才可以進(jìn)入檔案資料庫中提取檔案，能夠在一定程度上提升安全保護(hù)效果。

2.3提升企業(yè)檔案管理者的業(yè)務(wù)能力

在大數(shù)據(jù)時代，企業(yè)檔案管理者不僅需要對檔案信息化管理有深刻的認(rèn)知，還要熟練掌握計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)和信息化傳播手段。具體而言，一是要提升檔案管理者對信息化、大數(shù)據(jù)的重視，能深刻認(rèn)識到大數(shù)據(jù)以及網(wǎng)絡(luò)信息化對檔案管理工作的重要性，及時從傳統(tǒng)理念中轉(zhuǎn)變出來。二是要將檔案管理者業(yè)務(wù)技能提升與績效考核結(jié)合起來，鼓勵檔案管理者更加自覺地學(xué)習(xí)知識，最大程度地激發(fā)其潛能。三是定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，向檔案管理者傳授大數(shù)據(jù)的相關(guān)資料以及專業(yè)知識，及時更新大數(shù)據(jù)的最新理念，不斷提升檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，努力實現(xiàn)企業(yè)和員工的共贏局面。

2.4建設(shè)完善企業(yè)檔案管理的信息系統(tǒng)

建立完善企業(yè)的檔案信息化管理系統(tǒng)對于企業(yè)進(jìn)行檔案管理來說是很有必要的。例如，在檔案記錄的過程中以及整理檔案的過程中，企業(yè)可以借助先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來提高檔案管理的水平、提升工作效率。要想建立完善企業(yè)檔案管理的信息系統(tǒng)，首先，應(yīng)該對信息系統(tǒng)及配套軟件進(jìn)行開發(fā)。在開發(fā)的過程中不僅要做好系統(tǒng)的安全工作，還要保障系統(tǒng)的信息容量。只有做好以上兩點(diǎn)工作，才能減少信息管理過程中的工作失誤，實現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化。其次，要努力提升企業(yè)系統(tǒng)的信息處理能力，使企業(yè)系統(tǒng)能有效結(jié)合錄入的數(shù)據(jù)，按照規(guī)定流程對檔案信息進(jìn)行加工處理。最后，在建設(shè)完善企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的過程中還應(yīng)該注意，企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)要符合本企業(yè)的發(fā)展特點(diǎn)，切實增強(qiáng)信息化系統(tǒng)的企業(yè)適應(yīng)性。

2.5優(yōu)化檔案管理信息化水平

檔案管理信息化建設(shè)需要從多個方面著手，認(rèn)識到檔案管理的重要性。其中檔案管理信息化水平的優(yōu)化工作需要從兩方面進(jìn)行：第一方面是要明確各部門的職責(zé)，檔案管理人員要根據(jù)相關(guān)的國家規(guī)定將各類文件進(jìn)行歸檔，不同部門的文件分門別類地整理保存，同時按照合理的方案定時檢查，確認(rèn)檔案資料完整性。第二方面是實現(xiàn)檔案資料的全程管理，嚴(yán)格按照規(guī)章制度輸入、下載、查看資料，檔案管理相關(guān)部門需要針對真實情況制定出適用性強(qiáng)的管理制度，減少檔案管理工作中的盲目性和隨意性，使檔案管理系統(tǒng)有明確的分工。實施責(zé)任落實到個人的政策，對每個環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督，避免意外產(chǎn)生。例如，某檔案管理部門在全面落實檔案資料信息化管理后，實施責(zé)任到人的管理制度，將檔案資料管理責(zé)任落實到個人，避免因權(quán)責(zé)不明導(dǎo)致檔案管理工作效率低，有效提升了檔案管理信息化水平。

2.6知識應(yīng)用——檔案信息的應(yīng)用

知識應(yīng)用就是知識從理論到實踐的轉(zhuǎn)化過程，理想狀態(tài)下都能形成知識產(chǎn)品。知識應(yīng)用必須在一定的管理系統(tǒng)中才能實現(xiàn)，常見的知識管理系統(tǒng)有最佳實務(wù)的編碼和分享、創(chuàng)建企業(yè)知識目錄，繪制公司的知識地圖、知識網(wǎng)絡(luò)的創(chuàng)建。企業(yè)檔案信息的應(yīng)用應(yīng)結(jié)合知識管理的相關(guān)技術(shù)和理念，綜合采用知識地圖、知識社區(qū)、知識推理等多種利用方式。揭示企業(yè)檔案信息管理流程或系統(tǒng)中存在的優(yōu)勢和劣勢，結(jié)合內(nèi)部企業(yè)背景和外部行業(yè)背景分析管理環(huán)境，設(shè)計未來企業(yè)檔案管理的方法路線和趨勢圖，在檔案信息數(shù)據(jù)集成的基礎(chǔ)之上形成企業(yè)檔案資產(chǎn)產(chǎn)品。如獨(dú)具企業(yè)特色的專題內(nèi)容數(shù)據(jù)庫、圖片資料庫、專家學(xué)者庫等。在組建若干專題資源數(shù)據(jù)庫的同時，加強(qiáng)了對檔案信息資源的挖掘、加工、整理及有序化重組，這將會提高檔案信息應(yīng)用的整體質(zhì)量，為檔案知識數(shù)據(jù)庫向綜合化、網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

2.7提高檔案信息安全系數(shù)

大數(shù)據(jù)時代下網(wǎng)絡(luò)上的各類信息更具開放性，檔案資料的傳播速度得到大幅提高的同時，檔案信息的安全性也受到了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的沖擊。要保護(hù)檔案資料不受侵害，檔案管理人員應(yīng)對資料進(jìn)行加密處理，同時使用網(wǎng)絡(luò)防火墻防范病毒破壞檔案管理系統(tǒng)。此外在檔案管理部門開發(fā)管理系統(tǒng)時要將軟件安全系數(shù)是否達(dá)標(biāo)列為重點(diǎn)審核項目，從根源上建立防護(hù)，保護(hù)檔案信息安全。可以引進(jìn)安全技術(shù)提高檔案資料的安全系數(shù)，先進(jìn)的技術(shù)能為檔案資料安全系數(shù)提高工作打下良好基礎(chǔ)，且這項技術(shù)為檔案管理工作帶來的便利是遠(yuǎn)大于其投入資金的。 例如，某檔案管理部門制定了嚴(yán)格的資料查看使用制度，對普通員工僅賦予資料查看權(quán)，不允許私自下載更改;對于領(lǐng)導(dǎo)干部賦予下載權(quán)和查看權(quán);若需要對資料進(jìn)行更改，需要取得檔案管理工作的直接領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)，使用期限驗證碼進(jìn)入資料庫對資料信息進(jìn)行修改，經(jīng)過管理部門審核后方可上傳，為檔案資料的安全系數(shù)提供了保障。

3.結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代下企業(yè)檔案管理與知識管理的深度耦合就是傳統(tǒng)向現(xiàn)代化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，此轉(zhuǎn)變需要采用知識管理戰(zhàn)略思想、借助互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)傳輸、存儲、訪問等技術(shù)、實現(xiàn)檔案信息資源的知識化管理。通過數(shù)字化技術(shù)建立并形成一個開放、融合、共享的檔案信息知識庫，以高度有序的企業(yè)檔案信息資源為處理核心，為企業(yè)生產(chǎn)、管理和決策提供可靠、高效、快捷的檔案信息服務(wù)及數(shù)字檔案知識共享。

參考文獻(xiàn)

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