探討計算機信息管理的辦公自動化

王曉偉

摘? 要：在當(dāng)下社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的過程中，計算機應(yīng)用技術(shù)應(yīng)用層面的渠道越來越多，計算機信息技術(shù)的應(yīng)用方式和方法也越來越多。在目前，計算機管理應(yīng)用越來越多地出現(xiàn)在企事業(yè)單位的管理過程中，文章通過對企事業(yè)經(jīng)營活動的管理來探究計算機信息管理辦公自動化的相關(guān)應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計算機信息管理;辦公自動化;研究

引言

在相當(dāng)一部分時間內(nèi)，計算機應(yīng)用技術(shù)的發(fā)展都極大促進(jìn)著社會生產(chǎn)力的發(fā)展和科技的進(jìn)步，計算機的應(yīng)用已經(jīng)涉足到人類生活的方方面面，在當(dāng)下，關(guān)于計算機的管理和應(yīng)用還存在著很多不合理的情況，需要在實際應(yīng)用過程中，進(jìn)一步提高計算機管理的實際應(yīng)用水平和應(yīng)用效率。對于企事業(yè)管理來說，計算機管理的科學(xué)性和必要性是很重要的，所以在這個層面而言，尋找計算機管理辦公系統(tǒng)的自動化的方法至關(guān)重要。

一、計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用情況

1.1處理各種文件材料

在進(jìn)行辦公自動化的日程工作中，作為企事業(yè)單位，會有大數(shù)據(jù)庫的鏈接，因此，辦公自動化每天都要進(jìn)行大量的辦公數(shù)據(jù)的處理，辦公自動化應(yīng)用在計算機技術(shù)中只是進(jìn)行簡單的錄入數(shù)據(jù)以后，計算機系統(tǒng)就可以按照既定好的流程對數(shù)據(jù)進(jìn)行自動的處理和統(tǒng)計，而且能夠通過圖表的形式呈現(xiàn)出來。對于辦公軟件的處理是對企業(yè)日常工作很重要的一部分。企業(yè)在日常辦公中會有很多文件材料需要保存，處理與發(fā)送。在傳統(tǒng)的層面進(jìn)行紙質(zhì)化的保存已經(jīng)在當(dāng)下不怎么適用了。就比如對于財務(wù)部門來說，在過去，財務(wù)部門每天進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的方式就是進(jìn)行手工記賬，因此，每到了企業(yè)年終總結(jié)或者是發(fā)放工資的時候就會形成很繁忙的局面。如今應(yīng)用辦公自動化的計算機技術(shù)后，對于財務(wù)管理中的各類型數(shù)據(jù)報表，只是需要預(yù)先在辦公系統(tǒng)中錄入好相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)處理流程，生成處理系統(tǒng)，財務(wù)只需要在系統(tǒng)中錄入需要錄入的數(shù)據(jù)，就可以生成這類型數(shù)據(jù)的財務(wù)報表。通常在日常辦公中的軟件有word、excel這兩種，excel工作表可以實現(xiàn)對于數(shù)據(jù)的整理和匯編，對于數(shù)據(jù)的記錄和保存。Word作為文字處理保存發(fā)揮著重要的作用。企業(yè)人員還可以通過word中的強大的信息處理系統(tǒng)來實現(xiàn)對每一個層面數(shù)據(jù)處理的不同狀態(tài)的要求。

1.2創(chuàng)建信息發(fā)布和內(nèi)部聯(lián)系平臺

在進(jìn)行公司的正常運營中，需要通過辦公軟件來實現(xiàn)公司和外界的聯(lián)系。而為了實現(xiàn)公司辦公的信息傳輸安全性和保密性，公司一般會對其運營所用的軟件進(jìn)行選擇或者是建設(shè)自己的信息發(fā)布和管理平臺。一般公司在進(jìn)行自己平臺的信息系統(tǒng)構(gòu)建時會選擇linus系統(tǒng)來進(jìn)行操作。在這個平臺上，公司的各種通知以及事項都可以承載。而且這個信息平臺一定是共享化的平臺，這個共享是雙方的，一方面，員工能夠通過這個平臺獲取到企業(yè)和公司的各種信息，另一方面，企業(yè)在這個平臺上也能夠收集和管理到每一個員工。

二、計算機技術(shù)應(yīng)用在辦公自動化中的意義

2.1提高了工作效率，實現(xiàn)了資源共享

在現(xiàn)階段來說，進(jìn)行辦公軟件的自動化管理對個人可以提高其工作的效率。因為在進(jìn)行日常辦公的過程中，需要有很多的文字和材料進(jìn)行處理和書寫，所以應(yīng)用辦公自動化的系統(tǒng)實現(xiàn)了更為便利的辦公處理和辦公應(yīng)用方式，在節(jié)約材料和減少成本的情況下實現(xiàn)了無紙化辦公。而且對于錄入計算機系統(tǒng)的材料數(shù)據(jù)，能夠進(jìn)行便利地修改。還有一個層面就是，無紙化的自動化辦公，應(yīng)用計算機處理數(shù)據(jù)，在一定程度上減少了墨盒以及辦公紙張的耗材，對于打印機等這些硬件設(shè)備的損耗也降到了比較低的程度。

2.2拓展了辦公區(qū)域，改善了辦公環(huán)境

自動化的辦公系統(tǒng)，采用開放式的辦公環(huán)境，公司人員通過在辦公系統(tǒng)中操作，完成公司和企業(yè)規(guī)定的任務(wù)和安排。便利了在現(xiàn)實生活中的交流，在一定程度上減少了辦公而造成的緊張的壓力。讓辦公人員能夠以一個放松的心情方式進(jìn)行相應(yīng)的工作。還有一個層面就是通過辦公系統(tǒng)的自動化使得辦公區(qū)域不僅僅局限在公司里，實現(xiàn)了辦公區(qū)域的無限制。這種無限制的辦公環(huán)境，對于員工的工作效率的提升是有巨大的保證的。員工在有效的完成工作后，工作成果也能得到及時地展示，整個企業(yè)的辦公效率也就實現(xiàn)了最大化。而且信息和數(shù)據(jù)做到了及時的傳送，避免了因為距離的問題導(dǎo)致的成本上升或者是因為時效性的問題導(dǎo)致的管理層出現(xiàn)問題。

三、辦公自動化中計算機技術(shù)應(yīng)用的要求

3.1提高辦公人員的專業(yè)素養(yǎng)和操作能力

計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用的程度也決定著專業(yè)人員的素養(yǎng)需要更高程度的提升。在現(xiàn)實中很多情況是相關(guān)企業(yè)的管理人員對于企業(yè)辦公軟件的并沒有足夠的熟悉度，在實際的操作過程中不能夠較好的對相關(guān)計算機的技術(shù)實現(xiàn)適應(yīng)，所以這就更要求企業(yè)要對相關(guān)的專業(yè)人員進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)，提升專業(yè)人員的專業(yè)素質(zhì)和操作能力。還有一個層面說就是企業(yè)要針對性的引進(jìn)計算機專業(yè)方面的人才，保證企業(yè)的安全用網(wǎng)和企業(yè)建立的信息發(fā)布渠道不被破壞，確保企業(yè)用網(wǎng)的安全。

3.2加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

對于這個層面來說在，重要的就是構(gòu)建自己的辦公自動化的工作模式，這是很重要的，也是確保網(wǎng)絡(luò)安全的必要基礎(chǔ)。通過計算機自動化的應(yīng)用，實現(xiàn)企業(yè)辦公的自動化，在這個過程中需要構(gòu)建企業(yè)自身的網(wǎng)絡(luò)安全保障，從防火墻的設(shè)置到對整個企業(yè)辦公軟件和數(shù)據(jù)庫的保護(hù)，都是需要實現(xiàn)的層面。還有就是要逐步完善辦公自動化體系，這也是構(gòu)建安全網(wǎng)絡(luò)的必要階段。相關(guān)企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要充分重視辦公自動化的發(fā)展進(jìn)度，加大投資力度進(jìn)行辦公硬件設(shè)備的改進(jìn)。還有就是要選擇自己企業(yè)和公司適用的辦公系統(tǒng)。這對于其發(fā)展是很重要的，如果貿(mào)然選擇一款辦公系統(tǒng)，不僅做不到與公司的制度相匹配，反而會使得辦公系統(tǒng)和人員安排相沖突，對公司的正常運轉(zhuǎn)造成不必要的影響。因此，要結(jié)合自身的實際情況，根據(jù)公司的規(guī)模，公司的發(fā)展方向來選擇適合自身的辦公產(chǎn)品。

四、結(jié)束語

在當(dāng)下，計算機管理技術(shù)的應(yīng)用在辦公中已經(jīng)具有了很成熟的應(yīng)用。辦公自動化能夠?qū)崿F(xiàn)在節(jié)約成本的前提下提高員工的工作效率，還能夠使得企業(yè)決策層能夠便利高效的實現(xiàn)對企業(yè)的管理。在指揮調(diào)度的基礎(chǔ)上實現(xiàn)了決策的有效施行。在未來辦公系統(tǒng)的發(fā)展中，這種智能化和自動化的發(fā)展思路也必將對辦公方式產(chǎn)生深刻的影響和變革。

參考文獻(xiàn)

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