評(píng)價(jià)企業(yè)文秘與檔案工作的一體化管理

李文征 羅楊瑞 楊冰

【摘? 要】現(xiàn)如今，隨著時(shí)代的進(jìn)步與發(fā)展，企業(yè)已經(jīng)充分實(shí)現(xiàn)了檔案的現(xiàn)代化管理與自動(dòng)化辦公，這成為企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重點(diǎn)方向。為了能夠進(jìn)一步促進(jìn)自動(dòng)化辦公與現(xiàn)代化檔案管理，應(yīng)推動(dòng)企業(yè)文秘與檔案工作的一體化結(jié)合。基于此，論文主要對(duì)企業(yè)文秘與檔案工作的一體化管理進(jìn)行分析，以供參考。

【Abstract】Nowadays， with the progress and development of the times， enterprises have fully realized the modern management of archives and automatic office， which has become the key direction of the future development of enterprises. In order to further promote the automatic office and modern archives management， we should promote the integration of enterprise secretarial and archival work. Based on this， this paper mainly analyzes the integrated management of enterprise secretarial and archival work， for reference.

【關(guān)鍵詞】企業(yè);文秘;檔案;一體化管理

【Keywords】enterprise; secretary; archives; integrated management

【中圖分類號(hào)】C931.46;G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）07-0051-02

1 引言

對(duì)于文秘與檔案工作一體化管理來(lái)說(shuō)，其具體指的就是檔案工作與文秘工作的結(jié)合，從全局的角度出發(fā)，采用文檔一體化管理機(jī)制對(duì)公文制發(fā)、歸檔管理進(jìn)行全過(guò)程管理，確保將所有工作內(nèi)容進(jìn)行一次性輸入以及多次性輸出，使公文從生產(chǎn)到未來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)工作環(huán)節(jié)中，尤其是在公文向檔案轉(zhuǎn)化工作環(huán)節(jié)方面，能夠?qū)n案管理工作的要求凸顯出來(lái)，真正地形成一體化管理與一體化生成，確保文秘工作與檔案管理工作二者能夠共享，從而提高企業(yè)內(nèi)文秘工作與檔案管理工作的效率。

2 文秘與檔案管理工作的關(guān)系與二者結(jié)合的重要性

2.1 文秘與檔案管理工作的關(guān)系

文秘工作與檔案管理工作無(wú)論是內(nèi)容，還是特點(diǎn)都有所差異，一方面，對(duì)于文秘工作來(lái)說(shuō)，其是根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的實(shí)際規(guī)律，維持與保護(hù)各種文件之間存在的歷史性關(guān)聯(lián)，而后在根據(jù)不同文件之間產(chǎn)生的連鎖反應(yīng)判斷其具體價(jià)值，將文件具有的真實(shí)面貌反映出來(lái)，從而為后續(xù)的檔案管理工作提供方便。另一方面，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其與文秘工作之間屬于魚(yú)和水的關(guān)系，檔案管理工作是隨著文秘工作的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，而且文秘工作的發(fā)展也能夠促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展[1]，換而言之，文秘工作是檔案管理工作的前身，檔案管理工作也是文件管理工作的最終歸宿。根據(jù)檔案管理工作具有的規(guī)律，也可體現(xiàn)出文秘工作與檔案管理工作之間具有的關(guān)系，在企業(yè)中，文秘工作與檔案管理工作二者之間既相互聯(lián)系，又相互制約。

2.2 文秘工作與檔案管理工作一體化結(jié)合的重要性

文秘的工作性質(zhì)會(huì)直接影響到檔案管理工作的效果，而且文秘工作的性質(zhì)也是強(qiáng)化檔案管理工作的關(guān)鍵。具體來(lái)說(shuō)，檔案管理工作與文秘工作之間的聯(lián)系非常密切，在檔案管理工作中，通過(guò)文秘工作能夠直接凸顯出檔案信息管理的重要性，而且在文秘工作中還涉及大量的文件材料，對(duì)這些文件材料進(jìn)行批閱、歸檔以及整理會(huì)直接影響到實(shí)際的工作效率，同時(shí)文件資料也能夠?qū)ι霞?jí)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)所傳達(dá)的精神進(jìn)行貫徹與落實(shí)，并為相關(guān)工作人員的學(xué)習(xí)與進(jìn)修提供信息，從而提高工作人員的工作能力與工作水平，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益[2]。換而言之，文秘工作對(duì)檔案管理工作的開(kāi)展有非常重要的作用，所以，應(yīng)將檔案管理工作作為起點(diǎn)，采用規(guī)范化的管理方法與管理方式確保文秘工作能夠長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。除此之外，檔案管理工作也可以確保文秘工作的全面性與科學(xué)性，而且檔案資料具有的準(zhǔn)確性與科學(xué)性也是文秘工作準(zhǔn)確、科學(xué)開(kāi)展的前提與保障。因此，建立完善、健全的檔案管理工作體制是文秘工作開(kāi)展的前提條件與必然要求，而且也是企業(yè)發(fā)展的重要管理手段與工作任務(wù)。

3 文秘工作與檔案管理工作存在的問(wèn)題

3.1 格式、附件以及文種的使用不規(guī)范

企業(yè)中所使用的公文屬于一種規(guī)范性極強(qiáng)的應(yīng)用文體，但是很多企業(yè)在進(jìn)行公文的撰寫(xiě)時(shí)，雖然撰寫(xiě)的質(zhì)量有所提高，但是依然存在很多不規(guī)范、不正規(guī)的地方。例如，一些公文“報(bào)告”和“請(qǐng)示”兩個(gè)文種混淆，有些文種應(yīng)該使用“請(qǐng)示”，卻使用了“報(bào)告”這種形式，還有一些報(bào)告甚至將“報(bào)告與請(qǐng)示”兩種文種合二為一，將其稱作“請(qǐng)示報(bào)告”的同時(shí)，還存在“意見(jiàn)”“決定”不分，“通告”與“通知”混為一談等情況，這樣一來(lái)就會(huì)影響到公文的處理效果以及其作用的發(fā)揮。

3.2 處理程序不規(guī)范，版記不夠全面

在檔案管理部門(mén)與文秘部門(mén)中，版記是聯(lián)系二者的關(guān)鍵，這也是實(shí)現(xiàn)“一體化文檔管理”的關(guān)鍵，但是在很多企業(yè)實(shí)際的文秘管理中，經(jīng)常存在不標(biāo)明印發(fā)時(shí)間和印發(fā)部門(mén)、主題詞無(wú)抄發(fā)、抄送單位等情況，而這些不規(guī)范的情況或者問(wèn)題都會(huì)影響到檔案管理工作的效率與效果。

3.3 字跡不清晰，資料不完善

有一些草擬的會(huì)議記錄、公文等字跡都不夠清晰，而且長(zhǎng)時(shí)間儲(chǔ)存很容易出現(xiàn)字跡褪色的情況，同時(shí)，還有一些傳真文件、歸檔資料使用的是紙張與墨水記錄，而不是電子版的，時(shí)間一長(zhǎng)就會(huì)使字體變得模糊不清，不利于文件資料的長(zhǎng)期保存與利用，還有一些部門(mén)無(wú)法根據(jù)檔案的記錄范圍收集文件資料，僅僅只是將現(xiàn)有的文件進(jìn)行整理與上交，無(wú)法實(shí)現(xiàn)文件資料的統(tǒng)一化管理。

4 實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案管理工作一體化的有效策略

4.1 創(chuàng)新文檔一體化的工作意識(shí)

雖然檔案管理工作與文秘工作的工作內(nèi)容有所差異，而且二者的工作任務(wù)也不同，獨(dú)立性均比較強(qiáng)，但是因?yàn)闄n案管理工作與文秘工作之間的關(guān)聯(lián)性比較強(qiáng)，所以，應(yīng)將二者進(jìn)行結(jié)合，形成一體化的管理形式。為了能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)強(qiáng)化企業(yè)的一體化工作意識(shí)，樹(shù)立檔案管理工作與文書(shū)處理工作一體化的指導(dǎo)思想，并將該思想應(yīng)用到實(shí)際工作中，從而提高檔案管理工作與文秘工作的效率與效果。除此之外，應(yīng)幫檔案管理工作人員與文秘工作人員樹(shù)立良好的觀念意識(shí)，使其能夠認(rèn)識(shí)到“今天的文件就是明天的檔案”這一思想，意識(shí)到文秘與檔案管理工作一體化管理的重要性，根據(jù)文檔一體化的工作要求，處理好每一份公文。

4.2 提高文件整理工作的規(guī)范性

企業(yè)在開(kāi)展文秘工作時(shí)，應(yīng)根據(jù)企業(yè)內(nèi)文件處理的要求與程序做好相關(guān)文件的記錄與登記，具體的記錄與登記內(nèi)容包括文號(hào)、責(zé)任者、形成時(shí)間以及標(biāo)題等，在整理文檔時(shí)，應(yīng)將“卷”作為單位，這樣一來(lái)就可以將一年度或一季度的檔案作為“一卷”，并把這一時(shí)期內(nèi)的內(nèi)容抄寫(xiě)在“一卷”中。同時(shí)，應(yīng)在文件的上角位置標(biāo)明文件的形式，如長(zhǎng)期或永久保存的文件，需要從第一份文件進(jìn)行編輯，而后再進(jìn)行順序的記錄。除此之外，完成檔案信息資料的記錄后，應(yīng)將其上交到檔案室內(nèi)進(jìn)行存檔，為了能夠更加方便地對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢，應(yīng)每年編輯一個(gè)流水號(hào)，其中包括文件的所屬年度、全宗號(hào)以及文件的順序號(hào)，完成編號(hào)的記錄后，將編號(hào)輸入計(jì)算機(jī)中，使計(jì)算機(jī)內(nèi)保存的文件與文件原件的內(nèi)容相同，且一一對(duì)應(yīng)，此外，每間隔特定的時(shí)間，需要將整理后的文件原件全部收集起來(lái)，再使用計(jì)算機(jī)對(duì)文件進(jìn)行分類，根據(jù)書(shū)籍的不同分類打印目錄，從而為后續(xù)的檔案資料的查閱工作提供方便。

4.3 合理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)

目前，信息技術(shù)已經(jīng)得到了非常廣泛的應(yīng)用，這也就說(shuō)明，人們已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，因此，在企業(yè)中，應(yīng)將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案信息管理工作中。現(xiàn)如今，很多企業(yè)中都已經(jīng)建立了局域網(wǎng)，而通過(guò)建立文秘工作與檔案工作的一體化管理，可以將所有經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)記錄的文檔信息進(jìn)行查詢[3]，同時(shí)也能夠利用互聯(lián)網(wǎng)建立線上溝通平臺(tái)，從而更加及時(shí)、快速地傳遞消息與接收消息，而且也可以打破空間與時(shí)間的限制，實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像、文件以及聲音的綜合處理、利用和查詢，真正地實(shí)現(xiàn)資源的共享。

除此之外，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，在進(jìn)行文件查詢時(shí)，只需要在計(jì)算機(jī)輸入文號(hào)、標(biāo)題、時(shí)間、主題詞等任意信息就可以準(zhǔn)確地查詢到信息，從而快速將文件調(diào)出。在整理文件時(shí)，將文件的正文內(nèi)容輸入計(jì)算機(jī)后，工作人員可以利用計(jì)算機(jī)直接查詢到所需文件，也能夠?qū)⑽募苯哟蛴〕鰜?lái)，從而快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行文件查閱。

5 結(jié)語(yǔ)

總而言之，文秘工作是開(kāi)展檔案管理工作的前提條件，同時(shí)檔案管理工作也是文秘工作的延伸，因此，應(yīng)實(shí)施檔案工作與文秘工作的一體化管理，從而提高文秘工作與檔案管理工作的效率，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

【1】鄒金坊.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].中外企業(yè)家，2019（24）：97.

【2】張志強(qiáng).機(jī)關(guān)文秘人員素質(zhì)與文書(shū)檔案管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（12）：97.

【3】周燕萍.互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代做好文秘檔案管理工作的思路[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（06）：136.