推進(jìn)檔案信息化建設(shè)提升檔案管理水平

李超

【摘? 要】隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理模式也在不斷改進(jìn)和優(yōu)化。其中，檔案的信息化管理愈發(fā)凸顯出其重要地位，提升檔案管理工作的效率能在極大程度上為企事業(yè)單位提供更多、更有價(jià)值的信息。論文針對(duì)檔案信息化建設(shè)提出了其必要性以及相關(guān)問(wèn)題的解決策略。

【Abstract】With the rapid development of information technology， the archives management mode of enterprises and institutions is also constantly improving and optimizing. Among them， the informatization management of archives increasingly highlights its important position. Improving the efficiency of archives management work can provide enterprises and institutions with a larger amount and more valuable information to a great extent. The paper puts forward the necessity of archives informatization construction and the solving strategies to its related problems.

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息化建設(shè);策略

【Keywords】archives management; informatization construction; strategies

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文章編號(hào)】1673-1069（2020）07-0027-02

1 引言

檔案信息是一種非常重要的信息材料，隨著社會(huì)對(duì)于人力資源的愈加重視，檔案管理也受到了越來(lái)越多人的關(guān)注。為了能夠更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)和行業(yè)的相關(guān)服務(wù)需求，將信息技術(shù)融入檔案管理的工作方式中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理已經(jīng)逐漸成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)。將檔案信息進(jìn)行有效整合利用，可以提高資源的共享性，也能夠大幅度提升企事業(yè)單位的工作效率。

2 檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)在各行各業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。在這個(gè)技術(shù)革新的時(shí)代，檔案管理相關(guān)工作也要做到與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代的潮流，將互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)等手段有機(jī)融入檔案管理的日常工作中，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率的提升。一方面，檔案信息化建設(shè)是電子文件科學(xué)管理的一項(xiàng)必然要求。有利于電子文件資料的科學(xué)妥善管理，是確保其他相關(guān)工作順利開(kāi)展的基本前提，也是檔案管理相關(guān)工作人員需要注意和思考的問(wèn)題。另一方面，檔案信息化建設(shè)也是知識(shí)資產(chǎn)管理所需要的必然條件。對(duì)于檔案管理部門(mén)來(lái)說(shuō)，知識(shí)資產(chǎn)是眾多資產(chǎn)中較為重要的內(nèi)容，同時(shí)，也對(duì)檔案管理后續(xù)相關(guān)工作的開(kāi)展起到了十分重要的作用[1]。因此，檔案管理相關(guān)人員必須正確認(rèn)識(shí)自身工作的重要性，在保證工作質(zhì)量的前提下對(duì)傳統(tǒng)的工作方式進(jìn)行優(yōu)化改革，使之符合現(xiàn)階段社會(huì)的發(fā)展潮流和實(shí)際需要，進(jìn)而推動(dòng)行業(yè)的持久發(fā)展。

3 檔案信息化建設(shè)的意義

3.1 提高工作效能

將互聯(lián)網(wǎng)以及信息技術(shù)融入檔案管理的工作中，進(jìn)行檔案管理的信息化建設(shè)，不僅能夠?yàn)橄嚓P(guān)工作提供先進(jìn)的技術(shù)支持和長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展環(huán)境，而且能夠最大限度地提升檔案管理工作的效能。將檔案管理工作進(jìn)行模式上的創(chuàng)新改革，完善硬件設(shè)施及相關(guān)管理系統(tǒng)，不僅能夠提升檔案管理的效率、轉(zhuǎn)變檔案管理的職能、使檔案信息管理更具科學(xué)性，而且還能夠有效促進(jìn)資源的共建共享。在相關(guān)法律條例允許的范圍內(nèi)，企事業(yè)單位內(nèi)部各部門(mén)或是與其他相關(guān)單位可以通過(guò)局域網(wǎng)等平臺(tái)加強(qiáng)溝通合作，以便能夠更好地實(shí)現(xiàn)信息的相互交流以及資源的共享，從而達(dá)到提升檔案信息管理效能的目的，更好地為企事業(yè)單位服務(wù)。

3.2 降低工作強(qiáng)度

互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的出現(xiàn)為人們的工作和生活都帶來(lái)了極大的便利，對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其也提供了一種新的工作模式，從而在一定程度上緩解了行業(yè)人員的工作強(qiáng)度。在日常的工作中，行業(yè)工作人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)平臺(tái)、網(wǎng)盤(pán)存儲(chǔ)或數(shù)字化錄入等方式，有效克服傳統(tǒng)模式中人工錄入、紙媒管理等方式的弊端，進(jìn)而更為便捷有效地實(shí)行數(shù)字化信息管理，促使檔案信息資源在采集、存儲(chǔ)、管理、使用、備份以及共享和查閱等方面的優(yōu)勢(shì)逐漸凸顯[2]。

3.3 推動(dòng)行業(yè)發(fā)展

社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展也推進(jìn)著各行各業(yè)的優(yōu)化改革。檔案管理這種傳統(tǒng)職業(yè)中，科學(xué)合理的信息化建設(shè)是體現(xiàn)單位服務(wù)職能和管理水平的一個(gè)重要方面。對(duì)于單位公共決策的實(shí)施以及相關(guān)服務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展來(lái)說(shuō)，檔案信息資源是特別重要的參考素材。因此，為了實(shí)現(xiàn)行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，檔案管理相關(guān)工作人員有必要將信息化技術(shù)手段融入日常工作中，積極創(chuàng)新并優(yōu)化工作方法，大力推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。

4 檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題及解決策略

4.1 意識(shí)不足

雖然檔案管理工作中有大量的信息數(shù)據(jù)等需要處理，但是由于人們受傳統(tǒng)的固有模式影響較深，也就使得大部分工作人員仍采用人工書(shū)寫(xiě)或人工整理的方式進(jìn)行工作。一旦要對(duì)其實(shí)施信息化建設(shè)，就要對(duì)工作的要求以及崗位人數(shù)等進(jìn)行較大幅度的調(diào)整，從而使得相關(guān)人員不愿接納工作方式的變革。出現(xiàn)這種情況的原因通常是因?yàn)橄嚓P(guān)從業(yè)人員并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)。通過(guò)對(duì)互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的合理使用，可以使檔案管理中冗雜的工作變得清晰明了，從而大幅度地提升工作效率和工作質(zhì)量。同時(shí)，對(duì)于行業(yè)管理模式的優(yōu)化和完善也是極為有利的。在如今的信息時(shí)代中，過(guò)于堅(jiān)守老舊的東西勢(shì)必會(huì)被時(shí)代所淘汰。因此，這要求相關(guān)單位以及部門(mén)針對(duì)檔案的信息化建設(shè)進(jìn)行積極的宣傳、引導(dǎo)，并幫助從業(yè)人員打破傳統(tǒng)觀念，樹(shù)立正確的信息化建設(shè)目標(biāo)，鼓勵(lì)工作人員積極開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作。相關(guān)單位的管理人員要重視檔案管理的信息化建設(shè)，科學(xué)合理地配置檔案管理的工作人員，同時(shí)，也要加大對(duì)相關(guān)設(shè)備以及技術(shù)的引進(jìn)力度，嚴(yán)格規(guī)定相關(guān)工作程序，提升工作的管理水平。單位也要根據(jù)自身的實(shí)際情況進(jìn)行系統(tǒng)調(diào)研，科學(xué)合理地制定相關(guān)管理目標(biāo)和管理辦法，從而使得檔案信息化建設(shè)能夠順利進(jìn)行。

4.2 人才短缺

與其他行業(yè)相同，檔案信息化建設(shè)是無(wú)法離開(kāi)專(zhuān)業(yè)人才的支持的。只有人才的相互配合，才能夠有效地進(jìn)行檔案資源的維護(hù)和整合，以及履行配合各方面的信息需求等工作職責(zé)。由于我國(guó)相關(guān)改革措施的出臺(tái)和實(shí)施，使得檔案相關(guān)工作面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，因此，高素質(zhì)人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)對(duì)于檔案工作的平穩(wěn)進(jìn)行是十分有必要的。通常來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)中需要的不僅僅是檔案管理專(zhuān)業(yè)人才，更需要的是兼具信息技術(shù)知識(shí)和檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才。然而，從目前的實(shí)際情況來(lái)看，我國(guó)目前雖然互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)發(fā)展迅猛，各行業(yè)中尖端人才數(shù)量呈遞增趨勢(shì)，但上述人才往往大多集中于航空、電信等領(lǐng)域[3]。由于檔案工作的職業(yè)發(fā)展限制或受其他一些因素的影響，使得該行業(yè)的復(fù)合型人才相對(duì)較少，這在一定程度上制約甚至是阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程以及檔案行業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。由此可見(jiàn)，在技術(shù)和資金得到保證的基礎(chǔ)上，單位要注重對(duì)檔案管理復(fù)合型人才的培養(yǎng)，進(jìn)一步精簡(jiǎn)優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，可以利用內(nèi)部競(jìng)聘或?qū)ν馊瞬耪衅傅刃问?，選聘檔案管理專(zhuān)業(yè)能力較高且同時(shí)具備信息技術(shù)能力的人員，讓更多具有較強(qiáng)責(zé)任心、具備檔案專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)較高的人才加入檔案管理的行列中，并要注意加強(qiáng)對(duì)其進(jìn)行行業(yè)相關(guān)技能的培訓(xùn)，打造高素質(zhì)的檔案管理人員團(tuán)隊(duì)。

4.3 管理存在安全隱患

從目前情況來(lái)看，對(duì)于數(shù)據(jù)的安全保障更多的是依賴(lài)于相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的升級(jí)。然而，由于僅從技術(shù)角度處理檔案是存在安全問(wèn)題的，而且并沒(méi)有辦法可以長(zhǎng)期、全面地保護(hù)數(shù)據(jù)，同時(shí)，一旦出現(xiàn)問(wèn)題也會(huì)引發(fā)系統(tǒng)排查難、安全隱患解決難的問(wèn)題。加之，如果不能及時(shí)地完善相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)的保護(hù)方案，僅僅是從技術(shù)上改進(jìn)是沒(méi)有辦法從源頭防止或者降低互聯(lián)網(wǎng)犯罪等問(wèn)題發(fā)生的概率的。

檔案信息化建設(shè)的最大優(yōu)勢(shì)是網(wǎng)絡(luò)，但同時(shí)最大的漏洞也是網(wǎng)絡(luò)。由于當(dāng)代網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜，在檔案管理的工作過(guò)程中會(huì)受到不同病毒或垃圾信息等因素的影響。這也就要求檔案管理工作人員格外重視檔案信息化的安全建設(shè)。首先，相關(guān)工作人員要樹(shù)立信息安全意識(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行工作內(nèi)容，定時(shí)檢查檔案信息，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取有效措施進(jìn)行處理，并且要及時(shí)上報(bào)，最大限度地降低不利因素的影響。其次，主動(dòng)學(xué)習(xí)新型技術(shù)，并合理將新技術(shù)運(yùn)用到工作中，以此提高檔案信息化建設(shè)的安全水平。為了加強(qiáng)防火墻等安全體系的構(gòu)建，要定期殺毒檢查檔案管理系統(tǒng)，并且可以增設(shè)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限、身份認(rèn)證等。最后，為了防止資料丟失找回難的問(wèn)題發(fā)生，對(duì)于相關(guān)資料要進(jìn)行備份保存。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案的信息化建設(shè)為整個(gè)行業(yè)帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理服務(wù)水平的提升和管理模式的優(yōu)化已經(jīng)成為時(shí)代的必然要求。因此，相關(guān)單位和部門(mén)要根據(jù)實(shí)際情況，有針對(duì)性地制定管理措施，從而促進(jìn)檔案信息化的建設(shè)，更好地提高工作效能和推進(jìn)行業(yè)發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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【3】胡傳久，劉軼男.提升檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量策略[J].智庫(kù)時(shí)代，2018，145（29）：109+121.