檔案統(tǒng)計年鑒編制工作的現(xiàn)狀及對策

吳瑾

摘要：檔案統(tǒng)計年鑒是檔案事業(yè)發(fā)展成就與不足的集中展現(xiàn)，編制檔案統(tǒng)計年鑒具有重要意義。文章從檔案統(tǒng)計年鑒的概念出發(fā)，在調(diào)查我國檔案統(tǒng)計年鑒現(xiàn)狀的基礎上，分析了檔案統(tǒng)計年鑒缺失的原因，闡述了編制檔案統(tǒng)計年鑒的必要性，最后提出加強我國檔案統(tǒng)計年鑒編制工作的四點對策。

關鍵詞：檔案統(tǒng)計年鑒；檔案統(tǒng)計；檔案年鑒

分類號：G273

Status and Strategies of Compilation Work of Archival Statistics Yearbook

Wu Jin

（School of Information Management， Nanjing University， Nanjing， 210023）

Abstract：Archival statistic yearbook is of great importance in the development of archival undertaking. Starting with defining the concept of archival statistical yearbook， then the investigation of the current situation of archival statistical yearbooks in China， this paper analyses the factors leading to the absence of archival statistical yearbook. Further， by differentiating and analyzing archival statistical yearbook from other related things， a conclusion is drawn that theres the necessity of the existence of archival statistical yearbook. Ultimately， by combining relevant policies and facts， suggestions are addressed in four respects hoping to promote the development as possible and feasible strategies of archival statistical yearbooks.

Keywords：Archival Statistical Yearbook； Archival Statistic Work； Archival Yearbook

檔案統(tǒng)計是檔案工作的重要環(huán)節(jié)，也是統(tǒng)計事業(yè)不可或缺的部分。檔案統(tǒng)計年鑒作為檔案統(tǒng)計工作的重要成果，能集中展現(xiàn)檔案事業(yè)發(fā)展的成就與不足，為檔案部門的信息公開提供渠道。但目前我國檔案統(tǒng)計年鑒的編制工作仍存在問題，檔案統(tǒng)計年鑒普遍缺失的現(xiàn)狀也與檔案事業(yè)進一步發(fā)展的需求相矛盾。因此需要深入分析原因，采取相關對策加強檔案統(tǒng)計年鑒的編制工作，從而促進檔案統(tǒng)計與整體檔案事業(yè)的優(yōu)化發(fā)展。

1檔案統(tǒng)計年鑒的概念

在當前研究中，對檔案統(tǒng)計年鑒的概念尚未有明確界定。從年鑒分類來看，檔案統(tǒng)計年鑒屬于統(tǒng)計年鑒，具有以統(tǒng)計圖表和說明為主要表現(xiàn)形式，通過高密度的統(tǒng)計數(shù)據(jù)來全面、系統(tǒng)、連續(xù)地記錄主體各方面發(fā)展情況[1]等特點。同時，檔案統(tǒng)計年鑒也屬于檔案年鑒，可以作為檔案事業(yè)的專業(yè)（行業(yè)）年鑒，全面、系統(tǒng)、客觀地反映檔案事業(yè)的發(fā)展情況、技術應用和所取得成就等方面內(nèi)容[2]。

因此，檔案統(tǒng)計年鑒是檔案年鑒和統(tǒng)計年鑒的交叉產(chǎn)物，兼具檔案年鑒的專業(yè)性質和統(tǒng)計年鑒的圖表形式，故檔案統(tǒng)計年鑒是以圖表和說明為主要形式，匯編檔案事業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，集中反映檔案事業(yè)年度發(fā)展情況的大型專業(yè)工具書。

2編制檔案統(tǒng)計年鑒的必要性

2.1現(xiàn)有統(tǒng)計年鑒與檔案年鑒缺乏全面詳盡的檔案統(tǒng)計信息

雖然檔案統(tǒng)計年鑒既屬于統(tǒng)計年鑒又屬于檔案年鑒，但就內(nèi)容而言，已有的統(tǒng)計年鑒與檔案年鑒缺乏全面詳盡的檔案統(tǒng)計信息。

統(tǒng)計年鑒中最具有代表性的為各地綜合統(tǒng)計年鑒。綜合統(tǒng)計年鑒內(nèi)容涵蓋經(jīng)濟、社會等諸多方面，為兼顧內(nèi)容的全面性，對各方面發(fā)展情況的描述僅會采用最重要、典型的指標，量表數(shù)量控制也較為嚴格，具有概要性。以《中國統(tǒng)計年鑒2019》中的檔案事業(yè)統(tǒng)計信息為例，該部分僅包含“國家綜合檔案館基本情況”與“檔案館機構和人員情況”兩張量表，共設置14項指標。這些指標簡潔明確，涵蓋了檔案機構和人員情況、檔案實體管理情況、檔案信息開發(fā)利用情況、檔案基礎設施情況等檔案事業(yè)發(fā)展的基本方面，但僅靠這些指標無法詳細反映檔案事業(yè)各方面的發(fā)展細節(jié)。

同樣，一般檔案年鑒多以文字記述為主，以“基礎信息+大事要聞”[3]的形式，詳盡介紹了該年度檔案工作的各方面情況，體現(xiàn)檔案事業(yè)建設和發(fā)展的新成就、新特點和新亮點，是檔案事業(yè)的編研成果。但只有部分檔案年鑒會附上相關統(tǒng)計資料，如《中國檔案年鑒》第十四章，但篇幅也僅占十幾頁。相較文字，數(shù)據(jù)圖表有著更簡明、直觀、生動的特點。大多檔案年鑒僅采用文字記述的表達形式，不足以滿足各方獲取檔案事業(yè)發(fā)展情況的需求，但若將檔案統(tǒng)計信息以獨立一章加入檔案年鑒，出于篇幅考慮，內(nèi)容也無法詳盡，同時由于檔案年鑒多為紙質出版物，出版數(shù)量少，也將增加檔案統(tǒng)計信息的獲取難度。

在此情況下，編制檔案統(tǒng)計年鑒就極具必要性。不同于統(tǒng)計年鑒與檔案年鑒，檔案統(tǒng)計年鑒作為獨立的檔案事業(yè)的專業(yè)統(tǒng)計年鑒，其報表設置和指標選擇能兼顧到檔案事業(yè)的各方面，可對各級各類檔案機構的各項工作情況進行詳盡揭示。與此同時，檔案統(tǒng)計年鑒的內(nèi)容也與時俱進，除傳統(tǒng)指標外，電子檔案的開發(fā)管理和利用、數(shù)字檔案館的建設情況等，都是檔案統(tǒng)計年鑒內(nèi)容的重要組成部分。在此基礎上，檔案統(tǒng)計年鑒能填補統(tǒng)計年鑒和檔案年鑒在內(nèi)容上的缺口，全面翔實又生動直觀地展現(xiàn)檔案事業(yè)的發(fā)展情況，從而直接滿足社會各界的利用需求。

2.2檔案統(tǒng)計年鑒具有重要的評估、資政、社會作用

檔案統(tǒng)計年鑒以數(shù)據(jù)圖表的形式系統(tǒng)詳盡地記錄了檔案事業(yè)的年度發(fā)展情況，使人們能夠更加直觀地了解檔案工作各部分各階段的進展情況和檔案事業(yè)的整體發(fā)展現(xiàn)狀，同時也為檔案工作者及研究者對檔案事業(yè)的發(fā)展進行量化評估、總結出檔案工作的成果和不足提供內(nèi)容基礎。

同時，檔案統(tǒng)計年鑒能作為領導者和決策者制定檔案事業(yè)相關工作計劃及規(guī)章政策的重要參考依據(jù)，為決策提供歷史發(fā)展數(shù)據(jù)的支撐，且在一定程度上，檔案統(tǒng)計年鑒也能夠對檔案工作的具體落實起到督促作用。另外，檔案統(tǒng)計年鑒的編制發(fā)行，也是檔案事業(yè)公開化、透明化的體現(xiàn)，有利于提高社會檔案意識，加快檔案資源的開發(fā)進程，促進檔案工作的全面開展，具有廣泛的社會作用。

3檔案統(tǒng)計年鑒的編制現(xiàn)狀與分析

3.1檔案統(tǒng)計年鑒的編制現(xiàn)狀調(diào)查

為獲取具有代表性和全面性的調(diào)查結果，筆者于2019年12月2日，分別在知網(wǎng)年鑒數(shù)據(jù)庫、讀秀和中國國家圖書館網(wǎng)上以“檔案統(tǒng)計年鑒”為題名進行檢索，均無符合要求的檢索結果。在此情況下，更改檢索策略，分別以與主題相關的“檔案年鑒”和“統(tǒng)計年鑒”為題名進行檢索，在讀秀上分別得到58條和14176條匹配結果。

以權威性和代表性為篩選原則，進一步對“檔案年鑒”的檢索結果進行篩選，最終確定省級以上地區(qū)范圍的檔案年鑒為分析對象，統(tǒng)計結果詳見表1?？煽闯觯瑱n案年鑒多由國家或當?shù)貦n案行政管理部門獨立負責編制，再通過不同的出版社對外出版發(fā)行或僅供內(nèi)部印發(fā)學習。就目前調(diào)查結果來看，各類檔案年鑒總體種類較少，且已有的檔案年鑒大多不包含統(tǒng)計資料，出版均具有較為嚴重的不連續(xù)性和滯后性。另外，檔案年鑒的可得性和傳播性較差，多為紙質工具書且僅為少數(shù)圖書館所藏。檔案年鑒供公眾獲取的途徑少、難度高，其社會作用自然難以發(fā)揮。

同樣選取“統(tǒng)計年鑒”檢索結果中省級以上地區(qū)范圍的綜合統(tǒng)計年鑒，并從中篩選出內(nèi)容包含檔案事業(yè)統(tǒng)計信息的進行分析，結果詳見表2?？芍?，共有10種綜合統(tǒng)計年鑒包含檔案事業(yè)統(tǒng)計信息，在32個省級行政區(qū)的綜合統(tǒng)計年鑒總數(shù)中占比過少，且各地開始將檔案事業(yè)統(tǒng)計信息納入綜合統(tǒng)計年鑒內(nèi)容編制的年份不一。但綜合統(tǒng)計年鑒的編制具有良好的組織性，多由國家統(tǒng)計局牽頭組織并監(jiān)管，各地方統(tǒng)計局著手開展當?shù)鼐唧w的統(tǒng)計調(diào)查和年鑒編制工作，且綜合統(tǒng)計年鑒的出版發(fā)行有規(guī)律、及時，可供公眾通過網(wǎng)絡查看，獲取性強，社會效應廣泛。

除此之外，筆者于2019年12月2日，在國家檔案局官網(wǎng)和各省級檔案局網(wǎng)站上進行檢索，發(fā)現(xiàn)國家檔案局官網(wǎng)會不定期公布全國性的檔案統(tǒng)計簡報或摘要，也有部分地區(qū)的檔案局網(wǎng)站會公布該地區(qū)年度性的檔案事業(yè)統(tǒng)計摘要，如山東省和江西省等，但內(nèi)容多為概述性數(shù)據(jù)。

通過調(diào)查，筆者發(fā)現(xiàn)，我國尚未形成專門、獨立的檔案統(tǒng)計年鑒。要獲取系統(tǒng)的檔案事業(yè)統(tǒng)計情況，需前往相關的檔案年鑒、統(tǒng)計年鑒或檔案局官方網(wǎng)站中尋找。但檔案年鑒和包含檔案事業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的綜合統(tǒng)計年鑒也存在諸多不足，且上文已提到，檔案年鑒和統(tǒng)計年鑒已無法滿足檔案事業(yè)的發(fā)展和社會對檔案事業(yè)全面公開的訴求。檔案統(tǒng)計年鑒缺失的現(xiàn)狀與社會和檔案事業(yè)進一步發(fā)展的需求相矛盾。分析并解決這一問題，全面發(fā)揮檔案事業(yè)統(tǒng)計數(shù)據(jù)的作用，正是編制檔案統(tǒng)計年鑒的重要意義所在。

3.2檔案統(tǒng)計年鑒缺失的原因分析

（1）檔案統(tǒng)計信息公開意識不足

檔案統(tǒng)計信息能展示檔案事業(yè)的發(fā)展情況，是重要的政府統(tǒng)計信息資源。我國對統(tǒng)計信息的規(guī)定主要見于《統(tǒng)計法》，但現(xiàn)行法律幾乎沒有針對政府部門應承擔的統(tǒng)計信息公開責任和提供相關服務責任的規(guī)定[4]，從而導致政府部門普遍對統(tǒng)計信息公開的認識不足，相關工作進度緩慢。2018年6月國家檔案局辦公室印發(fā)了《關于進一步加強和改進檔案統(tǒng)計工作的意見》通知，其中提到要“擴大統(tǒng)計信息共享”[5]，但并沒有相關的檔案法規(guī)包含對統(tǒng)計信息公布的詳細規(guī)定。實際上，目前根據(jù)全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度所形成的體系化的各級檔案事業(yè)統(tǒng)計年報，是編制檔案統(tǒng)計年鑒最為直接、也是最有幫助的數(shù)據(jù)來源和參考資料，但由于檔案行政管理部門公開統(tǒng)計信息的意識薄弱，各級檔案事業(yè)統(tǒng)計年報并沒有被充分利用，最終造成統(tǒng)計信息公開總量的可提供性、滿足性和及時性不足（檔案統(tǒng)計信息分散、公開信息量少、公開不及時導致不足以滿足公眾需求）。在此情況下，想要形成發(fā)行及時、內(nèi)容完備的檔案統(tǒng)計年鑒無異于臨渴掘井、臨難鑄兵。

（2）檔案信息編制組織力度不足

雖然檔案統(tǒng)計年鑒和檔案年鑒存在著諸多不同，但檔案統(tǒng)計年鑒和檔案年鑒都屬于檔案信息的編研成果，都需要檔案行政管理部門統(tǒng)籌內(nèi)部相關部門和人員將已有的檔案信息搜集、整合、加工，最終形成反映檔案事業(yè)年度發(fā)展的書面資料。從檔案年鑒的編制和出版情況可看出，國家和各地區(qū)之間就檔案信息的編制事宜尚未形成統(tǒng)一的規(guī)范和標準，這項工作也缺乏一致的領導和規(guī)劃。全國性的檔案年鑒由國家檔案局或中央檔案館組織編制，地區(qū)性的檔案年鑒的編制工作則由當?shù)貦n案行政管理部門決定是否開展，其中不開展的占絕大多數(shù)，開展的則“各自為政”，彼此間不相聯(lián)系。相比之下，綜合性統(tǒng)計年鑒的編制工作則由國家統(tǒng)計局統(tǒng)籌領導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督，并制定統(tǒng)計政策和規(guī)劃，各地方統(tǒng)計局按照國家統(tǒng)計局的要求部署安排統(tǒng)計年鑒相關編制工作。具體表現(xiàn)在各省級行政區(qū)的綜合統(tǒng)計年鑒均由當?shù)亟y(tǒng)計局和國家統(tǒng)計局在各地的調(diào)查總隊負責編制，且均由統(tǒng)一的中國統(tǒng)計出版社出版發(fā)行。檔案行政管理部門對檔案信息編制的組織力度不足，缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和領導，是導致檔案年鑒種類少、編制出版差異化大的重要原因之一，同時也間接造成了檔案統(tǒng)計年鑒的缺位。

（3）檔案統(tǒng)計工作受重視程度不足

編制檔案統(tǒng)計年鑒最基本的條件是具備準確、翔實的檔案統(tǒng)計信息，這就必然需要全面深入地開展檔案統(tǒng)計工作。但與其他檔案工作的基礎業(yè)務相比，檔案統(tǒng)計工作受重視程度相對較低。這點從檔案工作的考評機制即可管窺。以江蘇省對檔案室檔案統(tǒng)計的考評為例，其標準主要來自《江蘇省機關團體企業(yè)事業(yè)單位檔案工作規(guī)范》測評和全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報工作情況通報。測評被劃分為92條細則，總分值120分，但涉及檔案統(tǒng)計的僅有建立統(tǒng)計臺賬、統(tǒng)計數(shù)據(jù)準確和按要求及時準確報送統(tǒng)計報表3條，分值2分，僅占整個考核的1.67%[6]。對檔案統(tǒng)計工作的重視程度不足，使得檔案統(tǒng)計工作本身就難以全面深入地開展，編制檔案統(tǒng)計年鑒的工作自然也無法提上日程。

4加強檔案統(tǒng)計年鑒編制工作的對策

4.1加強檔案統(tǒng)計工作，確保統(tǒng)計工作及時開展，統(tǒng)計數(shù)據(jù)完整、準確

檔案統(tǒng)計工作高質量地開展是編制檔案統(tǒng)計年鑒的基本保障，統(tǒng)計工作所提供的準確完整的數(shù)據(jù)是統(tǒng)計年鑒的核心內(nèi)容。檔案行政管理部門要從根本上認識統(tǒng)計工作的重要性，加強檔案統(tǒng)計工作，包括制定檔案統(tǒng)計工作的相關制度、設立統(tǒng)計工作考評機制、定期對檔案統(tǒng)計人員進行專業(yè)培訓、與其他業(yè)務部門增強聯(lián)系等，以確保統(tǒng)計工作到位。

4.2加大統(tǒng)計信息公開力度，提供網(wǎng)絡電子資源

在國家檔案局發(fā)布的新版《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計調(diào)查制度》的通報中，國家檔案局計劃在數(shù)據(jù)收集匯總審核完成后，更加全面地公布統(tǒng)計數(shù)據(jù)，以滿足社會各方面對檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)日益增長的需求[7]。檔案行政管理部門需加大統(tǒng)計信息公開力度，及時、全面地公布檔案統(tǒng)計信息，在此基礎上推動檔案統(tǒng)計年鑒編制工作的開展。目前，政府信息公開多借助政府官網(wǎng)、微博、微信公眾號等網(wǎng)絡平臺，相比印刷出版的年鑒存在的出版周期較長、信息共享滯后等缺點，在該類平臺上公布檔案統(tǒng)計年鑒的電子信息資源更利于讀者及時、方便地查看所需信息。另外，由于年鑒編纂時間較長，檔案行政管理部門可在網(wǎng)絡上定期更新統(tǒng)計簡報或摘要，確保數(shù)據(jù)時效性。

4.3加大組織力度，充分利用檔案事業(yè)統(tǒng)計年報

檔案統(tǒng)計年鑒的建設需要檔案行政管理部門的領導和支持。加大組織力度，將檔案統(tǒng)計年鑒工作納入檔案工作的計劃中，能直接促進編制工作的開展。同時，要充分利用檔案事業(yè)統(tǒng)計年報中的原始統(tǒng)計數(shù)據(jù)作為檔案統(tǒng)計年鑒的數(shù)據(jù)來源。檔案事業(yè)統(tǒng)計年報已對檔案行政管理部門準確掌握檔案事業(yè)基本情況、對檔案事業(yè)進行科學管理起到了重要作用[8]。但由于《全國檔案事業(yè)統(tǒng)計年報制度》主要作為檔案事業(yè)內(nèi)部的行政管理手段而實施，全國及各地區(qū)的檔案事業(yè)統(tǒng)計年報也多作為檔案事業(yè)內(nèi)部考核和使用的統(tǒng)計成果，其作用未能被充分發(fā)揮。若將檔案事業(yè)統(tǒng)計年報的報表和數(shù)據(jù)再次編輯、整合、分析，在推進檔案統(tǒng)計年鑒編制工作的同時就能使檔案事業(yè)統(tǒng)計年報有了除內(nèi)部使用之外的、服務公眾的作用和意義。 4.4制定統(tǒng)一標準，形成檔案統(tǒng)計年鑒體系檔案統(tǒng)計年鑒的編制需要統(tǒng)一的標準，只有對檔案統(tǒng)計年鑒的數(shù)據(jù)來源、內(nèi)容架構、指標體系、編制周期、發(fā)行范圍等作出基本規(guī)定，才能實現(xiàn)不同地區(qū)檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)的橫向可比較。在統(tǒng)一標準的指導下，檔案統(tǒng)計年鑒的編制工作才可得以更普遍地開展，從而逐步形成檔案統(tǒng)計年鑒體系，更好地發(fā)揮檔案統(tǒng)計年鑒的作用，促進檔案事業(yè)的全面發(fā)展。從檔案統(tǒng)計年鑒出版發(fā)行的情況來看，目前我國尚未形成獨立專門的檔案統(tǒng)計年鑒。但由于檔案統(tǒng)計年鑒具有不可替代的內(nèi)容和作用，加強檔案統(tǒng)計年鑒的編制工作變得尤為重要與緊迫。為此，檔案統(tǒng)計部門需加強檔案統(tǒng)計工作，確保檔案統(tǒng)計工作的及時、統(tǒng)計數(shù)據(jù)的完整與準確；加大統(tǒng)計信息公開力度，提供統(tǒng)計信息的網(wǎng)絡電子資源；加大組織力度，充分利用檔案事業(yè)統(tǒng)計年報；制定統(tǒng)一標準，形成檔案統(tǒng)計年鑒體系。

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