如何做好新時(shí)期企業(yè)辦公室的公務(wù)接待工作

王紀(jì)成

摘要：公務(wù)接待是企業(yè)日常運(yùn)行中的常態(tài)化工作之一，也是企業(yè)辦公室諸多業(yè)務(wù)中的重要一項(xiàng)。在接待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位及合作意向伙伴的檢查、調(diào)研、交流時(shí)，一個(gè)企業(yè)的政治素養(yǎng)、企業(yè)文化、精神風(fēng)貌往往會(huì)體現(xiàn)在公務(wù)接待上。尤其是當(dāng)前新時(shí)期背景下，國(guó)家及企業(yè)上級(jí)部門(mén)對(duì)公務(wù)接待的標(biāo)準(zhǔn)及合規(guī)性等方面提出了更多更嚴(yán)格也更嚴(yán)肅的要求，使得如何做好公務(wù)接待工作已成為當(dāng)下辦公室人必須要深入思考的重要問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期：企業(yè)：公務(wù)接待工作

在新時(shí)期社會(huì)發(fā)展下，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，優(yōu)勝劣汰的現(xiàn)象也越來(lái)越嚴(yán)重，各個(gè)企業(yè)之間為了能夠更好地發(fā)展，不被市場(chǎng)淘汰，就需要爭(zhēng)奪好的合作資源。因此，在新時(shí)代的發(fā)展背景下，公務(wù)接待就起到了越來(lái)越重要的作用，公務(wù)接待工作能夠促進(jìn)企業(yè)與合作伙伴的交流。在公務(wù)接待活動(dòng)中，公務(wù)接待工作情況間接展現(xiàn)公司文化與實(shí)力，所以，如何在新時(shí)代進(jìn)一步完善公務(wù)接待工作需要仔細(xì)探究。

一、公務(wù)接待工作的概述

（一）公務(wù)接待工作的工作內(nèi)容

公務(wù)接待是辦公室的工作范圍，通常用來(lái)企業(yè)單位迎接上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研檢查和相關(guān)單位的交流洽談，為公務(wù)活動(dòng)提供物質(zhì)所需及其后勤保障等。做好公務(wù)接待工作能夠推動(dòng)公務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行，幫助企業(yè)與企業(yè)、企業(yè)與政府實(shí)現(xiàn)全方位的合作交流及有效溝通，有效促進(jìn)彼此之間的業(yè)務(wù)合作與經(jīng)濟(jì)發(fā)展[1]。

（二）企業(yè)辦公室公務(wù)接待工作的性質(zhì)

企業(yè)辦公室的公務(wù)接待工作在其業(yè)務(wù)洽談中起著重要作用，能夠連接企業(yè)與合作企業(yè)之間的業(yè)務(wù)溝通交流，幫助協(xié)調(diào)工作，提供良好的公務(wù)接待服務(wù)，加強(qiáng)兩者之間的溝通了解。公務(wù)接待工作的協(xié)調(diào)性還能夠?qū)⒏鞣疥P(guān)系處理妥善，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與合作企業(yè)單位的良好合作。

二、企業(yè)辦公室公務(wù)接待工作的特性

（一）企業(yè)辦公室公務(wù)接待工作涉及廣泛

在企業(yè)與到訪(fǎng)上級(jí)部門(mén)或合作單位的業(yè)務(wù)溝通商談中，公務(wù)接待工作作為聯(lián)通兩者的紐帶，要在多方面進(jìn)行工作協(xié)調(diào)。例如食宿方面、安全方面、后勤方面等，生活安全等方面的大小事宜負(fù)責(zé)的一應(yīng)俱全。因此，公務(wù)接待工作做的是否良好直接對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)商談結(jié)果起著至關(guān)重要的作用。所以，為了促進(jìn)落實(shí)企業(yè)的戰(zhàn)略性發(fā)展，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展目標(biāo)，需要將公務(wù)接待工作準(zhǔn)備得更為完善[2]。

（二）企業(yè)辦公室公務(wù)接待工作的好壞直接影響企業(yè)形象

一個(gè)企業(yè)的形象是由眾多企業(yè)員工共同營(yíng)造的，員工的工作方式也直接影響著企業(yè)形象，因此，在企業(yè)辦公室公務(wù)接待工作中，員工對(duì)于公務(wù)接待活動(dòng)的安排策劃都能體現(xiàn)出其企業(yè)形象[3]。由于公務(wù)接待工作主要服務(wù)企業(yè)合作伙伴與上級(jí)部門(mén)，為了能夠給其留下更好的企業(yè)形象，增強(qiáng)其對(duì)企業(yè)的信任度，就需要將接待工作進(jìn)行完善，推動(dòng)企業(yè)業(yè)務(wù)溝通洽談的發(fā)展進(jìn)度。

若是在公務(wù)接待活動(dòng)過(guò)程中，來(lái)賓擁有良好的吃穿住行體驗(yàn)，就能增強(qiáng)來(lái)賓對(duì)企業(yè)的好感度，營(yíng)造良好企業(yè)形象，從其接受到的待遇中就能間接感受一個(gè)企業(yè)的文化與風(fēng)氣。

（三）企業(yè)辦公室公務(wù)接待工作內(nèi)容繁多

企業(yè)辦公室公務(wù)接待工作的工作內(nèi)容大多雖是毫無(wú)難度的服務(wù)工作，可其不僅能夠在接待過(guò)程中給來(lái)賓留下良好的企業(yè)形象，還直接影響企業(yè)與合作伙伴的業(yè)務(wù)交流是否成功。

在公務(wù)接待工作中，安排住宿、飲食、交通等工作雖是簡(jiǎn)單，但是其承擔(dān)的責(zé)任卻是格外重大的。若是在公務(wù)接待活動(dòng)中發(fā)生意外，如食品安全出現(xiàn)問(wèn)題，交通車(chē)輛出現(xiàn)問(wèn)題，那么其造成的后果將會(huì)不堪設(shè)想，可能會(huì)直接造成業(yè)務(wù)商談的失敗。因此，看似簡(jiǎn)單的公務(wù)接待活動(dòng)，在其準(zhǔn)備過(guò)程中需要付出很大的心血與精力[4]。

三、新時(shí)期背景下企業(yè)辦公室公務(wù)接待工作的改善

（一）制定有規(guī)劃的工作流程

公務(wù)接待的好壞直接影響企業(yè)形象，因此，公務(wù)接待工作的進(jìn)行要嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范，為了使公務(wù)接待活動(dòng)能夠順利進(jìn)行，需要制定有規(guī)劃性的工作流程。公務(wù)接待工作的策劃及安排需要從多方面進(jìn)行思考，不僅要顧全大局，還要注意細(xì)節(jié)。

公務(wù)接待活動(dòng)大概分為三大階段，分別是接待準(zhǔn)備階段、任務(wù)實(shí)施階段、接待總結(jié)階段。每個(gè)大階段又要分為多個(gè)小階段，以保證公務(wù)接待活動(dòng)進(jìn)行能夠井然有序。在接待準(zhǔn)備階段，公務(wù)接待人員首先要掌握來(lái)賓情況，知曉來(lái)賓的基礎(chǔ)信息，這樣才能在接待過(guò)程中不至于發(fā)生紕漏。甚至可以對(duì)來(lái)賓的喜好進(jìn)行了解，然后有針對(duì)性地設(shè)計(jì)公務(wù)接待方案。制定方案的時(shí)候要考慮到來(lái)賓的等級(jí)、人數(shù)、喜好等方面的信息，然后合理安排食宿，布置安保人員，將各個(gè)部門(mén)進(jìn)行有序的協(xié)調(diào)與安排。在確定策劃方案之后，為了確保整個(gè)公務(wù)接待活動(dòng)的安全性，需要公務(wù)接待人員進(jìn)行檢查，落實(shí)公務(wù)活動(dòng)進(jìn)行的每一處細(xì)節(jié)。最后在迎接客人方面做好充足準(zhǔn)備，安排好接待車(chē)輛，當(dāng)天飲食及其接待人員，讓來(lái)賓感受到企業(yè)的熱情與重視。在公務(wù)接待活動(dòng)結(jié)束之后，公務(wù)接待人員要根據(jù)此次公務(wù)接待活動(dòng)出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行反思，吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，以便在下一次公務(wù)接待活動(dòng)有更良好的表現(xiàn)。結(jié)束公務(wù)接待后，特別是重大公務(wù)接待后，要收集本次公務(wù)接待活動(dòng)中的所有接待相關(guān)材料，包括照片、視頻等，將資料進(jìn)行整理，根據(jù)收集資料與所有參與公務(wù)接待活動(dòng)的工作人員進(jìn)行交流，總結(jié)此次公務(wù)接待活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)，并提出過(guò)程中存在的問(wèn)題，制定解決方案，進(jìn)一步完善企業(yè)公務(wù)接待工作。

（二）在公務(wù)接待之前，做好充足準(zhǔn)備

在現(xiàn)今社會(huì)，企業(yè)的業(yè)務(wù)交流中，公務(wù)接待工作起到的作用越來(lái)越大。因此，就需要公務(wù)接待工作要做出越來(lái)越充分的準(zhǔn)備，僅僅使用傳統(tǒng)公務(wù)接待工作的慣用流程已經(jīng)不足以滿(mǎn)足當(dāng)下公務(wù)接待活動(dòng)的需求了。在新時(shí)代的背景下，需要公務(wù)接待工作在原有的公務(wù)接待流程之上，進(jìn)一步將其細(xì)致劃分，做出準(zhǔn)備。例如，在準(zhǔn)備工作階段，需要對(duì)公務(wù)接待人員的人選進(jìn)行篩選與考察，在準(zhǔn)備住宿時(shí)，可以了解來(lái)賓平時(shí)的住宿習(xí)慣，將住宿環(huán)境安排得更符合來(lái)賓心意，在住得舒適的同時(shí)，感受到企業(yè)的誠(chéng)意。不僅僅是接待方面，公務(wù)接待活動(dòng)的前期策劃與安排也要做好充足準(zhǔn)備，例如，在前期對(duì)公務(wù)接待活動(dòng)進(jìn)行策劃時(shí)，可以在策劃中加入備用方案，以防任何地方出現(xiàn)意外后可以及時(shí)進(jìn)行更換，無(wú)縫銜接整個(gè)公務(wù)接待活動(dòng)的流程。

（三）公務(wù)接待過(guò)程中，員工保持良好狀態(tài)

企業(yè)在與來(lái)訪(fǎng)單位進(jìn)行溝通的過(guò)程中，公務(wù)接待工作可以良好的體現(xiàn)公司形象，不只是整個(gè)公務(wù)接待活動(dòng)，公務(wù)接待活動(dòng)中的公務(wù)接待人員的一言一行都是企業(yè)形象的體現(xiàn)。來(lái)賓可以通過(guò)對(duì)企業(yè)人員工作態(tài)度，及其品德言行的觀(guān)察看出企業(yè)的工作文化。因此，在整個(gè)公務(wù)接待活動(dòng)進(jìn)程，需要公務(wù)接待人員一直保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度服務(wù)來(lái)賓，做事一絲不茍，時(shí)刻保持微笑，不得有半分倦怠與松懈，使得來(lái)賓增強(qiáng)對(duì)企業(yè)的信任度。

（四）整個(gè)公務(wù)接待過(guò)程環(huán)環(huán)相扣，順暢有序

公務(wù)接待工作內(nèi)容中包含許多瑣事，需要公務(wù)接待人員能夠一直保持仔細(xì)認(rèn)真的態(tài)度，將公務(wù)活動(dòng)涉及的內(nèi)容與場(chǎng)所進(jìn)行定時(shí)檢查。不僅如此，飲食方面不能一成不變，要有新花樣，要做到如此，就需要對(duì)來(lái)賓有足夠的了解，還需要與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行相互協(xié)調(diào)，安排飲食。住宿方面要時(shí)刻保持整潔，就需要每天定時(shí)打掃衛(wèi)生，為了在打掃衛(wèi)生時(shí)不打擾來(lái)賓休息，就需要公務(wù)接待人員掌握來(lái)賓的出行時(shí)間，在來(lái)賓出門(mén)的時(shí)間打掃房間衛(wèi)生，讓來(lái)賓回到住處時(shí)可以有一個(gè)舒適的環(huán)境。

如此多的繁雜瑣事，一旦其中一環(huán)出現(xiàn)問(wèn)題，就會(huì)使得整個(gè)公務(wù)接待活動(dòng)都受到影響，牽一發(fā)而動(dòng)全身，就像是有了缺陷的和氏璧，將不再完美。因此，為了讓公務(wù)接待活動(dòng)能夠更完美的呈現(xiàn)，需要參與到公務(wù)接待活動(dòng)中的所有部門(mén)之間共同協(xié)作、相互配合。

根據(jù)不同部門(mén)負(fù)責(zé)的不同事宜進(jìn)行有針對(duì)性的策劃，使得公務(wù)接待活動(dòng)過(guò)程中能夠讓客戶(hù)感受到新鮮感，同時(shí)確保活動(dòng)安排的有序性和規(guī)范性。公務(wù)活動(dòng)前期對(duì)各個(gè)部門(mén)進(jìn)行針對(duì)性的工作安排，同時(shí)深入性的工作交流，使得在公務(wù)接待活動(dòng)進(jìn)行中各個(gè)部門(mén)默契配合，為公務(wù)接待工作提供保障，共同推動(dòng)其完美結(jié)束。

（五）公務(wù)接待人員擁有良好心態(tài)

在公務(wù)接待工作中經(jīng)常會(huì)遇到不好相與的來(lái)賓，可能會(huì)在公務(wù)接待活動(dòng)過(guò)程中提出無(wú)理的要求，或是不配合公務(wù)接待人員進(jìn)行協(xié)調(diào)的情況。在此過(guò)程中，公務(wù)接待人員會(huì)在這個(gè)過(guò)程中受到不同程度的委屈，受來(lái)賓的批評(píng)、同事的埋怨以及上司的誤會(huì)，夾在中間十分為難，討不到好處。此時(shí)，就需要公務(wù)接待人員擁有良好的心態(tài)，能夠有強(qiáng)大的抗壓能力。

這個(gè)時(shí)候就需要企業(yè)在挑選公務(wù)接待人員時(shí)下足功夫，不僅能夠有優(yōu)秀的職業(yè)素養(yǎng)，還需要其能夠有良好的心態(tài)，強(qiáng)大的抗壓力與高情商。能夠在面對(duì)不配合協(xié)調(diào)工作的來(lái)賓時(shí)，承受來(lái)賓的無(wú)理斥責(zé)，抗住領(lǐng)導(dǎo)施加的壓力，并在不斷協(xié)調(diào)失敗的情況下，繼續(xù)想辦法協(xié)調(diào)工作直到成功。

為了讓公務(wù)接待人員在公務(wù)接待過(guò)程中能夠更好地表現(xiàn)，企業(yè)需要在公務(wù)接待活動(dòng)進(jìn)行之前對(duì)公務(wù)接待人員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，為其植入為工作無(wú)私奉獻(xiàn)的工作理念，在工作中受的委屈都是成長(zhǎng)路上的墊腳石，使其能夠擁有樂(lè)觀(guān)的工作心態(tài)。

四、落實(shí)國(guó)家政策進(jìn)行公務(wù)接待工作

（一）近年來(lái)公務(wù)接待工作中出現(xiàn)的問(wèn)題

近年來(lái)，某些企業(yè)為了能夠拉攏合作伙伴，在公務(wù)接待工作中經(jīng)常會(huì)花費(fèi)大價(jià)錢(qián)招待來(lái)賓，食宿奢侈，使用大量人力物力投入到公務(wù)接待工作中，造成鋪張浪費(fèi)等現(xiàn)象，引起了國(guó)家的重視。近幾年，中央及地方政府都出臺(tái)了《黨政機(jī)關(guān)國(guó)內(nèi)公務(wù)接待管理規(guī)定》，企業(yè)公務(wù)接待工作要例行勤儉節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)。

（二）做好廉潔公務(wù)接待工作

在落實(shí)國(guó)家政策的情況下，做好公務(wù)接待工作，需從根本做起，公務(wù)接待工作的一切標(biāo)準(zhǔn)不能超過(guò)規(guī)定。例如，來(lái)賓人數(shù)為十人以?xún)?nèi)時(shí)，公務(wù)接待工作中陪客人數(shù)不能超過(guò)三人，若是來(lái)賓人數(shù)超過(guò)十人，陪客人數(shù)不能超過(guò)其三分之一。

在接待來(lái)賓時(shí)，住宿與飲食方面做到盡善盡美就好，不用過(guò)于注重排面。對(duì)接待人員的安排也不用過(guò)多，公務(wù)接待場(chǎng)地裝飾不宜過(guò)于鋪張，只需干凈整潔，舒適就好，一切布置從簡(jiǎn)，只要公務(wù)接待人員服務(wù)態(tài)度足夠良好、工作足夠細(xì)致，便能體現(xiàn)出企業(yè)的誠(chéng)意和良好的精神風(fēng)貌。

五、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代發(fā)展之下，企業(yè)發(fā)展過(guò)程中，公務(wù)接待工作起著越來(lái)越重要的作用，做好公務(wù)接待工作，能夠讓企業(yè)洽談業(yè)務(wù)時(shí)獲得更良好的效果。因此，為了滿(mǎn)足企業(yè)工作業(yè)務(wù)需求，企業(yè)辦公室的公務(wù)接待工作需要做出相應(yīng)改善，從以往的公務(wù)接待工作中吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，對(duì)公務(wù)接待工作做出相應(yīng)改變和調(diào)整，逐步完善其接待工作內(nèi)容，使其能夠?yàn)樾聲r(shí)期的企業(yè)發(fā)展起到作用。

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