淺談高職院校學(xué)生檔案與學(xué)生檔案意識(shí)

楊 玲

（南充職業(yè)技術(shù)學(xué)院綜合檔案室，四川南充 637131）

高職院校學(xué)生檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)、生活、參與社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄，能真實(shí)反映學(xué)生的政治思想情況、學(xué)習(xí)情況、社會(huì)實(shí)踐狀況、家庭背景、社會(huì)關(guān)系等多方面的情況，它為用人單位選拔錄用人才提供重要依據(jù)。學(xué)生檔案是干部人事檔案的雛形，是干部人事檔案的基礎(chǔ)，它在學(xué)生升學(xué)、就業(yè)、出國(guó)、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱評(píng)定、計(jì)算工齡、辦理社會(huì)保險(xiǎn)等方面起著十分重要的憑證作用。因此，高職院校應(yīng)充分利用學(xué)生在校便利，找出學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，規(guī)范學(xué)生檔案，以此來(lái)增加學(xué)生檔案方面的知識(shí)，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)。

1 高職院校學(xué)生檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

高職院校學(xué)生檔案管理中有諸多問(wèn)題，其中有些問(wèn)題卻是由于教師、學(xué)生缺乏檔案意識(shí)造成的。

1.1 歸檔內(nèi)容不完整，歸檔材料不規(guī)范

每年有很多學(xué)生被告之檔案內(nèi)容不完整，需要回原學(xué)校補(bǔ)辦檔案，或者檔案材料不規(guī)范，需要重新處理。學(xué)生檔案材料問(wèn)題往往體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是填寫材料時(shí)不認(rèn)真，書寫潦草、字跡模糊不清；填寫內(nèi)容不全、不準(zhǔn)確；有的甚至隨意涂改填寫內(nèi)容。二是書寫材料時(shí)使用的紙張隨意，草稿紙、信簽紙、作業(yè)本紙等很常見。三是使用圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、鉛筆書寫材料。四是張貼的照片出現(xiàn)脫落或模糊等。

1.2 畢業(yè)生不關(guān)注學(xué)生檔案的傳遞

根據(jù)統(tǒng)計(jì)我院綜合檔案室每年的檔案查閱利用記錄，因檔案丟失來(lái)補(bǔ)辦檔案的將近占整個(gè)查閱人數(shù)的一半。究其原因，相當(dāng)一部分畢業(yè)生不知道畢業(yè)后檔案會(huì)轉(zhuǎn)走。有的雖然知道，但在填寫郵寄地址時(shí)疏忽錯(cuò)填，或者根本不去關(guān)注自己的檔案。若干年后等需要利用檔案時(shí)才發(fā)現(xiàn)檔案已不知去向了，給自己工作和生活帶來(lái)很多麻煩。還有人認(rèn)為檔案掉了也沒什么，回學(xué)校補(bǔ)就行了。但學(xué)校只能補(bǔ)一部分學(xué)籍檔案，而學(xué)生檔案遠(yuǎn)不止這些。

1.3 畢業(yè)生棄檔現(xiàn)象嚴(yán)重

當(dāng)今社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)激烈，高職院校畢業(yè)生就業(yè)領(lǐng)域擴(kuò)展到社會(huì)的方方面面。多數(shù)畢業(yè)生進(jìn)入私企、民企，或選擇自主創(chuàng)業(yè)等。許多自主創(chuàng)業(yè)學(xué)生認(rèn)為檔案無(wú)用，放在學(xué)校，還是放在人才交流中心都無(wú)所謂；而那些已就業(yè)的學(xué)生，用人單位往往只看重畢業(yè)生的能力，不要求提供檔案。再加上畢業(yè)生工作不穩(wěn)定，跳槽現(xiàn)象嚴(yán)重，傳遞檔案又很麻煩，甚至有的用人單位還用檔案來(lái)限制員工跳槽。導(dǎo)致很多畢業(yè)生選擇放棄或丟棄檔案。

2 培養(yǎng)大學(xué)生檔案意識(shí)的必要性

2.1 有助于推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展

大學(xué)生是未來(lái)社會(huì)的主力軍，他們文化層次高，畢業(yè)后將成為各行各業(yè)的中堅(jiān)力量，他們具備良好的檔案意識(shí)，在工作、學(xué)習(xí)、生活中影響家人、朋友、同事，有助于向民眾普及檔案知識(shí)，對(duì)整個(gè)社會(huì)的檔案事業(yè)有很大推動(dòng)作用。

2.2 有助于學(xué)生利用檔案維護(hù)自身的合法權(quán)益

檔案意識(shí)是大眾對(duì)檔案和檔案工作的的一種主觀判斷和印象，包含著對(duì)檔案性質(zhì)和價(jià)值的認(rèn)識(shí)和認(rèn)同。大學(xué)生具備了良好的檔案意識(shí)，他們可以正確認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和作用，在需要的時(shí)候，他們可以迅速、主動(dòng)地獲取、利用檔案，維護(hù)自身的合法權(quán)益。

2.3 有助于減輕學(xué)校檔案部門的工作壓力

隨著高職院校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，學(xué)生檔案的數(shù)量也在不斷增加，加上學(xué)生缺乏檔案意識(shí)，高職院校在管理學(xué)生檔案時(shí)遇到諸多問(wèn)題，審核學(xué)生檔案內(nèi)容是否完整；畢業(yè)生檔案的傳遞工作；分類保管畢業(yè)生放棄的檔案等，都需要耗費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。而讓大學(xué)生自主增強(qiáng)檔案意識(shí)，平時(shí)就注意檔案內(nèi)容的填寫、收集和管理，就能為學(xué)院檔案工作節(jié)約大量人力物力。

3 培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)的有效途徑

3.1 抓住學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)兩個(gè)關(guān)鍵期，豐富學(xué)生檔案基礎(chǔ)知識(shí)

3.1.1 抓住新生入學(xué)教育，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)。新生入校之初是對(duì)他們進(jìn)行教育的最佳時(shí)期。新生剛?cè)胄?，?duì)校園充滿新鮮感，再者學(xué)生檔案與他們有密切的關(guān)系，他們會(huì)更加重視，更容易接受所學(xué)內(nèi)容。此時(shí)可以通過(guò)以下幾種方式進(jìn)行：發(fā)放學(xué)生檔案知識(shí)讀本；舉辦學(xué)生檔案知識(shí)講座；輔導(dǎo)員組織班會(huì)活動(dòng)宣講學(xué)生檔案知識(shí)方面的內(nèi)容。

對(duì)于新生還一個(gè)非常重要的時(shí)機(jī)，就是新生填寫入學(xué)登記表等各類表格的時(shí)候，讓學(xué)生了解檔案的保存對(duì)檔案紙張規(guī)格、質(zhì)量的要求，不得使用草稿紙、作業(yè)本紙，書寫材料用筆的要求，告之學(xué)生不能使用圓珠筆、紅墨水、純藍(lán)墨水、鉛筆書寫，填寫各類表格時(shí)要注意書寫工整，填寫時(shí)要仔細(xì)，不要漏填、錯(cuò)填，填寫信息要準(zhǔn)確無(wú)誤。以此規(guī)范學(xué)生檔案，讓學(xué)生了解一些檔案知識(shí)。

3.1.2 對(duì)畢業(yè)生進(jìn)行檔案知識(shí)教育。大學(xué)畢業(yè)生既是學(xué)生檔案的形成者，也是檔案的利用者。他們步入社會(huì)后進(jìn)入社會(huì)各行各業(yè)，他們的檔案意識(shí)會(huì)影響身邊的領(lǐng)導(dǎo)、同事、家人。只有在學(xué)校給他們樹立檔案意識(shí)，他們走向社會(huì)后才會(huì)認(rèn)同、支持、重視檔案。在學(xué)生離校之前，學(xué)生都忙著準(zhǔn)備簡(jiǎn)歷，謀求高職位、高薪酬，很容易忽視自己的檔案。高職院校檔案工作者可以抓住這個(gè)時(shí)機(jī)，舉辦畢業(yè)生專題講座，運(yùn)用校園網(wǎng)、校園廣播、學(xué)生宣傳報(bào)、宣傳欄，講解宣傳學(xué)生檔案的作用、學(xué)生檔案的傳遞方式，學(xué)生丟棄檔的危害以及往屆畢業(yè)生丟棄檔后尋找檔案的艱辛例子，以此來(lái)警示畢業(yè)生重視自己的檔案。

3.2 充分利用各種形式宣傳檔案、檔案文化，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)

3.2.1 充分利用網(wǎng)站如今，網(wǎng)絡(luò)在人們生活、工作、學(xué)習(xí)中發(fā)揮著十分重要的作用。人們熱衷于用網(wǎng)絡(luò)解決生活中各類問(wèn)題，大學(xué)生更喜歡利用網(wǎng)絡(luò)關(guān)注學(xué)校的動(dòng)態(tài)。檔案管理部門可以設(shè)立檔案網(wǎng)頁(yè)，通過(guò)網(wǎng)站及時(shí)發(fā)布檔案法規(guī)政策、工作動(dòng)態(tài)、檔案新聞、檔案文化等，讓學(xué)生關(guān)注檔案，培養(yǎng)學(xué)生檔案意識(shí)。

3.2.2 利用重大節(jié)日活動(dòng)學(xué)校每年都要舉行一些重大節(jié)日、活動(dòng)，檔案管理部分應(yīng)充分抓住這些機(jī)會(huì)，如每年的6.9國(guó)際檔案日。此外，檔案管理部門還應(yīng)與學(xué)校宣傳部、學(xué)工部、團(tuán)委等部門聯(lián)合，在校史、優(yōu)秀校友等活動(dòng)中以多種形式宣傳檔案，充分發(fā)揮檔案的魅力，展現(xiàn)檔案文化、檔案的作用，激發(fā)學(xué)生檔案意識(shí)。

3.2.3 充分發(fā)揮輔導(dǎo)員、任課教師的魅力 學(xué)生在校學(xué)習(xí)、生活，與之關(guān)系最密切、最親近的是輔導(dǎo)員、任課教師。他們的言行對(duì)學(xué)生的影響是潛移默化的。輔導(dǎo)員、任課教師在日常教育、教學(xué)中滲透檔案知識(shí)教育，對(duì)學(xué)生檔案意識(shí)的培養(yǎng)、形成有十分重要作用。

學(xué)生檔案意識(shí)的養(yǎng)成，不是一蹴而就的，需要一定的過(guò)程，不能局限于某種方式、某個(gè)時(shí)段，而應(yīng)在一個(gè)持續(xù)的過(guò)程中運(yùn)用多種方式宣傳教育，才能達(dá)到效果，才能讓學(xué)生在以后的學(xué)習(xí)、工作、生活中認(rèn)同、支持、重視檔案，利用檔案工作，參與檔案工作，為后人留下寶貴資源。