民辦高校教學秘書執(zhí)行力提升策略探究

胡靜雪

（吉林師范大學博達學院，吉林四平136000）

民辦高校教學秘書是活躍在民辦高?；鶎拥囊恢Ы虒W管理隊伍，其執(zhí)行力水平關(guān)系著民辦高校教學管理水平和教育教學水平的高低。而目前民辦高校教學秘書普通存在著執(zhí)行力欠缺的現(xiàn)狀，主要表現(xiàn)在教學秘書不能夠迅速通過行動將教學管理領(lǐng)導者的教育管理規(guī)范與目標及其方針政策進行有效落實，導致執(zhí)行過程變長，結(jié)果滯后，甚至使結(jié)果失去意義。因此有必要對民辦高校教學秘書執(zhí)行力欠缺的原因進行分析，從而探究提高民辦高校教學秘書執(zhí)行力的必然性和方法策略。

1 民辦高校教學秘書執(zhí)行力欠缺的原因

1.1 民辦高校教學秘書隊伍不穩(wěn)定

民辦高校教學秘書隊伍不穩(wěn)定性是執(zhí)行力欠缺的重要原因之一。教學秘書崗位人員流動性大，究其根源，主要是由教學秘書自我認同感低和社會認同感低造成的。

1.1.1 自我認同感低

教學秘書的自我認同感來源于對教學秘書崗位本身的認識和從事教學秘書獲得的成就感。從事教學秘書工作雖被稱為“教師”，卻無上課之實，很多教學秘書認為在教學秘書崗位工作并不能充分發(fā)揮自己的人生價值和施展才能。同時不能對自己從事的教學秘書工作在教學管理工作和教師教學中，甚至是學校的發(fā)展建設(shè)中所起的重要作用有充分的認識，自身沒有正視這份工作；忙碌是教學秘書工作的常態(tài)，緊張是教學秘書工作的心態(tài)，在繁忙的教學管理工作中又得時刻繃緊神經(jīng)，稍微出點兒差錯就可能釀成教學事故，受到上級領(lǐng)導的批評，甚至是淹沒已有的工作業(yè)績。在這份既沒功勞也沒苦勞的工作中，教學秘書得不到精神的愉悅，成就感全無，使工作熱情備受打擊。自我認同感低使教學秘書的執(zhí)行力缺少內(nèi)驅(qū)力。

1.1.2 社會認同感低

教學秘書的社會認同感來源于社會輿論環(huán)境和潛在的校園層級。民辦高校雖為高等院校，是我們國家教育事業(yè)的重要組成部分，但既不在國家行政編制之內(nèi)，又不是事業(yè)單位。教學秘書崗位又是在高校中特有的一個工作崗位，并不被大眾所熟知。即使對教學秘書略有了解的人又覺得，在民辦高校的輔助教學的行政崗位工作，不要求像教師崗位那樣需要很強的專業(yè)技能，應(yīng)該是上不了臺面講不了課的人，社會輿論對教學秘書不利；在民辦高校內(nèi)部，同為管理崗位的輔導員似乎具有與生俱來的優(yōu)勢，并普遍認為輔導員更有發(fā)展前途。教學秘書似乎工作在最底層，做教學管理工作，卻只是“傳聲筒”，沒有話語權(quán)。教學秘書處理事情涉及的方面多，專業(yè)性不強，常常扮演著“勤雜工”的角色，得不到學生與其他教師平等的尊重。社會認同感低使教學秘書的執(zhí)行力缺少外驅(qū)力。

自我認同感低和社會認同感低使很多人將教學秘書工作當成踏板，或積極轉(zhuǎn)到教師崗，或努力轉(zhuǎn)到公辦院校，導致民辦高校教學秘書隊伍不穩(wěn)定，缺少內(nèi)驅(qū)力和外驅(qū)力，教學秘書的執(zhí)行力大大降低。

1.2 民辦高校教學秘書工作繁雜

1.2.1 一崗多責，身兼多職

幾乎所有民辦高校沒有教學秘書只做教學管理工作的，同時還兼任科研秘書、信息員、檔案管理員、考勤員，負責辦公室具體工作，甚至是黨務(wù)工作等等，可謂一崗多責，身兼多職。面對如此繁雜的工作，教學秘書必須得捋清頭緒，做到樣樣兼顧，這必然會分散放在教學秘書工作上的精力，無力全身心發(fā)揮教學秘書的執(zhí)行力。

1.2.2 一院多師，來源廣泛

一般具有一定規(guī)模的民辦高校，教學秘書所在的學院教師數(shù)量較多。民高校由其性質(zhì)決定的，外聘很多教師，而教師的來源又比較廣泛，有周邊公立大學在職和退休人員，有公司企業(yè)講師，有政府機關(guān)事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員，也有社會人員，這給教學秘書在編排課表、下發(fā)通知、回收檢查材料時帶來了一定困難，增加了教學秘書的管理工作難度，也使教學秘書的部分執(zhí)行力受阻。

1.3 教學秘書工作能力有待加強

教學秘書具備了相關(guān)工作能力，才有執(zhí)行力。教學秘書工作的涉及面廣，業(yè)務(wù)龐雜，需具備一定的溝通協(xié)調(diào)能力、組織策劃能力、公文寫作能力、處理緊急事務(wù)能力等等多方面能力。無論是學習業(yè)務(wù)知識還是具備相關(guān)能力都不是一朝一夕的事情。教學秘書的工作具有階段性、連續(xù)性和周期反復性，只有通過至少一年的學習實踐，才能掌握全部的基本工作內(nèi)容和工作流程，又需要通過一年時間來加以強化。加之前面敘述的民辦高校的教學秘書具有流動性強的特點，總有一批教學秘書處在不斷熟悉業(yè)務(wù)的、掌握能力的階段，也就是處在學習如何產(chǎn)生執(zhí)行力的初級階段，這與持續(xù)產(chǎn)生較強的執(zhí)行力還有一定差距。

目前，在民辦高校從事教學管理工作的教學秘書很少是專門學習管理學的，進入秘書崗位工作需要自學管理學、尤其是高等教學管理學等相關(guān)方面的知識，還要學習現(xiàn)代化辦公的基礎(chǔ)知識，如辦公軟件的操作技巧、各種教學管理平臺的操作及使用等等，甚至還要學習與所在院系課程相關(guān)的知識，才能更好地與教師和學生溝通。教學秘書本身業(yè)務(wù)繁忙，需要學習的內(nèi)容又較多，所以普遍存在著學習能力不足的情況。同時民辦高校教學秘書外出學習培訓的機會非常少，學?？赡芨鼉A向于把外出學習培訓的機會留給任課教師，導致教學秘書的眼界不夠?qū)掗?，工作缺乏?chuàng)新和突破，這在一定程度上也影響著執(zhí)行力的發(fā)揮。

由工作能力不強、學習能力不足產(chǎn)生的人際關(guān)系不和諧，情緒緊張，消極自卑等心理問題，都影響了教學秘書執(zhí)行力的發(fā)揮。

1.4 民辦高校教學秘書評職、晉升之路艱難

民辦高校教學秘書多為初級職稱，中級職稱所占比例較少，副高級職稱更是少之又少，這主要是由于教學秘書科研能力較薄弱，評職困難。尤其在科研立項方面，自己立項困難，而能參與的與自己研究方向相關(guān)的又較少。即使參與到其他方向的項目中，又沒有實質(zhì)性的研究，排名往往靠后，對評職作用不大。

民辦高校教學秘書的晉升之路也很艱難，往往工作了4-5年，還是普通科員。學校相關(guān)領(lǐng)導并沒有重視對優(yōu)秀教學秘書的提拔和任用以及職位晉升的設(shè)計，教學秘書晉升空間有限，教學秘書往往自身不明確自己的發(fā)展空間在哪里，甚至工作年限較長的教學秘書感覺自己已經(jīng)達到了上限。

民辦高校教學秘書評職、晉升之路艱難帶來的是薪資水平一直得不到升高，在無利益驅(qū)動的情況下，教學秘書的執(zhí)行力較難以得到有效發(fā)揮。

2 提升民辦高校教學秘書執(zhí)行力的必要性

2.1 提升民辦高校教學秘書執(zhí)行力是民辦高校在新形勢下謀求發(fā)展的必然要求

在國家相關(guān)政策引導和扶持下，民辦高等經(jīng)歷了快速發(fā)展期，一些民辦高校如雨春筍般出現(xiàn)，并在逐步的發(fā)展中具備了一定規(guī)模。在全面建設(shè)小康社會的背景下，高等教育市場化進程又使民辦高校面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。保證生源是民辦高校發(fā)展的生命線，只有提高核心競爭力才能使民辦高校在激烈的高等教育市場化中站穩(wěn)腳跟。民辦高校無論通過采用先進辦學理念還是打造品牌專業(yè)品牌特色，無論是加強學科建設(shè)還是樹立科學的運行管理機制，民辦高校提高核心競爭力的最終目標都是提高教學質(zhì)量和教學管理水平。而教學秘書作為在其中發(fā)揮重要作用的教學管理者，提高其執(zhí)行力水平，是學校提高核心競爭力的途徑和方式，也是民辦高校在新形勢下謀求發(fā)展的必然要求。

2.2 提升民辦高校教學秘書執(zhí)行力是民辦教學秘書提高工作效率的必然要求

民辦高校教學秘書在高等學校教學管理工作中扮演著重要的角色。教學秘書幾乎從事了民辦高校教學管理中全部工作，包括計劃管理、課程管理、教師管理、教室管理、教材管理、教學檔案管理、考務(wù)管理、成績管理、實踐教學管理、教學系統(tǒng)管理等，民辦高校因其體制的特殊性，決定了民辦高校教學秘書的工作與公辦高校相比更具時效性、準確性、繁瑣性、復雜性和綜合性，也對教學秘書的工作提出了更高的要求。只有提高工作效率，才能使民辦高校教學秘書更好地完成教學管理工作任務(wù)，而究其本質(zhì)，是要提升教學秘書的執(zhí)行力，使其成為提高工作效率的強大助推器。

3 提升民辦高校教學秘書執(zhí)行力的策略

3.1 提升教學秘書的工作能力

提升教學秘書的工作能力是提升教學秘書執(zhí)行力的重點。工作能力是產(chǎn)生執(zhí)行力的基礎(chǔ)。對于教學秘書而言，學習是提升工作能力的手段，教學秘書應(yīng)學習三面的內(nèi)容：1.業(yè)務(wù)知識的學習。業(yè)務(wù)知識是教學秘書在工作中運用的知識，包括業(yè)務(wù)操作流程、高校管理工作的法律法規(guī)和理論知識、辦公自動化操作、公文寫作常識等等；2.相關(guān)專業(yè)知識的學習。很多教學秘書所學專業(yè)與工作所在學院的專業(yè)并無關(guān)系，這就需要教學秘書了解工作涉及專業(yè)課程的基本知識，能夠第一時間明白領(lǐng)導下達一些與專業(yè)課程相關(guān)指令時的意圖，能夠在教學計劃錄入、編排課表、審核試卷、檢查教學材料等工作中順暢高效；3.心理學知識的學習。教學秘書工作精神壓力較大，教學秘書需掌握一定的心理學知識，具備一定的自我調(diào)節(jié)能力，協(xié)調(diào)好各方面關(guān)系，在繁雜的工作中克服急躁情緒，遇到突發(fā)情況保持冷靜，變工作壓力為動力，保持心情愉快地開展工作。同時掌握一定的心理學知識也在處理一些與學生相關(guān)的問題上變得游刃有余。

教學秘書學習的途徑也是多樣的：1.外出培訓學習。民辦高校應(yīng)該適當給予教學秘書一些外出培訓的機會，開拓眼界，把先進的工作方法引進來，刺激教學秘書的成長，給教學秘書工作帶來新的思考；2.校際交流學習。民辦高校應(yīng)定期派教學秘書到兄弟院校參觀學習，因為兄弟院校的經(jīng)驗方法更直觀，更具有參考價值和啟發(fā)性；3.利用網(wǎng)絡(luò)資源學習。在信息技術(shù)與課堂教學高度融合的今天，一般民辦院校都有合作的網(wǎng)絡(luò)學習平臺，供學生學習，教學秘書也可利用網(wǎng)絡(luò)學習平臺，使知識的學習更具靈活性，這樣既熟悉了學生的操作平臺學習的流程，也豐富了自己的知識儲備。

通過多種方式學習教學秘書工作知識，既使學習具有豐富性，改善知識結(jié)構(gòu)，又有利于教學秘書工作能力的增強，為提升教學秘書的執(zhí)行力奠定堅實基礎(chǔ)。

3.2 制定教學秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃

制定教學秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃就是在已準備承擔教學秘書工作的基礎(chǔ)之上，確定其最佳的教學秘書職業(yè)奮斗目標，并為實現(xiàn)這一目標做出行之有效的安排。

民辦高校人事部門應(yīng)該為教學秘書制定科學合理的教學秘書職業(yè)生涯規(guī)劃，這份教學秘書職業(yè)生涯規(guī)劃既是一份職位晉升的時間表，也是一份路線圖，使教學秘書一入職，就對自己即將從事的工作和未來的發(fā)展方向有明確的認識，找準自己的角色定位，并在工作當中厚積薄發(fā)。明確的職業(yè)生涯規(guī)劃會激發(fā)教學秘書的工作熱情和積極性，從而最大程度的促進執(zhí)行力水平的提升。

制定教學秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃也可以使教學秘書提升職業(yè)認同感和職業(yè)聲望以及職業(yè)影響力，打破輿論的禁錮，為提升教學秘書執(zhí)行力水平帶來外驅(qū)力。

3.3 形成教學秘書的歸屬感

美國著名心理學家馬斯洛提出的“需要層次理論”認為“歸屬和愛的需要”是人的重要心理需要，只有滿足了這一需要，人們才有可能“自我實現(xiàn)”。教學獲得歸屬感，會促使其產(chǎn)生內(nèi)心自我約束力和強烈的責任感，調(diào)動教學秘書自身的內(nèi)部驅(qū)動力而形成自我激勵，最終產(chǎn)生增強執(zhí)行力的效應(yīng)。教學秘書只有在思想上、心理上、感情上對學校產(chǎn)生認同感、公平感、安全感、價值感、工作使命感和成就感，這些感覺最終才能內(nèi)化為教學秘書的歸屬感。而教學秘書歸屬感的獲得更多地需要學校領(lǐng)導層面的支持。

首先，樹立教學秘書的正確地位。學校應(yīng)在教學秘書評職、晉升和工資待遇方面，享有與教師和其他行政崗位人員同等的機會和水平，確保教學秘書在學校中的平等地位；其次，完善教學秘書的考核制度。學校應(yīng)該在充分肯定教學秘書工作重要性的基礎(chǔ)之上，設(shè)計一套針對教學秘書實際工作情況的科學合理的考核制度，改變教學秘書工作業(yè)績的“隱蔽性”，做到既有獎勵又有督促，充分調(diào)動教學秘書工作的積極性；第三，減輕教學秘書工作負擔。學校應(yīng)明確教學秘書的工作職責，對教學秘書的工作角色進行準確定位，將不屬于教學秘書職責范圍內(nèi)的工作進行適當分流，尤其應(yīng)該將本屬于教師自己應(yīng)該完成的工作還給教師本人去做，而不是一味地強加到教學秘書身上，做應(yīng)該做的服務(wù)工作，而不是無底線無原則的代勞，讓教學秘書將更多精力用在自己的本職工作中，從而發(fā)揮更大作用。

教學秘書形成歸屬感的過程，是將提升教學秘書執(zhí)行力的外在動力逐步轉(zhuǎn)化為內(nèi)在動力的過程，因而一旦具備了歸屬感，也就具備了提升執(zhí)行力的內(nèi)驅(qū)力，使教學秘書的執(zhí)行力在“自我實現(xiàn)”的進程中一同得到提升。

3.4 適當開展教學秘書團隊活動

教學秘書的工作猶如一根皮筋，因具有周期性和重復性，工作內(nèi)容枯燥，容易產(chǎn)生倦怠情緒，使精神松弛；但又因?qū)栴}和錯誤有較低的容忍性，導致壓力過大，使精神緊張。因此有必要適當開展一些由教學秘書參加的團隊活動，可以是與工作相關(guān)的，也可以是與工作沒有關(guān)系的，比如教學秘書茶話會、野外拓展訓練、廚藝展示和品嘗等活動，以此豐富教學秘書的精神文化生活，增進教學秘書間的溝通和協(xié)作，使教學秘書在集體活動中放松心情，陶冶情操，營造融洽、活躍、團結(jié)和奮進的氛圍，激發(fā)教學秘書的工作熱情和團隊精神，召喚使命，鼓舞斗志，堅定與學校共同發(fā)展、共同成長的信心。因此適當開展教學秘書團隊活動，可以使教學秘書的工作狀態(tài)維持在一個既不松弛又不緊張的狀態(tài)，而保持這種狀態(tài)可以使教學秘書的執(zhí)行力得到最有效的發(fā)揮。

上述即為對民辦高校教學秘書執(zhí)行力提升策略的粗淺探究。民辦高等教育在經(jīng)歷了近四十年的發(fā)展，在國家教育政策的扶持下即將進入一個前所未有的關(guān)鍵發(fā)展時期。在這種情況之下，民辦高校只有通過提高辦學質(zhì)量和效益來改善社會聲譽，才能在激烈的競爭中站穩(wěn)腳跟，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。教學秘書作為基層教學管理人員，教學管理工作的落實者，其執(zhí)行力狀況直接影響到民辦高校的教學管理水平。采取策略提升民辦高校教學秘書執(zhí)行力必將對民辦高校的發(fā)展起到相當重要的促進作用。