對事業(yè)單位人力資源信息化管理的思考

張京

摘要：隨著信息化的不斷發(fā)展，為人力資源管理工作提供了高效管理的平臺。事業(yè)單位人力資源管理長期停留在手工管理、事務(wù)性管理的層面，存在管理手段相對落后、管理效率低下的問題。將信息化管理理念及方法有效的引入到事業(yè)單位人力資源管理中，可提升人才管理的效率，實現(xiàn)動態(tài)、全面、高效的人力資源管理。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人力資源;信息化管理

提升事業(yè)單位人力資源管理效率是管理者的目標(biāo)，也是衡量管理質(zhì)量的一個重要指標(biāo)。事業(yè)單位改革中不斷減少行政管理人員編制、壓縮人員數(shù)量，對于人力源管理工作，努力提升管理工作效率顯得尤為重要，將信息化管理理念及方法引入到人力資源專業(yè)管理工作中，是人力資源管理發(fā)展的必然趨勢。目前很多專業(yè)的軟件開發(fā)公司也推出了一些面向事業(yè)單位人力資源管理的專業(yè)系統(tǒng)，但在系統(tǒng)的開發(fā)與使用過程中存在一些問題，事業(yè)單位專業(yè)管理者應(yīng)在信息化管理中不斷地深入思考，將信息化管理以最優(yōu)的方式參與到人力資源專業(yè)管理工作中，以達到優(yōu)化管理方式、提升管理效率的目的。

一、事業(yè)單位人力資源管理信息化現(xiàn)狀

事業(yè)單位人力資源管理長期以來仍停留在“人事管理”狀態(tài)，即靜態(tài)的、事務(wù)性的管理模式。管理者大部分精力用于處理日常的瑣事，忙于處理大量的事務(wù)性工作，如人員調(diào)配手續(xù)、薪酬核算與發(fā)放、各種報表的統(tǒng)計等，很難真正涉及人力資源管理及開發(fā)的核心工作，分析優(yōu)化人才狀況、提升人才質(zhì)量，將人力資源管理提升到與組織發(fā)展戰(zhàn)略相匹配的高度。近年來隨著事業(yè)單位人力資源管理地不斷發(fā)展，已逐步將信息化管理理念引入到人力資源管理中，很多事業(yè)單位都不同程度地使用了信息化管理手段，使用專業(yè)軟件參與管理工作。從筆者所在的事業(yè)單位人力資源信息管理的發(fā)展過程看，目前還存在如下問題：

1.人員信息更新不及時，系統(tǒng)信息準(zhǔn)確性不高。

人才管理信息系統(tǒng)構(gòu)建完成后，人員基礎(chǔ)信息是實現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)平臺，信息的及時、準(zhǔn)確決定著后續(xù)的管理質(zhì)量，因此人員信息的時時更新是信息管理的基礎(chǔ)性工作。人員信息的變動非?？?，建立良好的人員信息更新機制是一項重要的工作。作為人力資源工作者需建立人員信息時時更新維護的意識，才能切實保證信息的準(zhǔn)確性。目前很多人才管理系統(tǒng)的日常信息維護不夠及時，導(dǎo)致信息更新滯后，影響系統(tǒng)后期使用的效率。

2.人才管理系統(tǒng)大多停留在靜態(tài)信息管理層面，流程管理利用率較低。

目前大部分事業(yè)單位對人才管理系統(tǒng)的利用更多停留在信息的管理、統(tǒng)計上，很多流程性管理工作還是在線下手工完成，例如人員流動管理，涉及較多的審批環(huán)節(jié)，線下辦理時間長、效率低、過程性資料繁多、流程不規(guī)范。

3.信息共享不夠，系統(tǒng)化管理有待提高。

人才管理信息化的優(yōu)勢之一就是實現(xiàn)有效信息共享，使得人才信息利用率大幅度提升。但是目前人才信息基本還是供人力資源專業(yè)部門進行日常的管理，信息利用率較低，不能充分體現(xiàn)信息化管理的效率。

4.依托信息系統(tǒng)辦理行政事務(wù)性工作的利用率不高。

人力資源信息化管理還不能完全取代事務(wù)性工作，沒有充分發(fā)揮信息化管理的優(yōu)勢。

二、在人力資源管理中信息化的應(yīng)用

人力資源管理的六大模塊，即：人力資源規(guī)劃、招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效管理、薪酬福利管理和勞動關(guān)系管理，信息化管理可以全面地參與六大管理模塊?，F(xiàn)就各管理模塊的信息化應(yīng)用進行闡述。

1.人力資源規(guī)劃

人才資源規(guī)劃是對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行現(xiàn)有人才分析及未來人才預(yù)測，人才的信息化可以快速地提取現(xiàn)有人才狀況，按規(guī)劃的條件、要求，科學(xué)準(zhǔn)確地分析人才供需狀態(tài)，為單位人才戰(zhàn)略提供可靠的人才數(shù)據(jù)。

2.招聘與配置

首先可利用人才信息系統(tǒng)進行人才需求分析，獲得準(zhǔn)確的人才需求數(shù)據(jù);其次簡歷投放、回收及統(tǒng)計均可采用系統(tǒng)進行線上實施，設(shè)置好簡歷要求的篩選條件即可快速準(zhǔn)確地篩選出滿足條件的簡歷;最后還可通過信息系統(tǒng)與應(yīng)聘人員進行統(tǒng)一溝通。這樣招聘的前期工作基本可以由信息系統(tǒng)完成，減少大量的人工簡歷篩選及與應(yīng)聘者溝通的工作量。目前很多人才系統(tǒng)還可開發(fā)、提供線上面試測評的功能，提高了招聘測評效率，有效地降低了招聘的成本。

3.培訓(xùn)與開發(fā)。

培訓(xùn)需求可通過現(xiàn)有人員信息與崗位需求進行數(shù)據(jù)對比分析，找到人才專業(yè)及技能的提升項目;同時還可通過線上調(diào)查問卷快速獲取人員培訓(xùn)需求信息。培訓(xùn)管理專員進行后期的數(shù)據(jù)匯總，確定培訓(xùn)方向、課程，準(zhǔn)確地設(shè)置培訓(xùn)計劃及課程，提高員工培訓(xùn)的準(zhǔn)確性。培訓(xùn)的實施及反饋也可放在系統(tǒng)中完成，實現(xiàn)培訓(xùn)開發(fā)的線上閉環(huán)管理。

4.績效管理。

績效管理是人才管理的日常工作，將績效考核指標(biāo)體系放在信息系統(tǒng)中，員工可通過自主線上測評完成。依托人事管理權(quán)限的設(shè)置，完成領(lǐng)導(dǎo)對下屬員工的線上測評，最后由系統(tǒng)生成績效考核結(jié)果。績效考核結(jié)果還可與薪酬及晉升模塊數(shù)據(jù)共享，直接參與薪酬兌現(xiàn)及晉升考核的數(shù)據(jù)共享。

5.薪酬福利管理

人才資源信息系統(tǒng)可外掛考勤機直接進行員工出勤管理，生成出勤數(shù)據(jù)參與薪酬的核算，包括與出勤數(shù)據(jù)相關(guān)的全部薪酬項目，如出勤績效工資、加值班費等。還可通過流程管理實現(xiàn)員工的線上請銷假審批手續(xù)，經(jīng)過系統(tǒng)匯總生成相應(yīng)的工資數(shù)據(jù)。既減少了線下的請銷假手續(xù)，還可準(zhǔn)確統(tǒng)計匯總，計算相關(guān)的工資數(shù)據(jù)。

6.勞動關(guān)系管理

目前系統(tǒng)管理勞動關(guān)系主要可從兩個方面實現(xiàn)，一方面是聘用合同管理，包括合同期限管理、合同到期預(yù)警等;另一面是線上合同簽訂流程，合同簽訂、續(xù)訂通過信息系統(tǒng)推送給相應(yīng)的員工，經(jīng)過安全的身份識別后完成簽訂環(huán)節(jié)，有效提高工作效率。

另外，信息系統(tǒng)還可用于多種流程性管理，人員的流動，包括調(diào)入調(diào)出的流程審批，直接將人員信息通過相應(yīng)流程，審批完成后進入系統(tǒng)，連接相應(yīng)的管理模塊。還可通過嚴(yán)格的信息使用權(quán)限設(shè)置，進行信息共享的最大化，確保信息的準(zhǔn)確、統(tǒng)一。事業(yè)單位人力資源管理者可以不斷地開發(fā)拓展信息化在人力資源管理中的應(yīng)用，提升人力資源管理的信息科學(xué)管理，以促進事業(yè)單位的整體管理水平。