關(guān)于大中型項(xiàng)目文控管理的研究探討

白楊

摘 要：項(xiàng)目的順利推進(jìn)，離不開文控工作，文件管理貫穿于整個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的始終，在項(xiàng)目中發(fā)揮著不可替代的重要作用。文控管理使項(xiàng)目的文件資料處于一種受控狀態(tài)，提高了項(xiàng)目的管理質(zhì)量。本文以福建長汀催化劑項(xiàng)目舉例，希望能為文控管理工作人員提供有益的借鑒。

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)項(xiàng)目;文件資料;管理

文控管理工作是大中型設(shè)計(jì)項(xiàng)目不可或缺的一項(xiàng)工作環(huán)節(jié)。大中型項(xiàng)目參與專業(yè)和人員較多，項(xiàng)目內(nèi)外部各種文件來往頻繁且復(fù)雜，需要專職的文控人員進(jìn)行管理。在此，本人以負(fù)責(zé)文控工作的福建長汀催化劑項(xiàng)目為例子，對(duì)文控管理提出一些意見，以供大家研究探討。

1、項(xiàng)目概況

中國石油福建長汀催化劑項(xiàng)目是中石油集團(tuán)對(duì)長汀縣進(jìn)行對(duì)口技術(shù)幫扶的重要項(xiàng)目。項(xiàng)目的規(guī)模較大且為全廠性建設(shè)項(xiàng)目，主要包括項(xiàng)目的裝置主要包括催化裂化催化劑裝置、輔助原材料裝置、配套的公用工程設(shè)施、生產(chǎn)輔助設(shè)施等共計(jì)24個(gè)單項(xiàng)工程，圖紙文件資料較多，需要文控人員整理記錄，在需要某項(xiàng)資料時(shí)，能夠快速查找提供相關(guān)文件。

在詳細(xì)設(shè)計(jì)中，由于裝置設(shè)施多設(shè)計(jì)工作負(fù)荷較大，主體院建筑、結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)人員緊張，為保證工期要求，特委托甘肅省土木工程設(shè)計(jì)研究院有限公司、天華化工機(jī)械及自動(dòng)化研究設(shè)計(jì)院有限公司、甘肅省建材科研設(shè)計(jì)院三家設(shè)計(jì)院進(jìn)行分包設(shè)計(jì)。由于三家設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)習(xí)慣、標(biāo)準(zhǔn)不同，需要文控進(jìn)行協(xié)調(diào)控制，確保各單項(xiàng)工程出版圖紙?jiān)O(shè)計(jì)風(fēng)格統(tǒng)一、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，達(dá)到工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目質(zhì)量，滿足建設(shè)單位及施工單位的要求。本文就對(duì)此設(shè)計(jì)項(xiàng)目中的文控管理進(jìn)行研究探討。

2、文控管理

文控是文件控制管理的簡稱。

設(shè)計(jì)項(xiàng)目文控管理就是指在設(shè)計(jì)項(xiàng)目過程中對(duì)文件的分類、處置和保管。規(guī)范項(xiàng)目文件控制工作，建立有序、可控、可追溯的文件管理體制和方式，對(duì)文件的發(fā)布、流轉(zhuǎn)、審批、版次、分發(fā)、移交、歸檔、利用進(jìn)行管理，對(duì)文件的流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行控制，保證文件運(yùn)行中所以過程均有記錄，均可追溯，項(xiàng)目結(jié)束后可以自動(dòng)實(shí)現(xiàn)移交歸檔，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。【1】

3、大中型項(xiàng)目文控管理方法

在中國石油福建長汀催化劑項(xiàng)目中，文控工作主要分為三個(gè)方面。

3.1項(xiàng)目內(nèi)部文控管理

項(xiàng)目開工后，由文控工程師編制項(xiàng)目統(tǒng)一規(guī)定發(fā)給各個(gè)專業(yè)設(shè)計(jì)人員，明確設(shè)計(jì)文件格式及編號(hào)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)計(jì)文件包括目錄、說明書、表格、圖紙、計(jì)算書、設(shè)計(jì)變更、材料代用單等。保證設(shè)計(jì)資料按照統(tǒng)一規(guī)定中編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制、文件格式與模板統(tǒng)一。為保證設(shè)計(jì)文件的可控與可追溯，所有來往文件都需項(xiàng)目文控接收與發(fā)送。文控要對(duì)所有的項(xiàng)目文件進(jìn)行編號(hào)，保證編碼具有唯一性，并對(duì)項(xiàng)目文件分類保存，確保項(xiàng)目文件科學(xué)管理。

文控人員需要認(rèn)真全面的管理文件，設(shè)計(jì)文件發(fā)布時(shí)，要審閱文件的日期、版次、圖簽、編號(hào)等，并登記文件的發(fā)送狀態(tài)，確保項(xiàng)目文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過程都有詳細(xì)的記錄，都可追溯，以便有效管控項(xiàng)目文件。

文控人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司規(guī)定的保密制度，做好文件資料的保密和守密工作，對(duì)設(shè)計(jì)文件的知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行保護(hù)，只能將相關(guān)文件發(fā)給相關(guān)專業(yè)，不可將資料外發(fā)無關(guān)人員。也要做好紙質(zhì)文件的防火、防盜、防蟲等工作，確保文件資料的安全，以便在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行最終歸檔。

文控人員應(yīng)每周編制項(xiàng)目周報(bào)明確各專業(yè)本周完成的工作內(nèi)容與下周的工作計(jì)劃，發(fā)予公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。

3.2設(shè)計(jì)分包中的文控管理

福建長汀催化劑項(xiàng)目設(shè)計(jì)內(nèi)容較多且工期緊張，為了保證項(xiàng)目的順利推進(jìn)，特委托天華化工機(jī)械及自動(dòng)化研究設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)硫酸銨-氨氮處理裝置，甘肅省建材科研設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)產(chǎn)品庫房土建部分，甘肅土木工程科學(xué)研究院設(shè)計(jì)廠前區(qū)行政生活設(shè)施、公用工程設(shè)施、儲(chǔ)運(yùn)設(shè)施、生產(chǎn)設(shè)施的土建部分。

在與設(shè)計(jì)分包單位文件往來中，要求各個(gè)分包單位設(shè)立專門文控人員的收發(fā)資料，項(xiàng)目文控與各分包單位文控一對(duì)一傳送文件，再由文控專員對(duì)收到文件進(jìn)行分類識(shí)別，登記存檔并發(fā)送給相關(guān)設(shè)計(jì)人員，這樣可以有效的控制設(shè)計(jì)文件。主要工作分為下面五點(diǎn)：

（1）對(duì)分包設(shè)計(jì)單位的文控人員進(jìn)行了嚴(yán)格培訓(xùn)，使其了解總體院的設(shè)計(jì)風(fēng)格、文件編號(hào)規(guī)則等，保證最終成品文件風(fēng)格統(tǒng)一。并對(duì)設(shè)計(jì)分包單位簽署了保密協(xié)議，資料不得外傳，使設(shè)計(jì)文件知識(shí)產(chǎn)權(quán)具有保障。

（2）發(fā)送給各個(gè)分包設(shè)計(jì)單位的設(shè)計(jì)條件掃描存檔并登記在設(shè)計(jì)條件發(fā)送表中，寫明設(shè)計(jì)條件編號(hào)、條件具體名稱、發(fā)送時(shí)間等作為文件管理依據(jù)。

（3）收到分包設(shè)計(jì)單位的電子版圖紙格式、編號(hào)進(jìn)行審核，是否按照項(xiàng)目統(tǒng)一規(guī)定編制，無誤后發(fā)送給下游專業(yè)設(shè)計(jì)人員，并登記到外來文件接收表中。

（4）對(duì)于分包單位出版設(shè)計(jì)文件，檢查簽署是否齊全、蓋章是否有效，對(duì)設(shè)計(jì)關(guān)鍵部分由專業(yè)工程師審核把關(guān)，經(jīng)過嚴(yán)格審核后方可批準(zhǔn)出版，發(fā)給建設(shè)單位用于施工。

（5）建設(shè)單位發(fā)來的審圖意見、工程聯(lián)絡(luò)單等，先發(fā)給專業(yè)工程師進(jìn)行審核，審核后對(duì)同意建設(shè)單位修改的部分簽署后發(fā)放設(shè)計(jì)分包單位。對(duì)不同意修改的意見，由總體院統(tǒng)一與建設(shè)單位溝通協(xié)調(diào)并說明原因。

3.3項(xiàng)目外部的文控管理

設(shè)計(jì)項(xiàng)目中，外部的文控工作主要是與建設(shè)單位的文件往來。在福建長汀催化劑項(xiàng)目，同樣是建設(shè)單位文控與設(shè)計(jì)文控一對(duì)一傳送資料，保證文件往來的單一性，使文控人員成為文件收發(fā)的唯一有效通道。主要工作分為下面五點(diǎn)：

（1）對(duì)外發(fā)的文件進(jìn)行分類登記并建立獨(dú)立的文件夾存放文件，如：MR文件發(fā)送表、函件發(fā)送表、圖紙發(fā)送表等。

（2）對(duì)建設(shè)單位發(fā)來的文件資料檢查編號(hào)、簽署、蓋章是否齊全，專業(yè)工程師審格同意后根據(jù)內(nèi)容對(duì)文件分類登記，轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)設(shè)計(jì)人員。

（3）對(duì)于供貨商、施工單位、檢測單位等協(xié)作單位提供的設(shè)計(jì)項(xiàng)目有關(guān)的文件資料都經(jīng)過業(yè)主文控審閱蓋章后發(fā)至設(shè)計(jì)文控，保證建設(shè)單位所發(fā)的任何文件，都是有據(jù)可查、有效的文件，使業(yè)主及時(shí)了解項(xiàng)目的真實(shí)動(dòng)態(tài)。

（4）收到供貨商的訂貨資料時(shí)，首先檢查廠家是否簽字蓋章，其次建設(shè)單位是否對(duì)資料進(jìn)行確認(rèn)蓋章，最后訂貨資料需根據(jù)MR文件要求標(biāo)明具體的設(shè)備位號(hào)，如都合格方可接收資料，登記后發(fā)予設(shè)計(jì)人員。

（5）設(shè)計(jì)成品圖紙?jiān)跈z查圖紙簽署、圖簽格式、圖紙編號(hào)全部合格后，及時(shí)發(fā)予建設(shè)單位進(jìn)行現(xiàn)場施工，施工藍(lán)圖與PDF電子版圖紙同時(shí)發(fā)送，保證紙質(zhì)圖紙與電子版圖紙名稱內(nèi)容完全一致。

4、不足之處與改進(jìn)辦法

4.1提高信息化水平

在福建長汀催化劑項(xiàng)目中，雖然采用了專業(yè)的文控辦公軟件Project Wise（簡稱PW），但是利用率較低。希望在未來的大中型項(xiàng)目中，加強(qiáng)對(duì)PW軟件的開發(fā)使用，爭取實(shí)現(xiàn)文控管理電子化辦公。在項(xiàng)目運(yùn)作過程中，電子文件資料都可以上傳到PW軟件中來進(jìn)行存檔，保證了設(shè)計(jì)項(xiàng)目資料的完整性;各個(gè)專業(yè)都可以登錄PW軟件來查找需要的文件資料，節(jié)省了時(shí)間;在PW軟件中構(gòu)建清晰、合理設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件目錄，提高文件和數(shù)據(jù)查找的準(zhǔn)確、便捷程度，能夠?qū)崿F(xiàn)設(shè)計(jì)文件的全過程追蹤及查詢。

5、結(jié)論

文控作為項(xiàng)目運(yùn)行過程的中轉(zhuǎn)站，集中了大量的文字信息，掌握了項(xiàng)目的最新動(dòng)態(tài)，擁有所有項(xiàng)目文件資料，是設(shè)計(jì)項(xiàng)目運(yùn)作過程中不可或缺的控制過程。作為文控專員，我們要在工作中學(xué)習(xí)總結(jié)文控管理經(jīng)驗(yàn)，保證在整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行中文件都處于受控狀態(tài)，并且嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，做好文件資料保密工作。在未來的大中型項(xiàng)目中，采用先進(jìn)的軟件系統(tǒng)進(jìn)行文控管理，提高信息化標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，也要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身素質(zhì)，增強(qiáng)工作水平，尋找更高效的文控管理模式，為公司的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)：

[1]邵化梅.總承包項(xiàng)目文控管理初探[J].電力勘測設(shè)計(jì)，2010，4：76-78.