基于Access 數(shù)據(jù)庫的護理部辦公系統(tǒng)設計與應用

朱新青，宋仕芬，劉 俊，李冬梅

（玉林市第一人民醫(yī)院，廣西537000）

護理管理是為提高人們的健康水平，系統(tǒng)地利用護士的潛在能力和有關人員、設備、環(huán)境以及社會活動的過程[1]。隨著醫(yī)院信息化建設的發(fā)展與多學科交叉滲透的不斷深入，給臨床護理工作帶來了全新的體驗[2]，為了提高護理部辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公，本研究針對目前醫(yī)院護理部辦公自動化要求，通過需求分析、系統(tǒng)設計，應用Access 數(shù)據(jù)庫進行編程，研發(fā)了一套能滿足當前護理部辦公需求的信息化管理系統(tǒng)，并應用于護理管理實踐中，取得了良好效果?，F(xiàn)介紹如下。

1 護理部辦公系統(tǒng)的設計

1.1 需求分析 隨著信息技術的不斷發(fā)展，醫(yī)院信息化建設取得了很大的進步[3]，2014 年護理部與某公司合作研發(fā)了護理管理信息系統(tǒng)、電子病歷、辦公自動化等系統(tǒng)軟件，實現(xiàn)了臨床護理信息化管理和部門的上傳下達，提升了管理效能[4]，但是由于信息化投入成本高等原因，護理部日常辦公需求模塊尚未進入信息系統(tǒng)，如護理部年度目標管理及計劃，月、周工作安排及個人工作ABC 時間管理，計劃實施與監(jiān)控（年、季、月），護理管理人員考核等還沿用傳統(tǒng)的辦公模式，即利用Office 辦公軟件，不斷新增文件夾保存資料，數(shù)據(jù)分析和資料查找需要花費較多的時間和精力，也易造成資料的丟失。沒有系統(tǒng)共享，護理部辦公出現(xiàn)信息孤島，同事間工作數(shù)據(jù)無法共享。因此，應用Access數(shù)據(jù)庫進行編程設計辦公系統(tǒng)，旨在可解決護理部辦公信息化存在的問題。

1.2 軟件設計 為了方便處理辦公相關數(shù)據(jù)，本系統(tǒng)將日常辦公文件及項目進行整合，引入戴明環(huán)（PDCA）管理、ABC 時間管理思路，設計一套基于Access 數(shù)據(jù)庫辦公管理系統(tǒng)，模塊設計遵循評估、計劃、實施、督查評價的PDCA 閉環(huán)管理。該系統(tǒng)主要包括7 大模塊28 項內容。見圖1。

圖1 護理部辦公系統(tǒng)模塊結構圖

1.3 護理部辦公系統(tǒng)軟件關鍵技術

1.3.1 Access 數(shù)據(jù)庫設計 Access 數(shù)據(jù)庫是基于Windows 系統(tǒng)，適用于開發(fā)的通用型關系數(shù)據(jù)庫，能夠提供多種向導、生成器和模板。此外，Access 數(shù)據(jù)庫還允許創(chuàng)建自定義報表，用于輸出或打印數(shù)據(jù)庫中的信息。數(shù)據(jù)庫軟件建立Access 數(shù)據(jù)庫（rck.accdb），具備強大的數(shù)據(jù)管理功能[5]。本研究中的Access 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是針對護理部的日常工作計劃、實施、評價與管控、辦公流程的改進及護理獲獎等20 多個Excel 表格為子菜單，通過公式對Access 公式編程，形成可集成的多方位窗體及大數(shù)據(jù)分析，實現(xiàn)系統(tǒng)化、多維度、閉環(huán)式的護理部辦公管理系統(tǒng)。通過Access 可視化界面方便用戶進行數(shù)據(jù)的管理及使用，具有信息錄入、分類、修改、刪除、查詢以及統(tǒng)計篩選功能。

1.3.2 Access 數(shù)據(jù)庫Excel 表格交互 Access 數(shù)據(jù)庫根據(jù)基本的功能設置數(shù)據(jù)表、匯總表、查詢和相應窗體、宏以及需要調用的Visual Basic 代碼[6]。數(shù)據(jù)表通過交互性好的窗體完成數(shù)據(jù)的記錄、保存、查詢以及匯總表生成。匯總表是通過數(shù)據(jù)查詢顯示需要提供的各類數(shù)據(jù)的規(guī)范性組合；查詢是將現(xiàn)有數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)通過對某些項目的限制、重新組合來調用符合條件的數(shù)據(jù)列表。數(shù)據(jù)庫設置相關記錄的導出功能，將系統(tǒng)中顯示的相關記錄、字段可選擇導出到Excel 文件中[7]。

2 護理部辦公系統(tǒng)軟件模塊功能

選用Access 2010 軟件，該軟件適用于Windows XPS3、Windows 7、Windows 8 和Windows 10 系 統(tǒng) 環(huán)境下運行。電腦需要安裝Access 辦公軟件，登錄前需要設置受信任位置。

2.1 信息資料模塊 包括護理部人員、護士長基本信息、護理部人員分工3 個窗體內容。護理部人員及護士長基本信息窗體內容包括工號、姓名、科室等10 多項信息，可應用導入模板直接導入。護理部人員分工窗體可導入也可直接填寫，個人信息鎖定，每個年度根據(jù)人員或分工調整修改內容。

2.2 考核標準模塊 窗體儲存了護理部人員及護士長要求、評分標準，護理部工作人員登錄后可隨時查看崗位考核要求，每年可對內容進行維護。

2.3 目標管理 模塊設計包括年度SWOT（S 為優(yōu)勢、W 為劣勢、O 為機會、T 為威脅）分析、年度目標管理及計劃（含季、月、周工作安排）、個人工作安排（ABC 時間管理）、護理部布置護士長工作記錄表、護理部預算、學術安排，護理部人員均有錄入、導入、導出及查看功能。

2.3.1 年度SWOT 分析 可隨時收集整理國內護理政策面及護理發(fā)展動向，結合院內護理工作現(xiàn)況進行全面、系統(tǒng)、準確的分析，如護理專業(yè)的機遇和挑戰(zhàn)、優(yōu)勢與劣勢，根據(jù)分析結果制定護理策略，將策略列入本院5 年規(guī)劃和年度目標計劃。

2.3.2 年度目標管理及計劃 此模塊可將年度目標計劃導入，計劃為表格式，項目包括構面、策略目標、關鍵業(yè)績指標（key performance indication，KPI）及指標定義、目標值及監(jiān)測頻率、行動方案、牽頭責任單位、責任人等。同時設置監(jiān)測頻率窗口，把監(jiān)測頻率為年度、季度、月的指標進行歸類篩選，護理部督導員可以根據(jù)監(jiān)測頻率導入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動進行數(shù)據(jù)分析，可以有效監(jiān)控計劃和指標完成進度。

2.3.3 ABC 時間管理 將時間管理引入系統(tǒng)，幫助管理人員進行時間管理，提高管理執(zhí)行力。ABC 時間管理模塊設置項目包括工作內容及分類、時間管理分類、擬完成及實際完成時間，上交、下辦部門、完成地點等內容。分類項目中設置下拉框內容以供選擇，如質量管理、培訓管理、教學管理、人力資源管理、信息管理、陪護管理、院務布置、學會及質控中心等工作分類，通過勾選將工作內容進行歸類。年、月、周、日工作計劃相互關聯(lián)，根據(jù)工作的重要性、緊急程度確定工作清單ABC 順序，方便管理者有計劃地安排工作。模塊設置有個人查詢和導入、導出功能。月計劃含個人分工表和部門匯總表，個人可隨時分類查詢月、周、日工作，減少工作疏漏。同事間相互可以看到每人完成的工作進度，有利于相互間的配合，減少交叉重復，避免浪費時間。

2.3.4 布置病區(qū)工作模塊 將每次布置的病區(qū)工作錄入系統(tǒng)，并定時批量提醒，包括布置時間、內容及分類，病區(qū)完成情況，隨時可查找追溯，還可分析月布置工作各科落實情況及效果。

2.4 工作落實與督查模塊 本模塊融合了計劃實施與監(jiān)控環(huán)節(jié)，包括計劃執(zhí)行及監(jiān)控、護理部管理人員績效考核、護理培訓評價（含全院護理人員培訓參與率分析、護理部輪訓人員評價）、護理部年度預算執(zhí)行監(jiān)控。

2.4.1 計劃執(zhí)行及監(jiān)控 本模塊可以督查年度目標管理模塊實施情況，方便護理管理者及個人及時掌控項目負責人工作實施進度，從而確保每項護理工作按計劃實施，極大地提高了護理管理效能。

2.4.2 護理部管理人員績效考核 包括護理部主任、副主任、督導員、干事、護士長考核標準及考核記錄，主任及副主任每季考核1 次，護士長及督導員、干事每月考核1 次?？己嗽u價數(shù)據(jù)來源于平時工作執(zhí)行情況，查檢發(fā)現(xiàn)問題可隨時記錄，自動匯總。

2.4.3 護理培訓評價 每月從培訓軟件APP（雨課堂、問卷星）中導出參加人員名單，一鍵導入系統(tǒng)中，系統(tǒng)自動分析全院參課率、病區(qū)參課率、年底自動生成個人參課達標率。護理部輪訓人員的培訓計劃、實施與評價也在此模塊完成。

2.4.4 護理部年度預算執(zhí)行監(jiān)控 本模塊分為護理部年度預算表、資金使用明細表、年度資金使用匯總表，預算表可錄入，明細表單項錄入，匯總表自動匯總，在系統(tǒng)上可隨時查詢資金使用情況。

2.5 流程與改進模塊 為規(guī)范辦公流程，保證每個流程節(jié)點執(zhí)行的同質化，護理部重點工作項目在系統(tǒng)上繪制工作流程，包括請示報告流程、培訓考核管理流程、質量監(jiān)控流程、人員招聘流程、省級繼續(xù)教育培訓班開班流程等，必要時根據(jù)每個流程執(zhí)行過程出現(xiàn)的問題進行修改，每次修改留有痕跡。

2.6 其他模塊

2.6.1 科研實施模塊 設置護理科研實施模塊，可以錄入全院護理人員科研立項與實施情況，護理部可以定時督促并追蹤科研實施進度。

2.6.2 護理部獲獎模塊 設置個人、集體獲獎，記錄獲獎的時間、獲獎項目、獲獎類別、頒獎機關、獎項等級、獲獎者姓名、記錄人及圖片內容，模塊可以自動匯總及分類。

2.6.3 護理部大事記模塊 護理部是醫(yī)院職能部門之一，每年要完成大量的護理、教學、科研、預防等任務，記錄護理大事件對構建醫(yī)院文化有深遠意義，本模塊設置了大事記發(fā)生的時間、事件內容、類別（如病區(qū)分科/人事任免/護士節(jié)活動等）、記錄人及重要照片，此模塊可以快速將大事件進行分類，具有保存資料等功能。

2.7 系統(tǒng)設置模塊 本模塊設置了圖片路徑和修改密碼2 個窗體內容。圖片路徑是將護理部預算執(zhí)行、大事記和獲獎圖片收集，在系統(tǒng)信任位置文件夾設置圖片文件夾，并將圖片按序號命名，在系統(tǒng)對應模塊中錄入對應圖片命名，系統(tǒng)自動導入圖片。修改密碼窗體，用戶可進行密碼的修改和保存，護理部主任或副主任有恢復初始密碼權限。

2.8 用戶管理模塊 用戶權限設置分護理部主任、副主任、護理部督導員、護理部干事4 部分，權限不同，職責與義務不同。護理部主任具有錄入、修改查看信息、審核與監(jiān)督、提取系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析等權限；副主任及督查員獲得分管區(qū)域內等同護理部主任權限；護理部干事有錄入、查看信息、提取系統(tǒng)數(shù)據(jù)分析等權限。

3 應用效果評價

由經過培訓的5 名護理部人員負責收集使用前與使用后護理部辦公管理的各系統(tǒng)指標數(shù)據(jù)。①護理管理人員工作任務按時完成率：使用前數(shù)據(jù)是從病區(qū)數(shù)據(jù)查檢表和護理部月工作完成查檢表中提取2019 年1 月—5 月常規(guī)管理的257 項工作任務完成情況，使用后數(shù)據(jù)是從系統(tǒng)中提取2020 年1 月-5 月285 項工作任務完成情況。②護理管理者對護理部工作滿意度：在全院68 位護理管理人員（護士長及護理部人員）中調查系統(tǒng)使用前后滿意度。采用Likert 5 級評分法，即“非 常 滿 意”計5 分、“滿 意”計4 分、“一 般”計3 分、“不滿意”計2 分、“非常不滿意”計1 分[8]。用問卷星發(fā)放滿意度問卷，有效回收率為100%。

4 統(tǒng)計學方法

采用SPSS 20.0 統(tǒng)計軟件對數(shù)據(jù)進行處理與分析，等級資料比較采用秩和檢驗，以P＜0.05 為差異有統(tǒng)計學意義。

5 結果

5.1 護理部辦公系統(tǒng)使用前后護理管理人員工作任務按時完成率比較(見表1)

表1 護理部辦公系統(tǒng)使用前后護理管理人員工作任務按時完成率比較 單位：件

5.2 護理部辦公系統(tǒng)使用前后護理管理人員滿意度比較（見表2）

表2 護理部辦公系統(tǒng)使用前后護理管理人員滿意度比較（±s） 單位：分

表2 護理部辦公系統(tǒng)使用前后護理管理人員滿意度比較（±s） 單位：分

注：t=-12.55,P＜0.001。

時間使用前使用后滿意度3.65±0.54 4.72±0.45人數(shù)68 68

6 討論

Access 數(shù)據(jù)庫功能強大，非信息專業(yè)人士也可以熟練掌握數(shù)據(jù)庫軟件編程與開發(fā)，可根據(jù)需要設計，實用、經濟[9]。數(shù)據(jù)庫運行穩(wěn)定，可以在醫(yī)院區(qū)域網內共享數(shù)據(jù)，方便數(shù)據(jù)匯總及應用，而且后期容易調試和維護。以往護理部常用Office（Word、Excel 等）軟件進行辦公，需要不斷新增文件夾用于資料的保存，容易造成資料的丟失，護理工作計劃實施率也受到影響，數(shù)據(jù)難以共享，所需存儲空間大，耗費大量的人力和精力。本研究基于Access 數(shù)據(jù)庫設計護理部辦公系統(tǒng)軟件，可視化界面方便用戶進行數(shù)據(jù)的管理及使用，具有信息錄入、修改、刪除、查詢以及統(tǒng)計篩選功能，使用此系統(tǒng)護理管理者的工作計劃性提高、護理工作缺陷率降低，實現(xiàn)了護理部辦公的信息化，提高了工作效率。系統(tǒng)設計引入PDCA 管理工具，每項工作都是一個PDCA循環(huán)，有計劃、實施、檢查和反饋的過程，并可針對其中的成功與失敗進行分析總結，在對自身工作的回顧和梳理過程中能幫助管理者發(fā)現(xiàn)問題、糾正問題并解決問題，并形成工作不斷優(yōu)化的良好習慣。系統(tǒng)對護理部管理人員進行清晰的項目分工,將組織利益與個人利益緊密聯(lián)系，更利于調動管理者與團隊成員的主動性、積極性、創(chuàng)造性[10]。表1 數(shù)據(jù)顯示，使用此系統(tǒng)后，護理部布置工作完成情況明顯提高(P＜0.05)?；贏ccess 的護理部辦公系統(tǒng)引入ABC 時間管理法，管理以事務的重要程度為依據(jù)，將待辦的事項按照輕重緩急的順序劃分為A、B、C3 個等級，然后按照事項的重要等級有計劃地完成，集中精力完成A 類工作，效果滿意，再轉向B 類工作,對于C 類工作，在時間、精力充沛的情況下，盡可能委派他人執(zhí)行，以節(jié)省時間。堅持ABC 時間管理可以有效解決因日常事務繁忙而陷入混亂的狀況，使工作、學習、生活有條不紊中進行。表2 數(shù)據(jù)顯示，護理部辦公系統(tǒng)使用后護理管理人員滿意度明顯提高(P＜0.05)。

7 小結

本研究基于Access 數(shù)據(jù)庫設計開發(fā)的護理部辦公系統(tǒng)軟件，經濟、安全、實用，但研發(fā)使用過程中發(fā)現(xiàn)其存在一定局限性，如數(shù)據(jù)存儲空間有限，系統(tǒng)使用需要設置區(qū)域內共享條件或具備區(qū)域網絡[11]，數(shù)據(jù)僅局限于100 個以內的用戶同時使用，有條件的醫(yī)院可將此系統(tǒng)作為模板納入醫(yī)院的護理信息系統(tǒng)中。目前，該軟件已獲得國家版權局頒發(fā)的計算機軟件著作權，計劃免費提供給質控中心區(qū)域內的基層醫(yī)院護理部、護理單元使用，為基層護理管理者提高管理效能提供有力支持。